Hướng dẫn dành cho cấp quản lý

Quản lý đội ngũ của bạn tốt hơn bao giờ hết nhờ Workplace.


Là người quản lý, bạn đóng vai trò quan trọng trong việc đặt ra các chuẩn mực và thói quen làm việc để đội ngũ của mình có thể cùng thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả hơn. Đó là trách nhiệm to lớn, nhưng chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Để xây dựng nền văn hóa mạnh mẽ và hiệu quả hơn cho đội ngũ, bạn có thể sử dụng Workplace làm không gian chung cho tất cả hoạt động giao tiếp của đội ngũ mình, với các tính năng như Mục hành động, Bài viết thành tích, Học hỏi và hơn thế nữa. Thông qua hướng dẫn này, bạn sẽ nắm được những cách làm tốt nhất và các bí quyết về Workplace mà cấp quản lý nên biết để có thể quản lý đội ngũ hiệu quả hơn bao giờ hết.
Nhóm cho đội ngũ

Nhóm cho đội ngũ

Tạo không gian chung để bạn và đội ngũ của mình giao tiếp và cập nhật thông tin cho nhau về những công việc các bạn đang thực hiện. Trong Workplace, nơi này được gọi là nhóm cho đội ngũ và cách tạo nhóm này rất đơn giản. Cách tạo nhóm cho đội ngũ:
  1. Trong bảng điều khiển ở bên trái Bảng tin, nhấp vào Tạo nhóm. Bạn có thể cần nhấp vào Xem thêm trước.
  2. Điền tên nhóm và chọn cài đặt quyền riêng tư. Bạn nên đặt chế độ bí mật hoặc kín đối với nhóm cho đội ngũ.
  3. Nhập tên từng thành viên trong đội ngũ để thêm họ vào nhóm.
  4. Bạn đừng quên bật tính năng chat
  5. Nhấp vào Tạo nhóm.
Nhóm cho đội ngũ có tab File để bạn có thể tìm thấy bất kỳ file nào đã chia sẻ trong nhóm. Nhóm có 250 thành viên trở xuống cũng có thể có tính năng chat để bạn nhắn tin tức thì hoặc gọi video và gọi thoại.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về nhóm bằng cách xem video dưới đây.
Bài viết
Bài viết là cách chính để bạn chia sẻ các nội dung cập nhật và thông tin quan trọng với đội ngũ của mình. Lý do là vì bài viết sắp xếp các cuộc thảo luận theo bình luận, đồng thời có thể tìm lại dễ dàng sau nhiều ngày, tuần và tháng trong tương lai. Nhờ đó, bài viết trên Workplace là phương tiện lý tưởng để chia sẻ những thông tin mà đội ngũ cần xem lại hoặc phản hồi trong tương lai.
Hãy sử dụng bài viết để chia sẻ thông tin cập nhật thường xuyên với đội ngũ và khuyến khích các thành viên trong đội cũng làm như vậy. Ví dụ: vào đầu mỗi tuần, bạn hãy đề nghị mọi người trong đội ngũ chia sẻ một bài viết tóm tắt thành tích của họ trong tuần trước, những ưu tiên trong tuần tới và mọi vấn đề họ đang gặp phải. Nhờ vậy, bạn sẽ biết mọi người đang làm việc gì cũng như gắn cờ những vấn đề hoặc trở ngại mà bạn có thể hỗ trợ họ. Đảm bảo bạn mô hình hóa hành vi này bằng cách tạo các bài viết tương tự.
Sau đây là một số bí quyết hữu ích cần ghi nhớ khi giao tiếp thông qua các bài viết trên Workplace:
  • Ghim bài viết có các thông tin & nguồn lực quan trọng của đội ngũ lên đầu nhóm để mọi người dễ dàng tìm thấy.
  • Tạo bài viết có mục hành động để theo dõi các công việc cần hoàn thành. Bạn có thể gắn thẻ đồng nghiệp để phân công nhiệm vụ cho họ. Họ có thể đánh dấu các mục hành động khi hoàn tất để tất cả thành viên trong đội ngũ đều nắm được tình hình.
  • Khi bạn đưa file PDF vào bài viết, thành viên nhóm sẽ có thể thêm bình luận và ý kiến đóng góp dưới dạng chú thích.
  • Gắn thẻ mọi người để kích hoạt thông báo - đây là cách tốt nhất để đảm bảo mọi người nhìn thấy bài viết của bạn.
  • Cố gắng đừng đăng ngoài giờ làm việc. Thay vào đó, hãy lên lịch đăng bài viết vào ngày hôm sau.
  • Khi chia sẻ hoặc ghi nhận nhiều thông tin, hãy thử tạo Ghi chú. Với Ghi chú, bạn có thể nhúng ảnh và video, cho phép chỉnh sửa nhóm và thêm ảnh bìa để thu hút sự chú ý.
  • Nếu nhân viên cấp dưới của bạn làm việc theo ca, họ có thể sử dụng bài viết trên Workplace để tìm người làm thay ca cho mình. Lưu ý rằng trước tiên, quản trị viên hệ thống Workplace cần bật tính năng Làm thay ca. Tìm hiểu thêm về tính năng Làm thay ca trong Trung tâm trợ giúp.
Để biết thêm các bí quyết và cách làm tốt nhất hỗ trợ bạn nắm vững nghệ thuật đăng bài viết trên Workplace, hãy xem Lý thuyết cơ bản về phương pháp đăng bài viết.
Chat
Chat là cách tốt nhất khi bạn cần câu trả lời nhanh hoặc muốn trò chuyện thông thường với đội ngũ của mình. Bạn có thể bắt đầu chat với 1 người hoặc nhóm người và chia sẻ file, ảnh, video, file GIF và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể thực hiện cuộc gọi video hoặc gọi thoại ngắn gọn để đưa ra quyết định nhanh hơn. Xem thông tin tổng quan nhanh về tác dụng của tính năng Chat trong video dưới đây.
Đảm bảo nhân viên cấp dưới biết khi nào cần sử dụng tính năng chat và bài viết. Nếu bạn thấy mọi người đang dùng tính năng chat để chia sẻ thông tin & nguồn lực quan trọng, hãy khuyến khích họ chia sẻ thông tin & nguồn lực đó qua bài viết.
Sau đây là một số bí quyết và thủ thuật dùng ứng dụng Chat trên Workplace:
Lên kế hoạch, tổ chức và ghi lại cuộc họp

