5 cách tuyệt vời để sử dụng Thư viện kiến thức

Khám phá cách những tổ chức khác sử dụng Thư viện kiến thức và xây dựng kế hoạch nội dung phù hợp cho tổ chức của bạn.

Bạn vẫn cần biết những kiến thức cơ bản về cách hoạt động của Thư viện kiến thức? Hãy xem Giúp bạn biết tất cả mọi thứ trong Học viện Workplace.

Bạn đã biết mình sẽ sử dụng Thư viện kiến thức cho mục đích gì nhưng muốn được hỗ trợ thiết kế? Hãy đi đến Hướng dẫn về cách tạo Thư viện kiến thức hoàn hảo (cho bạn).


Thư viện kiến thức trên Workplace có thể sử dụng cho rất nhiều mục đích, nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện là tìm ra mục đích sử dụng của mình. Trong hướng dẫn này, trước tiên, chúng tôi sẽ giới thiệu 5 điều tuyệt vời mà các tổ chức thực hiện với Thư viện kiến thức. Sau đó, bạn sẽ trả lời một số câu hỏi quan trọng để tìm ra điều nào phù hợp nhất cho tổ chức của mình.

Cách những tổ chức khác sử dụng Thư viện kiến thức

Có rất nhiều cách để sử dụng Thư viện kiến thức, nhưng khi bạn kết hợp tốt nhiều ví dụ bên dưới, chúng tôi đảm bảo Thư viện kiến thức sẽ tạo ra tác động lớn đến tổ chức bạn.

1. Nguồn lực chính thức dành cho công ty/tổ chức

1. Nguồn lực chính thức dành cho công ty/tổ chức


Hạng mục "Thông tin cơ bản chung" trong Thư viện kiến thức

Hạng mục này bắt buộc phải có đối với hầu hết các tổ chức. Đây thường là nơi phát trực tiếp các nội dung về Nhân sự, truyền thông, sự an toàn và việc đào tạo nhân viên mới. Nội dung này thường hiển thị cho mọi người trong tổ chức và mỗi ''chủ đề'' (là hạng mục trong Thư viện kiến thức) thường có một đội ngũ hoặc phòng ban chịu trách nhiệm xây dựng nội dung.

Phần này thường bao gồm các nội dung như:

  • Thông tin về chính sách/lợi ích
  • Giá trị và sứ mệnh của tổ chức
  • Nội dung đào tạo chung cho nhân viên mới
  • Chính sách đi lại & chi phí
  • Thông tin & nguồn lực chính thức về sự đa dạng và hòa nhập
  • Thông tin chung về an toàn
  • Thông tin & nguồn lực về việc đánh giá kết quả làm việc hàng năm và sự điều chuyển vị trí công tác
  • Bản tin dành cho nhân viên

Dù đây là một nơi tuyệt vời để bắt đầu Thư viện kiến thức nhưng bạn không nên chỉ dừng lại ở đây. Có rất nhiều điều nữa mà bạn có thể và nên thực hiện thông qua Thư viện kiến thức. Vậy bạn hãy đọc tiếp nhé.

2. Hướng dẫn về công cụ và quy trình

2. Hướng dẫn về công cụ và quy trình


hạng mục "Hướng dẫn về công cụ và quy trình" trong Thư viện kiến thức, với các hạng mục phụ cho Bộ phận trợ giúp, yêu cầu tài sản marketing và quy trình xét duyệt pháp lý.

Hãy lưu ý xem hạng mục này khi tạo nội dung tự phục vụ, như phần H&Đ và hướng dẫn, cho các công cụ và quy trình quan trọng. Thông thường, một đội ngũ hoặc phòng ban sẽ có nhiệm vụ xây dựng và sở hữu nội dung về các công cụ/quy trình này.

Dù các hạng mục trong Thư viện kiến thức có thể chỉ giới hạn ở một số bộ phận cụ thể trong tổ chức, nhưng do nội dung này thường liên quan đến toàn công ty nên cần hiển thị cho tất cả mọi người.

Phần này thường bao gồm các nội dung như:

  • Hướng dẫn thiết lập công cụ và thiết bị IT
  • Thông tin về những nội dung cần xét duyệt pháp lý và cách yêu cầu
  • Cách yêu cầu tài sản từ đội ngũ marketing
  • Hướng dẫn về Workplace cho người dùng mới
  • Cách gửi phiếu yêu cầu hỗ trợ
3. Trung tâm nguồn lực liên chức năng & theo chủ đề

3. Trung tâm nguồn lực liên chức năng & theo chủ đề


Hạng mục "Quay lại văn phòng"

Các trung tâm (tức là hạng mục) này là lựa chọn hoàn hảo khi cần tập trung một nhóm lớn các nguồn lực (thường do nhiều đội ngũ tạo nên) ở một nơi dựa trên chủ đề hoặc đối tượng cụ thể. Thông thường, nhiều đội ngũ và phòng ban có quyền truy cập chỉnh sửa vào cùng một trung tâm.

