Quản lý dự án trong Workplace

Tạo ra không gian trung tâm để đáp ứng mọi nhu cầu của dự án .

Bạn muốn chia sẻ video này trong bài viết trên Workplace? Bạn có thể tải video này xuống tại đây.

Khi sử dụng email để trao đổi thông tin về dự án, mọi thứ có thể trở nên lộn xộn. Thông tin sẽ thất lạc trong nhiều chuỗi email và có thể khó cập nhật thông tin và tập trung mọi người.

Đó là lúc cần đến nhóm Workplace. Nhóm dự án có thể tập trung tất cả các nội dung trao đổi về dự án vào một nơi. Điều đó làm cho nguồn lực và mục tiêu chính của dự án trở nên dễ tiếp cận, luôn nổi bật với bạn và đội ngũ. Và với tính năng chia sẻ file, chat, mục hành động và hơn thế nữa, bạn có thể chắc chắn rằng mọi người đều cập nhật thông tin và nhận thông báo về tiến độ cũng như các công việc cần thực hiện.

Cách thực hiện trong Workplace

Tạo nhóm dự án1. Tạo nhóm dự án

Tạo nhóm dự án bí mật rồi thêm thành viên trong đội ngũ. Nhóm dự án thường là nhóm bí mật nên chỉ thành viên trong đội ngũ mới có thể xem bài viết và đóng góp. Nếu bạn làm việc với người bên ngoài tổ chức, hãy tạo nhóm đa công ty.

Truy cập Trung tâm trợ giúp để biết thêm thông tin về quyền riêng tư của nhóm.

Ghim bài viết2. Ghim bài viết

Tạo bài viết nêu mục tiêu dự án, nguồn lực sẵn có, thời hạn và bất kỳ thông tin quan trọng nào khác về dự án. Ghim bài viết này lên đầu trang của nhóm để mọi người dễ dàng tham khảo.


Bài viết đã ghim về dự án

Chia sẻ và cộng tác trên file3. Chia sẻ và cộng tác trên file

Sử dụng Workplace để chia sẻ file và thu thập ý kiến đóng góp từ đội ngũ của bạn. Đi đến công cụ tạo bài viết để thêm file từ máy tính hoặc từ tiện ích tích hợp chia sẻ file mà quản trị viên hệ thống của công ty đã kích hoạt.

Điện thoại hiển thị bài viết có nhiều loại file

Nếu bạn không nhìn thấy công cụ chia sẻ file mình cần, hãy kiểm tra tab Tiện ích tích hợp. Nếu là người tạo nhóm dự án thì bạn chính là quản trị viên nhóm. Là quản trị viên nhóm, bạn có khả năng thêm tiện ích tích hợp đã phê duyệt để thành viên nhóm sử dụng.


Cách thêm tiện ích tích hợp

Đội ngũ của bạn có thể thêm chú thích vào các loại file khác nhau được chia sẻ trong nhóm. Nhờ đó, thành viên sẽ dễ dàng theo dõi mọi ý kiến đóng góp. Tìm hiểu thêm về chú thích trong Trung tâm trợ giúp Workplace.


Chú thích trên file

Đừng lãng phí thời gian cuộn qua bảng tin nhóm để tìm file mà đồng nghiệp chia sẻ. Mọi nhóm đều có tab File. Đây là nơi bạn sẽ tìm thấy tất cả các file từng được chia sẻ trong nhóm nên không nội dung nào bị thất lạc cả.


Ảnh về tab file trong nhóm của đội ngũ Marketing. Có các thư mục được liên kết và danh sách tất cả các file từng được chia sẻ.

Để nhận ý kiến đóng góp từ nhóm khác, hãy tạo nhóm ý kiến đóng góp mở cho dự án của bạn và các thành viên mà bạn muốn nghe ý kiến từ họ. Sử dụng nhóm để chia sẻ thông tin mới như tài liệu tổng quan về dự án, khám phá thiết kế, thông tin chi tiết về đối tượng và hơn thế nữa. Điều này sẽ làm cho mọi người hiểu rõ công việc của đội ngũ bạn và mang đến thêm ý kiến đóng góp và quan điểm.

