Truyền thông về an toàn cho nhân viên

Tìm hiểu cách sử dụng các tính năng trên Workplace như Nhóm, Trung tâm an toàn và Thư viện kiến thức để xây dựng kế hoạch truyền thông về an toàn cho nhân viên.


Khi nói đến vấn đề an toàn cho nhân viên, nhất thiết phải có công cụ để tiếp cận mọi người, cũng như kế hoạch truyền thông toàn diện để giữ an toàn và cung cấp thông tin cho họ.
Dù bạn chia sẻ khuyến cáo đi lại, thông báo thời tiết hay cảnh báo cho nhân viên về tình huống khẩn cấp, thông tin của bạn cần nhanh chóng tiếp cận mọi người, có phần hướng dẫn hiệu quả và thu hút sự chú ý ngay.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng các tính năng của Workplace như Trung tâm an toàn, Nhóm và Thư viện kiến thức để:
  • Tập hợp đội ngũ
  • Thiết lập kênh liên lạc
  • Chạy thử nghiệm và diễn tập định kỳ
  • Cảnh báo nhân viên về tình huống có thể ảnh hưởng đến sự an toàn của họ
  • Theo dõi thông tin liên lạc
  • Chia sẻ báo cáo sau sự cố
  • Cập nhật tình hình cho toàn tổ chức
  • Thu thập ý kiến đóng góp
  • Xử lý ý kiến đóng góp trên tinh thần công khai và minh bạch
Tập hợp đội ngũ đa chức năng
1. Tập hợp đội ngũ đa chức năng
Tập hợp đội ngũ gồm những người trong toàn tổ chức, bao gồm nhân viên bộ phận Truyền thông, An toàn và Nhân sự để đảm bảo bạn truyền tải thông tin về an toàn cho nhân viên một cách rộng khắp. Nếu tổ chức bạn có văn phòng tại nhiều vị trí, hãy chỉ định thành viên từ mỗi văn phòng đó phụ trách xử lý sự cố trong khu vực ngay khi xảy ra.
Sau khi thiết lập Trung tâm an toàn trong Bảng điều khiển quản trị, Quản trị viên hệ thống cần chỉ định từng thành viên của đội ngũ làm Người phụ trách an toàn. Người phụ trách an toàn sẽ hỗ trợ bạn quản lý hoạt động truyền thông về sự an toàn cho nhân viên. Họ có thể sử dụng Trung tâm an toàn để tạo sự cố mới, chẳng hạn như các sự kiện khẩn cấp thực tế, thử nghiệm hệ thống và tổ chức diễn tập. Họ cũng có thể gửi thông báo đến thành viên của tổ chức.
Thiết lập kênh liên lạc
2. Thiết lập kênh liên lạc
Tạo cơ sở hạ tầng liên lạc cần thiết để lên kế hoạch và chia sẻ thông tin về an toàn cho nhân viên trong toàn tổ chức. Bạn nên có:
  • Nhóm bí mật dành cho Người phụ trách an toàn và ban quản lý. Hãy sử dụng nhóm này để cập nhật thông tin cho nhau, hợp tác trong việc gửi tin nhắn về an toàn cho nhân viên, cũng như quản lý những quyết định và thông tin truyền thông ở cùng một nơi.
  • Nhóm mở, chính thức, mặc định để đưa ra các thông báo về an toàn. Nếu tổ chức của bạn có văn phòng tại nhiều vị trí, hãy tạo cho mỗi văn phòng một nhóm rồi chỉ định thành viên vào nhóm này bằng tính năng Nhóm nhân viên.
  • Nhóm mở để H&Đ về sự an toàn chung, nhằm thu thập ý kiến đóng góp về các mối quan ngại xoay quanh vấn đề an toàn. Khuyến khích nhân viên đăng trong nhóm này nếu họ có câu hỏi hoặc quan ngại về điều gì đó xảy ra tại nơi làm việc (từ hành vi đáng ngờ đến thiên tai). Chỉ định một số Người phụ trách an toàn làm quản trị viên nhóm và đảm bảo họ theo dõi các bài viết để trả lời câu hỏi kịp thời.
  • Phần an toàn cho nhân viên trong Thư viện kiến thức của tổ chức bạn. Sử dụng phần này để lưu trữ những nguồn lực tĩnh quan trọng tại cùng một nơi, chẳng hạn như chiến lược cũng như nguyên tắc về an toàn và an ninh của công ty.
