Quản lý dự án với Workplace
Tạo ra một không gian trung tâm với nhóm Workplace để đáp ứng mọi nhu cầu về dự án của bạn.
Khi bạn sử dụng email để trao đổi thông tin về dự án, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn. Thông tin sẽ thất lạc trong nhiều chuỗi email và có thể khó cập nhật thông tin và tập trung mọi người.
Đó là lúc cần đến nhóm Workplace. Nhóm dự án có thể tập trung tất cả các nội dung trao đổi về dự án vào một nơi. Nhờ đó, nguồn lực và mục tiêu chính của dự án trở nên dễ tiếp cận, luôn nổi bật với bạn và đội ngũ. Với tính năng chia sẻ file và chat, bạn có thể đảm bảo mọi người đều nắm được thông tin mới nhất, cũng như về tiến độ và công việc cần thực hiện.
1. Tạo nhóm dự án1. Tạo nhóm dự án
Tạo một nơi trung tâm để bạn và nhóm của bạn giao tiếp, cập nhật cho nhau về những gì mình đang làm. Trong Workplace, nơi này được gọi là nhóm dự án và cách tạo nhóm này rất đơn giản. Cách tạo nhóm đội ngũ:
- Trong bảng điều khiển ở bên trái Bảng tin, nhấp vào Tạo nhóm. Bạn có thể cần nhấp vào Xem thêm trước.
- Điền tên nhóm và chọn cài đặt quyền riêng tư. Bạn nên đặt chế độ bí mật hoặc kín cho nhóm đội ngũ.
- Nhập tên từng thành viên trong đội ngũ để thêm họ vào nhóm.
- Bạn đừng quên bật tính năng chat
- Nhấp vào Tạo nhóm.
Nhóm cho đội ngũ có tab File để bạn có thể tìm thấy bất kỳ file nào đã chia sẻ trong nhóm. Nhóm có 250 thành viên trở xuống cũng có thể có tính năng chat để bạn nhắn tin tức thì hoặc gọi video và gọi thoại.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về nhóm bằng cách xem video dưới đây.
2. Ghim bài viết
Tạo bài viết nêu mục tiêu dự án, nguồn lực sẵn có, thời hạn và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác về dự án. Ghim bài viết này lên đầu trang của nhóm để mọi người dễ dàng tham khảo.
3. Chia sẻ và cộng tác trên file
Sử dụng Workplace để chia sẻ file và thu thập ý kiến đóng góp từ đội ngũ của bạn. Đi đến công cụ tạo bài viết để thêm file từ máy tính hoặc từ tiện ích tích hợp chia sẻ file mà quản trị viên hệ thống của công ty đã kích hoạt.
Nếu bạn không nhìn thấy công cụ chia sẻ file mình cần, hãy kiểm tra tab Tiện ích tích hợp. Nếu là người tạo nhóm dự án thì bạn chính là quản trị viên nhóm. Là quản trị viên nhóm, bạn có khả năng thêm tiện ích tích hợp đã phê duyệt để thành viên nhóm sử dụng.
Đừng lãng phí thời gian cuộn qua bảng tin nhóm để tìm file mà đồng nghiệp chia sẻ. Mọi nhóm đều có tab File. Đây là nơi bạn sẽ tìm thấy tất cả các file từng được chia sẻ trong nhóm nên không nội dung nào bị thất lạc cả.
4. Cập nhật thông tin cho mọi người
Yêu cầu đội ngũ đăng thông tin mới hàng tuần trong nhóm. Thông qua nội dung cập nhật hàng tuần, mọi người sẽ luôn nắm được thông tin về tiến độ, điều cần ưu tiên và bất kỳ vấn đề nổi bật nào cần giải quyết.
Khi bạn cần chia sẻ một thông tin dài, chẳng hạn như báo cáo về kết quả dự án hoặc kết quả nghiên cứu, hãy thử tạo Ghi chú ngay trong Workplace. Thêm ảnh bìa để tài liệu hiển thị nổi bật trên bảng tin của nhóm, cũng như liên tục cập nhật tài liệu bằng cách chọn "Cho phép thành viên nhóm chỉnh sửa tài liệu này".
5. Giao tiếp bằng Chat trên Workplace5. Giao tiếp bằng Chat trên Workplace
Chat là cách tốt nhất khi bạn cần câu trả lời nhanh hoặc chỉ muốn trò chuyện thông thường với đội ngũ của mình. Bạn có thể bắt đầu chat với 1 người hoặc nhóm người và chia sẻ file, ảnh, video, file GIF và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể thực hiện cuộc gọi video hoặc gọi thoại ngắn gọn để đưa ra quyết định nhanh hơn. Xem thông tin tổng quan nhanh về tác dụng của tính năng Chat trong video dưới đây.
Đảm bảo nhân viên cấp dưới biết khi nào cần sử dụng tính năng chat và bài viết. Nếu bạn thấy mọi người đang dùng tính năng chat để chia sẻ thông tin & nguồn lực quan trọng, hãy khuyến khích họ chia sẻ thông tin & nguồn lực đó qua bài viết.
Sau đây là một số bí quyết và thủ thuật dùng ứng dụng Chat trên Workplace:
- Lưu tin nhắn trong đoạn chat để có thể tìm lại sau
- Ghim tin nhắn quan trọng lên đầu đoạn chat để dễ dàng đọc lại
- Ghim cuộc trò chuyện qua đoạn chat để cuộc trò chuyện này luôn xuất hiện ở đầu hộp thư
6. Sử dụng tính năng gọi video hoặc Video trực tiếp cho cuộc họp
Bạn có thể bắt đầu gọi video hoặc gọi thoại trong nhóm bất kỳ hoặc chat riêng bằng cách nhấp vào các biểu tượng ở góc trên cùng bên phải màn hình.
Để ghi lại cuộc họp, hãy thử phát Trực tiếp với người chủ trì khác. Video trực tiếp sẽ phát cuộc họp tới nhóm của đội ngũ theo thời gian thực. Sau khi buổi phát trực tiếp kết thúc, hệ thống sẽ tự động đăng video quay lại buổi phát đó lên nhóm. Nhờ vậy, những người ở các múi giờ khác và bất kỳ ai không thể tham gia cuộc họp đều có thể xem vào lúc khác.
