Hoạt động thảo luận lên ý tưởng là cách kết nối thành viên nhóm để chia sẻ ý tưởng, giải quyết vấn đề và tìm kiếm cảm hứng. Hoạt động này phải sáng tạo và mang tính hòa nhập. Qua đó, mọi người có thể giải quyết vấn đề, phát triển sản phẩm và dịch vụ mới, cũng như đặt ra kế hoạch hành động.

Bên cạnh đó, hoạt động thảo luận lên ý tưởng cũng có thể là cách khám phá, chẳng hạn như trình bày lại vấn đề dưới dạng câu hỏi thay vì câu trả lời để khuyến khích ý tưởng mới. Một cuộc khảo sát gần đây cho thấy 85% lãnh đạo cấp cao đồng ý rằng tổ chức của họ xác định vấn đề một cách kém hiệu quả và có xu hướng chuyển quá nhanh sang "chế độ giải pháp". Hoạt động thảo luận lên ý tưởng có thể là cách tránh các giải pháp khắc phục không được suy xét thấu đáo, từ đó tạo điều kiện cho sự đổi mới thực sự.

Từ quan điểm tâm lý học, các học giả đã xác định 3 nguồn đổi mới chính khi sử dụng "bộ não tập thể":

• May mắn - nhóm thảo luận lên ý tưởng tình cờ nghĩ ra giải pháp khi cùng nhau suy nghĩ về chủ đề khác

• Tái tổ hợp - ý tưởng sáng tạo xuất hiện bằng cách kết hợp những thứ đã tồn tại theo cách mới, chẳng hạn như chiếc vali có bánh xe

• Cải thiện dần - nghĩa là cải thiện thứ đã có sau từng ý tưởng

Một buổi thảo luận lên ý tưởng hiệu quả nên có cấu trúc và được quản lý cẩn thận để khuyến khích dòng ý tưởng tự do. Nhờ đó, mọi người có thể:

Chia sẻ quan điểm

Nhóm có thể xem xét ý tưởng cùng giải pháp từ góc độ mới khi tụ họp những người từ các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp, bao gồm những cấp độ công việc, bộ phận và chuyên môn khác nhau. Một nhóm đa dạng sẽ mang đến các ưu tiên, quan điểm, kinh nghiệm và bộ kỹ năng khác nhau.

Khuyến khích cách suy nghĩ mới

Hoạt động thảo luận lên ý tưởng thường có thể là cách suy nghĩ hoàn toàn mới cho thành viên trong nhóm - những người đã quen làm việc theo khuôn khổ chính thức hơn. Khi được khuyến khích đưa ra nhiều ý tưởng mới trong hình thức tổ chức thoải mái hơn, mọi người có thể xem đó là thách thức, nhưng cũng sẽ tạo ra kết quả tích cực và bất ngờ.

Xây dựng mối quan hệ nhóm

Bằng cách kết nối mọi người để theo đuổi các giải pháp sáng tạo, bạn có thể thúc đẩy quá trình xây dựng đội ngũ. Khi giải quyết vấn đề theo nhóm, tinh thần và động lực làm việc sẽ cải thiện, thậm chí các mối quan hệ làm việc mới cũng có thể hình thành.

Nâng cao kiến thức

Khi thảo luận lên ý tưởng với mọi người từ những lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp, người tham gia có thể tăng cường kiến thức và hiểu biết của mình về công việc mà các thành viên trong nhóm cùng phòng ban khác làm.

Ra quyết định tập thể

Mọi giải pháp hoặc ý tưởng xuất phát từ buổi thảo luận lên ý tưởng đều sẽ được một nhóm - tốt nhất nên là nhóm đa dạng - đồng thuận hoặc hỗ trợ ở mức độ nhất định. Mọi người sẽ hiểu ngay một số ý tưởng, nhưng cần thời gian để phát triển các ý tưởng khác. Một số ý tưởng có thể được ưa chuộng, một số khác thì không. Tuy nhiên, mọi người có thể giải quyết tất cả vấn đề nói trên xuyên suốt buổi thảo luận, từ đó tránh được cảm giác hoài nghi về mức độ ủng hộ sáng kiến sau này.

Gia tăng cả chất lượng và số lượng ý tưởng mới

Khi yêu cầu nhóm đưa ra nhiều ý tưởng sáng tạo trong khoảng thời gian ngắn mà không cần đánh giá hay giải thích, bạn có thể nhận được nhiều ý tưởng hơn. Một vài ý tưởng trong đó sẽ là ý tưởng hay. Hãy cùng cả nhóm thảo luận càng nhiều ý tưởng càng tốt để thử thách các giải pháp tiềm năng.

