Xây dựng đội ngũ Thư viện kiến thức

Tìm hiểu cách thành lập đội ngũ gồm những người sáng tạo nội dung để góp phần phát triển của Thư viện kiến thức.

HướNG DẫN DàNH CHO QUảN TRị VIêN WORKPLACE | THờI GIAN đọC: 5 PHúT
employee engagement - Workplace from Meta

Quá trình xây dựng Thư viện kiến thức có vẻ khá vất vả nhưng bạn không cần một mình làm tất cả. Bạn có thể cấp quyền truy cập giới hạn cho đội ngũ gồm những người sáng tạo nội dung để hỗ trợ phát triển Thư viện kiến thức, đồng thời vẫn duy trì quyền kiểm soát các nguồn lực chính thức của công ty.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu các vai trò và cấp độ quyền truy cập khác nhau trong Thư viện kiến thức mà bạn có thể chỉ định cho đội ngũ của mình. Sau đó, chúng tôi sẽ trình bày kỹ hơn về một số bí quyết để đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru.

Tìm hiểu các vai trò và trách nhiệm trong Thư viện kiến thức

Tìm hiểu các vai trò và trách nhiệm trong Thư viện kiến thức

Quản trị viên hệ thống
  • Có thể thực hiện tất cả những gì quản trị viên Thư viện kiến thức làm được (xem bên dưới)
  • Có thể chỉ định người dùng khác làm quản trị viên hệ thống hoặc người kiểm duyệt nội dung - 2 vai trò này đều quản lý được Thư viện kiến thức
  • Có thể tạo (và chỉ định) vai trò quản trị viên tùy chỉnh trong Thư viện kiến thức cho người khác để những người này cùng hỗ trợ quản lý Thư viện kiến thức.
Quản trị viên Thư viện kiến thức

Quản trị viên Thư viện kiến thức là quản trị viên có quyền "tạo, chỉnh sửa và chia sẻ nội dung trong Thư viện kiến thức". Họ có thể:

  • Thực hiện tất cả những gì biên tập viên hạng mục có thể làm (xem bên dưới) đối với mọi hạng mục trong Thư viện kiến thức
  • Quản lý trang chủ Thư viện kiến thức
  • Tạo, chỉnh sửa và xóa bất kỳ hạng mục hoặc hạng mục phụ nào
  • Chỉ định quyền của biên tập viên hạng mục hoặc người xem hạng mục cho bất kỳ người dùng nào trong Workplace

Khi chỉ định ai đó làm quản trị viên Thư viện kiến thức, bạn cấp cho họ toàn quyền kiểm soát trang chủ Thư viện kiến thức cũng như tất cả hạng mục và hạng mục phụ trong đó. Do đó, bạn nên giới hạn số quản trị viên Thư viện kiến thức trong đội ngũ của mình.

Biên tập viên hạng mục

Biên tập viên hạng mục là người đã được cấp quyền chỉnh sửa một hoặc nhiều hạng mục. Họ có thể:

  • Xem tất cả nội dung đã thêm vào hạng mục mà họ được cấp quyền truy cập
  • Chỉnh sửa trang bìa của hạng mục
  • Tạo, chỉnh sửa, xóa hoặc sắp xếp lại hạng mục phụ của hạng mục đó
  • Truy cập số liệu thống kê về mức độ sử dụng của hạng mục đó hoặc hạng mục phụ bất kỳ trong đó
  • Truy cập lịch sử phiên bản của hạng mục hoặc hạng mục phụ bất kỳ trong đó
  • Chỉ định người khác làm biên tập viên hạng mục của hạng mục mà họ đã được cấp quyền truy cập
  • Đăng hạng mục cho những người khác trong tổ chức

Biên tập viên hạng mục có thể chỉnh sửa tất cả nội dung trong hạng mục mà họ đã được cấp quyền truy cập. Khi bạn cấp cho ai đó quyền truy cập của biên tập viên hạng mục, người này có thể tạo, chỉnh sửa và đăng hạng mục phụ trong hạng mục đó.

Tạo danh sách biên tập viên hạng mục và quản trị viên Thư viện kiến thức

Tạo danh sách biên tập viên hạng mục và quản trị viên Thư viện kiến thức

Giờ đây, khi đã nắm được các vai trò, chính là lúc bạn chọn biên tập viên hạng mục và quản trị viên Thư viện kiến thức.

Chọn quản trị viên Thư viện kiến thức

Hãy duy trì đội ngũ quản trị viên Thư viện kiến thức ở quy mô nhỏ. Các quản trị viên hệ thống và người kiểm duyệt nội dung hiện tại thường đã đủ để quản lý Thư viện kiến thức. Nhưng nếu cần đội ngũ đông đảo nhằm quản lý nội dung thuộc nhiều hạng mục, bạn có thể tạo vai trò quản trị viên tùy chỉnh trong Thư viện kiến thức và chỉ định vai trò này cho một số người chủ chốt.

Nhiệm vụ của quản trị viên Thư viện kiến thức:

  • Làm việc với các bên liên quan để tạo hạng mục mới và chỉ định biên tập viên cho các hạng mục đó
  • Đảm bảo luôn cập nhật và sắp xếp hợp lý trang chủ Thư viện kiến thức
  • Tạo điều kiện hoặc hỗ trợ biên tập viên hạng mục
  • Đảm bảo mọi người tuân thủ chính sách và quy trình của Thư viện kiến thức

Cách tạo vai trò quản trị viên tùy chỉnh trong Thư viện kiến thức:

  1. Đi đến Bảng điều khiển quản trị.
  2. Chọn Quản trị viên.
  3. Nhấp vào Vai trò, rồi nhấp vào + Vai trò mới.
  4. Chọn tên cho vai trò đang tạo. Ví dụ: Thủ thư Kiến thức.
  5. Cuộn xuống đến phần Nội dung và đánh dấu vào ô bên cạnh Tạo, chỉnh sửa và chia sẻ nội dung trong Thư viện kiến thức.
  6. Nhấp vào Tạo vai trò.

