Cách thực hiện trong Workplace

Việc lên kế hoạch cho lực lượng lao động chính là cơ sở để tuyển dụng hiệu quả. Nhưng điều đó chẳng dễ dàng gì. Để lên kế hoạch như vậy, bộ phận Nhân sự và Tuyển dụng phải phối hợp với bộ phận Tài chính, Pháp chế, có thể là cả bộ phận Cơ sở vật chất. Sự phối hợp ấy tạo nên một không gian ồn ào (chứ chưa nói là đông đúc). Nhưng Workplace lại khiến mọi chuyện trở nên thật dễ dàng.

• Hãy tạo nhóm kín với tên là "Lên kế hoạch chiến lược cho lực lượng lao động".
• Thêm tất cả những người phù hợp.
• Đăng bài mô tả công việc hoặc tài liệu hoạch định ngân sách.
• Để lại ý kiến đóng góp trong bình luận lồng ghép để không mất dấu cuộc trò chuyện.
• Xem lại và phê duyệt số lượng nhân sự.

Nếu không tìm ra nguồn nhân lực tài năng thì bạn cũng chẳng tuyển được họ. Do đó, điều quan trọng là phải nỗ lực hết sức để thu hút càng nhiều nhân tài ưu tú vào hệ thống càng tốt.

• Tạo nhóm tuyển dụng cụ thể dựa trên kỹ năng (ví dụ: iOS, SQL, Java) hoặc phòng ban (Kỹ thuật, Marketing, Kinh doanh) để có đúng người đóng góp cho đúng lĩnh vực.
• Ghim bài viết chia sẻ cách tốt nhất để tìm nguồn nhân lực (chẳng hạn như cách tìm kiếm sử dụng boolean trên LinkedIn) hoặc nguyên tắc tương tác (bao gồm mọi vấn đề pháp lý mà nhân viên nên biết).
• Thường xuyên tiến hành "Cuộc đua tìm nguồn nhân lực". Trong đó, thành viên đội ngũ cùng nhau khai thác danh bạ nhằm tìm ra người có tiềm năng. Hoạt động này có thể khó khăn hơn nhiều đối với đội ngũ có thành viên ở nhiều nơi khác nhau hoặc công ty có nhân viên làm việc từ xa.
• Video là cách tuyệt vời để thúc đẩy mọi người. Mời người đang dẫn đầu cuộc đua tìm nguồn nhân lực "Phát trực tiếp" trước toàn bộ nhân viên còn lại trong đội ngũ. Khuyến khích người xem để lại bình luận và đóng góp ý kiến.
• Sự kiện trực tiếp thực tế thậm chí còn có sức ảnh hưởng lớn hơn nữa. Bạn có thể phối hợp tổ chức sự kiện như vậy trên Workplace bằng tính năng Sự kiện. Hãy tạo sự kiện trong Workplace và mời nhà tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng và bất kỳ nhân viên nào khác nếu họ có thể dành thời gian và chia sẻ kiến thức chuyên môn.

Nhà tuyển dụng có thể phụ trách chi tiết về mặt chuyên môn, nhưng bạn cần một cộng đồng có tổ chức và giàu động lực gồm những người quản lý tuyển dụng để có được nhân tài hàng đầu. Rút cuộc thì họ vẫn là những người có tầm ảnh hưởng lớn nhất trong doanh nghiệp. Do đó, hãy đảm bảo là họ tham gia đầy đủ vào cả quá trình và nhớ học hỏi từ ý kiến đóng góp của họ.

• Tạo nhóm người quản lý tuyển dụng để liên hệ với người quản lý tuyển dụng, nhà tuyển dụng và người tìm nguồn nhân lực.
• Nhằm đáp ứng nhu cầu hàng ngày, hãy sử dụng nhóm chat để nhanh chóng chia sẻ thông tin và nhận câu trả lời.
• Tạo nhóm phỏng vấn theo kỹ năng hoặc phòng ban để người quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn chia sẻ ý kiến đóng góp và bí quyết về những câu hỏi và câu trả lời hàng đầu.
• Hãy đảm bảo là bạn có một Nhóm phản hồi tuyển dụng toàn diện - tại đó, mọi người có cơ hội đưa ra suy nghĩ và lời khuyên về tất cả các khía cạnh của quá trình tuyển dụng.

Quản lý quá trình phỏng vấn là phần quan trọng trong trải nghiệm của ứng viên. Để quản lý toàn bộ quy trình phản hồi về khâu phỏng vấn, bạn nên tạo nhóm riêng lẻ theo vai trò nhằm thu hút nhà tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn vào cùng một nơi.

