Tiện ích tích hợp an toàn hơn dành cho Workplace

Workplace đã thay đổi Điều khoản về nền tảng để đảm bảo an toàn cho các tiện ích tích hợp sử dụng API nền tảng của Workplace.

Lưu ý: thông tin này dành cho những khách hàng sử dụng tiện ích tích hợp do nhà phát triển bên thứ ba lưu trữ và vận hành. Nếu bạn cần hỗ trợ để điều hướng thông tin trong bài viết này, hãy liên hệ với Bộ phận hỗ trợ của Workplace.

Cam kết cốt lõi của Workplace là bảo vệ thông tin của mọi người. Để mang đến cho khách hàng một nơi làm việc an toàn và bảo mật, chúng tôi cần đảm bảo rằng không chỉ Workplace mà tất cả các nhà phát triển nền tảng của chúng tôi đều phải tuân thủ những tiêu chuẩn bảo mật cao của chúng tôi. Do đó, vào tháng 05/2019, chúng tôi đã công bố nội dung cập nhật cho Điều khoản về nền tảng. Theo đó, nhà phát triển bên thứ ba sẽ phải vượt qua quy trình xét duyệt trên quy mô lớn mới có thể tiếp tục truy cập vào API của Workplace và cung cấp tiện ích tích hợp của họ cho khách hàng Workplace. Kể từ thời điểm nói trên, chúng tôi đã hợp tác chặt chẽ với các nhà phát triển để hỗ trợ họ tuân thủ các tiêu chuẩn cao và quy trình xét duyệt trên quy mô lớn của chúng tôi.

Để tăng cường khả năng bảo mật của nền tảng, vào ngày 16/12/2019, chúng tôi sẽ bắt đầu gỡ quyền truy cập vào các tiện ích tích hợp không đáp ứng được Quy trình xét duyệt mới.

Kể từ ngày 01/09/2019, bạn có thể nhận được thông báo trên Workplace khuyên bạn cần lưu ý đến một số tiện ích tích hợp. Trang này có các nguồn lực mà bạn cần để thực hiện hành động.

Có những loại tiện ích tích hợp nào trên Workplace?

Hiện tại, bạn có 2 cách để kết nối tiện ích tích hợp với Workplace, đó là dưới dạng “tiện ích tích hợp tùy chỉnh” và “tiện ích tích hợp của bên thứ ba”.

  • Tiện ích tích hợp tùy chỉnh: với cách cài đặt tiện ích tích hợp này, bạn (hoặc một quản trị viên khác của phiên bản Workplace) cần tạo tiện ích tích hợp trong Bảng điều khiển quản trị. Nếu muốn tạo tiện ích tích hợp này trong Bảng điều khiển quản trị, bạn phải di chuyển qua một số màn hình để chọn quyền cho tiện ích tích hợp. Sau đó, bạn tạo mã truy cập (tức là một chuỗi chữ và số dài, chẳng hạn như khóa hoặc mật khẩu) để sao chép và dán vào tiện ích tích hợp do bạn phát triển nội bộ hoặc gửi cho nhà phát triển. Bạn chỉ có thể cài đặt làm tiện ích tích hợp tùy chỉnh đối với những tiện ích tích hợp do bạn viết hoặc được viết thay mặt bạn (ví dụ: phần mềm tùy chỉnh), do một mình bạn sử dụng và vận hành (lưu trữ và chạy) trong môi trường mà bạn kiểm soát.
  • Tiện ích tích hợp của bên thứ ba: ở cách cài đặt tiện ích tích hợp này, bạn truy cập vào thư mục tích hợp hoặc trang web của một công ty khác và cài đặt tiện ích tích hợp mà không tạo hoặc gửi mã truy cập cho bất kỳ ai. Trong quá trình cài đặt, bạn sẽ thấy màn hình chấp thuận cho biết tiện ích tích hợp của bên thứ ba sẽ có những quyền gì và yêu cầu bạn chấp nhận các quyền này. Bạn phải cài đặt dưới dạng tiện ích tích hợp của bên thứ ba đối với tất cả tiện ích tích hợp mà nhà phát triển bên thứ ba cung cấp (ví dụ: phần mềm không tùy chỉnh, ngay cả khi phần mềm này được tùy chỉnh một số khía cạnh) được vận hành (lưu trữ và chạy) trong môi trường mà bạn không nắm toàn quyền kiểm soát.

