Làm cách nào để xây dựng Thư viện kiến thức

Tập hợp thông tin quan trọng nhất của công ty ở cùng một nơi.


Bạn có thể đã ở trong tình huống này. Bạn sàng lọc rất nhiều email, file và các đoạn chat cũ để tìm kiếm thông tin rồi cuối cùng phải bỏ cuộc và đề nghị thành viên trong đội ngũ trợ giúp. Không chỉ mình bạn đâu. Một nhân viên trung bình dành 9 tiếng mỗi tuần để tìm kiếm thông tin. Tình trạng này không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn gây ra hệ quả nhiều hơn thế. Thông tin không có sẵn sẽ dẫn đến sự kém hiệu quả, ảnh hưởng đến năng suất và gây thiếu hụt kiến thức quan trọng.
Khi xây dựng Thư viện kiến thức trên Workplace, bạn có thể tạo trang chủ trung tâm cho tổ chức của mình. Đây là nơi cung cấp cả thông tin & nguồn lực thiết yếu của công ty (trong Thư viện kiến thức) lẫn nội dung cập nhật động (trong nhóm Workplace), từ đó hỗ trợ để bạn lưu giữ kiến thức quan trọng, thúc đẩy sự liên kết và thu hút nhân viên.
Trong phần hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu các kiến thức cơ bản về việc xây dựng Thư viện kiến thức. Để có nhiều hơn nữa cảm hứng và tài liệu học hỏi về Thư viện kiến thức, hãy truy cập Trung tâm tài nguyên về Thư viện kiến thức.

Cách thực hiện trong Workplace

Bạn và đội ngũ của mình có thể nhanh chóng thiết lập và vận hành Thư viện kiến thức mà không cần nhập mã. Sau đây là cách bắt đầu:
1. Lập kế hoạch nội dung
1. Lập kế hoạch nội dung
Xây dựng Thư viện kiến thức có thể là công việc phức tạp nhưng bạn không cần phải làm tất cả mọi thứ trong một lần. Hãy bắt đầu bằng việc xác định một số hạng mục nội dung thiết yếu đối với nhân viên, rồi thêm nội dung theo thời gian. Sau đây là một số ý tưởng:
  • Lợi ích, chi phí, thời gian nghỉ phép có lương (PTO), chính sách đi lại
  • Sổ tay nhân viên và tài liệu định hướng nhân viên mới
  • Sứ mệnh và giá trị của công ty, nguyên tắc thương hiệu, mục tiêu hàng quý và hàng năm
  • Thông tin & nguồn lực cũng như chính sách về sự đa dạng và hòa nhập, sức khỏe thể chất và tinh thần
Thư viện kiến thức bao gồm các hạng mục và hạng mục phụ. Bạn có thể dùng hạng mục để tập hợp các thông tin lại với nhau, còn hạng mục phụ là nơi mà bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về các chủ đề cụ thể. Sử dụng khung này để vạch kế hoạch nội dung. Dưới đây là ví dụ:
Xác định quản trị viên và người đóng góp
2. Xác định quản trị viên và người đóng góp
Dựa trên các hạng mục bạn đã xác định trong kế hoạch nội dung, hãy tập hợp đội ngũ trong tổ chức để họ đóng góp kiến thức chuyên môn về lĩnh vực liên quan vào hoạt động xây dựng nội dung cho Thư viện kiến thức. Tùy thuộc vào mức độ tham gia của mỗi người vào quá trình tạo và quản lý nội dung, bạn có thể chọn trong số các vai trò quản trị viên và người đóng góp sau:
  • Quản trị viên hệ thống: Quản trị viên hệ thống hầu như có thể làm mọi thứ trên Workplace, bao gồm việc tạo vai trò quản trị viên tùy chỉnh cho Người quản lý Thư viện kiến thức.
  • Người quản lý Thư viện kiến thức (vai trò quản trị viên tùy chỉnh): Những người ở vai trò tùy chỉnh này có thể quản lý mọi thứ về Thư viện kiến thức, bao gồm:
    • Điều chỉnh trang chủ Thư viện kiến thức
    • Tạo, ghi âm/ghi hình và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hạng mục trong Thư viện kiến thức
    • Cấp quyền truy cập cho người dùng khác trên Workplace để họ chỉnh sửa và đăng trong một số hạng mục cụ thể
  • Biên tập viên hạng mục: Bạn có thể chỉ định vai trò này cho bất kỳ ai cần tạo và cập nhật nội dung trong 1 hạng mục. Họ sẽ không thể tạo hạng mục mới ngoài hạng mục bạn đã chỉ định. Biên tập viên hạng mục có thể:
    • Chỉnh sửa nội dung trong hạng mục
    • Thêm, chỉnh sửa và sắp xếp lại hạng mục phụ
    • Đăng nội dung trong hạng mục và hạng mục phụ
3. Tạo hạng mục
3. Tạo hạng mục
Tạo hạng mục cho từng chủ đề rộng mà bạn đã xác định trong kế hoạch nội dung. Bạn có thể mời biên tập viên hạng mục từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Họ sẽ dẫn dắt hoạt động tạo nội dung cho hạng mục và bất kỳ hạng mục phụ nào trong đó. Để chỉ định ai đó làm biên tập viên hạng mục, hãy nhấp vào nút Mời và đi đến tab Có thể chỉnh sửa, rồi chỉ định người đó theo tên hoặc thành viên nhóm.
Bạn có thể tạo từng hạng mục và hạng mục phụ theo mẫu hoặc điều chỉnh từ đầu bằng các thành phần như:
  • Ảnh bìa
  • Văn bản định dạng sẵn, chẳng hạn như tiêu đề, dấu đầu dòng, đoạn trích dẫn
  • Hình ảnh và video
  • File
  • Bảng
Sau đây là ví dụ về giao diện một trang hạng mục:
4. Đăng nội dung cho đối tượng phù hợp
4. Đăng nội dung cho đối tượng phù hợp
Nhiều nội dung trong Thư viện kiến thức sẽ phù hợp với toàn tổ chức. Bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng chia sẻ các hạng mục này với mọi người bằng cách nhấp vào nút mời và chọn tên công ty từ menu thả xuống.
Tuy nhiên, một số nội dung trong Thư viện kiến thức có thể chỉ phù hợp với một nhóm nhỏ nhân viên cụ thể, tùy theo vai trò hoặc khu vực của họ. Để đảm bảo mọi người chỉ nhìn thấy nội dung phù hợp với họ, bạn có thể mời một số người cụ thể xem nội dung trong Thư viện kiến thức bằng bộ lọc theo thông tin trên trang cá nhân và thành viên nhóm. Những người không đáp ứng tiêu chuẩn đó sẽ không thể xem hạng mục và cũng không nhìn thấy hạng mục đó trên Trang chủ Thư viện kiến thức của họ.
5. Tùy chỉnh Trang chủ của Thư viện kiến thức
5. Tùy chỉnh Trang chủ của Thư viện kiến thức
Bạn có thể điều chỉnh Trang chủ của Thư viện để chỉ dẫn nhân viên tìm nội dung phù hợp. Trang chủ có giao diện riêng cho từng người xem dựa trên hạng mục họ có quyền truy cập. Tuy nhiên, quản trị viên có thể nêu bật những hạng mục ưu tiên và liên kết chính để ai cũng có thể nhìn thấy.
Quản trị viên cũng có thể chọn ảnh bìa, tiêu đề phụ và tiêu đề trang cho Trang chủ của tổ chức.
Sau đây là ví dụ về giao diện Trang chủ của Thư viện kiến thức:
6. Thêm hạng mục trong Thư viện kiến thức vào bộ sưu tập
6. Thêm hạng mục trong Thư viện kiến thức vào bộ sưu tập
Với bộ sưu tập, quản trị viên Thư viện kiến thức có thể sắp xếp các hạng mục, hạng mục phụ, file và liên kết liên quan khác nhau trong Thư viện kiến thức lại với nhau. Sau đó, họ có thể ghim các mục này vào nhóm để mọi người khám phá và tương tác với nội dung trong Thư viện kiến thức dễ dàng hơn. Ví dụ: Nhân viên bạn mới tuyển dụng có thể cần truy cập nội dung từ một số hạng mục khác nhau trong Thư viện kiến thức để hoàn tất quá trình đào tạo ban đầu. Thay vì gửi cho họ tất cả các vị trí khác nhau này, bạn có thể sắp xếp các hạng mục và hạng mục phụ lại với nhau thành một bộ sưu tập dành cho nhân viên mới, rồi ghim bộ sưu tập đó vào nhóm Workplace dành cho những nhân viên như vậy.
Chỉ quản trị viên Thư viện kiến thức mới tạo được bộ sưu tập, nhưng cũng như với hạng mục, quản trị viên có thể cấp cho bất kỳ ai trong tổ chức quyền chỉnh sửa hoặc xem bộ sưu tập. Bất kỳ quản trị viên nào trong nhóm cũng có thể ghim bộ sưu tập vào nhóm đó, miễn là họ có quyền xem bộ sưu tập này.