Lên kế hoạch, tổ chức và ghi lại cuộc họp của đội ngũ

Cuộc họp là phần quan trọng trong quá trình hợp tác của đội ngũ. Bạn có thể quản lý cuộc họp trong Workplace bằng cách làm theo các bước đơn giản sau:
1. Tạo Sự kiện cho cuộc họp sắp tới
Tạo sự kiện từ nhóm của đội ngũ và mời thành viên trong đội. Bạn nhớ bật lời mời trên lịch để những người liên quan có thể sắp xếp thời gian tham gia trên công cụ lịch của họ. Bạn có thể theo dõi các phản hồi cho lời mời trên Workplace.
2. Điều chỉnh phù hợp theo chương trình làm việc
Sử dụng cuộc thăm dò ý kiến để xác định chủ đề thảo luận trong cuộc họp. Thành viên đội ngũ có thể bình chọn các mục cũng như tự thêm mục của mình vào cuộc thăm dò ý kiến này.
3. Sử dụng tính năng gọi video hoặc video Trực tiếp cho cuộc họp
Bạn có thể bắt đầu gọi video hoặc gọi thoại trong nhóm bất kỳ hoặc chat riêng bằng cách nhấp vào các biểu tượng ở góc trên cùng bên phải màn hình.
Để ghi lại cuộc họp, hãy thử phát Trực tiếp với người chủ trì khác. Video trực tiếp sẽ phát cuộc họp tới nhóm của đội ngũ theo thời gian thực. Sau khi buổi phát trực tiếp kết thúc, một bản ghi sẽ tự động đăng lên nhóm này để những người ở múi giờ khác và bất kỳ ai khác không thể tham gia cuộc họp có thể xem lại sau.
4. Chia sẻ ghi chú và mục hành động
Sau cuộc họp, bạn hãy nhớ đăng ghi chú cuộc họp và các bước tiếp theo lên nhóm cho đội ngũ. Bạn có thể thêm ghi chú dưới dạng văn bản vào bài viết và sử dụng mục hành động để ghi lại các công việc cần thực hiện, cũng như @nhắc đến mọi người trong mục hành động để họ nhận được thông báo. Họ sẽ có thể đánh dấu hoàn tất các mục khi đã làm xong.
Quản lý các mối quan hệ kết nối riêng

Quản lý các mối quan hệ kết nối riêng

Hãy tạo nhóm kết nối riêng, bí mật với từng nhân viên cấp dưới. Bạn sẽ sử dụng những nhóm này để chia sẻ thông tin mới với nhau, nêu ra và yêu cầu ý kiến đóng góp, quản lý hiệu quả làm việc, phân công nhiệm vụ, đặt câu hỏi và hơn thế nữa.
Thông qua các nhóm kết nối riêng và bí mật này, bạn có thể tương tác riêng với từng nhân viên cấp dưới, đưa ra ý kiến đóng góp cũng như hướng dẫn cho cá nhân mà có thể không phù hợp để chia sẻ với cả đội.
Chia sẻ công việc của đội ngũ