Thúc đẩy sự hòa nhập

Bằng cách tập hợp buổi thảo luận lên ý tưởng gồm các lĩnh vực và cấp độ khác nhau của doanh nghiệp, bạn tạo điều kiện để nhiều tiếng nói được lắng nghe, mang lại cho mọi người cảm giác gắn bó hơn.

Giải quyết vấn đề hoặc đưa ra ý tưởng mới với tốc độ nhanh

Một buổi thảo luận lên ý tưởng hiệu quả sẽ mang đến số lượng ý tưởng mới bất kỳ, từ đó nhóm có thể hỗ trợ và tiến hành luôn, cũng như phát triển thêm.

Hoạt động thảo luận lên ý tưởng không chỉ hữu ích khi tạo hoặc cải thiện sản phẩm hay dịch vụ. Các buổi này cũng có thể dùng để giải quyết vấn đề kinh doanh nội bộ hoặc bên ngoài, xem xét bản tóm tắt ý tưởng của khách hàng với cái nhìn mới và suy nghĩ về cách khai thác trọn vẹn sự phát triển mới trong kinh doanh hoặc công nghệ. Bạn có thể thực sự nhận được lợi ích khi tập hợp mọi người lại với nhau trong một căn phòng hoặc trên mạng để tìm ra hướng đi mới khi các quy trình chính thức thông thường đã gây ra "sự tắc nghẽn".

Buổi thảo luận lên ý tưởng sẽ ít trang trọng hơn cuộc họp thông thường, nhưng vẫn cần được tổ chức. Để hoạt động này có hiệu quả, người tham gia phải hiểu cả mục đích của buổi thảo luận, cũng như cảm thấy được tiếp sức và tự tin để cống hiến. Hãy phân tích các yếu tố làm nên buổi thảo luận lên ý tưởng theo từng bước.

Bước 1: Chuẩn bị

Quyết định ai sẽ tham gia vào buổi thảo luận. Bạn nên kết hợp những người đa dạng để có nhiều góc nhìn mới mẻ và đa dạng. Hãy cố gắng đưa vào ít nhất 1-2 người không có kinh nghiệm trực tiếp về vấn đề đang thảo luận để mang lại góc nhìn "bên ngoài" không bị kinh nghiệm che mờ. Nhờ đó, bạn có thể tránh được tư duy tập thể.

Sau khi quyết định người tham gia, hãy nghĩ về công cụ bạn sẽ sử dụng. Ví dụ: Bạn có cần phòng họp online hay phần mềm lập bản đồ tư duy không? Hãy thiết lập trước công nghệ này.

Tạo bản tóm tắt nội dung và phân phát thông tin đó trước buổi thảo luận để khuyến khích người tham gia suy nghĩ trước một chút, cũng như tạo ra một số ý tưởng "khởi đầu".

Cùng với bản tóm tắt, hãy gửi mọi người chương trình làm việc có thời gian. Khi có chương trình làm việc (và tuân thủ nghiêm ngặt kế hoạch thời gian), bạn có thể đảm bảo không ai hoặc ý tưởng nào bị quá sa vào chi tiết.

Bước 2: Giới thiệu

Khi bắt đầu, hãy nhắc lại mục đích thảo luận - buổi thảo luận hướng tới vấn đề, sự cố hoặc chủ đề nào. Nêu rõ kết quả bạn muốn nhận được từ buổi thảo luận và thời gian dành cho mỗi ý tưởng. Bạn luôn có thể xem lại những ý tưởng hay sau.

Bạn cần nhấn mạnh quyền tự do đóng góp và khuyến khích mọi người cảm thấy tự tin. Hãy đảm bảo mọi người đều cảm thấy hòa nhập và biết rằng ý tưởng của họ - dù khác thường - đều được hoan nghênh.

Bước 3: Chia sẻ ý tưởng ban đầu

Tập trung vào chất lượng thay vì số lượng. Càng có nhiều ý tưởng gốc, buổi thảo luận càng hiệu quả. Hãy đón nhận những ý tưởng điên rồ. Khi được thảo luận, những ý tưởng ban đầu có vẻ kỳ lạ có thể bắt đầu có giá trị và truyền cảm hứng hơn.

