Kiến thức nền tảng về Thư viện kiến thức

Tạo không gian trung tâm cho tất cả thông tin & nguồn lực quan trọng của công ty trên Workplace.

Bạn muốn chia sẻ video này trong bài viết trên Workplace? Bạn có thể tải xuống tại đây.

Bạn có thể đã ở trong tình huống này. Bạn sàng lọc rất nhiều email, file và các đoạn chat cũ để tìm kiếm thông tin rồi cuối cùng phải bỏ cuộc và đề nghị thành viên trong đội ngũ trợ giúp. Không chỉ mình bạn đâu. Một nhân viên trung bình dành 9 tiếng mỗi tuần để tìm kiếm thông tin. Tình trạng này không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn gây ra hệ quả nhiều hơn thế. Thông tin không có sẵn sẽ dẫn đến sự kém hiệu quả, ảnh hưởng đến năng suất và gây thiếu hụt kiến thức quan trọng.

Khi xây dựng Thư viện kiến thức trên Workplace, bạn có thể tạo trang chủ trung tâm cho tổ chức của mình. Đây là nơi cung cấp thông tin & nguồn lực thiết yếu của công ty (trong Thư viện kiến thức) và nội dung cập nhật động (trong nhóm Workplace). Qua đó, bạn có thể lưu giữ kiến thức quan trọng, thúc đẩy sự liên kết và thu hút nhân viên.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết cách:

  • Lập kế hoạch nội dung cho Thư viện kiến thức
  • Xác định quản trị viên và người đóng góp
  • Tạo hạng mục
  • Đăng nội dung cho đối tượng
  • Điều chỉnh Trang chủ của Thư viện kiến thức
  • Theo dõi lượt xem và lượt tương tác

Cách thực hiện trong Workplace

Bạn và đội ngũ của mình có thể nhanh chóng thiết lập và vận hành Thư viện kiến thức mà không cần nhập mã. Sau đây là cách bắt đầu:

1. Lập kế hoạch nội dung1. Lập kế hoạch nội dung

Xây dựng Thư viện kiến thức có thể là công việc phức tạp nhưng bạn không cần phải làm tất cả mọi thứ trong một lần. Hãy bắt đầu bằng việc xác định một số hạng mục nội dung thiết yếu đối với nhân viên, rồi thêm nội dung theo thời gian. Sau đây là một số ý tưởng:

  • Lợi ích, chi phí, thời gian nghỉ phép có lương (PTO), chính sách đi lại
  • Sổ tay nhân viên và tài liệu định hướng nhân viên mới
  • Nhiệm vụ và giá trị của công ty, nguyên tắc thương hiệu, mục tiêu hàng quý và hàng năm
  • Thông tin & nguồn lực cũng như chính sách về sự đa dạng và hòa nhập, sức khỏe thể chất và tinh thần

Thư viện kiến thức bao gồm các hạng mục và hạng mục phụ. Bạn có thể dùng hạng mục để tập hợp các thông tin lại với nhau, còn hạng mục phụ là nơi mà bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về các chủ đề cụ thể. Sử dụng khung này để vạch kế hoạch nội dung. Dưới đây là ví dụ:


Trang chủ của Thư viện kiến thức

Xác định quản trị viên và người đóng góp2. Xác định quản trị viên và người đóng góp

Dựa trên các hạng mục bạn đã xác định trong kế hoạch nội dung, hãy tập hợp đội ngũ trong tổ chức để họ đóng góp kiến thức chuyên môn về lĩnh vực liên quan vào hoạt động xây dựng nội dung cho Thư viện kiến thức. Tùy thuộc vào mức độ tham gia của mỗi người vào quá trình tạo và quản lý nội dung, bạn có thể chọn trong số các vai trò quản trị viên và người đóng góp sau:

