Quản lý sự kiện

Tạo sự kiện online hấp dẫn, giàu tính tương tác và phát trực tiếp trong Workplace.

Bạn muốn chia sẻ video này trong bài viết trên Workplace? Bạn có thể tải video này xuống tại đây.

Từ cuộc họp toàn công ty đến cuộc họp khởi động của đội ngũ bán hàng, từ đợt ra mắt sản phẩm đến buổi H&Đ, sự kiện nội bộ là một phần cốt lõi trong đời sống của doanh nghiệp. Những hoạt động này không cần phải dừng lại khi tất cả chúng ta đều làm việc tại nhà. Bạn vẫn triển khai được các sự kiện lôi cuốn và giàu tính tương tác để tiếp cận mọi người qua mạng. Hướng dẫn này nêu rõ những cách tốt nhất để tạo ra cộng đồng tích cực tương tác, xoay quanh sự kiện nội bộ trong Workplace.

Và đừng quên đọc tiếp để tìm hiểu những kiến ​​thức mà đội ngũ Workplace học được từ các sự kiện Transform 2020 hoàn toàn qua mạng.

Cách thực hiện trong Workplace

Tạo nhóm hậu cần cho sự kiện

1. Tạo nhóm hậu cần cho sự kiện

Tạo nhóm hậu cần cho sự kiện để tập trung tất cả các hoạt động giao tiếp cho việc quản lý sự kiện. Nếu bạn hợp tác với đối tác sự kiện bên ngoài, hãy sử dụng nhóm đa công ty. Đặt nhóm ở chế độ bí mật để đảm bảo chỉ những người phù hợp mới được thêm vào nhóm và xem các bài viết.


Cửa sổ bật lên để tạo nhóm đã điền tên nhóm là "Fox Fabrics Summit Logistics (MCG)" và chọn cài đặt Nhóm đa công ty

Bạn sẽ có thể sử dụng bài viết và đoạn chat để cập nhật thông tin cho mọi người, cũng như chia sẻ tài liệu, video, hình ảnh và hơn thế nữa. Để biết thêm thông tin về cách quản lý đội ngũ và dự án trong Workplace, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi.

Tạo nhóm thông tin về sự kiện

2. Tạo nhóm thông tin về sự kiện

Tạo nhóm Workplace mở để người tham dự luôn nắm được thông tin, cũng như tương tác với tất cả tin tức và thông tin mới nhất về sự kiện sắp tới. Đặt nhóm ở chế độ công khai để ai cũng có thể xem bài viết và tham gia.

Chia sẻ thông tin hậu cần

Chia sẻ bài viết trong nhóm, nêu tất cả chi tiết của sự kiện, bao gồm lịch trình và nội dung hướng dẫn rõ ràng về cách để nhân viên truy cập buổi phát trực tiếp. Ghim bài viết ở đầu nhóm để mọi người dễ dàng tham khảo bài viết đó.

Tạo dựng sự hứng thú

Thu hút người tham dự trước khi sự kiện diễn ra bằng các cuộc thăm dò ý kiến, video giới thiệu, tài liệu về sự kiện, v.v. Khuyến khích người tham dự giới thiệu bản thân nếu họ chưa gặp gỡ và kết nối thông qua những sở thích chung.

Quảng cáo sự kiện trên các kênh khác

3. Quảng cáo sự kiện trên kênh khác

Hãy nhớ sử dụng tất cả các kênh liên lạc của công ty để quảng bá về sự kiện này. Sau đây là một vài ví dụ:

  • Gửi email thông báo từ một người điều hành, mời mọi người đến sự kiện và hướng dẫn cách tham gia.
  • Xem xét việc gửi thêm email khác vào ngày hôm trước hoặc một giờ trước khi phát trực tiếp để nhắc mọi người tham gia.
  • Đưa thông tin hé lộ sự kiện vào bản tin nội bộ.
  • Thêm biểu ngữ quảng bá vào trang chủ của mạng nội bộ.

Phát sự kiện bằng tính năng Live

4. Phát sự kiện bằng tính năng Live

Sử dụng Live Producer của Workplace để phát video chất lượng cao từ máy tính hoặc camera chuyên dụng. Kiểm tra bản demo tương tác của Live Producer để có được hướng dẫn đầy đủ về cách thiết lập chương trình phát video trực tiếp.

Sổ tay về cách phát trực tiếp cuộc họp toàn công ty có toàn bộ các nguồn lực hướng dẫn thiết lập kỹ thuật và bí quyết hữu ích. Sau đây là một vài bí quyết:

  • Bật phụ đề tạo tự động
  • Trước sự kiện, hãy đảm bảo kết nối mạng ổn định
  • Sử dụng chế độ Không làm phiền nhằm tắt mọi thông báo trên Workplace để không bị gián đoạn trong khi phát trực tiếp
  • Khởi động lại máy tính 30 phút trước khi phát trực tiếp để thiết bị không gặp sự cố hoặc tình trạng bắt buộc cập nhật
  • Hướng ra cửa sổ để có được nguồn ánh sáng tự nhiên chất lượng
  • Sử dụng tai nghe hoặc micrô có dây để đảm bảo người xem nghe bạn nói rõ ràng

Bạn muốn chia sẻ video này trong bài viết trên Workplace? Tải xuống ở đây.