Hiện tại, chúng tôi thấy rằng một số tiện ích tích hợp trên Workplace lẽ ra phải được cài đặt dưới dạng tiện ích tích hợp của bên thứ ba, chứ không phải tiện ích tích hợp tùy chỉnh, vì chúng do nhà phát triển bên thứ ba lưu trữ hoặc chạy. Quy trình xét duyệt mới áp dụng cho tiện ích tích hợp của bên thứ ba chứ không phải tiện ích tích hợp tùy chỉnh. Vì vậy, bạn phải phân loại chính xác tất cả các tiện ích tích hợp. Nếu nghi ngờ một tiện ích tích hợp được cài đặt dưới dạng tiện ích tích hợp tùy chỉnh mà lẽ ra phải là tiện ích tích hợp của bên thứ ba, chúng tôi sẽ xem đó là tiện ích tích hợp của bên thứ ba và bắt đầu gỡ quyền truy cập nếu tiện ích này không đáp ứng được Quy trình xét duyệt trước ngày 16/12/2019.

Tại sao tôi nhận được thông báo rằng "tiện ích tích hợp chưa vượt qua Quy trình xét duyệt mới của chúng tôi"?

Có lẽ là một hoặc một số tiện ích tích hợp bạn đang dùng vi phạm Điều khoản mới về nền tảng của chúng tôi. Nguyên nhân có thể là:

  • Bạn đang dùng tiện ích tích hợp của bên thứ ba không đáp ứng được Quy trình xét duyệt của chúng tôi (xem phần "Tiện ích tích hợp không đáp ứng được Quy trình xét duyệt mới nghĩa là gì?" để biết thêm thông tin).
  • Bạn đang dùng tiện ích tích hợp được cài đặt dưới dạng tiện ích tích hợp tùy chỉnh mà lẽ ra phải là tiện ích tích hợp của bên thứ ba. Đồng thời, tiện ích này không đáp ứng được Quy trình xét duyệt bắt buộc của chúng tôi.

Tôi cần làm gì tiếp theo?

Bạn có thể tiếp tục dùng những tiện ích tích hợp không đáp ứng được quy trình xét duyệt cho đến ngày 16/12/2019. Sau ngày này, chúng tôi sẽ bắt đầu gỡ quyền truy cập vào các tiện ích tích hợp không đáp ứng được Quy trình xét duyệt mới. Hãy xem lịch trình dưới đây để biết các sự kiện chính cũng như hành động tương ứng mà bạn có thể thực hiện:

  • Kể từ ngày 01/09/2019: Chúng tôi sẽ gửi lời nhắc đầu tiên để thông báo cho những quản trị viên dùng các phiên bản có tiện ích tích hợp của bên thứ ba không đáp ứng được Quy trình xét duyệt của chúng tôi (bao gồm cả các tiện ích tích hợp lẽ ra phải được cài đặt dưới dạng tiện ích tích hợp của bên thứ ba, chứ không phải tiện ích tích hợp tùy chỉnh). Quản trị viên có thể truy cập trang Tiện ích tích hợp trên Bảng điều khiển quản trị để biết những tiện ích tích hợp mà chúng tôi đang đề cập. Bạn có thể tiếp tục dùng những tiện ích tích hợp này đến ngày 16/12/2019. Bạn nên liên hệ với nhà phát triển để xem họ đã lên kế hoạch nhằm đáp ứng Quy trình xét duyệt hay chưa.
  • Ngày 01/10/2019: Nếu quản trị viên chưa truy cập vào Bảng điều khiển quản trị để chọn tiếp tục dùng tiện ích tích hợp này, chúng tôi sẽ tự động vô hiệu hóa mọi tiện ích tích hợp hiện được cài đặt dưới dạng tiện ích tích hợp tùy chỉnh mà chúng tôi cho là thực sự do bên thứ ba cung cấp và vận hành.
    Nếu thấy tiện tích hợp mình cần sử dụng đã bị vô hiệu hóa, bạn có thể truy cập vào Bảng điều khiển quản trị để kích hoạt lại và tiếp tục sử dụng cho đến ngày 16/12/2019. Bạn cũng nên liên hệ với nhà phát triển hoặc công ty cung cấp tiện ích tích hợp hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ trực tiếp của chúng tôi nếu cho rằng chúng tôi đã phân loại nhầm tiện ích tích hợp này. Tất cả tiện ích tích hợp đã được cài đặt dưới dạng tiện ích tích hợp của bên thứ ba sẽ tiếp tục hoạt động.
  • 16/12/2019: Chúng tôi sẽ bắt đầu gỡ quyền truy cập vào tất cả các Tiện ích tích hợp tùy chỉnh mà chúng tôi cho là thực sự do bên thứ ba cung cấp và vận hành, cũng như quyền truy cập vào mọi tiện ích tích hợp của bên thứ ba mà không đáp ứng được Quy trình xét duyệt mới. Bạn sẽ không thể tiếp tục sử dụng các tiện ích tích hợp này.