Cập nhật thông tin cho mọi người4. Cập nhật thông tin cho mọi người

Yêu cầu đội ngũ đăng thông tin mới hàng tuần trong nhóm. Thông qua nội dung cập nhật hàng tuần, mọi người sẽ luôn nắm được thông tin về tiến độ, điều cần ưu tiên và bất kỳ vấn đề nào cần giải quyết.

Khi bạn cần chia sẻ nhiều thông tin mới, chẳng hạn như báo cáo về kết quả dự án hoặc kết quả nghiên cứu, hãy thử tạo Ghi chú ngay trong Workplace. Thêm ảnh bìa để tài liệu hiển thị nổi bật trên bảng tin của nhóm, cũng như liên tục cập nhật tài liệu bằng cách chọn "Cho phép thành viên nhóm chỉnh sửa tài liệu này".

Cách thêm tiện ích tích hợp

Hãy chia sẻ bài viết có mục hành động lên nhóm để theo dõi nhiệm vụ đã hoàn thành. Nhắc đến (@mention) đồng nghiệp để giao nhiệm vụ cho họ. Họ có thể đánh dấu mục hành động khi hoàn tất để tất cả thành viên trong đội ngũ đều nắm được tình hình.


Mục hành động
Giao tiếp bằng ứng dụng Chat trên Workplace5. Giao tiếp bằng ứng dụng Chat trên Workplace

Bạn muốn chia sẻ video này trong bài viết trên Workplace? Bạn có thể tải video này xuống tại đây.

Tất cả các nhóm dự án có từ 250 thành viên trở xuống đều có thể chat riêng. Vì vậy, việc giữ liên lạc với nhóm là rất dễ dàng, ngay cả khi bạn đang đi trên đường hoặc làm việc từ xa.

Hãy tải ứng dụng Workplace và Chat trên Workplace xuống nếu chưa có, đồng thời đảm bảo thành viên khác trong đội ngũ cũng đã tải xuống.

Các đoạn chat có xu hướng diễn ra nhanh chóng, vì vậy, bạn nên sử dụng tính năng này khi có câu hỏi cần được trả lời nhanh hoặc khi bạn chỉ giao tiếp xã hội với nhóm. Đối với file, nguồn lực dự án hoặc bất kỳ thông tin nào khác mà bạn biết nhóm của mình sẽ cần tham khảo lại sau này, hãy sử dụng bài viết.


Đoạn chat trong nhóm của Đội ngũ Marketing

Kết nối bằng cuộc gọi thoại và video6. Kết nối bằng cuộc gọi thoại và video

Workplace có tính năng gọi thoại và video cho các cuộc gọi có 50 người tham gia trở xuống. Hãy sử dụng tính năng gọi thoại và video cho các cuộc họp nhóm đã lên lịch cố định hoặc chỉ cần thực hiện cuộc gọi riêng, nhanh chóng với đồng nghiệp để đưa ra quyết định nhanh hơn.

Gọi video với 4 người tham gia
Lợi ích

Lợi ích

  • Đây là trung tâm cho mọi hoạt động giao tiếp. Bất kỳ ai mới vào nhóm đều có thể đọc qua tất cả các bài viết cũ hơn để theo kịp tình hình.
  • Tổ chức hội họp mọi lúc, mọi nơi.
  • Dễ dàng thu thập ý kiến đóng góp từ đội ngũ của bạn và các đội ngũ khác bằng nhóm đóng góp ý kiến mở.
  • Tập trung tất cả file, nguồn lực và nội dung giao tiếp của dự án vào một nơi để không thất lạc điều gì.
  • Duy trì kết nối với đội ngũ bằng tính năng chat, gọi thoại và gọi video.
Thông tin & nguồn lực hữu ích khác

Thông tin & nguồn lực hữu ích khác