Tài khoản khách mời - cách mới để làm việc với cộng tác viên bên ngoài
Chúng tôi sẽ ra mắt tài khoản khách mời để khách hàng có thêm cách cộng tác với đối tác bên ngoài trên Workplace.
Tài khoản khách mời tạo điều kiện cho tổ chức của bạn dễ dàng cộng tác với người bên ngoài (nếu người đó có thể không có quyền truy cập vào Workplace). Bạn có thể mời khách vào bất kỳ nhóm mới hoặc nhóm hiện có nào, cũng như quản lý nội dung và dữ liệu của họ trên Workplace của mình.
Hướng dẫn này sẽ trình bày từng bước bật quyền truy cập của khách mời trong nhóm Workplace, nêu bật ngắn gọn những lợi ích khi sử dụng tài khoản khách mời, cũng như chia sẻ câu trả lời cho các câu hỏi thường gặp.
Lợi ích của tài khoản khách mờiLợi ích của tài khoản khách mời
Với tài khoản khách mời, bạn có thể mời mọi người từ bên ngoài Workplace của mình vào một hoặc nhiều nhóm, dù họ có Workplace riêng hay không. Sau khi được thêm vào nhóm, họ có thể bình luận, đăng và tương tác với những người khác trong nhóm như mọi thành viên khác của nhóm. Bạn có thể sử dụng tài khoản khách mời để làm việc với nhà cung cấp và khách hàng hoặc thậm chí là xây dựng cộng đồng Workplace.
Tổ chức của bạn sẽ thu được 3 lợi ích chính khi bật tài khoản khách mời:
- Không cần Workplace: Khách mời không bắt buộc phải có sẵn Workplace. Họ sẽ dùng được email cá nhân hoặc email công việc và chọn mật khẩu để tham gia nhóm.
- Mời khách tham gia nhóm: Bạn có thể mời khách vào nhóm (ngoại trừ nhóm đa công ty), miễn là nhóm đó đang bật cài đặt quyền truy cập của khách mời.
- Quản lý nội dung một cách rõ ràng: Công ty mời khách sẽ sở hữu và quản lý nội dung của nhóm.
Bảng điều khiển quản trị
Theo mặc định, tài khoản khách mời sẽ ở trạng thái tắt và chỉ Quản trị viên hệ thống mới bật được.
Để bật tài khoản khách mời, hãy làm theo các bước sau:
- Truy cập phần Cài đặt trong Bảng điều khiển quản trị và cuộn xuống tới Bên ngoài.
- Trong Tùy chọn cộng tác với bên ngoài, bạn có thể chọn bật tài khoản khách mời hoặc cho phép tạo nhóm đa công ty mới (nhưng không thể chọn cả 2)
Khi bật tài khoản khách mời, bạn không thể tạo nhóm đa công ty mới, nhưng nhóm đa công ty hiện có sẽ không bị ảnh hưởng. Nếu tắt tài khoản khách mời khi có khách mời đang hoạt động trong nhóm, bạn không thể thêm khách mời mới nhưng khách mời hiện có sẽ không bị ảnh hưởng. Bạn có thể thay đổi cài đặt này bất cứ lúc nào.
Sau khi bật tài khoản khách mời trong Workplace, bạn cần quyết định xem ai có thể bật quyền truy cập của khách mời trong từng nhóm. Có 2 lựa chọn sau:
- Chỉ Quản trị viên hệ thống hoặc Người kiểm duyệt nội dung trên Workplace mới tạo được nhóm có khách mời và bất kỳ ai cũng có thể mời khách.Với lựa chọn này, tổ chức sẽ giám sát được chặt chẽ hơn đối với quyết định nhóm nào có thể cho phép quyền truy cập của khách mời. Nếu bạn dự kiến sẽ có số lượng lớn yêu cầu tạo nhóm có quyền truy cập của khách mời, lựa chọn này có thể khiến Quản trị viên hệ thống và Người kiểm duyệt nội dung phải tốn nhiều công sức.
- Tất cả thành viên trong Workplace của tổ chức đều có thể tạo nhóm có khách mời và bất kỳ ai cũng có thể mời khách mới.Với lựa chọn này, người dùng có thể tạo nhóm khi cần một cách dễ dàng hơn nhiều, nhưng Quản trị viên nhóm có thể sẽ có ít quyền kiểm soát hơn đối với quá trình nói trên.
Thành viên trên Workplace sẽ mời được khách vào nhóm đã bật quyền truy cập của khách mời. Họ cũng có thể tự tạo những nhóm như vậy, tùy theo cách cài đặt Workplace.
Nhóm đã bật quyền truy cập của khách mờiNhóm đã bật quyền truy cập của khách mời
Sau khi nhóm bật quyền truy cập của khách mời, quy trình mời khách sẽ giống như cách mời những thành viên khác. Bạn có thể dùng cùng nút Thêm người ở góc trên bên phải nhóm. Tuy nhiên, bạn sẽ thêm họ bằng địa chỉ email cá nhân hoặc công việc, thay vì bằng tên. Khách mời sẽ nhận được email mời tham gia nhóm. Họ sẽ có 30 ngày để chấp nhận lời mời đó và tạo tài khoản khách mời.