    • Bạn có thể cài đặt tiện ích tích hợp tương tự của một nhà phát triển được phê duyệt trong danh mục tiện ích tích hợp của chúng tôi.
    • Theo yêu cầu của bạn, một số tiện ích tích hợp có quyền truy cập hạn chế vào dữ liệu của bạn có thể đủ điều kiện để được sử dụng tiếp tục trên Workplace của bạn cho đến ngày 31/12/2020. Hãy liên hệ với chúng tôi qua bộ phận Hỗ trợ trực tiếp để hỏi về việc này trước ngày 15/01/2020.
    • Nếu các nhà phát triển chứng minh được rằng họ có biện pháp bảo mật hiệu quả, cũng như tham gia vào bước cuối cùng trong quy trình xét duyệt ứng dụng của chúng tôi, các tiện ích tích hợp của họ sẽ được phép hoàn thành quy trình này cho đến ngày 28/02/2020*. Bảng điều khiển quản trị sẽ cho biết thời hạn để nhà phát triển hoàn tất quy trình xét duyệt đối với mỗi tiện ích tích hợp chưa được phê duyệt.
    • *Thông tin mới: Chúng tôi đã kéo dài thời hạn để nhà phát triển chuyển đổi các tiện ích tích hợp tùy chỉnh chưa được phê duyệt thành ứng dụng của bên thứ ba. Các tiện ích tích hợp chịu ảnh hưởng của sự thay đổi này sẽ hiển thị đến thời hạn mới là ngày 01/05/2020.
Trước đây, Workplace có xét duyệt khả năng bảo mật của tiện ích tích hợp không?

Có. Tất cả các tiện ích tích hợp có trong danh mục do chúng tôi công bố ở F8 2018 đều đã được xét duyệt về khả năng bảo mật trước khi ra mắt. Quy trình tăng cường xét duyệt ứng dụng mà chúng tôi giới thiệu trong năm nay là quy trình xét duyệt chính thức, diễn ra trên quy mô lớn, nhằm nâng cao tiêu chuẩn đối với mọi nhà phát triển tham gia vào hệ sinh thái của chúng tôi.

Nhà cung cấp danh tính (IDP) của tôi bị gắn cờ. Nguyên nhân là gì và tôi có thể làm gì?

Tính đến nay, hầu hết các tiện ích tích hợp của IDP trên Workplace đều được cài đặt dưới dạng tiện ích tích hợp tùy chỉnh. Chúng tôi đang kết hợp với các nhà phát triển để chuyển đổi những tiện ích tích hợp này thành tiện ích tích hợp của bên thứ ba phù hợp. Nếu có quản lý khách hàng phụ trách những nhà phát triển này, bạn nên liên hệ để biết kế hoạch và lịch trình của họ.

Thông tin của quản trị viên GSuite

Nếu muốn tiếp tục sử dụng GSuite nhằm cấp phép sau ngày 16/12, bạn sẽ cần thiết lập một cách khác để chuyển mọi người trong doanh nghiệp của bạn sang Workplace. Hãy tìm hướng dẫn về cách thực hiện việc này tại đây.

Tiện ích tích hợp chưa vượt qua Quy trình xét duyệt mới có nghĩa là gì?

Vào tháng 05/2019, chúng tôi đã công bố với các nhà phát triển nền tảng một Quy trình xét duyệt mới dành cho tiện ích tích hợp trên Workplace. Quy trình xét duyệt này bao gồm các bước xác minh mà tiện ích tích hợp của bên thứ ba buộc phải thực hiện thì khách hàng Workplace mới có thể sử dụng được.

