5 cách tuyệt vời để sử dụng Thư viện kiến thức

Nâng tầm Thư viện kiến thức với những trường hợp sử dụng truyền cảm hứng này.

HướNG DẫN Sử DụNG WORKPLACE | THờI GIAN đọC: 6 PHúT
employee engagement - Workplace from Meta

Thư viện kiến thức tạo điều kiện cho tổ chức tạo ra không gian trung tâm trên Workplace. Với Thư viện kiến thức, nguồn lực chính tồn tại song hành với thông tin mới linh động và các buổi phát video Trực tiếp, qua đó cung cấp cho nhân viên một nơi để tìm thông tin cần thiết.

Không có gì lạ khi các tổ chức sử dụng Workplace và Thư viện kiến thức có thể giảm bớt trung bình 24% thời gian đào tạo nhân viên. Đồng thời, nhân viên tiết kiệm được đáng kể thời gian tìm kiếm thông tin.

Có thể nói Thư viện kiến thức là nơi lưu trữ chính sách của công ty và chính sách nhân sự nhưng công cụ này còn mang lại nhiều lợi ích khác. Các tổ chức đang xem Thư viện kiến thức là không gian cho nhân viên phát triển về mặt chuyên môn, cá nhân và xã hội. Hướng dẫn này sẽ giới thiệu đến bạn một số cách mà các tổ chức khác đang sử dụng Workplace, cũng như cung cấp bí quyết hỗ trợ bạn bắt đầu.

Cách những tổ chức khác sử dụng Thư viện kiến thức

Có rất nhiều cách để sử dụng Thư viện kiến thức, nhưng khi bạn kết hợp hiệu quả các ví dụ bên dưới, chúng tôi đảm bảo Thư viện kiến thức sẽ tạo ra tác động lớn đến tổ chức bạn.

1. Nguồn lực chính thức của công ty/tổ chức
1. Nguồn lực chính thức của công ty/tổ chức

Đây là nguồn lực phải có đối với hầu hết các tổ chức và là điểm bắt đầu hiệu quả.

Nguồn lực chính thức của công ty thường bao gồm:

  • Thông tin về chính sách/phúc lợi
  • Giá trị và sứ mệnh của tổ chức
  • Nội dung đào tạo chung cho nhân viên mới
  • Chính sách đi lại và chi phí
  • Bản tin dành cho nhân viên
  • Thông tin và nguồn lực chính thức về sự đa dạng và hòa nhập
  • Thông tin chung về an toàn

Đối tượng nên có quyền chỉnh sửa:

Nguồn lực chính thức của công ty thường do đội ngũ nhân sự quản lý, nhưng các đội ngũ khác (như truyền thông nội bộ) cũng có thể góp phần xây dựng nội dung này.

Đối tượng nên có quyền xem:

Thông thường, mọi người trong tổ chức đều xem được nội dung này.

Bí quyết của chuyên gia: Hãy thêm nguồn lực quan trọng nhất của bạn vào bộ sưu tập và ghim lên nhóm, chẳng hạn như nhóm đào tạo nhân viên hoặc thông báo của công ty.

2. Hướng dẫn về quy trình và công cụ
2. Hướng dẫn về quy trình và công cụ

Hãy xem những hướng dẫn này là cách cung cấp cho nhân viên kho thông tin tự phục vụ, chẳng hạn như câu hỏi thường gặp cũng như hướng dẫn về các công cụ và quy trình quan trọng.

Những hướng dẫn này thường bao gồm:

  • Hướng dẫn thiết lập công cụ và thiết bị CNTT
  • Thông tin về những nội dung cần xét duyệt pháp lý và cách yêu cầu
  • Cách yêu cầu tài sản từ đội ngũ marketing
  • Hướng dẫn về Workplace cho người dùng mới
  • Cách gửi yêu cầu hỗ trợ

Đối tượng nên có quyền chỉnh sửa:

Mỗi công cụ và quy trình này thường do một đội ngũ hoặc phòng ban sở hữu (ví dụ: đội ngũ CNTT, marketing hoặc pháp lý) nên họ sẽ chịu trách nhiệm xây dựng nội dung này.

Đối tượng nên có quyền xem:

Dù các hạng mục trong Thư viện kiến thức có thể chỉ giới hạn ở một số bộ phận cụ thể trong tổ chức, nhưng do nội dung này thường liên quan đến toàn công ty nên cần hiển thị cho mọi người.

Bí quyết của chuyên gia: Sau khi hoàn tất, hãy đảm bảo chia sẻ những hạng mục này trong các nhóm phù hợp. Sau đó, ghim bài viết này vào đầu nhóm để mọi người dễ dàng tìm thấy.

3. Trung tâm nguồn lực liên chức năng và theo chủ đề
3. Trung tâm nguồn lực liên chức năng và theo chủ đề

Các hạng mục này là lựa chọn hoàn hảo khi cần tập trung nhóm lớn các nguồn lực (thường do nhiều đội ngũ tạo) tại một nơi dựa trên chủ đề hoặc đối tượng cụ thể.

Hãy hình dung những hạng mục này là trung tâm nguồn lực, trong đó nhân viên sẽ tìm thấy các bí quyết và cách tốt nhất để cải thiện trải nghiệm trong công việc, cũng như hỗ trợ họ phát triển về mặt chuyên môn và cá nhân.

