Tuy có vẻ giống nhau, nhưng điều phối và cộng tác lại mang ý nghĩa khác nhau, nhất là trong bối cảnh nơi làm việc. Bạn không thể cộng tác nếu không điều phối, nhưng lại có thể điều phối mà không cần cộng tác.

Vậy hoạt động điều phối và cộng tác có nghĩa là gì?

• Điều phối nghĩa là đảm bảo tất cả những người tham gia vào cùng một kế hoạch hoặc hoạt động làm việc với nhau một cách có tổ chức

• Cộng tác nghĩa là 2 người trở lên làm việc cùng nhau để tạo hoặc đạt được mục tiêu chung

Điểm khác biệt là gì? Hoạt động điều phối đề cập tới giai đoạn lên kế hoạch của nhiệm vụ, còn hoạt động cộng tác diễn ra vào giai đoạn làm việc. Bản thân từ này (coordinate) đã nói lên tất cả - "phối hợp" (ordinate) là sắp xếp theo trật tự (hoặc theo kế hoạch), "lao động" (labor) là làm việc, còn "cùng" (co) có nghĩa là cùng nhau làm việc gì đó.

Những định nghĩa này mở ra 1 phương pháp khác: hợp tác - làm việc cùng ai đó hoặc làm việc theo yêu cầu từ người khác. Hoạt động hợp tác có thể diễn ra ở giai đoạn lên kế hoạch và giai đoạn làm việc. Đây là hoạt động liên tục để bổ sung cho cả phương pháp điều phối và cộng tác.

Điều gì sẽ xảy ra khi bạn không sử dụng đúng phương pháp vào đúng thời điểm? Câu trả lời rất đơn giản. Nếu triển khai khi không cần thiết, phương thức cộng tác có thể làm chậm tiến độ và cản trở quá trình ra quyết định. Khi thiếu hoạt động điều phối, thành viên đội ngũ có thể phải làm việc gấp đôi hoặc bị chậm trễ trong lúc chờ quyết định hoặc kết quả chuyển giao của đồng nghiệp. Trong cả 2 trường hợp, bạn đều lãng phí thời gian, sử dụng sai cách nguồn lực và tiêu tốn tiền bạc. Đó là còn chưa xem xét tác động đến thời hạn và khách hàng.

Chúng ta biết rằng giai đoạn lên kế hoạch dự án cần đến hoạt động điều phối. Chỉ khi vạch ra mọi công việc cần làm, chúng ta mới có thể bắt đầu sắp xếp hiệu quả các nhiệm vụ.

Nói vậy không có nghĩa là chỉ những dự án ít phức tạp hơn mới cần điều phối trong công việc. Trên thực tế, phương pháp vạch kế hoạch sẽ đặc biệt hữu ích khi quản lý dự án phức tạp, có nhiều yếu tố phụ thuộc hoặc đối với những nhiệm vụ phải chờ nhiệm vụ kia hoàn tất, thường là giữa các đội ngũ liên chức năng.

Phương pháp điều phối cũng hiệu quả khi tổ chức nhiệm vụ có thể đoán trước - nghĩa là công việc mà chúng ta sẽ không học được gì mới trong lúc thực hiện. Khi quy trình và kết quả diễn ra theo hướng đã định sẵn, người quản lý dự án có thể yên tâm phân công nhiệm vụ.

Nhưng ngay cả những dự án dễ đoán nhất cũng có thể tạo ra bất ngờ và đi lệch quỹ đạo. Vì vậy, bạn cần xem phương pháp điều phối ở nơi làm việc là quy trình liên tục. Cụ thể, hãy thường xuyên kiểm tra kết quả chuyển giao và thời hạn hoàn thành, cũng như tìm hiểu tác động đến các phần khác của dự án.

Qua hoạt động điều phối, đội ngũ có thể tự do làm việc độc lập trong nhiệm vụ cụ thể, mà không cần hỏi ý kiến của đồng nghiệp để nắm được thông tin hay hướng dẫn. Nhờ vậy, các đồng nghiệp có thể làm việc độc lập và cùng với nhau. Khác với phương pháp cộng tác, bạn có thể thêm người vào nhiệm vụ có điều phối để triển khai nhanh hơn.