  • Sau đây là các bước áp dụng cho mọi tiện ích tích hợp: Xác minh doanh nghiệp, Xác nhận các Điều khoản về nền tảng và Xét duyệt.
  • Đối với những tiện ích tích hợp của bên thứ ba yêu cầu quyền truy cập vào nhiều dữ liệu hơn thì Quy trình xét duyệt còn bao gồm bước Thử nghiệm xâm nhập và Yêu cầu bảo mật thông tin (RFI).

Nếu tiện ích tích hợp của bạn bị gắn cờ, điều này có nghĩa là những tiện ích đó chưa vượt qua được tất cả các bước xét duyệt bắt buộc.

Bạn có thể tắt tiện ích tích hợp mà chúng tôi cần! Tôi có thể làm gì?

Bạn nên xem lại tiện ích tích hợp nào đã được gắn nhãn là "không được phê duyệt", cũng như tiện ích nào có thể bị vô hiệu hóa vào ngày đã nêu trong Bảng điều khiển quản trị. Nếu lo ngại rằng một tiện ích tích hợp cần thiết có thể bị vô hiệu hóa, bạn có một số lựa chọn sau:

  • Bạn có thể cài đặt tiện ích tích hợp tương tự của một nhà phát triển được phê duyệt trong danh mục tiện ích tích hợp của chúng tôi.
  • Theo yêu cầu của bạn, một số tiện ích tích hợp có quyền truy cập hạn chế vào dữ liệu của bạn có thể đủ điều kiện để được sử dụng tiếp tục trên Workplace của bạn cho đến ngày 31/12/2020. Hãy liên hệ với chúng tôi qua bộ phận Hỗ trợ trực tiếp để hỏi về việc này trước ngày 15/01/2020.

Nếu các nhà phát triển chứng minh được rằng họ có biện pháp bảo mật hiệu quả, cũng như tham gia vào bước cuối cùng trong quy trình xét duyệt ứng dụng của chúng tôi, các tiện ích tích hợp của họ sẽ được phép hoàn thành quy trình này cho đến ngày 28/02/2020*. Bảng điều khiển quản trị sẽ cho biết thời hạn để nhà phát triển hoàn tất quy trình xét duyệt đối với mỗi tiện ích tích hợp chưa được phê duyệt.

*Thông tin mới: Chúng tôi đã kéo dài thời hạn để nhà phát triển chuyển đổi các tiện ích tích hợp tùy chỉnh chưa được phê duyệt thành ứng dụng của bên thứ ba. Các tiện ích tích hợp chịu ảnh hưởng của sự thay đổi này sẽ hiển thị đến thời hạn mới là ngày 01/05/2020.

Nếu tôi muốn tiếp tục dùng tiện ích tích hợp sau thời hạn cuối cùng thì sao?

Rất tiếc, chúng tôi sẽ bắt đầu gỡ quyền truy cập vào các tiện ích tích hợp vẫn chưa đáp ứng được Quy trình xét duyệt của chúng tôi vào ngày 16/12/2019. Bạn nên liên hệ với nhà phát triển để xem họ có thể vượt qua quy trình xét duyệt trước ngày này hay không. Bạn cũng có thể chọn nhà cung cấp thay thế đã được phê duyệt, có cung cấp tiện ích tích hợp tương tự trong danh mục tiện ích tích hợp.

Chúng tôi biết rằng tiện ích tích hợp đóng vai trò quan trọng trong trải nghiệm của bạn trên Workplace. Theo yêu cầu của bạn, một số tiện ích tích hợp có quyền truy cập hạn chế vào dữ liệu của bạn có thể đủ điều kiện để được sử dụng tiếp tục trên Workplace của bạn cho đến ngày 31/12/2020. Hãy liên hệ với chúng tôi qua bộ phận Hỗ trợ trực tiếp để hỏi về việc này trước ngày 15/01/2020.

Tôi nghĩ rằng Workplace đã gắn cờ nhầm cho một trong các Tiện ích tích hợp tùy chỉnh của tôi là do bên thứ ba phát triển hoặc vận hành.

Nếu chúng tôi gắn cờ tiện ích tích hợp được vận hành (lưu trữ và chạy) trong môi trường do bạn kiểm soát, vui lòng gửi yêu cầu xem xét vấn đề đến Bộ phận hỗ trợ của Workplace. Sau đó, chúng tôi sẽ xem xét trường hợp của bạn.

Nếu bạn có các câu hỏi cụ thể, vui lòng liên hệ với Bộ phận hỗ trợ của Workplace.

Trải nghiệm Workplace mới

Đọc tiếp