Làm việc nhanh hơn nhờ ứng dụng Chat

9 bí quyết về Chat trên Workplace để bạn giữ mọi việc trật tự và hoàn thành nhiều việc hơn.

Bạn muốn chia sẻ video này trong bài viết trên Workplace? Bạn có thể tải xuống video tại đây.

Kết nối với đội ngũ của bạn mọi lúc, mọi nơi bằng ứng dụng Chat trên Workplace. Bất kể là làm việc từ xa, đảm nhận công việc tuyến đầu hoặc làm việc ở một văn phòng khác, bạn đều có thể giữ liên lạc và cập nhật thông tin về các dự án một cách dễ dàng. Khi dùng Chat trên Workplace, bạn có thể giao tiếp nhanh hơn, chia sẻ file, lưu cũng như sắp xếp tin nhắn và hơn thế nữa. Hãy tìm hiểu thông tin cơ bản về cách dùng Chat trên Workplace để duy trì kết nối và làm được nhiều việc hơn.

Cách thực hiện trong Workplace

Tải xuống ứng dụng Chat trên Workplace

1. Tải xuống ứng dụng Chat trên Workplace

Hãy tải ứng dụng Chat trên Workplace xuống điện thoại di động của bạn để duy trì kết nối trong khi di chuyển.

Quản trị viên CNTT có thể dùng công cụ cài đặt của Windows để triển khai ứng dụng Chat trên Workplace cho tất cả các thiết bị được quản lý trong tổ chức của mình. Ứng dụng này sẽ tự động cài đặt vào lần tới khi người dùng đăng nhập máy tính. Tìm hiểu trong Nguồn lực kỹ thuật.

Tạo điều kiện để đội ngũ trò chuyện

2. Tạo điều kiện để đội ngũ trò chuyện

Đội ngũ của bạn đã có nhóm Workplace chưa? Nếu chưa thì hãy tạo nhóm ngay thôi. Mọi nhóm Workplace có từ 250 thành viên trở xuống đều có thể tạo đoạn chat riêng. Hãy nhấp vào tab Chat trong nhóm và gửi tin nhắn để bắt đầu chat nhóm.


Mọi nhóm có từ 250 thành viên trở xuống đều có thể tạo đoạn chat riêng.

Chia sẻ file

3. Chia sẻ file

Dễ dàng chia sẻ file trong Chat trên Workplace. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng file và chọn video, hình ảnh hoặc tài liệu mà bạn muốn chia sẻ. Tất cả file được chia sẻ trong đoạn chat đều có trong tab Đã chia sẻ để bạn dễ dàng tìm lại.


Tìm các file được chia sẻ trong đoạn chat của bạn trên tab Đã chia sẻ

Tìm những gì bạn cần bằng tính năng tìm kiếm

4. Tìm những gì bạn cần bằng tính năng tìm kiếm

Các cuộc trò chuyện thường diễn biến rất nhanh và việc cuộn qua lại giữa các tin nhắn chat trong nhiều ngày sẽ gây lãng phí thời gian. Hãy sử dụng tính năng tìm kiếm để dễ dàng quay lại và tìm các tin nhắn cũ mà bạn cần.


Sử dụng tính năng tìm kiếm để tìm các tin nhắn cũ mà bạn cần.

Nắm rõ khối lượng công việc của bạn

5. Nắm rõ khối lượng công việc của bạn

Bạn thấy thông tin quan trọng trong nhóm chat mà mình muốn xem lại sau? Hãy lưu tin nhắn và lưu trữ trong thư mục Đã lưu. Bạn có thể tìm tất cả tin nhắn và bài viết đã lưu bên dưới mục Đã lưu trong menu Khám phá. Hãy thêm các bài viết và tin nhắn đã lưu vào Bộ sưu tập để có thể sắp xếp nội dung quan trọng.


Lưu tin nhắn chat và sắp xếp trong các bộ sưu tập ở thư mục Đã lưu.

Bạn đã bao giờ tất bật làm một công việc nhưng ai đó lại gửi cho bạn một yêu cầu khác chưa? Có thể bạn đã phải gác lại yêu cầu đó cho đến khi có thời gian rảnh và thậm chí có thể quên luôn. Vì vậy, Workplace có tính năng lời nhắc để bạn đặt cho những đoạn chat mình cần quay lại xem sau. Trên máy tính, bạn chỉ cần nhấp vào ... bên cạnh một tin nhắn chat cụ thể trong đoạn chat và chọn Nhắc tôi.


Đặt lời nhắc cho tin nhắn để bạn không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào nữa.

Tổ chức các cuộc họp bằng tính năng chat video

6. Tổ chức các cuộc họp bằng tính năng chat video

Với công cụ video của Chat trên Workplace, bạn có thể kết nối với bất kỳ ai trong tổ chức của mình, cho dù họ ở đâu. Mọi cuộc trò chuyện có từ 50 thành viên trở xuống đều có thể dùng các tính năng gọi thoại và gọi video. Hãy sử dụng cuộc gọi video trong Chat trên Workplace để tổ chức cuộc họp với toàn bộ đội ngũ của bạn. Nếu không, hãy thực hiện cuộc gọi riêng ngắn với đồng nghiệp để đưa ra quyết định nhanh hơn. Bạn chỉ cần tìm biểu tượng gọi video và gọi thoại ở góc trên cùng bên phải màn hình.


Tổ chức các cuộc họp bằng tính năng chat video.

Thậm chí bạn còn có thể kết nối với Workplace trên Portal để có trải nghiệm chất lượng cao về video và âm thanh. Portal là thiết bị phần cứng dùng cho hoạt động truyền thông bằng video, với tính năng Smart Camera và Smart Sound. Khi dùng thiết bị này, bạn sẽ cảm thấy như ở ngay cạnh đồng nghiệp đang cộng tác với mình, cho dù họ ở cách bao xa. Truy cập trang web của Portal để tìm hiểu thêm.


2 người họp bằng Workplace trên Portal.

Gỡ tin nhắn trong đoạn chat

7. Gỡ tin nhắn trong đoạn chat

Có thể xảy ra sai sót do bạn gõ nhanh trong khi Chat. Đó là lý do Workplace tạo điều kiện để bạn dễ dàng gỡ tin nhắn chat trong vòng 10 phút kể từ khi gửi. Để đảm bảo tính năng này không bị lạm dụng, chúng tôi sẽ cho biết tin nhắn đã bị gỡ và mọi người vẫn có thể báo cáo tin nhắn.


Đặt lời nhắc cho tin nhắn để bạn không bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào nữa.

Thăm dò ý kiến của đội ngũ bằng tính năng Khảo sát

8. Thăm dò ý kiến của đội ngũ bằng tính năng Khảo sát

Khảo sát là cách cực kỳ hữu hiệu để tìm hiểu suy nghĩ và mối quan tâm của mọi người trong đội ngũ. Cho dù bạn muốn tìm hiểu những điểm được và điểm chưa được của một dự án gần đây, thu thập ý kiến đóng góp mang tính xây dựng về cách quản lý hoặc tìm hiểu thêm về trải nghiệm của đội ngũ khi làm việc tại tổ chức, tính năng Khảo sát đều có thể nhanh chóng cung cấp cho bạn thông tin chi tiết.

Với tính năng Khảo sát, các Quản trị viên hệ thống, Người kiểm duyệt nội dung và các vai trò quản trị viên tùy chỉnh có quyền "Quản lý khảo sát" có thể gửi cuộc khảo sát ngắn gồm 5 câu hỏi cho bất kỳ Nhóm nhân viên nào trong tổ chức của bạn thông qua Chat trên Workplace.

Tìm hướng dẫn từng bước về cách gửi khảo sát trong Trung tâm trợ giúp.


Thăm dò ý kiến của đội ngũ bằng tính năng Khảo sát.

Tự động hóa quy trình bằng bot

9. Tự động hóa quy trình bằng bot

Chat bot trên Workplace có thể tự động hóa nhiều quy trình bạn đang thực hiện để đạt được hiệu quả cao và mở rộng hơn bao giờ hết. Bạn có thể giải quyết tất cả mọi việc, từ yêu cầu của Bộ phận trợ giúp, câu hỏi về nhân sự và lợi ích, việc đổi ca và hoạt động đào tạo nhờ một tiện ích tích hợp bot đơn giản

Tìm hiểu thêm về các tiện ích tích hợp bot trên Workplace trong Tài liệu dành cho nhà phát triển.

Lợi ích

Lợi ích

  • Giao tiếp với đội ngũ của bạn mọi lúc, mọi nơi.
  • Dễ dàng tìm thấy điều bạn cần trong tab Đã chia sẻ hoặc bằng tính năng tìm kiếm.
  • Tổ chức cuộc họp mọi lúc, mọi nơi nhờ tính năng gọi thoại và gọi video trên Workplace.
  • Nắm rõ khối lượng công việc của bạn bằng cách lưu tin nhắn và đặt lời nhắc về tin nhắn.
  • Ghi nhận sự đóng góp của các đồng nghiệp ngay trong đoạn chat bằng tính năng Cảm ơn.
  • Thu thập ý kiến đóng góp và thông tin chi tiết từ đội ngũ của bạn bằng tính năng Khảo sát.
  • Tinh giản các quy trình và quá trình đang thực hiện bằng chat bot.

Câu chuyện thành công

Câu chuyện thành công

NBN dùng chat bot để đơn giản hóa biệt ngữ trong công ty.

Là một công ty viễn thông, tổ chức NBN (National Broadband Network) của Úc sử dụng ngôn ngữ nội bộ doanh nghiệp phức tạp, nhiều từ viết tắt, biệt ngữ và thuật ngữ chuyên ngành. Nhiều nhân viên thường xuyên gặp phải các từ viết tắt mới và lạ lẫm.

Đội ngũ truyền thông nội bộ của NBN đã dành một khoảng thời gian dài để tìm giải pháp giúp nhân viên dễ tra cứu từ viết tắt nội bộ, cũng như tạo điều kiện để từng thành viên trong các đội ngũ thường xuyên bổ sung từ vào danh sách này.

Vào tháng 08/2017, NBN đã triển khai thành công bot từ viết tắt của Enablo. Hiện tại, các nhân viên của NBN đang dùng bot này hàng ngày để nhận biết từ viết tắt và biệt ngữ. Ngoài ra, các từ viết tắt mới tiếp tục được bổ sung mỗi tuần, với cơ sở dữ liệu liên tục phát triển. Đây là một công cụ đơn giản, truy cập được bằng máy tính hoặc di động, nhờ vậy mà bạn có thể tra cứu từ viết tắt dễ hơn bao giờ hết và tìm ra câu trả lời một cách nhanh chóng.

Giới thiệu về NBN

Công ty NBN Co Limited được thành lập vào năm 2009 với sứ mệnh thiết kế, xây dựng và vận hành mạng băng thông rộng mới và nhanh, cung cấp quyền truy rộng khắp cho các vùng địa phương ở Úc. Với mục đích kết nối nước Úc và thu hẹp khoảng cách kỹ thuật số, NBN đặt ra mục tiêu chính là đảm bảo tất cả người dân Úc truy cập được vào mạng băng rộng sớm nhất có thể, với mức giá phải chăng và chi phí thấp nhất.