Những người xem bộ sưu tập chỉ có thể thấy những hạng mục cụ thể mà họ được cấp quyền xem. Họ sẽ không thấy những hạng mục mà mình không có quyền xem.

7. Giám sát lượt xem và lượt tương tác
7. Giám sát lượt xem và lượt tương tác
Tương tự như mọi thứ khác trên Workplace, Thư viện kiến thức được thiết kế để khuyến khích hoạt động tương tác. Mọi người có thể bày tỏ cảm xúc và bình luận trên hạng mục/hạng mục phụ, cũng như chia sẻ hạng mục/hạng mục phụ trong nhóm hoặc tin nhắn chat. Nhờ vậy, thông tin sẽ lan truyền nhanh hơn.
Quản trị viên hệ thống, người quản lý Thư viện kiến thức và biên tập viên hạng mục sẽ nhận được thông báo khi ai đó bày tỏ cảm xúc hoặc bình luận trong hạng mục của họ. Họ cũng có quyền truy cập vào dữ liệu phân tích đơn giản để biết số người đang xem nội dung bằng bộ lọc theo bộ phận, vai trò, vị trí, v.v.
Lợi ích
Lợi ích
  • Tạo không gian chính thức để đăng thông tin và chính sách quan trọng của công ty.
  • Xây dựng nội dung bằng công cụ tạo trực quan và dễ sử dụng. Không cần mã.
  • Nhân viên có thể truy cập thông tin chính xác trên Trang chủ của Thư viện kiến thức.
  • Nhân viên sẽ dễ dàng tương tác với nội dung cũng như tìm kiếm, chia sẻ, bày tỏ cảm xúc và bình luận về các hạng mục.
Câu chuyện thành công
Câu chuyện thành công
XPO Logistics là doanh nghiệp thuộc top 10 công ty hậu cần trên toàn thế giới. Công ty này hỗ trợ khách hàng quản lý hàng hóa hiệu quả hơn thông qua các chuỗi cung ứng. Công việc của họ càng trở nên quan trọng hơn trong thời kỳ đại dịch virus corona (COVID-19) - khi người dân trên khắp thế giới phụ thuộc nhiều hơn vào dịch vụ giao hàng để hạn chế ra ngoài.
Nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy cho nhân viên trong khoảng thời gian bận rộn và bất ổn này, XPO Logistics dùng Thư viện kiến thức để tạo không gian cập nhật thông tin cho nhân viên về cách công ty ứng phó trước tình hình đại dịch virus corona (COVID-19) biến động khôn lường. XPO Logistics tham gia thử nghiệm sớm Thư viện kiến thức phiên bản beta và chỉ trong một ngày sau khi có quyền sử dụng sản phẩm này, họ đã truyền đạt thông tin về cách ứng phó của mình với virus corona (COVID-19) cho toàn thể nhân viên.