• Tạo nhóm cho từng vai trò để nhà tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn đều có quyền truy cập vào thông tin họ cần ở cùng một nơi. Hãy xem đây là "trung tâm điều khiển" cho từng quy trình tuyển dụng đơn lẻ.
• Đăng hồ sơ ứng viên, bản mô tả công việc và câu hỏi phỏng vấn để định hướng người phỏng vấn.
• Tạo tính minh bạch và mang đến cho ban lãnh đạo cơ hội đưa ra hướng dẫn về những gì cần ưu tiên khi tuyển dụng.
• Tự động hóa quy trình bằng cách sử dụng bot Chat trên Workplace để tự động lên lịch phỏng vấn, chào mừng ứng viên và gửi lời nhắc. Đối tác của Workplace có thể hỗ trợ bạn tạo tiện ích tích hợp tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu riêng của tổ chức.

Với Workplace, bạn có thể cộng tác với người bên ngoài tổ chức trong một không gian chung. Chúng tôi gọi không gian này là nhóm đa công ty. Đây là cách tuyệt vời để quản lý hoạt động giao tiếp với ứng viên.

• Để mời một người vào nhóm, bạn chỉ cần có email cá nhân của họ.
• Sau khi họ vào nhóm, bạn có thể lên lịch phỏng vấn, cung cấp nguồn lực hữu ích, chia sẻ video và ghi lại tất cả hoạt động tương tác của ứng viên ở cùng một nơi.

Gửi lời mời làm việc là phần cốt yếu trong quy trình tuyển dụng. Bạn luôn cần thực hiện việc này một cách bí mật.

• Tạo nhóm "Kín" nhằm tập hợp Đội ngũ phụ trách lương thưởng và phúc lợi lại với nhau trong một môi trường an toàn và riêng tư để chia sẻ nguyên tắc cũng như cách làm tốt nhất. Nhóm kín là lựa chọn phù hợp cho những cuộc trò chuyện như vậy. Bạn có thể thêm bất kỳ ai trong công ty mình vào nhóm kín nhưng chỉ thành viên nhóm mới nhìn thấy bài viết.
• Thêm Đối tác Chiến lược Nhân sự phù hợp để chia sẻ thông tin quan trọng mới nhất liên quan đến Lương thưởng & Phúc lợi.
• Tạo nhóm liên chức năng "Bí mật", Mời làm việc (Offer@), sau đó mời bộ phận Nhân sự, nhà tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng, lãnh đạo doanh nghiệp và trưởng đội ngũ phụ trách tính đa dạng (nếu có). Lúc này, bạn sẽ có cách an toàn để chia sẻ thông tin mật trong một nhóm nhỏ, qua đó đưa ra quyết định sáng suốt và tạo lợi thế cạnh tranh khi đẩy nhanh quá trình chốt lời mời làm việc.

Theo dõi tiến độ của kênh tuyển dụng là một trong những phần khó khăn nhất của công việc này nhưng cũng là một trong những phần quan trọng nhất. Workplace sẽ hỗ trợ việc tự động hóa trải nghiệm đó bằng các tiện ích tích hợp thông minh.

• Công cụ như Smartsheet và Jira có thể sắp xếp dữ liệu kênh, chẳng hạn như số lượng vị trí trống theo phòng ban, vị trí đã tuyển được và giai đoạn của ứng viên.
• Thiết lập thông báo trong Chat trên Workplace để nhận thông báo bạn cần (như khi giai đoạn phỏng vấn ứng viên thay đổi).
• Cuối cùng, hãy xem xét và phê duyệt các bước quan trọng của quá trình ngay từ Chat trên Workplace.

Lợi ích

• Cung cấp bối cảnh, xây dựng tính minh bạch, hỗ trợ chia sẻ, tinh giản quy trình và đẩy nhanh quá trình ra quyết định thông qua việc sử dụng nhóm. Giờ thì bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo là tìm người phù hợp.
• Bạn có thể tạo điều kiện để mọi người chia sẻ, khiến họ trở thành nhà tuyển dụng và phổ biến kiến thức cho toàn tổ chức bằng tính năng nhóm, Live và Sự kiện.
• Giảm đáng kể thời gian dành cho chu trình tuyển dụng bằng cách kết nối mọi người.
• Cải thiện chất lượng tuyển dụng bằng cách tạo điều kiện để nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng đưa ra ý kiến cuối cùng.
• Đo lường, giám sát và chia sẻ số liệu phân tích về quá trình tuyển dụng.

Câu chuyện thành công