Vì vậy, bạn có thể tạo Trung tâm nguồn lực dành cho nhân viên bán thời gian mà chỉ nhóm nhân viên này mới xem được, cũng như đưa tất cả nguồn lực làm việc từ xa vào Trung tâm nguồn lực làm việc từ xa để mọi người đều thấy. Đọc thêm các ví dụ thú vị bên dưới.

Phần này thường bao gồm các nội dung như:

  • Trung tâm làm việc từ xa
  • Nguồn lực quay lại văn phòng
  • Trung tâm sống vui khỏe
  • Trung tâm nhân viên tại hiện trường
  • Trung tâm nhân viên tổng đài
  • Trung tâm dành cho cấp quản lý nhân viên
  • Trung tâm học viện dành cho nhân viên
  • Trung tâm thông tin & nguồn lực về sản phẩm/tính năng cụ thể
  • 4. Trung tâm thông tin & nguồn lực dành cho đội ngũ và phòng ban

    4. Trung tâm thông tin & nguồn lực dành cho đội ngũ và phòng ban


    Hạng mục Quay lại văn phòng

    Tại Thư viện kiến thức, bạn có thể hợp nhất thông tin & nguồn lực từ các đội ngũ và phòng ban trong một không gian chỉ hiển thị cho thành viên đội ngũ hoặc cộng tác viên liên chức năng chọn lọc.

    Thông thường, bạn có thể tự tạo trung tâm này rồi để trưởng đội ngũ/phòng ban tiếp quản việc tạo dựng nội dung. Vì có thể dễ dàng đảm bảo chỉ thành viên của đội ngũ/phòng ban mới có thể xem những thông tin & nguồn lực này, bạn không phải lo lắng về việc sẽ làm xáo trộn Thư viện kiến thức đối với bất kỳ ai khác.

    Phần này thường bao gồm các nội dung như:

    • Nguồn lực đào tạo nhân viên mới theo đội ngũ/phòng ban cụ thể
    • Hướng dẫn về công cụ dành cho đội ngũ/phòng ban cụ thể
    • Trung tâm liên chức năng do một đội ngũ/phòng ban duy trì để phục vụ nhóm nhỏ cộng tác viên và bên liên quan
    • Quy trình nội bộ dành cho đội ngũ/phòng ban

    5. Trung tâm nguồn lực dành cho nhóm xã hội & cộng đồng do nhân viên dẫn dắt

    5. Trung tâm nguồn lực dành cho nhóm xã hội & cộng đồng do nhân viên dẫn dắt


    Hạng mục nhóm Hòa nhập@

    Thư viện kiến thức và các nhóm Workplace hoạt động hiệu quả cùng nhau. Nếu có một số nhóm xã hội hoặc cộng đồng cụ thể đang hoạt động trong tổ chức, bạn nên xem xét cấp cho Quản trị viên nhóm một không gian được chỉ định trong Thư viện kiến thức để chọn lọc nguồn lực cho/đến từ thành viên nhóm. Nhờ cách này, không những cộng đồng bạn có thể nêu bật thông tin đặc biệt quan trọng đối với thành viên, mà bạn cũng dễ dàng tách biệt được nội dung chính thức của tổ chức và nội dung do nhân viên tạo ra ở những nơi khác nhau.

    Thật dễ dàng hạn chế nội dung trên Thư viện kiến thức ở thành viên trong một nhóm cụ thể để nội dung này chỉ hiển thị cho những người phù hợp.

    Phần này thường bao gồm các nội dung như:

    • Nguồn lực dạy con học tại nhà dành cho nhóm Phụ huynh@
    • Những liên kết đến sự kiện kỷ niệm tháng Lịch sử Người da đen trên khắp thế giới dành cho nhóm Người da đen@
    • Những liên kết đến hội nghị theo ngành cụ thể dành riêng cho phụ nữ cho nhóm Phụ nữ@
    • Nguồn lực đặc biệt để các gia đình LGBTQ nuôi dạy con em dành cho nhóm Tự hào@

    Những việc Thư viện kiến thức của bạn nên thực hiện

    Những việc Thư viện kiến thức của bạn nên thực hiện

    Bước tiếp theo là xác định cách sử dụng nào trên đây đối với Thư viện kiến thức phù hợp với bạn và tổ chức của mình. Như vậy có nghĩa là bạn cần hiểu rõ nơi sẽ hiển thị nội dung kiến thức của mình và nhu cầu của đối tượng mà bạn xây dựng nội dung đó cho họ.

