Tính năng nhắn tin tức thì trong doanh nghiệp: 7 bí quyết quan trọng
Chúng tôi trình bày những điểm quan trọng nhất mà bạn nên và không nên làm khi dùng tính năng nhắn tin tức thì trong môi trường doanh nghiệp.
Ít gây phiền toái hơn cuộc gọi và nhanh hơn email, nhắn tin tức thì (IM) là cách hỗ trợ lý tưởng khi cộng tác nhóm. Bên cạnh đó, tính năng này hoàn toàn phù hợp với mong muốn của nhân viên Gen Y về nơi làm việc có sự phản ánh tính nhanh chóng mà họ trải nghiệm trong các lĩnh vực khác của cuộc sống.
Với các ứng dụng như Chat trên Workplace, bạn có thể liên lạc với đồng nghiệp chỉ với một động tác chạm nút. Nhắn tin, gọi video trực tiếp và chia sẻ ảnh là những cách tuyệt vời để gắn kết các đội ngũ lại với nhau, đưa ra quyết định nhanh chóng và khiến cho dòng ý tưởng tuôn trào mãi không ngừng.
Tuy nhiên, bạn cần tuân theo một số quy tắc để tính năng nhắn tin tức thì dành cho doanh nghiệp có lợi với bạn.
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng hình thức làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
1. Lưu ý đến tính tức thì
Nếu đã quen sử dụng email khi làm việc, bạn có thể quen với việc đọc lại và kiểm tra cẩn thận thông tin trước khi gửi. Thậm chí, bạn có thể hoãn gửi email. Bản chất tức thì của việc nhắn tin có thể là bạn gửi nội dung nào đó trước khi thực sự biết mình muốn nói gì. Do đó, hãy nhớ kiểm tra kỹ tin nhắn trước khi gửi đi.
2. Duy trì tính chuyên nghiệp
Hãy luôn nhớ rằng bạn đang làm việc, do đó hãy duy trì tính chuyên nghiệp trong chủ đề trò chuyện, cũng như giữ cách diễn đạt lịch sự và tôn trọng. Chẳng có gì sai khi làm sinh động tin nhắn trong doanh nghiệp bằng một vài biểu tượng cảm xúc - miễn là phù hợp với người bạn đang nhắn tin - nhưng đừng lạm dụng công cụ này.
3. Đừng để bị phân tâm
Mọi người đều muốn giao tiếp nhanh hơn và hiệu quả hơn trong công việc. Trên thực tế, họ thất vọng với tốc độ của email với hơn 3/4 công ty cho rằng công cụ giao tiếp này không hiệu quả. Tuy nhiên, nhân viên cho rằng áp lực phải trả lời ngay lập tức là nhược điểm hàng đầu của tính năng nhắn tin tức thì dành cho doanh nghiệp. Để tránh bị phân tâm, bạn có thể tạo kênh cho những bài viết không cần sự chú ý ngay.
4. Nắm được nội quy công ty
Nếu đang thêm tính năng tin nhắn tức thì vào bộ công cụ giao tiếp cho doanh nghiệp, hãy đảm bảo bạn có sẵn chính sách về cách sử dụng và những thông tin nào có thể được chia sẻ qua tin nhắn tức thì. Nếu là nhân viên, hãy chắc chắn bạn đã quen với các quy tắc sử dụng tính năng nhắn tin tức thì của tổ chức và tuân thủ những quy tắc đó.
5. Bám sát chủ đề
Khi nhắn tin, có thể bạn rất muốn bắt đầu chat thoải mái, nên hãy cố gắng giữ ý thức để bám sát chủ đề. Như thế, bạn sẽ hoàn tất công việc nhanh hơn và có thêm nhiều thời gian để chat.
6. Biết khi nào nên dừng
Mục đích của tin nhắn tức thì là tăng tốc độ giao tiếp. Do đó, nếu bạn phải xử lý hàng loạt tin nhắn, liên tục trả lời câu hỏi và cố gắng làm rõ những gì muốn nói, việc gọi điện thoại hoặc nói chuyện trực tiếp với ai đó có thể nhanh chóng và dễ dàng hơn.
7. Sử dụng tin nhắn tức thì hợp ngữ cảnh
Nhắn tin tức thì là tính năng tuyệt vời, nhưng không phải lúc nào cũng là kênh phù hợp cho công việc. Tin nhắn tức thì phải ngắn gọn, nên nếu bạn muốn nói thêm điều gì đó thì email sẽ phù hợp hơn hoặc bạn có thể đăng trong nhóm Workplace của Facebook. Khi cần thảo luận về những vấn đề nhạy cảm, một cuộc gặp mặt trực tiếp có lẽ là cách tốt nhất.
Hãy cùng kết nối
Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.
Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.