Những nguồn lực này thường bao gồm:

  • Nguồn lực phát triển sự nghiệp
  • Trung tâm làm việc từ xa
  • Trung tâm sống vui khỏe
  • Trung tâm dành cho cấp quản lý nhân sự

Đối tượng nên có quyền chỉnh sửa:

Thông thường, đội ngũ nhân sự sẽ quản lý các hạng mục này nhưng những đội ngũ khác cũng có thể góp phần xây dựng nội dung.

Đối tượng nên có quyền xem:

Quyền xem sẽ tùy vào hạng mục. Ví dụ: Nguồn lực phát triển sự nghiệp nên hiển thị với mọi người, còn trung tâm dành cho cấp quản lý nhân sự chỉ nên hiển thị với các nhà quản lý.

Bí quyết của chuyên gia: Hãy đảm bảo nhân viên biết đến những nguồn lực này bằng cách chia sẻ đến các nhóm phù hợp. Bạn có thể tạo bộ sưu tập, tổng hợp các nguồn lực tương tự và ghim vào nhóm toàn công ty.

4. Biên tập viên nguồn lực của phòng ban và đội ngũ
4. Nguồn lực của đội ngũ và phòng ban

Tại Thư viện kiến thức, bạn có thể tổng hợp nguồn lực từ các đội ngũ và phòng ban trong một không gian chỉ hiển thị với thành viên đội ngũ hoặc một số cộng tác viên liên chức năng nhất định.

Những nguồn lực này thường bao gồm:

  • Nguồn lực đào tạo của đội ngũ/phòng ban cụ thể
  • Hướng dẫn về công cụ dành cho đội ngũ/phòng ban cụ thể
  • Trung tâm liên chức năng do một đội ngũ/phòng ban duy trì để phục vụ nhóm nhỏ cộng tác viên và bên liên quan
  • Quy trình nội bộ của đội ngũ/phòng ban

Đối tượng nên có quyền chỉnh sửa:

Một số thành viên trong đội ngũ hoặc phòng ban cần chịu trách nhiệm xây dựng tất cả nội dung trong hạng mục này.

Đối tượng nên có quyền xem:

Quyền xem nên giới hạn cho các thành viên của đội ngũ cũng như cộng tác viên thân thiết - những người cần nắm được quy trình và công cụ.

Bí quyết của chuyên gia: Hãy đảm bảo ghim hạng mục của đội ngũ/phòng ban vào nhóm của đội ngũ/phòng ban đó để nội dung này nằm ở vị trí trung tâm và dễ truy cập.

5. Nguồn lực cộng đồng
5. Nguồn lực cộng đồng

Thư viện kiến thức và các nhóm Workplace hoạt động hiệu quả cùng nhau. Nếu có một số nhóm xã hội hoặc cộng đồng hoạt động đặc biệt tích cực trong tổ chức, bạn nên xem xét cung cấp cho các quản trị viên nhóm đó không gian dành riêng trong Thư viện kiến thức để chọn lọc nguồn lực cho/đến từ thành viên nhóm.

Nhờ cách này, không những cộng đồng có thể nêu bật thông tin rất quan trọng đối với thành viên, mà bạn còn dễ dàng lưu trữ nội dung chính thức của tổ chức và nội dung do nhân viên tạo ra ở những nơi tách biệt.

Thật dễ dàng hạn chế nội dung trong Thư viện kiến thức cho thành viên trong nhóm cụ thể để nội dung này chỉ hiển thị cho những người phù hợp.

Những nguồn lực này thường bao gồm:

  • Nguồn lực dạy con học tại nhà dành cho nhóm Phụ huynh@
  • Những liên kết đến sự kiện kỷ niệm tháng Lịch sử Người da đen trên khắp thế giới dành cho nhóm Người da đen@
  • Những liên kết đến hội nghị theo ngành cụ thể dành riêng cho phụ nữ cho nhóm Phụ nữ@
  • Nguồn lực riêng để các gia đình LGBTQ nuôi dạy con em dành cho nhóm Tự hào@

Đối tượng nên có quyền chỉnh sửa:

Một số thành viên của nhóm nguồn lực nhân viên hoặc nguồn lực xã hội.

Đối tượng nên có quyền xem:

Quyền xem nên giới hạn cho thành viên nhóm để không làm lộn xộn Thư viện kiến thức đối với những người dùng khác.

Bí quyết của chuyên gia: Hãy yêu cầu biên tập viên hạng mục ghim hạng mục vào nhóm để thành viên nhóm luôn dễ dàng tìm thấy.

Bước tiếp theo

Giờ đây, khi bạn đã biết mình muốn sử dụng Thư viện kiến thức cho mục đích gì, hãy bắt đầu xây dựng nội dung. Nếu bạn chưa sẵn sàng, hãy tham khảo lớp học Thông tin cơ bản cho quản trị viên Thư viện kiến thức để xem cách dễ dàng tạo nội dung trong Thư viện kiến thức.

Sau đó, đừng quên xem hướng dẫn Tận dụng tối đa Thư viện kiến thức. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách tạo nội dung dễ tìm trong Thư viện kiến thức, cũng như cách tiến hành chia sẻ thông tin trên mạng xã hội.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback