Quản lý sự kiện

Tạo sự kiện nội bộ hấp dẫn, giàu tính tương tác và phát trực tiếp đến toàn bộ công ty.


Từ cuộc họp toàn công ty đến cuộc họp khởi động của đội ngũ bán hàng, từ đợt ra mắt sản phẩm đến buổi H&Đ, sự kiện nội bộ là một phần cốt lõi trong đời sống của doanh nghiệp. Khi nhân viên làm việc từ xa, hoạt động này không nhất thiết phải đình trệ. Bạn vẫn triển khai được các sự kiện lôi cuốn và giàu tính tương tác để tiếp cận mọi người qua mạng. Hướng dẫn này nêu rõ những cách tốt nhất để tạo ra cộng đồng tích cực tương tác, xoay quanh sự kiện nội bộ trong Workplace.
Và đừng quên đọc tiếp để tìm hiểu những kiến ​​thức mà đội ngũ Workplace học được từ các sự kiện Transform 2020 hoàn toàn qua mạng.
1. Tạo nhóm hậu cần cho sự kiện
1. Tạo nhóm hậu cần cho sự kiện
Tạo nhóm hậu cần cho sự kiện để tập trung tất cả các hoạt động giao tiếp cho việc quản lý sự kiện. Đặt nhóm ở chế độ bí mật để đảm bảo chỉ những người phù hợp mới được thêm vào nhóm và xem các bài viết.
Bạn sẽ sử dụng bài viết và đoạn chat để cập nhật thông tin cho mọi người, cũng như chia sẻ tài liệu, video, hình ảnh và hơn thế nữa. Để biết thêm thông tin về cách quản lý đội ngũ và dự án trong Workplace, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi.
2. Tạo sự kiện trên Workplace
2. Tạo sự kiện trên Workplace
Khi tạo sự kiện Workplace, bạn có thể:
  • Chia sẻ với người tham dự các thông tin quan trọng như vị trí, mô tả sự kiện, chương trình và hơn thế nữa
  • Gửi lời mời qua thông báo trên Workplace và lịch của bên thứ ba, bao gồm Google và Outlook
  • Theo dõi phản hồi cho lời mời trong Workplace
  • Thu hút người tham dự trước khi sự kiện diễn ra bằng các cuộc thăm dò ý kiến, bài viết, v.v.
  • Khi có thông tin mới về sự kiện, người tham dự sẽ nhận được thông báo trong Workplace
Làm theo các bước sau để tạo sự kiện trong Workplace:
  1. Nhấp vào Trang chủ ở menu bên trái, rồi nhấp vào Xem thêm và chọn Sự kiện
  2. Nhấp vào +Tổ chức sự kiện
  3. Thêm tên và phần mô tả cho sự kiện
  4. Bạn có thể tải lên ảnh bìa riêng hoặc chọn từ một vài mẫu có sẵn. Để tham khảo hướng dẫn về kích thước ảnh bìa, hãy xem cẩm nang này
  5. Thêm thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Bạn có thể chọn lên lịch nhiều sự kiện
  6. Thêm phần mô tả và Lịch trình sự kiện, rồi nhấp vào Tiếp
  7. Chọn xem bạn có muốn phát trực tiếp sự kiện lên Workplace, thêm liên kết bên ngoài nếu đang phát đến một nền tảng khác hoặc thêm vị trí thực nơi tổ chức sự kiện. Sau khi hoàn tất, nhấp vào Tiếp
  8. Chọn đối tượng có thể xem và tham gia sự kiện. Bạn có thể chọn toàn bộ tổ chức, chỉ những người được mời hoặc thành viên của một nhóm cụ thể mà bạn tham gia.
  9. Thêm người đồng tổ chức (nếu có)
  10. Bật cài đặt này nếu bạn muốn gửi lời mời đến lịch của mọi người
  11. Chọn ô ở dưới cùng để gửi lời mời, rồi nhấp vào Tạo sự kiện
3. Tạo dựng sự hứng thú
3. Tạo dựng sự hứng thú
Trước khi sự kiện diễn ra, hãy thu hút người được mời bằng cách chia sẻ các cuộc thăm dò ý kiến, video giới thiệu, thông tin mới về chương trình và hơn thế nữa lên trang sự kiện hoặc trong nhóm phù hợp. Ngoài Workplace, bạn nên sử dụng tất cả các kênh giao tiếp của tổ chức để quảng bá về sự kiện này. Sau đây là một vài ví dụ:
  • Gửi email thông báo từ người điều hành, mời mọi người đến sự kiện và hướng dẫn cách tham gia
  • Xem xét gửi thêm email khác vào ngày hôm trước hoặc một giờ trước khi phát trực tiếp để nhắc mọi người tham gia
  • Đưa thông tin hé lộ sự kiện vào bản tin nội bộ
  • Thêm biểu ngữ quảng bá vào trang chủ của mạng nội bộ
4. Phát sự kiện bằng tính năng phát trực tiếp
4. Phát sự kiện bằng tính năng phát trực tiếp
Khi phát trực tiếp sự kiện bằng video Trực tiếp trong Workplace, bạn có thể tiếp cận nhiều nhân viên hơn bao giờ hết. Với video trực tiếp, bạn có thể thu hút đối tượng bằng các tính năng như H&Đ, cuộc thăm dò ý kiến, bình luận và bày tỏ cảm xúc. Khi có phụ đề tạo tự động và phụ đề đã dịch, mọi người sẽ dễ dàng tiếp cận sự kiện của bạn hơn và video quay lại sẽ tự động đăng lên nhóm để bất kỳ ai bỏ lỡ sự kiện đều có thể xem lại sau.
Trước khi phát trực tiếp, hãy áp dụng các bí quyết sau để đảm bảo bạn sẽ thực hiện thành công:
  • Trước sự kiện, hãy đảm bảo kết nối mạng ổn định
  • Sử dụng chế độ Không làm phiền nhằm tắt mọi thông báo trên Workplace để không bị gián đoạn trong khi phát trực tiếp
  • Khởi động lại máy tính 1 tiếng trước khi phát trực tiếp để thiết bị không gặp sự cố hoặc tình trạng bắt buộc cập nhật
  • Hướng ra cửa sổ để có được nguồn ánh sáng tự nhiên chất lượng
  • Sử dụng tai nghe hoặc micrô có dây để đảm bảo người xem nghe rõ bạn
Để biết thêm các bí quyết hữu ích, hãy xem Cẩm nang về cuộc họp trực tiếp toàn công ty.
Khi đã sẵn sàng, bạn có thể phát trực tiếp bằng cách chuyển đến Sự kiện mà mình đã tạo ở bước 2. Bạn có thể thực hiện thao tác này bằng cách đi đến Trang chủ > Xem thêm > Sự kiện. Khi bạn đang ở trang sự kiện, hãy làm theo các bước sau:
  1. Nhấp vào nút Thiết lập video trực tiếp
  2. Bật lựa chọn Thêm H&Đ nếu bạn muốn thu thập và trả lời câu hỏi trong buổi phát trực tiếp
  3. Chọn thiết bị mà bạn sẽ phát trực tiếp
  4. Nếu sắp phát trực tiếp với người khác, hãy bật lựa chọn Phát cùng những người tổ chức khác. Bạn sẽ nhận được một liên kết mời mà bạn có thể sao chép và chia sẻ với người đồng tổ chức trong ứng dụng Chat trên Workplace
  5. Điều chỉnh phần cài đặt camera và micrô
  6. Bạn có thể đặt tiêu đề và viết mô tả cho video Trực tiếp
  7. Nhấp vào Phát trực tiếp ngay. Nếu bạn đang phát trực tiếp với những người tổ chức khác, nút này sẽ hiển thị là Gặp gỡ người tổ chức. Bạn sẽ được đưa đến một phòng họp mặt để gặp gỡ những người đồng tổ chức. Sau khi đã sẵn sàng, hãy phát trực tiếp bằng cách sử dụng nút ở cuối màn hình. Lưu ý rằng chỉ người tạo video Trực tiếp mới có thể xem và nhấp vào nút Phát trực tiếp.
5. Thu hút người xem trong khi phát trực tiếp
5. Thu hút người xem trong khi phát trực tiếp
Sử dụng tính năng H&Đ và Cuộc thăm dò ý kiến của Live Producer để thu hút nhân viên trong suốt buổi phát trực tiếp. Diễn giả cũng có thể trực tiếp đặt câu hỏi cho đối tượng và khuyến khích họ trả lời trong phần bình luận.
Bạn cũng nên nhờ những người quản lý cộng đồng thúc đẩy cuộc trò chuyện trong phần bình luận trên Workplace. Họ có thể chuyển mọi người đến các nguồn lực, hỗ trợ trả lời câu hỏi và khuyến khích trò chuyện.
6. Duy trì tương tác sau khi sự kiện kết thúc
6. Duy trì tương tác sau khi sự kiện kết thúc
Một số người trong tổ chức sẽ không theo dõi được theo thời gian thực, nhưng với video Trực tiếp, họ luôn có thể nắm nội dung và chia sẻ bình luận, cũng như bày tỏ cảm xúc sau khi buổi phát trực tiếp kết thúc. Bạn có thể tạo điều kiện để họ trải nghiệm việc này dễ dàng hơn bằng cách thực hiện các bước sau:
  • Dịch phụ đề để những người nói các ngôn ngữ khác có thể theo dõi
  • Tạo chương video để người xem có thể chuyển sang các phần nội dung phát phù hợp nhất với họ.
  • Phản hồi hoặc bày tỏ cảm xúc với các bình luận trong bài viết có video Trực tiếp sau khi buổi phát trực tiếp kết thúc để mọi người xem cảm thấy tiếng nói của họ được lắng nghe.
  • Quản trị viên hệ thống có thể gửi khảo sát ngắn gồm 5 câu hỏi đến những người tham dự thông qua Workplace để thu thập ý kiến đóng góp về sự kiện.
7. Phân tích lượt xem và lượt tương tác
7. Phân tích lượt xem và lượt tương tác
Bạn có thể xem số liệu tương tác theo thời gian thực trong buổi phát trực tiếp như lượt xem, bình luận, cảm xúc, lượt chia sẻ và hơn thế nữa. Sau khi buổi phát trực tiếp kết thúc, hãy tìm hiểu sâu hơn về dữ liệu trong thông tin chi tiết về bài viết bằng cách nhấp vào… ở trên cùng bên phải bài viết > Thông tin chi tiết về bài viết. Bạn có thể theo dõi lượt xem, lượt tương tác và lượt bỏ dở giữa chừng trên toàn bộ buổi phát trực tiếp.
Sự kiện đang diễn ra: Workplace Transform 2020
Sự kiện đang diễn ra: Workplace Transform 2020
Transform là hội nghị hàng năm của Workplace, tập hợp khách hàng của Workplace để chia sẻ cách làm tốt nhất, khám phá thông tin chi tiết và tìm hiểu thêm về tương lai của nền tảng này.
Sự kiện Transform thường được tổ chức dưới dạng gặp mặt trực tiếp ở nhiều địa điểm trên toàn cầu. Nhưng năm nay, do đại dịch COVID-19, sự kiện Transform tại Châu Âu, Trung Đông và châu Phi và Bắc Mỹ được tổ chức hoàn toàn trên mạng và phát trực tiếp trong một nhóm đa công ty với số lượng người tham gia lên đến hàng nghìn.
Sau đây là một số bí quyết và bài học từ đội ngũ Transform nhằm hỗ trợ bạn gặt hái thành công cho sự kiện tiếp theo trên mạng:
  • Kết hợp nội dung Trực tiếp và nội dung sản xuất từ trước. Video sản xuất từ trước sẽ nhanh chóng và cuốn hút, còn diễn giả trực tiếp thì kết nối với đối tượng chân thực hơn.
  • Sử dụng một người chủ trì vui vẻ và tràn đầy năng lượng để gắn kết các phân đoạn của sự kiện với nhau và tương tác với đối tượng. Người chủ trì cũng có thể đóng góp ý kiến về các chi tiết thực tiễn khi bạn tiến hành. Màn thử giọng nội bộ là một cách thú vị để chọn người phù hợp.
  • Đừng cố gắng tái hiện những gì sẽ xảy ra khi gặp mặt trực tiếp - quãng thời gian chú ý khác nhau, nên kỳ vọng của mọi người cũng khác. Hãy nghĩ cách tạo ra những đoạn nội dung nhỏ hoặc rút ngắn thông điệp chính để thu hút sự chú ý của đối tượng. Xây dựng cấu trúc nội dung để ưu tiên nội dung quan trọng nhất trước.
  • Sẵn sàng cho những tình huống bất ngờ. Tiến hành các buổi diễn tập và nếu có thể thì quay video lại. Vào ngày diễn ra sự kiện, bạn cần có phương án dự phòng nếu gặp sự cố kỹ thuật. Chạy thử kế hoạch dự phòng để đảm bảo không bị bất ngờ.
  • Sự kiện kết thúc không có nghĩa là cộng đồng và việc xây dựng mối quan hệ phải dừng lại. Hãy tìm cách để tiếp tục cuộc trò chuyện trong tương lai.