  • Quản trị viên hệ thống: Quản trị viên hệ thống hầu như có thể làm mọi thứ trên Workplace, bao gồm việc tạo vai trò quản trị viên tùy chỉnh cho Người quản lý Thư viện kiến thức.
  • Người quản lý Thư viện kiến thức (vai trò quản trị viên tùy chỉnh): Những người ở vai trò tùy chỉnh này có thể quản lý mọi thứ về Thư viện kiến thức, bao gồm:
    • Điều chỉnh trang chủ Thư viện kiến thức
    • Tạo, ghi âm/ghi hình và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hạng mục trong Thư viện kiến thức
    • Cấp quyền truy cập cho người dùng khác trên Workplace để họ chỉnh sửa và đăng trong một số hạng mục cụ thể
  • Biên tập viên hạng mục: Bạn có thể chỉ định vai trò này cho bất kỳ ai cần tạo và cập nhật nội dung trong 1 hạng mục. Họ sẽ không thể tạo hạng mục mới ngoài hạng mục bạn đã chỉ định. Biên tập viên hạng mục có thể:
    • Chỉnh sửa nội dung trong hạng mục
    • Thêm, chỉnh sửa và sắp xếp lại hạng mục phụ
    • Đăng nội dung trong hạng mục và hạng mục phụ

3. Tạo hạng mục3. Tạo hạng mục

Tạo hạng mục cho từng chủ đề rộng mà bạn đã xác định trong kế hoạch nội dung. Bạn có thể mời biên tập viên hạng mục từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức. Họ sẽ dẫn dắt hoạt động tạo nội dung cho hạng mục và bất kỳ hạng mục phụ nào trong đó. Để chỉ định ai đó làm biên tập viên hạng mục, hãy nhấp vào nút Mời và đi đến tab Có thể chỉnh sửa, rồi chỉ định người đó theo tên hoặc thành viên nhóm.

Thiết lập quyền chỉnh sửa

Bạn có thể tạo từng hạng mục và hạng mục phụ theo mẫu hoặc điều chỉnh từ đầu bằng các thành phần như:

  • Ảnh bìa
  • Văn bản định dạng sẵn, chẳng hạn như tiêu đề, dấu đầu dòng, đoạn trích dẫn
  • Hình ảnh và video
  • File
  • Bảng

Sau đây là ví dụ về giao diện một trang hạng mục:

Ví dụ về trang hạng mục có tiêu đề "Lợi ích"
4. Đăng nội dung cho đối tượng phù hợp4. Đăng nội dung cho đối tượng phù hợp

Nhiều nội dung trong Thư viện kiến thức sẽ phù hợp với toàn tổ chức. Bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng chia sẻ các hạng mục này với mọi người bằng cách nhấp vào nút mời và chọn tên công ty từ menu thả xuống.

Bình luận và cảm xúc trên trang của Thư viện kiến thức

Tuy nhiên, một số nội dung trong Thư viện kiến thức có thể chỉ phù hợp với một nhóm nhỏ nhân viên cụ thể, tùy theo vai trò hoặc khu vực của họ. Để đảm bảo mọi người chỉ nhìn thấy nội dung phù hợp với họ, bạn có thể mời một số người cụ thể xem nội dung trong Thư viện kiến thức bằng bộ lọc theo thông tin trên trang cá nhân và thành viên nhóm. Những người không đáp ứng tiêu chuẩn đó sẽ không thể xem hạng mục và cũng không nhìn thấy hạng mục đó trên Trang chủ Thư viện kiến thức của họ.

Menu thả xuống chứa các lựa chọn về quy tắc để bạn đặt ra cho đối tượng có thể xem hạng mục.

5. Điều chỉnh Trang chủ của Thư viện kiến thức5. Điều chỉnh Trang chủ của Thư viện kiến thức

Bạn có thể điều chỉnh Trang chủ của Thư viện để chỉ dẫn nhân viên tìm nội dung phù hợp. Trang chủ có giao diện riêng cho từng người xem dựa trên hạng mục họ có quyền truy cập. Tuy nhiên, quản trị viên có thể nêu bật những hạng mục ưu tiên và liên kết chính để ai cũng có thể nhìn thấy.