Cách chỉ định vai trò quản trị viên tùy chỉnh trong Thư viện kiến thức cho ai đó:

  1. Đi đến Bảng điều khiển quản trị.
  2. Chọn Quản trị viên.
  3. Nhập tên của người bạn muốn chỉ định vai trò vào thanh tìm kiếm ở trên cùng bên phải.
  4. Chọn vai trò tùy chỉnh đã tạo, rồi nhấp vào Lưu.
Chọn và chỉ định biên tập viên hạng mục

Mỗi hạng mục nên có một biên tập viên chịu trách nhiệm quản lý nội dung trong hạng mục đó. Sau đó, họ có thể quyết định thêm biên tập viên hạng mục khác nếu cần hỗ trợ xây dựng nội dung.

Nhiệm vụ của biên tập viên hạng mục:

  • Quản lý hoạt động thiết kế và lập kế hoạch tổng thể cho các hạng mục phụ trong 1 hạng mục cụ thể.
  • Quản lý quá trình thực sự tạo hạng mục phụ trong 1 hạng mục cụ thể.
  • Đăng nội dung bằng cách cấp quyền xem hạng mục cụ thể.

Đối tượng nên trở thành biên tập viên hạng mục:

Biên tập viên hạng mục thường là chuyên gia trong lĩnh vực cụ thể, am hiểu về chủ đề của hạng mục mà họ đã được chỉ định. Sau đây là một vài ví dụ:

  • Một số thành viên nhất định trong đội ngũ nhân sự nên có quyền truy cập của biên tập viên hạng mục đối với những hạng mục như phúc lợi, chính sách đi lại, thông tin về thời gian nghỉ và các chủ đề khác.
  • Một số thành viên nhất định trong đội ngũ CNTT nên có quyền truy cập của biên tập viên hạng mục đối với hạng mục về cách thiết lập và hướng dẫn sử dụng công cụ làm việc cũng như thiết bị của công ty.
  • Các phòng ban nên có quyền truy cập của biên tập viên hạng mục đối với nguồn lực của riêng họ lưu trữ trong Thư viện kiến thức. Ví dụ: Hạng mục về Marketing nên do một số thành viên nhất định trong đội ngũ này tạo và chỉnh sửa.

Cách chỉ định ai đó làm biên tập viên hạng mục:

  1. Đi đến Thư viện kiến thức.
  2. Chọn hạng mục mà bạn muốn cấp quyền chỉnh sửa.
  3. Trên trang hạng mục, nhấp vào Chỉnh sửa.
  4. Nhấp vào Mời.
  5. Bên dưới phần Có thể chỉnh sửa, hãy thêm người có quyền chỉnh sửa trang hạng mục và hạng mục phụ bằng tên riêng hoặc tư cách thành viên nhóm. Bạn chỉ có thể chọn 1 phương thức thêm biên tập viên.
  6. Nhấp vào Tiếp.
  7. Xem lại các thay đổi và nhấp vào Lưu thay đổi.
Bí quyết quản lý đội ngũ Thư viện kiến thức

Bí quyết quản lý đội ngũ Thư viện kiến thức

Nhìn chung, hoạt động quản lý đội ngũ Thư viện kiến thức khá đơn giản nhưng có một số yếu tố bạn cần lên kế hoạch để đảm bảo tất cả hoạt động trơn tru.

Tạo nhóm cho đội ngũ Thư viện kiến thức

Hãy tạo ra không gian để đội ngũ Thư viện kiến thức có thể đưa ra yêu cầu về hạng mục, tìm câu trả lời cho câu hỏi của họ và nhận lời khuyên về cách xây dựng nội dung hấp dẫn. Đây cũng là nơi bạn có thể chia sẻ liên kết đến một số chương trình đào tạo ngắn (xem bên dưới), đăng bất kỳ nguyên tắc nào bạn có và cập nhật cho mọi người về những điểm cải thiện mới của Thư viện kiến thức.

Tạo điều kiện cho biên tập viên hạng mục và quản trị viên Thư viện kiến thức

Khuyến khích quản trị viên Thư viện kiến thức tham gia lớp học ngắn Thông tin cơ bản cho quản trị viên Thư viện kiến thức trong Học viện Workplace để làm quen với công cụ này. Tương tự, hãy đề nghị biên tập viên hạng mục tham gia lớp học rất ngắn nhưng vô cùng hữu ích có tên là Thông tin cơ bản cho biên tập viên hạng mục.

Cấp quyền xem cho mọi người

Hãy khuyến khích biên tập viên hạng mục điều chỉnh đối tượng người xem hạng mục ở mức hẹp nhất có thể. Nếu họ nhận thấy hạng mục này nên hiển thị với toàn bộ tổ chức, hãy cho biết là họ nên trao đổi trước với quản trị viên Thư viện kiến thức.

Tạo thông báo

Khi ai đó thuộc đội ngũ Thư viện kiến thức đăng nội dung trong hạng mục hoặc hạng mục phụ, họ sẽ có lựa chọn tạo thông báo cho người xem hạng mục. Thông thường, đây là cách làm phù hợp. Nhưng nếu nội dung hiển thị cho toàn bộ tổ chức, bạn nên cho biết rằng họ cần được quản trị viên Thư viện kiến thức phê duyệt thì mới có thể tạo thông báo cho tất cả người dùng.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback