Làm việc nhanh hơn nhờ ứng dụng Chat trên Workplace

Bất kể là làm việc từ xa hay công tác nơi tuyến đầu, bạn đều có thể dễ dàng giữ liên lạc với đội ngũ bằng ứng dụng Chat trên Workplace.


Kết nối với đội ngũ của bạn mọi lúc, mọi nơi bằng ứng dụng Chat trên Workplace. Bất kể là làm việc từ xa, đảm nhận công việc tuyến đầu hoặc làm việc ở một văn phòng khác, bạn đều có thể giữ liên lạc và cập nhật thông tin về các dự án một cách dễ dàng. Nhờ Chat trên Workplace, bạn có thể giao tiếp nhanh hơn, chia sẻ file, lưu cũng như sắp xếp tin nhắn và hơn thế nữa. Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các kiến thức cơ bản về ứng dụng Chat trên Workplace, cũng như một số bí quyết và thủ thuật để bạn luôn kết nối.
Tải xuống ứng dụng Chat trên Workplace
Tải xuống ứng dụng Chat trên Workplace
Với ứng dụng Workplace và Chat trên Workplace dành cho di động, bạn sẽ dễ dàng duy trì kết nối với đội ngũ khi có mặt lẫn khi không có mặt tại văn phòng. Tải các ứng dụng này xuống từ Apple Store và Cửa hàng Play xuống để đảm bảo bạn không bỏ lỡ phần cập nhật quan trọng nào.
iOS:
Android:
Quản trị viên CNTT có thể dùng công cụ cài đặt của Windows để triển khai ứng dụng Chat trên Workplace cho tất cả các thiết bị được quản lý trong tổ chức của mình. Ứng dụng này sẽ tự động được cài đặt vào lần tới khi người dùng đăng nhập máy tính. Tìm hiểu trong phần Nguồn lực kỹ thuật.
Tạo điều kiện để đội ngũ trò chuyện
Tạo điều kiện để đội ngũ trò chuyện
Đội ngũ của bạn đã có nhóm Workplace chưa? Nếu chưa thì hãy tạo nhóm ngay thôi. Mọi nhóm Workplace có từ 250 thành viên trở xuống đều có thể tạo đoạn chat riêng. Hãy nhấp vào tab Chat trong nhóm và gửi tin nhắn để nhanh chóng tham gia chat cùng đội ngũ.
Chia sẻ file
Chia sẻ file
Dễ dàng chia sẻ file trong Chat trên Workplace. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng file và chọn video, hình ảnh hoặc tài liệu mà bạn muốn chia sẻ. Tất cả file được chia sẻ trong đoạn chat đều có trong tab Đã chia sẻ để bạn dễ dàng tìm lại. Tìm hiểu cách tìm tab Đã chia sẻ trong Trung tâm trợ giúp Workplace.
Lưu tin nhắn
Lưu tin nhắn
Bạn thấy trong nhóm chat có thông tin quan trọng mà mình muốn xem lại sau? Hãy lưu tin nhắn và lưu trữ trong thư mục Đã lưu. Bạn có thể tìm tất cả tin nhắn và bài viết đã lưu bên dưới mục Đã lưu trong menu Khám phá. Hãy thêm các bài viết và tin nhắn đã lưu vào Bộ sưu tập để có thể sắp xếp nội dung quan trọng.
Đặt lời nhắc
Đặt lời nhắc
Bạn đã bao giờ nhận được một yêu cầu trong khi đang tất bật làm một công việc khác chưa? Có thể bạn đã phải gác lại yêu cầu đó cho đến khi có thời gian rảnh và thậm chí có thể quên luôn. Vì vậy, Workplace có tính năng lời nhắc để bạn đặt cho những đoạn chat mình cần quay lại xem sau. Trên máy tính, bạn chỉ cần nhấp vào ... bên cạnh một tin nhắn chat cụ thể và chọn Nhắc tôi.
Ghim tin nhắn và cuộc trò chuyện
Ghim tin nhắn và cuộc trò chuyện
Hãy sắp xếp các cuộc trò chuyện qua chat theo cách phù hợp với bạn. Bạn có thể ghim cuộc trò chuyện để cuộc trò chuyện này luôn xuất hiện ở đầu hộp thư hoặc ghim tin nhắn quan trọng vào đầu mỗi đoạn chat để có thể dễ dàng xem lại.
Cuộc gọi video và cuộc gọi thoại
Cuộc gọi video và cuộc gọi thoại
Với công cụ video của ứng dụng Chat trên Workplace, bạn có thể kết nối với bất kỳ ai trong tổ chức của mình, cho dù họ ở đâu. Mọi cuộc trò chuyện có từ 50 thành viên trở xuống đều có thể dùng các tính năng gọi thoại và gọi video. Hãy sử dụng cuộc gọi video trong Chat trên Workplace để tổ chức cuộc họp với toàn bộ đội ngũ của bạn. Nếu không, hãy thực hiện cuộc gọi riêng ngắn với đồng nghiệp để đưa ra quyết định nhanh hơn. Bạn chỉ cần tìm biểu tượng gọi video và gọi thoại ở góc trên cùng bên phải màn hình.
Thậm chí bạn còn có thể kết nối với Workplace trên Portal để có trải nghiệm chất lượng cao về cuộc gọi video và gọi thoại. Portal là thiết bị phần cứng dùng cho hoạt động truyền thông bằng video, với tính năng Smart Camera và Smart Sound. Với thiết bị này, bạn sẽ cảm thấy đang ở ngay cạnh đồng nghiệp cộng tác với mình, cho dù họ ở cách bao xa. Truy cập trang web của Portal để tìm hiểu thêm.
Gỡ tin nhắn chat
Gỡ tin nhắn chat
Có thể xảy ra sai sót do bạn gõ nhanh trong khi Chat. Đó là lý do Workplace tạo điều kiện để bạn dễ dàng gỡ tin nhắn chat trong vòng 10 phút kể từ khi gửi. Để đảm bảo tính năng này không bị lạm dụng, việc tin nhắn bị gỡ sẽ được nêu trong đoạn chat và mọi người vẫn có thể báo cáo tin nhắn đó. Tìm hiểu cách gỡ tin nhắn trong Trung tâm trợ giúp Workplace.
Tìm kiếm
Tìm kiếm
Các cuộc trò chuyện thường diễn biến rất nhanh và việc cuộn qua lại giữa các tin nhắn chat trong nhiều ngày sẽ gây lãng phí thời gian. Hãy sử dụng tính năng tìm kiếm để dễ dàng quay lại và tìm các tin nhắn cũ mà bạn cần.
Khảo sát
Khảo sát
Khảo sát là cách cực kỳ hữu hiệu để tìm hiểu suy nghĩ và mối quan tâm của mọi người trong đội ngũ. Cho dù bạn muốn tìm hiểu những điểm được và điểm chưa được của một dự án gần đây, thu thập ý kiến đóng góp mang tính xây dựng về cách quản lý hoặc tìm hiểu thêm về trải nghiệm của đội ngũ khi làm việc tại tổ chức, tính năng Khảo sát đều có thể nhanh chóng cung cấp cho bạn thông tin chi tiết.
Với tính năng Khảo sát, các Quản trị viên hệ thống, Người kiểm duyệt nội dung và các vai trò quản trị viên tùy chỉnh có quyền "Quản lý khảo sát" có thể gửi cuộc khảo sát ngắn gồm 5 câu hỏi cho bất kỳ Nhóm nhân viên nào trong tổ chức của bạn thông qua Chat trên Workplace.
Bot
Bot
Chat bot trên Workplace có thể tự động hóa nhiều quy trình hiện tại của bạn, để các quy trình đó trở nên hiệu quả và có thể mở rộng hơn bao giờ hết. Nhờ tiện ích tích hợp bot đơn giản, bạn có thể giải quyết tất cả mọi việc, từ yêu cầu mà Bộ phận trợ giúp nhận được, câu hỏi về Nhân sự và phúc lợi, việc đổi ca và hoạt động hướng dẫn nhân viên mới
Câu chuyện thành công
Câu chuyện thành công
Là một công ty viễn thông, tổ chức NBN (National Broadband Network) của Úc sử dụng ngôn ngữ nội bộ doanh nghiệp phức tạp, nhiều từ viết tắt, biệt ngữ và thuật ngữ chuyên ngành. Nhiều nhân viên thường xuyên gặp phải các từ viết tắt mới và lạ lẫm.
Sau một khoảng thời gian dài, đội ngũ truyền thông nội bộ của NBN đã tìm ra giải pháp hỗ trợ cho nhân viên dễ dàng tra cứu từ viết tắt nội bộ. Giải pháp này cũng tạo điều kiện để từng thành viên đội ngũ thường xuyên bổ sung từ vào danh sách này.
Tháng 08/2017, NBN ra mắt thành công bot về từ viết tắt của Enablo. Hiện tại, các nhân viên của NBN dùng bot này hàng ngày để nhận biết từ viết tắt và biệt ngữ. Ngoài ra, các từ viết tắt mới tiếp tục được bổ sung mỗi tuần, với cơ sở dữ liệu liên tục phát triển. Đây là một công cụ đơn giản, truy cập được bằng máy tính hoặc di động, nhờ vậy mà bạn có thể tra cứu từ viết tắt dễ hơn bao giờ hết và tìm ra câu trả lời một cách nhanh chóng.
Giới thiệu về NBN
Công ty NBN Co Limited được thành lập vào năm 2009 với sứ mệnh thiết kế, xây dựng và vận hành mạng băng thông rộng mới và nhanh, cung cấp quyền truy rộng khắp cho các vùng địa phương ở Úc. Với mục đích kết nối nước Úc và thu hẹp khoảng cách kỹ thuật số, NBN đặt ra mục tiêu chính là đảm bảo tất cả người dân Úc truy cập được vào mạng băng thông rộng tốc độ cao sớm nhất có thể, với mức giá phải chăng và chi phí thấp nhất.