Quản trị viên cũng có thể chọn ảnh bìa, tiêu đề phụ và tiêu đề trang cho Trang chủ của tổ chức.

Sau đây là ví dụ về giao diện Trang chủ của Thư viện kiến thức:

Trang chủ của Thư viện kiến thức

6. Theo dõi lượt xem và lượt tương tác6. Theo dõi lượt xem và lượt tương tác

Tương tự như mọi thứ khác trên Workplace, Thư viện kiến thức được thiết kế để thúc đẩy hoạt động tương tác. Mọi người có thể bày tỏ cảm xúc và bình luận trên hạng mục/hạng mục phụ, cũng như chia sẻ hạng mục/hạng mục phụ trong nhóm hoặc tin nhắn chat. Nhờ vậy, thông tin sẽ lan truyền nhanh hơn.

Quản trị viên hệ thống, người quản lý Thư viện kiến thức và biên tập viên hạng mục sẽ nhận được thông báo khi ai đó bày tỏ cảm xúc hoặc bình luận trong hạng mục của họ. Họ cũng có quyền truy cập vào dữ liệu phân tích đơn giản để biết số người đang xem nội dung bằng bộ lọc theo bộ phận, vai trò, vị trí, v.v.

Lợi ích

Lợi ích

  • Tạo không gian chính thức để đăng thông tin và chính sách quan trọng của công ty.
  • Xây dựng nội dung bằng công cụ tạo trực quan và dễ sử dụng. Không cần mã.
  • Nhân viên có thể truy cập thông tin chính xác trên Trang chủ của Thư viện kiến thức.
  • Nhân viên sẽ dễ dàng tương tác với nội dung cũng như tìm kiếm, chia sẻ, bày tỏ cảm xúc và bình luận về các hạng mục.
Câu chuyện thành công

Câu chuyện thành công

Dự án Starfish sử dụng nhóm học tập để định hướng thực tập sinh mới.

XPO Logistics là doanh nghiệp thuộc top 10 công ty hậu cần trên toàn thế giới. Công ty này hỗ trợ khách hàng quản lý hàng hóa hiệu quả hơn thông qua các chuỗi cung ứng. Công việc của họ càng trở nên quan trọng hơn trong thời kỳ đại dịch virus corona (COVID-19) - khi người dân trên khắp thế giới phụ thuộc nhiều hơn vào dịch vụ giao hàng để hạn chế ra ngoài.

Nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy cho nhân viên trong khoảng thời gian bận rộn và bất ổn này, XPO Logistics dùng Thư viện kiến thức để tạo không gian cập nhật thông tin cho nhân viên về cách công ty ứng phó trước tình hình đại dịch virus corona (COVID-19) biến động khôn lường. XPO Logistics tham gia thử nghiệm sớm Thư viện kiến thức phiên bản beta và chỉ trong một ngày sau khi có quyền sử dụng sản phẩm này, họ đã truyền đạt thông tin về cách ứng phó của mình với virus corona (COVID-19) cho toàn thể nhân viên.

Giới thiệu cách tốt nhất để liên lạc, cộng tác bằng Workplace và khai thác tối đa ứng dụng này

Đào tạo bổ sung

ĐÀO TẠO TRỰC TIẾP

Hoạt động truyền thông mang tính chiến lược

Thông qua lớp học online trực tiếp có thời lượng 60 phút này, hãy tìm hiểu cách tốt nhất để sử dụng Workplace nhằm tăng cường hoạt động truyền thông trong toàn công ty.

KHÓA HỌC THEO NHỊP ĐỘ RIÊNG

Tạo chiến lược truyền thông 2 chiều

Tìm hiểu cách sử dụng Thư viện kiến thức cùng những tính năng khác của Workplace để tạo hoạt động truyền thông lôi cuốn.

ĐÀO TẠO TRỰC TIẾP

Cách làm việc trên Workplace

Tìm hiểu cách thiết lập cấu trúc nhóm để hỗ trợ chiến lược truyền thông nội bộ.