Tương tác với người xem trong khi phát trực tiếp

5. Tương tác với người xem trong khi phát trực tiếp

Sử dụng tính năng H&Đ và Cuộc thăm dò ý kiến của Live Producer để tương tác với nhân viên trong suốt buổi phát trực tiếp. Diễn giả cũng có thể đặt trực tiếp câu hỏi cho đối tượng và khuyến khích họ trả lời trong phần bình luận.

Bạn cũng nên nhờ những người quản lý cộng đồng thúc đẩy cuộc trò chuyện trong phần bình luận trên Workplace. Họ có thể chuyển mọi người đến các nguồn lực, hỗ trợ trả lời câu hỏi và khuyến khích trò chuyện.

Duy trì tương tác sau khi sự kiện kết thúc

6. Duy trì tương tác sau khi sự kiện kết thúc

Sau đây là một số hoạt động thực hiện thêm sau sự kiện, nhằm duy trì tương tác với nhân viên và nhận các ý kiến đóng góp đáng giá:

  • Nếu sử dụng tính năng H&Đ của Live Producer, hãy quay lại sau khi sự kiện kết thúc và cố gắng trả lời tất cả hoặc hầu hết các câu hỏi chưa được trả lời.
  • Gửi Khảo sát trong Workplace gồm 5 câu hỏi ngắn để biết nội dung nào hiệu quả và không hiệu quả trong sự kiện.
  • Chỉnh sửa văn bản mô tả bài viết có video trực tiếp đó để bổ sung mốc thời gian, nhằm hỗ trợ người xem truy cập chủ đề chính dễ dàng.

Sự kiện nổi bật: Workplace Transform 2020

Sự kiện đang diễn ra: Workplace Transform 2020

Quảng cáo về Workplace Transform

Transform là hội nghị hàng năm của Workplace, tập hợp khách hàng của Workplace để chia sẻ cách làm tốt nhất, khám phá thông tin chi tiết và tìm hiểu thêm về tương lai của nền tảng này.

Sự kiện Transform thường được tổ chức dưới dạng gặp mặt trực tiếp ở nhiều địa điểm trên toàn cầu. Nhưng năm nay, do đại dịch COVID-19, sự kiện Transform tại Châu Âu, Trung Đông và châu Phi và Bắc Mỹ được tổ chức hoàn toàn trên mạng và phát trực tiếp trong một nhóm đa công ty với số lượng người tham gia lên đến hàng nghìn.

Sau đây là một số bí quyết và bài học từ đội ngũ Transform nhằm hỗ trợ bạn gặt hái thành công cho sự kiện tiếp theo trên mạng:

  • Kết hợp nội dung Trực tiếp và nội dung sản xuất từ trước. Video sản xuất từ trước sẽ nhanh chóng và cuốn hút, còn diễn giả trực tiếp thì kết nối với đối tượng chân thực hơn.
  • Sử dụng một người chủ trì vui vẻ và tràn đầy năng lượng để gắn kết các phân đoạn của sự kiện với nhau và tương tác với đối tượng. Người chủ trì cũng có thể đóng góp ý kiến về các chi tiết thực tiễn khi bạn tiến hành. Màn thử giọng nội bộ là một cách thú vị để chọn người phù hợp.
  • Đừng cố gắng tái hiện những gì sẽ xảy ra khi gặp mặt trực tiếp vì quãng thời gian chú ý và kỳ vọng của mọi người sẽ khác đi. Hãy nghĩ cách tạo ra những đoạn nội dung nhỏ hoặc rút ngắn thông điệp chính để duy trì sự chú ý của đối tượng. Xây dựng cấu trúc nội dung để ưu tiên nội dung quan trọng nhất trước.
  • Sẵn sàng cho những tình huống bất ngờ. Tiến hành các buổi diễn tập và quay video nếu có thể. Vào ngày diễn ra sự kiện, bạn cần có phương án dự phòng nếu gặp sự cố kỹ thuật. Chạy thử kế hoạch dự phòng để đảm bảo không bị bất ngờ.
  • Sự kiện kết thúc không có nghĩa là cộng đồng và việc xây dựng mối quan hệ phải dừng lại. Hãy tìm cách để tiếp tục trò chuyện trong tương lai.

Lợi ích

Lợi ích

  • Tinh giản quy trình quản lý sự kiện trong nhóm hậu cần sự kiện.
  • Hỗ trợ tương tác giữa những người tham gia trước, trong và sau sự kiện.
  • Tương tác với người xem trong khi phát và tiếp tục tương tác với người tham dự ngay cả khi sự kiện đã kết thúc.
  • Thu thập các ý kiến đóng góp đáng giá sau sự kiện bằng tính năng Khảo sát.

Câu chuyện thành công

Câu chuyện thành công

Columbia Sportswear Company sử dụng Workplace của Facebook

Tinh giản quy trình quản lý sự kiện và luôn cập nhật cho người tham dự tất cả thông tin về sự kiện