    Dưới đây là 2 câu hỏi cơ bản nhưng vô cùng thiết yếu để bạn đặt ra cho bản thân mình, cùng với các đề xuất và yếu tố quan trọng cần cân nhắc dựa trên câu trả lời của bạn. Bạn không cần phải đọc hết tất cả các câu trả lời. Bạn có thể chỉ cần tập trung vào nội dung phù hợp với mình.

    Câu hỏi #1: Nội dung kiến thức hiện tại của bạn đang hiển thị ở đâu?

    Câu hỏi #1: Nội dung kiến thức hiện tại của bạn đang hiển thị ở đâu?

    Để xác định nội dung nào nên và không nên đưa vào Thư viện kiến thức trên Workplace, trước tiên, bạn cần biết vị trí hiện tại của tất cả nội dung kiến thức của mình và nơi bạn muốn hiển thị nội dung đó sau khi triển khai công cụ mới này.

    Nhấp vào mỗi câu trả lời bên dưới phù hợp với bạn để xem một số bí quyết và yếu tố cần cân nhắc:

    Nội dung hiện đang hiển thị trên các công cụ khác

    Nếu nội dung hiện đang hiển thị trên mạng nội bộ chính thức/wiki/nền tảng Sharepoint/v.v. dành riêng cho loại nội dung này

    Nếu đã có một trung tâm thư viện kiến thức chính thức, bạn cần tìm cách quản lý mối quan hệ giữa trung tâm này với Thư viện kiến thức mới trên Workplace. Nếu không có, bạn có thể bỏ qua phần này.

    Có 3 cách thực hiện điều này:

    1. Duy trì các công cụ hiện có và phản ánh nội dung vào Thư viện kiến thức trên Workplace
      • Nếu một số thành viên của tổ chức bạn không thể truy cập các công cụ hiện có nhưng có thể truy cập Workplace, bạn nên cân nhắc sử dụng API để đồng bộ nội dung liên quan với Thư viện kiến thức trên Workplace.
      • Nếu bạn muốn cải thiện tỷ lệ sử dụng Workplace hoặc khả năng tiếp cận mọi người tại vị trí của họ, hãy cân nhắc dùng API Thư viện kiến thức để đồng bộ nội dung trong công cụ hiện có với Thư viện kiến thức trên Workplace.
    2. Chuyển nội dung hiện có sang Thư viện kiến thức trên Workplace
      • Nếu hệ thống hiện tại quá phức tạp hoặc khó sử dụng đối với người sáng tạo nội dung và người dùng, bạn nên cân nhắc việc thay thế công cụ hiện tại bằng cách chuyển nội dung sang Thư viện kiến thức thông qua API Thư viện kiến thức
    3. Phân tách nội dung giữa hai công cụ
      • Bạn xác định xem nên hiển thị nội dung nào trong công cụ kiến thức hiện tại và nội dung nào trong Thư viện kiến thức trên Workplace. Bạn nên biết rõ nội dung nào hiển thị ở đâu và lý do, đồng thời đảm bảo truyền đạt rõ ràng việc này đến nhân viên.

    Nếu nội dung hiển thị trong Nhóm Workplace

    Nếu nội dung hiển thị trong Nhóm Workplace

    Tin tốt là tổ chức bạn đã biết truy cập Workplace để tìm thông tin quan trọng và nguồn lực có giá trị. Khi xây dựng Thư viện kiến thức trên Workplace, nền tảng này sẽ trở nên hữu ích hơn đối với nhân viên.

    Hãy nhớ giải thích rõ để mọi người biết họ nên tạo loại nội dung nào trong Thư viện kiến thức và loại nào trong Nhóm Workplace:

    • Trong Thư viện kiến thức: Bạn nên bắt đầu trong Thư viện kiến thức những nội dung không thường xuyên thay đổi (hoặc chỉ thay đổi theo lịch trình rất dễ đoán) và nội dung có thời hạn sử dụng lâu dài. Ví dụ: sổ tay nhân viên, chính sách đi lại, hướng dẫn về CNTT và tài liệu đào tạo nhân viên mới dành cho đội ngũ/phòng ban. Đừng lo, các nội dung này sau đó có thể được chia sẻ lên Nhóm, thêm vào tab Học tập của Nhóm hoặc liên kết trong bài viết đã ghim.
    • Trong Nhóm Workplace: Bạn nên bắt đầu trong Nhóm Workplace những file dùng một lần, nguồn lực có thời hạn sử dụng ngắn và nguồn lực phù hợp với một bộ phận nhỏ, đặc biệt nào đó. Ví dụ: tài liệu tổng quan 1 trang ngắn gọn, bộ tài liệu thuyết trình gồm các bản trình chiếu ai đó tạo cho một số ít người khác và phần H&Đ cho những công bố quan trọng nhưng không khẩn cấp. Bạn luôn có thể liên kết đến nội dung đó trên các bài viết cụ thể trong Thư viện kiến thức vào lúc khác.

    Nội dung được chia sẻ giữa nhiều công cụ khác nhau

    Nếu nội dung được chia sẻ giữa các ổ cứng của người dùng và công cụ nội dung khác nhau

    Nội dung ở khắp nơi, khó tìm hoặc hiển thị trên máy tính của một người sẽ không mang lại lợi ích cho bất kỳ ai. Đó cũng thường là dấu hiệu của những vấn đề lớn hơn. Có thể mọi người không thật sự thích các công cụ kiến thức hiện có của bạn. Có thể các công cụ này không đủ linh hoạt để mọi người tạo nội dung mà họ và những người xung quanh họ thật sự cần. Có thể việc tạo và chỉnh sửa nội dung quá khó khăn.

    Bất kể lý do ẩn sâu bên trong là gì, đây là dấu hiệu cảnh báo đã đến lúc chuyển nội dung kiến thức sang một nơi duy nhất để mọi người dễ dàng truy cập và xây dựng nội dung dựa trên nhu cầu của mình. Tin tốt: đây thực sự là cơ hội để Thư viện kiến thức trên Workplace tỏa sáng. Vậy là bạn đang đi đúng hướng.

    Câu hỏi #2: Đối tượng của bạn là ai?

    Câu hỏi #2: Đối tượng của bạn là ai?

    Khi nói đến Thư viện kiến thức, bạn không thể tách biệt ''ai'' với ''cái gì''. Các đối tượng khác nhau sẽ có nội dung và nhu cầu truy cập không giống nhau. Ngoài việc xác định nhu cầu tổng thể của tổ chức bạn là gì, có một số nhóm cụ thể mà bạn cần tính đến nhu cầu của riêng họ:

    • Nhân viên tại hiện trường
      • Thường cần truy cập nội dung trên thiết bị di động, nên họ cần công cụ thân thiện với di động như Thư viện kiến thức
      • Có thể hưởng lợi từ Trung tâm thông tin & nguồn lực dành riêng cho họ và nhu cầu của họ
    • Những người không thể truy cập nội dung kiến thức hiện tại
      • Tìm kiếm những người không có quyền truy cập VPN hoặc nhìn chung không được cấp tài khoản trong công cụ kiến thức hiện tại của bạn
      • Tất cả những gì họ cần là một tài khoản Workplace để truy cập Thư viện kiến thức
      • Khi là đối tượng, hầu hết sẽ luôn hưởng lợi từ Trung tâm thông tin & nguồn lực cụ thể dành riêng cho nhu cầu của họ
    • Quản lý nhân viên
      • Những người này giữ vai trò trọng tâm trong việc sử dụng Thư viện kiến thức và Workplace
      • Hợp nhất nguồn lực dành riêng cho cấp quản lý nhân viên trong Thư viện kiến thức
      • Tạo không gian riêng cho mỗi người quản lý để họ xây dựng trung tâm thông tin & nguồn lực cho đội ngũ/phòng ban của mình
    • Nhân viên mới
      • Tập trung các nguồn lực chung về đào tạo nhân viên mới ở trung tâm nguồn lực dành cho Nhân viên mới, cũng như giới thiệu Workplace cho họ ngày từ ngày đầu tiên
      • Có thể tạo trung tâm riêng cho nhiều loại nhóm nhân viên khác nhau (đại lý, cấp quản lý trực tiếp, nhân viên thời vụ, thực tập sinh, v.v.)
    • Nhân viên theo khu vực
      • Thường có sẵn các chính sách và lợi ích khác nhau tùy theo khu vực của họ
      • Có thể yêu cầu nội dung bằng ngôn ngữ riêng của họ
      • Bạn có thể sắp xếp xen kẽ nội dung theo khu vực với nội dung chung, không theo khu vực hoặc đưa nội dung này vào trung tâm nguồn lực dành riêng cho khu vực cụ thể

    Tiếp theo là gì

    Giờ đây khi bạn đã biết mình muốn sử dụng Thư viện kiến thức cho mục đích gì, đó là lúc bắt đầu phát triển kế hoạch và xây dựng nội dung.

    Nếu muốn biết thêm kiến thức cơ bản về cách hoạt động của Thư viện kiến thức, hãy nhớ truy cập Lộ trình học tập Giúp bạn biết tất cả mọi thứ trong Học viện Workplace hoặc đọc hướng dẫn Thông tin cơ bản về Thư viện kiến thức.

    Nếu không, hãy bắt đầu tự lập kế hoạch và xây dựng bằng cách đọc hướng dẫn Cách xây dựng Thư viện kiến thức hoàn hảo (dành cho bạn).