Cuối cùng, phương pháp điều phối sẽ phù hợp với nhiệm vụ có thể lặp lại. Bằng cách thực hiện nhiều lần cùng 1 nhiệm vụ và rút ra bài học, tổ chức có thể lên kế hoạch cho mọi trở ngại phát sinh trong tương lai.

Bạn nên xem hoạt động cộng tác là cách thức học hỏi - phương pháp phù hợp nhất khi thực hiện công việc mới. Bằng cách tập hợp nhiều người lại với nhau cũng như hội tụ kiến thức và góc nhìn của họ, doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề, nối liền khoảng cách để đạt kết quả tốt hơn. Những điều bất trắc và rủi ro có thể xảy ra nhưng khi làm việc cùng nhau, tổ chức có thể giảm thiểu yếu tố khó lường trong dự án.

Phương pháp tập thể sẽ đặc biệt hữu ích khi 1 hoặc nhiều thành viên đội ngũ hiểu rõ mục tiêu họ đang cố đạt được, nhưng lại không biết cách triển khai. Đây là một trong những lý do hoạt động cộng tác có thể hỗ trợ hoạt động điều phối. Khi cùng nhau lên kế hoạch cho dự án, các đồng nghiệp có thể mang đến cái nhìn bao quát hơn về thành phần của nhiệm vụ, cũng như ra quyết định hiệu quả hơn.

Một trong những lợi thế lớn nhất của phương pháp cộng tác là tốc độ phản hồi. Tương tự như tài liệu trực tiếp mà 2 người chỉnh sửa được cùng lúc, bạn có thể đóng góp ý kiến và sửa đổi gần như ngay lập tức. Phương pháp này không chỉ đem lại câu trả lời mà còn góp phần nâng cao chất lượng công việc.

Chưa dừng lại ở đó, Zippia còn cho biết 75% người tham gia khảo sát xem hoạt động cộng tác ở nơi làm việc là "rất quan trọng". Không có gì lạ khi tỷ lệ nhân viên nghỉ việc giảm 50% nhờ tinh thần đoàn kết có được trong quá trình làm việc cùng nhau .

1. Cung cấp chương trình đào tạo

Đào tạo là cách chắc chắn để cải thiện chất lượng điều phối ở nơi làm việc. Chương trình đào tạo có thể bao gồm khóa học cơ bản về nhiệm vụ mà bạn muốn mọi người làm, cũng có thể là khóa học trang bị cho đội ngũ những kỹ năng mới nhất để quản lý dự án. Bằng cách nâng cao năng lực thực hiện cũng như sắp xếp nhiệm vụ trong tổ chức, doanh nghiệp có nhiều khả năng sẽ tìm ra những cách làm việc mới và đạt được hiệu quả.

2. Xác định rõ ràng vai trò

Một nghiên cứu cho biết chỉ 53% nhân viên nhận thức rõ ràng về vai trò của mình. Đây là vấn đề còn cần cải thiện nhiều và có tác động trực tiếp đến khả năng điều phối. Số liệu của cùng nghiên cứu đó cho thấy rằng trong những nhân viên nhận thức rõ ràng vai trò của mình, 86% cho biết họ đạt hiệu quả cao trong công việc. Lợi ích không chỉ dừng lại ở đó. Trong số những nhân viên nhận thức rõ ràng vai trò của mình, 84% cho biết họ có ý định tiếp tục ở lại công ty hiện tại.

3. Xác định rõ ràng mục tiêu

Trong bài viết trên Forbes, "Nữ hoàng nhận thức" Ann Latham cho biết có đến 80% thời gian của nhân viên bị lãng phí do hoạt động không hiệu quả và không nắm rõ thông tin. Bạn có thể hỗ trợ mọi người nắm được mục tiêu của mình bằng cách áp dụng những biện pháp đơn giản, chẳng hạn như dùng ngôn ngữ diễn đạt chung, giảm thiểu nhiệm vụ ưu tiên và tạo điều kiện để đội ngũ cảm nhận rõ ràng tiến độ công việc.

4. Khuyến khích đóng góp ý kiến

Quá trình điều phối dự án sẽ diễn ra liên tục. Ngay đến những nhiệm vụ đã lên kế hoạch chặt chẽ nhất cũng cần bạn chú ý cả trong và sau khi hoàn thành công việc. Bằng cách khuyến khích mọi người liên tục đóng góp ý kiến cho dự án, bạn có thể giám sát nguồn lực, khả năng bị trễ thời hạn và bất kỳ vấn đề nào khác. Quan trọng hơn cả, bạn có thể bắt đầu xây dựng kế hoạch vững vàng và hiệu quả hơn vào lần sau.