Hãy dùng bảng trắng, ghi chú (ngoài đời hoặc trên mạng), bút màu cùng nhiều công cụ khác để làm tăng tính trực quan cho buổi thảo luận. Nhiều người sáng tạo suy nghĩ theo cách trực quan. Vì vậy, khi sử dụng công cụ thực và trực quan, bạn có thể thúc đẩy họ đóng góp ý kiến một cách tối đa.

Bước 4: Thu hẹp phạm vi

Lúc này, bạn đã có ngân hàng ý tưởng ban đầu. Hãy dùng hoạt động thảo luận nhóm để loại bớt ý tưởng theo cách hợp lý, cũng như xem ý tưởng đó có hiệu quả khi gặp khó khăn không.

Đừng quên ghi lại kết quả bằng cách chụp ảnh tất cả những ghi chú quan trọng đó.

Để đảm bảo buổi thảo luận diễn ra thành công, bạn cần tránh một số hành động.

• Chỉ trích hoặc phản đối

  Ban đầu, hãy phản hồi tích cực khi mọi người đưa ra ý tưởng hoặc tiếp tục thảo luận nếu không có ý tưởng nào. Cố gắng không phê bình nếu có thể. Ý kiến phê bình cần mang tính xây dựng và lịch sự, cũng như nên đưa ra ở cuối buổi, khi đang thu hẹp phạm vi ý tưởng.

• Thiếu cân bằng

  Cố gắng không để cuộc họp tập trung vào một khía cạnh của vấn đề. Đồng thời, hãy ủng hộ những người có ý tưởng đi theo luồng suy nghĩ duy nhất.

• Bám lấy ý tưởng hay đầu tiên

  Thật dễ bị cuốn theo thứ có vẻ là giải pháp, nhưng mục đích khi thảo luận lên ý tưởng là đưa ra càng nhiều đầu vào đa dạng càng tốt.

• Để buổi thảo luận lên ý tưởng kéo dài quá lâu

  Quá trình thảo luận lên ý tưởng có thể rất tốn sức nên buổi thảo luận quá dài sẽ làm mọi người mất đi động lực, làm giảm cả chất lượng lẫn số lượng ý tưởng. Hãy đặt giới hạn thời gian và đảm bảo mọi người đều biết buổi thảo luận sẽ kéo dài bao lâu, cũng như kết thúc hoạt động này đúng giờ.

Dưới đây là một số ý tưởng khác để buổi thảo luận lên ý tưởng diễn ra hiệu quả.

1. Thay đổi quy trình

Nghiên cứu cho thấy 60% số người phản ứng tốt nhất với yếu tố kích thích thị giác, 30% làm việc tốt hơn với tài liệu viết, còn 5% đạt hiệu quả tốt nhất khi học hỏi và đóng góp bằng xúc giác. Sử dụng kết hợp các hoạt động, từ dạng trực quan (bản đồ tư duy, hình vẽ có màu), dạng viết (danh sách, gạch đầu dòng, ghi chú) đến dạng thực tế (xử lý các món đồ/sản phẩm phù hợp, di chuyển quanh phòng) để khuyến khích mọi người phát huy tối đa khả năng.

2. Viết ra ý tưởng

Mỗi người tham gia ghi lại một ý tưởng và chuyển cho người khác. Mọi người đều có cơ hội thêm điểm bổ sung cho ý tưởng đầu tiên.

3. Viết nhanh

Khuyến khích nhóm viết càng nhiều ý tưởng càng tốt trong khoảng thời gian (ngắn) nhất định.

4. Lần lượt nêu ý tưởng

Di chuyển quanh phòng để lần lượt hỏi từng người xem họ nghĩ gì. Cách làm này có thể hiệu quả với nhóm kém tự tin hơn.

5. Nhập vai

Hoạt động này cũng phù hợp khi người tham gia dè dặt hơn, thường thể hiện bản thân tốt hơn khi được hỏi về suy nghĩ của người khác. Khuyến khích cả nhóm tưởng tượng xem một người nổi tiếng nhưng không liên quan hoặc nhân vật hư cấu sẽ làm gì trong tình huống tương tự.

6. Thay đổi hoàn cảnh hoặc sử dụng địa điểm mới

Môi trường khác lạ có thể giải phóng bộ não để mọi người suy nghĩ thoải mái hơn.

Đọc tiếp:

• Các hoạt động xây dựng đội ngũ hiệu quả nhất
• Cách cộng tác liên đội ngũ hiệu quả
• Cộng tác linh hoạt là gì