Quản lý cuộc họp bằng Workplace

5 bí quyết để lên kế hoạch, tổ chức và lập biên bản cuộc họp.

Tổ chức cuộc họp là việc không hề đơn giản, đặc biệt là khi nhân viên phân tán ở nhiều nơi trên khắp cả nước hoặc toàn thế giới.

Với Workplace, bạn có thể dễ dàng kết nối, chia sẻ công việc và tương tác thực mọi lúc, mọi nơi với bất cứ ai trong tổ chức. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng Workplace để lên kế hoạch, tổ chức, lập biên bản và phát trực tiếp cuộc họp.

Cách thực hiện trong Workplace

Sử dụng cuộc thăm dò ý kiến để chuẩn bị cho cuộc họp1. Sử dụng cuộc thăm dò ý kiến để chuẩn bị cho cuộc họp

Cuộc thăm dò ý kiến là cách hiệu quả để lên lịch họp và sắp xếp mức độ ưu tiên cho các chủ đề thảo luận.

Hãy đăng một cuộc thăm dò ý kiến với nhiều thời điểm họp khác nhau và mời thành viên trong đội ngũ bình chọn thời gian phù hợp nhất với họ. Sau đó, hãy sử dụng cuộc thăm dò ý kiến để xác định xem cần đề cập đến chủ đề nào trong cuộc họp. Mời thành viên trong đội ngũ bình chọn và thêm chủ đề họ muốn thảo luận vào cuộc thăm dò ý kiến.


Sử dụng cuộc thăm dò ý kiến để chuẩn bị cho cuộc họp

Tạo sự kiện trong nhóm của đội ngũ2. Tạo sự kiện trong nhóm của đội ngũ

Tạo sự kiện trong nhóm của đội ngũ để công bố ngày giờ họp và mời mọi người tham gia.


Tạo sự kiện trong nhóm của đội ngũ để thông báo ngày giờ họp

Thiết lập cuộc gọi video trên Workplace3. Thiết lập cuộc gọi video trên Workplace

Với Workplace, bạn sẽ dễ dàng tổ chức hoặc tham gia cuộc họp từ mọi nơi, chỉ bằng điện thoại di động hoặc máy tính.

Để thiết lập cuộc gọi video với đội ngũ, bạn chỉ cần đi đến nhóm của đội ngũ và nhấp vào biểu tượng camera ở trên cùng bên phải màn hình. Tất cả thành viên trong nhóm sẽ tự động được chọn để tham gia cuộc họp nhưng bạn có thể xóa mọi người nếu cần.

Bạn cũng có thể nhanh chóng thiết lập cuộc gọi video nhanh với bất kỳ ai ngay từ tính năng Chat. Chỉ cần trò chuyện với những người mà bạn đang định họp cùng, rồi nhấp vào biểu tượng nói trên ở trên cùng bên phải màn hình.


Cuộc gọi video trên Workplace với 4 người tham gia

Thậm chí bạn còn có thể kết nối với Workplace trên Portal để có trải nghiệm chất lượng cao về video và âm thanh. Portal là thiết bị phần cứng dùng cho hoạt động truyền thông bằng video, với tính năng Smart Camera và Smart Sound. Khi dùng thiết bị này, bạn sẽ cảm thấy như ở ngay cạnh đồng nghiệp đang cộng tác với mình, cho dù họ ở cách bao xa. Truy cập trang web của Portal để tìm hiểu thêm.


2 người họp bằng Workplace trên Portal.

Ghi chú và biên soạn mục hành động4. Ghi chú và biên soạn mục hành động

Tạo Tài liệu trong nhóm để dùng cho việc ghi chú. Thêm ảnh bìa rồi chọn "Cho phép thành viên nhóm chỉnh sửa tài liệu này". Mời thành viên khác chia sẻ bất kỳ ghi chú nào mà bạn có thể đã bỏ lỡ về cuộc họp.


Ghi chú về cuộc họp trong tài liệu trên Workplace

Sau khi cuộc họp kết thúc, hãy sử dụng bài viết Mục hành động để biên soạn bước tiếp theo và công việc cần hoàn thành. Nhắc đến (@mention) mọi người để chỉ định nhiệm vụ cho họ. Họ có thể đánh dấu mục hành động khi hoàn tất để tất cả thành viên trong đội ngũ đều nắm được tình hình.

Dùng tính năng phát trực tiếp để phát cuộc họp5. Dùng tính năng phát trực tiếp để phát cuộc họp

Bạn có thể phát cuộc họp cho đội ngũ, phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức bằng video trực tiếp. Đây là cách tuyệt vời để xây dựng mô hình giao tiếp minh bạch, đồng thời cho mọi người biết những gì bạn cùng đội ngũ đã và đang tiến hành.

Người xem video trực tiếp có thể theo dõi và đóng góp ý kiến theo thời gian thực thông qua bình luận và cảm xúc. Sau khi kết thúc, hệ thống sẽ tự động đăng video trực tiếp lên nhóm. Nhờ đó, bất kỳ ai bỏ lỡ buổi phát trực tiếp đều có thể theo dõi sau.


Sử dụng tính năng Phát trực tiếp để phát cuộc họp cho đội ngũ.

Lợi ích

Lợi ích

  • Tập trung tất cả tài liệu cuộc họp - bản ghi video, ghi chú và kế hoạch sự kiện - vào một nơi.
  • Tăng cường cộng tác trên ghi chú cuộc họp nhờ khả năng cho phép mọi người thêm ghi chú của riêng mình vào tài liệu trên Workplace.
  • Dễ dàng biên soạn mục hành động và theo dõi công việc cần thực hiện.
  • Tổ chức cuộc họp mọi lúc, mọi nơi với tính năng gọi thoại và gọi video trên Workplace.
  • Phát cuộc họp để chia sẻ kết quả dự án và cho phòng ban hoặc toàn bộ tổ chức biết tiến độ công việc của đội ngũ.
Thông tin & nguồn lực hữu ích khác

Thông tin & nguồn lực hữu ích khác