Bí quyết: Trong các nhóm thông báo an toàn và H&Đ về an toàn chung, hãy chia sẻ bài viết có liên kết đến các nội dung phù hợp về an toàn, bao gồm phần An toàn cho nhân viên của Thư viện kiến thức. Sau đó, ghim bài viết này vào đầu nhóm để nhân viên có thể dễ dàng tham khảo bất kỳ lúc nào.
Chạy thử nghiệm và tổ chức diễn tập
3. Chạy thử nghiệm và tổ chức diễn tập
Để đảm bảo bạn chuẩn bị sẵn sàng cho tình huống khẩn cấp, hãy tiến hành thử nghiệm và diễn tập định kỳ bằng cách sử dụng Trung tâm an toàn.
Thử nghiệm là cách phù hợp để làm quen với các tính năng của Trung tâm an toàn. Khuyến khích những Người phụ trách an toàn vừa được chỉ định tiến hành chạy thử nghiệm để xem xét các tính năng của Trung tâm an toàn. Bạn cũng có thể sử dụng thử nghiệm để đánh giá việc gửi tin nhắn an toàn cho nhân viên với tư cách là đội ngũ.
Cuộc diễn tập có thể được sử dụng làm tình huống mô phỏng đã lên kế hoạch để đảm bảo bạn và nhân viên chuẩn bị sẵn sàng trong trường hợp khẩn cấp. Thông báo gửi đi về việc diễn tập sẽ có chữ "DIỄN TẬP" trong tiêu đề.
Trong nội dung truyền thông về thử nghiệm và diễn tập, hãy đảm bảo bạn đưa ra hướng dẫn rõ ràng cho nhân viên về những hành động họ cần thực hiện. Thông thường, các thử nghiệm không đòi hỏi nhân viên hành động, trong khi diễn tập yêu cầu họ làm theo các quy trình an toàn, chẳng hạn như quy trình thoát hiểm.
Thông báo cho nhân viên khi sự cố xảy ra
4. Thông báo cho nhân viên khi sự cố xảy ra
Khi xảy ra tình huống liên quan đến an toàn, hãy tạo sự cố thực tế trong Trung tâm an toàn để quản lý phản hồi.
  1. Đặt tiêu đề và mô tả sự cố thực tế của bạn
  2. Chỉ định Người phụ trách an toàn khác để hỗ trợ công tác truyền thông
  3. Tuỳ theo tình huống, chọn trong nhiều kiểu tin nhắn để truyền tải thông tin rõ ràng và hiệu quả. Các kiểu tin nhắn bao gồm:
  4. Chọn ai sẽ nhận tin nhắn của bạn bằng cách nhấp vào mục mong muốn trong menu thả xuống. Nếu bạn chọn vị trí trên trang cá nhân, lưu ý rằng vị trí trên trang cá nhân cần được điền trong thư mục Danh bạ.
  5. Mọi người có thể nhận tin nhắc về an toàn qua thông báo của Workplace, tin nhắn từ Chat trên Workplace và email. Chọn những kênh nào phù hợp nhất với đối tượng của bạn và gửi tin nhắn.
Bạn có thể gửi nhiều tin nhắn khác nhau về an toàn cho từng sự cố thực tế để liên tục cập nhật diễn biến tình hình cho cho nhân viên. Cân nhắc gửi Cảnh báo an toàn khi biết về sự cố để nhanh chóng thông báo cho nhân viên và đưa ra hướng dẫn. Nếu tình hình trở nên nghiêm trọng, hãy gửi Kiểm tra an toàn để xác minh nhân viên có an toàn không và xem ai cần hỗ trợ.
Theo dõi thông tin chi tiết về sự cố
5. Theo dõi thông tin chi tiết về sự cố
Xem lại sự cố thực tế để theo dõi số liệu, chẳng hạn như tỷ lệ phản hồi đối với tin nhắn Kiểm tra an toàn, đồng thời xem tỷ lệ đọc của tất cả các kiểu tin nhắn khác.
Tìm hiểu sâu hơn bằng cách nhấp vào tin nhắn cụ thể để xem danh sách người nhận và theo dõi họ đã đọc tin nhắn này chưa.
Nếu bạn gửi Kiểm tra an toàn, hãy theo dõi ai đã đánh dấu bản thân là an toàn và ai cần trợ giúp. Liên lạc với nhân viên bằng điện thoại để theo sát bất kỳ ai cần giúp đỡ hoặc vẫn chưa phản hồi tin nhắn.