5. Giám sát chi phí

Dù là phần quan trọng của mọi dự án, nhưng nhiệm vụ giám sát ngân sách có thể bị gạt sang một bên khi đội ngũ nỗ lực hướng tới mục tiêu chung. Bằng cách chỉ định người quản lý dự án và chia kết quả chuyển giao thành nhiều phần nhỏ, bạn có thể bắt đầu ước tính nguồn lực cần thiết, xây dựng lịch trình cũng như dự đoán chi phí một cách có cơ sở. Nếu không thể lên ngân sách rồi tuân thủ theo đó, bạn sẽ khiến nhiệm vụ trở nên dang dở và tác động tiêu cực đến lợi nhuận.

1. Chọn đội ngũ một cách cẩn thận

Thật không dễ để tập hợp được một đội ngũ. Bạn cần cân nhắc đến thế mạnh, kiến thức và hành vi của mọi người, đồng thời suy nghĩ xem những yếu tố này có thể hỗ trợ hoặc mâu thuẫn với các thành viên khác trong đội ngũ. Bằng cách đề nghị mọi người tìm hiểu cách làm việc của đồng nghiệp, tổ chức sẽ trở nên sẵn sàng hơn để cộng tác.

2. Cung cấp kênh liên lạc

Nhân viên dành ra trung bình 20 giờ/tuần để sử dụng các công cụ giao tiếp kỹ thuật số. Để khai thác tối đa nguồn lực đa dạng về kiến thức, kỹ năng và góc nhìn, bạn cần tìm ra nền tảng phù hợp cho tổ chức của mình. Thông qua những kênh cung cấp tính năng chia sẻ và trao đổi ý tưởng liền mạch, doanh nghiệp sẽ có cơ hội tốt nhất để đạt kết quả cao.

3. Xác định rõ ràng mục đích

Tổ chức cuộc họp khởi động để xây dựng nhận thức vững vàng về mục đích ngay từ đầu. Dùng thời gian này để xác định và phân công vai trò rõ ràng cho mọi người. Hãy tạo bầu không khí chuyện trò để các thành viên trong đội ngũ thoải mái đặt câu hỏi và đóng góp ý kiến, qua đó xây dựng tinh thần trách nhiệm. Hướng đến mục tiêu cung cấp cho đội ngũ phương tiện để xem xét giá trị công việc của họ so với mục đích tổng thể. Tất cả những người cộng tác thành công đều áp dụng cách này.

4. Gây dựng lòng tin

Hoạt động cộng tác dựa trên mạng lưới những người tin tưởng lẫn nhau. Lãnh đạo cần tin tưởng thành viên đội ngũ sẽ làm việc với tiêu chuẩn cao. Đồng thời, thành viên cũng cần tin tưởng rằng lãnh đạo đang đưa ra quyết định đúng đắn cho tổ chức. Có lẽ quan trọng hơn cả là đồng nghiệp (nhất là những người khác phòng ban) phải tin tưởng nhau rằng mỗi người đều sẽ làm tốt nhất có thể. Khi mà chỉ 41% nhân viên cho rằng niềm tin là ưu tiên hàng đầu trong tổ chức, bạn sẽ có được lợi thế cạnh tranh đáng kể nếu xây dựng niềm tin giữa các nhân viên.

Khám phá 11 cách xây dựng niềm tin trong đội ngũ làm việc từ xa!

5. Ăn mừng thành công

Thời điểm đạt được mục tiêu đã đề ra chính là lúc để ăn mừng thành công. Khi nhân viên biết rằng bạn trân trọng kỹ năng cộng tác của họ chứ không chỉ kết quả công việc, bạn đang truyền đi thông điệp về văn hóa công ty. Bằng cách đưa mục tiêu liên quan đến hoạt động cộng tác vào mục tiêu của nhân viên, doanh nghiệp có thể nuôi dưỡng văn hóa dẫn lối đến thành công trong tương lai.

Đọc tiếp:

• Cộng tác linh hoạt là gì?
• Cách tạo nơi làm việc mang tính cộng tác
• 9 cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của tổ chức