Chia sẻ công việc của đội ngũ

Hãy chia sẻ công việc khó khăn của đội ngũ với các nhóm liên phòng ban trong toàn bộ tổ chức. Các nhóm như "Bán hàng thành công", "Thông báo marketing", "Thông tin về sự hỗ trợ" là phương tiện tuyệt vời để thông báo cho mọi người về thành tích của đội ngũ và thu thập ý kiến đóng góp có giá trị. Cách tạo nhóm tương tự:
  1. Trong bảng điều khiển ở bên trái Bảng tin, nhấp vào Tạo nhóm. Bạn có thể cần nhấp vào Xem thêm trước.
  2. Đặt tên nhóm rõ ràng và ngắn gọn, có thể cho biết ngay chức năng của nhóm.
  3. Đặt nhóm ở chế độ công khai để bất kỳ ai cũng có thể tham gia và xem bài viết.
  4. Tắt tính năng chat. Nhóm liên phòng ban thường có nhiều thành viên và các đoạn chat có thể trở nên rối rắm.
  5. Mời từng thành viên hoặc cài đặt quy tắc tự động thêm thành viên vào nhóm.
  6. Mô tả nhóm, trong đó nêu tóm tắt cách bạn sử dụng nhóm cũng như việc bạn có muốn mọi người chia sẻ ý kiến đóng góp và đặt câu hỏi dưới dạng bài viết hay không.
Khuyến khích nhân viên cấp dưới đăng trong nhóm khi họ có công việc cần chia sẻ. Bạn có thể @nhắc đến mọi người trong phần bình luận nếu muốn đảm bảo họ nhận được thông báo.
Sắp xếp các nguồn lực chính cũng như cách làm tốt nhất

Sắp xếp các nguồn lực chính cũng như cách làm tốt nhất

Nhóm cho đội ngũ cũng có tab Học hỏi. Bạn có thể sử dụng tab này để sắp xếp các bài viết quan trọng thành tài liệu Hướng dẫn học hỏi. Tài liệu này là cách hiệu quả để hướng dẫn các thành viên mới trong đội ngũ hoặc đào tạo và nâng cao kỹ năng cho bất kỳ ai khác trong đội. Bạn thậm chí có thể tạo những câu hỏi ngắn để kiểm tra khả năng lĩnh hội của mọi người và theo dõi tiến độ hoàn tất hướng dẫn. Tìm hiểu thêm bằng cách xem video dưới đây.
Ghi nhận đội ngũ của bạn

Ghi nhận đội ngũ của bạn

Việc cho nhân viên cấp dưới thấy bạn đánh giá cao sự chăm chỉ và cống hiến của họ là rất quan trọng. Sự ghi nhận có thể góp phần định hình văn hóa đội ngũ, thúc đẩy năng suất và nâng cao tinh thần. Khi sự ghi nhận diễn ra công khai trong toàn tổ chức, mọi người sẽ biết rõ hơn các thành viên đội ngũ và qua đó bạn có thể giới thiệu thành tích mà đội ngũ của mình đạt được.
Khi bạn chạm đến một cột mốc quan trọng, hãy tạo bài viết thành tích trong cả nhóm của đội ngũ mình lẫn nhóm liên phòng ban. Bạn có thể chọn từ nhiều file GIF và hình ảnh khác nhau hoặc tải lên file GIF/hình ảnh riêng. Bạn cũng có thể gắn thẻ các thành viên đội ngũ để họ nhận được thông báo, còn những người khác sẽ biết ai góp phần tạo nên thành công.
Bạn cũng có thể ghi nhận từng thành viên trong đội ngũ bằng cách sử dụng nút Gửi lời cảm ơn trên trang cá nhân của họ. Đó là cách tuyệt vời để gửi tin nhắn nhanh chóng nhưng có tác động mạnh mẽ. Nếu muốn cảm ơn ai đó trong nhóm khác, bạn thậm chí có thể bật để thông báo cho người quản lý của họ.
Ưu tiên sự cân bằng & sức khỏe

Ưu tiên sự cân bằng & sức khỏe

Hỗ trợ đội ngũ của bạn đặt ranh giới lành mạnh cho giờ làm việc bằng các công cụ như Không làm phiền và Trạng thái.
Với chế độ Không làm phiền, bạn có thể tắt tiếng thông báo khi đang tập trung hoặc sau giờ làm việc. Bạn có thể bật lại chế độ này khi cần thiết hoặc hẹn giờ tự động bật. Khi bật chế độ Không làm phiền, hình vầng trăng lưỡi liềm sẽ xuất hiện bên cạnh ảnh đại diện của bạn. Mọi đồng nghiệp nhắn tin cho bạn qua ứng dụng Chat trên Workplace sẽ nhận được tin nhắn tự động cho biết bạn đã bật chế độ Không làm phiền và không được thông báo về tin nhắn của họ.
Bạn có thể đặt trạng thái trong Workplace để thông báo cho đồng nghiệp biết bạn nghỉ ốm, đang di chuyển, làm việc tại nhà hoặc những thông tin khác. Trạng thái này sẽ hiển thị trên trang cá nhân Workplace của bạn và trong ứng dụng Chat trên Workplace.
Thông tin & nguồn lực hữu ích khác

Thông tin & nguồn lực hữu ích khác