Lưu ý rằng bạn có thể không liên lạc được với mọi người nếu điện hoặc phương tiện liên lạc bị ảnh hưởng. Bạn nên cho nhân viên biết rằng ưu tiên hàng đầu của họ là luôn đảm bảo an toàn cho bản thân mình.
Chia sẻ báo cáo sau sự cố
6. Chia sẻ báo cáo sau sự cố
Đừng quên cập nhật tình hình cho những nhân viên bị ảnh hưởng ngay cả sau khi sự cố qua đi. Theo sát nhân viên bằng cách chia sẻ Thông báo quan trọng để họ biết sự cố đã được xử lý, đồng thời thông báo cho mọi người các bước tiếp theo bạn sẽ thực hiện để tiếp tục đảm bảo an toàn cho họ.
Chia sẻ thông tin cập nhật với toàn tổ chức
7. Chia sẻ thông tin cập nhật với toàn tổ chức
Bạn hãy nhớ minh bạch về các sự cố liên quan đến an toàn, cũng như đảm bảo tất cả nhân viên nắm được tình hình bằng cách chia sẻ thông tin cập nhật về sự cố và bài viết phản hồi trong nhóm thông báo về an toàn.
Sau khi sự cố qua đi, hãy chia sẻ bài viết để tổng hợp tình hình, bao gồm kinh nghiệm rút ra và những bước tiếp theo.
Đối với những thông tin cập nhật quan trọng nhất, hãy sử dụng tính năng Đánh dấu là quan trọng để đảm bảo bài viết hiển thị nổi bật nhất cho tất cả nhân viên liên quan. Khi bạn đánh dấu một bài viết trong nhóm là quan trọng, bài viết đó sẽ xuất hiện ở đầu Bảng tin của tất cả thành viên nhóm.
Bạn muốn chia sẻ video này với cộng đồng Workplace của mình? Tải xuống tại đây.
Thu thập ý kiến đóng góp và cải thiện hoạt động truyền thông
8. Thu thập ý kiến đóng góp và cải thiện hoạt động truyền thông
Nhờ ý kiến đóng góp của nhân viên, bạn có thể tiếp tục cải thiện hoạt động truyền thông để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ. Hãy sử dụng nhóm H&Đ về an toàn chung của bạn để liên tục thu thập ý kiến đóng góp và nắm được nhân viên còn chưa rõ những chủ đề nào liên quan đến an toàn.
Đồng thời, để thu thập ý kiến đóng góp từ toàn tổ chức, hãy sử dụng tính năng Khảo sát của Workplace để gửi khảo sát ẩn danh hàng quý, nhằm thu thập ý kiến của nhân viên cho chiến lược về an toàn của tổ chức cũng như cách đội ngũ của bạn xử lý sự cố gần đây.
Bạn muốn chia sẻ video này với cộng đồng Workplace của mình? Tải xuống tại đây.
Xử lý ý kiến đóng góp trên tinh thần công khai và minh bạch
9. Xử lý ý kiến đóng góp trên tinh thần công khai và minh bạch
Hãy cho thấy bạn trân trọng và đánh giá cao ý kiến đóng góp của nhân viên bằng cách chia sẻ bài viết đề cập công khai đến kết quả khảo sát, đồng thời vạch ra các bước tiếp theo bạn dự kiến thực hiện để cải thiện.
Để tăng cường hơn nữa tính minh bạch trong xử lý khủng hoảng, hãy phát trực tiếp với thành viên đội ngũ lãnh đạo để thảo luận chiến lược về an toàn cho nhân viên và trả lời câu hỏi.
Sử dụng cuộc thăm dò ý kiến nhằm thu thập câu hỏi trước buổi phát trực tiếp, đồng thời phát trực tiếp buổi H&Đ để nhận và trả lời câu hỏi theo thời gian thực.
An toàn cho nhân viên không chỉ là vấn đề đảm bảo sức khỏe thể chất của nhân viên, mà đó còn là vấn đề xây dựng niềm tin cũng như cảm giác an toàn qua trao đổi thông tin cởi mở và minh bạch.
Với chiến lược phù hợp, bạn có thể tạo điều kiện để mọi người tăng cường hiểu biết về các nguyên tắc an toàn và biện pháp phòng ngừa, phòng tránh sự cố, giữ an toàn cho mọi người và xây dựng văn hoá quan tâm.
Thông tin & nguồn lực hữu ích khác
Thông tin & nguồn lực hữu ích khác