Hoạt động cộng tác đám mây là gì và có thể hỗ trợ tổ chức của bạn như thế nào?
Các doanh nghiệp ngày càng sử dụng công cụ cộng tác nhóm dựa trên đám mây nhiều hơn để kết nối các đội ngũ trên khắp thế giới lại với nhau.
Theo báo cáo State of the Cloud (Trạng thái đám mây) mới nhất, 81% các doanh nghiệp có chiến lược nhiều đám mây, bao gồm phương pháp sử dụng cả đám mây riêng và đám mây công cộng.
Hoạt động cộng tác qua đám mây là gì?
Hoạt động cộng tác qua đám mây tạo điều kiện cho mọi người làm việc đồng thời với tài liệu lưu trữ "trên đám mây". Nhờ vậy, bạn có thể truy cập file từ bất kỳ đâu, miễn là có kết nối Internet.
Bước đầu trong quy trình cộng tác qua đám mây là một người dùng tạo file hoặc tài liệu và cấp quyền truy cập cho các thành viên khác trong đội ngũ. Bất kỳ ai có quyền truy cập đều có thể thực hiện thay đổi đối với tài liệu bất kỳ lúc nào, kể cả khi người khác đang chỉnh sửa hoặc xem tài liệu đó. Mọi thay đổi bạn thực hiện đều được lưu lại và đồng bộ để mỗi người dùng đều thấy cùng phiên bản của dự án bất kể họ xem khi nào (và ở đâu).
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
Nghĩa là những người ở vị trí khác nhau và các đội ngũ liên bộ phận có thể cùng cộng tác trên tài liệu. Những lợi ích khác bao gồm:
Tạm biệt file đính kèm trong email
Trước đây, bạn có thể phải gửi các file đính kèm riêng cho từng người tham gia dự án qua email nếu họ làm việc từ xa. Do đó, đội ngũ khó kiểm soát được các phiên bản. Cuối cùng, mọi người có những phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, khiến mọi việc trở nên phức tạp, chẳng hạn như phần nào đó của dự án bị bỏ qua hoặc nhiều người thực hiện cùng một nhiệm vụ.
Các công cụ cộng tác qua đám mây đơn giản hóa quy trình này bằng cách lưu trữ file ở vị trí trung tâm. Nhân viên có thể chỉnh sửa và xem cùng một tài liệu mà không cần gửi phiên bản cập nhật cho mọi người trong đội ngũ.
Tham gia bình đẳng với các thành viên khác trong đội ngũ
Một số nhân viên làm việc từ xa có thể cảm thấy lạc lõng trong cuộc trò chuyện. Họ thường nghĩ rằng mình không có cơ hội chia sẻ ý kiến đóng góp như những người khác, từ đó làm giảm tinh thần làm việc của đội ngũ.
Với công cụ cộng tác qua đám mây, mọi nhân viên đều có quyền truy cập vào dự án, cũng như có thể đóng góp quan điểm và khả năng sáng tạo của mình. Họ cũng có thể chia sẻ ý tưởng trong cuộc họp online không chính thức.
Làm việc nhóm trong thời gian thực
Hình thức làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến nên nhân viên không còn buộc phải làm việc theo lịch 9 giờ sáng - 5 giờ chiều, thứ 2 - thứ 6. Đội ngũ có thể thực hiện dự án bất kỳ lúc nào trong ngày và thậm chí từ những quốc gia khác nhau. Nội dung chỉnh sửa và bản cập nhật xuất hiện trong thời gian thực để mọi người có quyền truy cập tài liệu đều đọc được.
Một yếu tố quan trọng khác là sử dụng nền tảng cộng tác phù hợp. Nếu nền tảng của bạn tích hợp được các công cụ bạn đang sử dụng thì lại càng có ích. Ví dụ: Các công cụ dựa trên đám mây hiện nay - như Jira và BlueJeans - có thể ghép nối với những nền tảng như Workplace. Nhờ vậy, tốc độ cộng tác giữa các đội ngũ tăng lên và bạn có thể khai thác tối đa những công cụ mà tổ chức mình sử dụng hàng ngày.
Tìm kiếm ý tưởng hiệu quả hơn
Khi đội ngũ phân tán và ở xa nhau, bạn có thể gặp khó khăn khi tập hợp mọi người để cùng thảo luận ý tưởng. Đám mây có thể là cơ sở tìm kiếm ý tưởng hiệu quả, tạo điều kiện cho bạn chia sẻ suy nghĩ và tương tác theo cách có năng suất. Đám mây là phương tiện lý tưởng cho quá trình phát triển ý tưởng đổi mới, cũng như là nơi để nhân viên, quản lý dự án và những người đóng góp khác giao tiếp hiệu quả hơn.
Dễ dàng truy cập vào file có kích thước lớn
Quá trình gửi và nhận file có kích thước lớn có thể làm chậm tiến độ của bạn. Hầu hết các máy chủ email không thể xử lý những tài liệu lớn hơn vài megabyte. Với nền tảng cộng tác dựa trên đám mây, bạn dễ dàng chia sẻ âm thanh, video và các file có kích thước lớn khác bởi vì bạn chỉ cần lưu trữ file trên đám mây, chứ không cần "gửi" file. Mọi người có thể đi đến thẳng dịch vụ lưu trữ đám mây để tìm file họ cần.
Có thể bạn cũng quan tâm
Hãy luôn kết nối
Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.
Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.