Khách mời chỉ có thể xem nội dung và cộng tác trong nhóm mà mình được thêm vào. Họ không thể giao tiếp với bất kỳ ai không phải là thành viên của nhóm đó. Khách mời có thể tham gia nhóm chat và nhắn tin cho từng người dùng trong nhóm, nhưng không thể bắt đầu nhóm chat mới.
Workplace sử dụng cờ để nêu rõ thời điểm thành viên khách mời có mặt trong nhóm: biểu tượng cờ nhỏ kèm số thành viên khách mời sẽ xuất hiện bên cạnh tên nhóm, còn ảnh bìa thì hiển thị thông báo ngắn cho biết khách mời đang có mặt. Ngoài ra, biểu tượng cờ khách mời nhỏ cũng sẽ nằm bên cạnh tên khách mời.
Gỡ quyền truy cập của khách mờiGỡ quyền truy cập của khách mời
Bạn có thể dễ dàng gỡ quyền truy cập của khách mời trong nhóm cụ thể hoặc trên Workplace của mình.
Quản trị viên trong nhóm có thể thêm hoặc gỡ tài khoản khách mời khỏi nhóm đó theo cách sau:
- Nhấp vào Xem thêm (dưới tên nhóm)
- Chọn Thành viên trong menu thả xuống
- Nhấp vào
- Chọn Gỡ
Quản trị viên với quyền thêm và gỡ trang cá nhân (Quản trị viên hệ thống, Người kiểm duyệt nội dung và Quản lý khách hàng) có thể vô hiệu hóa tài khoản khách mời trên Workplace của họ.
Để vô hiệu hóa tài khoản khách mời, hãy làm theo các bước sau:
- Truy cập Bảng điều khiển quản trị
- Chọn Mọi người
- Chọn tab Khách mời
- Nhấp vào
- Chọn Vô hiệu hóa tài khoản
Sau khi bạn vô hiệu hóa, nội dung mà khách mời đã tạo sẽ giữ nguyên, nhưng khách mời không còn truy cập được nhóm Workplace của bạn. Ngoài ra, bạn không thể gửi lời mời mới cho người dùng đã bị vô hiệu hóa.
Trải nghiệm của khách mờiTrải nghiệm của khách mời
Sau khi nhận được lời mời qua email, khách mời cần nhận tài khoản của mình và làm theo hướng dẫn thiết lập. Nếu đang dùng Workplace, họ có thể chọn sử dụng cùng thông tin đăng nhập đó để truy cập tài khoản khách mời.
Nếu là khách mời trong nhiều Workplace, người dùng có thể sử dụng tính năng chuyển tài khoản. Với tính năng chuyển tài khoản, người dùng khách mời có thể truy cập nhiều tài khoản Workplace của mình và các nhóm họ đã tham gia với tư cách khách mời trong từng tổ chức. Tính năng chuyển tài khoản nằm trên huy hiệu trang cá nhân ở góc dưới bên trái Workplace và sẽ thông báo cho khách mời về thông báo chưa xem. Để xem bài viết, tin nhắn và thông báo của nhóm, khách mời cần chuyển sang Workplace của nhóm đó.
Để chuyển giữa các tài khoản, hãy làm theo những bước sau:
- Chọn huy hiệu chuyển tài khoản
- Chọn chuyển sang Workplace khác
- Chọn Workplace bạn muốn truy cập
- Chọn nhóm bạn muốn truy cập
Nguồn lực hữu ích
Xem các tài liệu hướng dẫn này để tìm hiểu thêm thông tin về cách tận dụng tối đa nhóm và tài khoản khách mời:
- Bật tài khoản khách mời trong Workplace: Hướng dẫn từng bước về cách bật quyền truy cập của khách mời và làm việc với khách mời trên Workplace.
- Group mastery 101 (Nắm vững kiến thức cơ bản về nhóm): Khóa học tổng quan, theo tiến độ riêng và mang tính tương tác về cách tạo cũng như thiết lập nhóm trên Workplace.
Câu hỏi thường gặp
- Với nhóm đa công ty, bạn có thể dễ dàng cộng tác với những người bên ngoài tổ chức của mình nếu họ đang có quyền truy cập vào Workplace. Nghĩa là nhóm, đoạn chat và thông báo của bạn sẽ đều ở cùng một nơi. Bạn có thể tìm hiểu thêm về nhóm đa công ty tại đây.
- Bạn chỉ có thể chọn nhóm đa công ty khi tạo lần đầu. Bạn không thể sửa nhóm hiện tại thành nhóm đa công ty.
- Bạn không thể thêm tài khoản khách mời vào nhóm đa công ty.
- Các tổ chức sử dụng nhóm đa công ty có thể thống nhất về quyền sở hữu dữ liệu trong nhóm đa công ty.
- Bạn có thể chọn tài khoản khách mời hoặc nhóm đa công ty để tổ chức mình cộng tác với bên ngoài, cũng như thay đổi cài đặt này bất cứ lúc nào.
- Nhóm đa công ty hiện có của bạn sẽ tiếp tục hoạt động như bình thường, kể cả khả năng thêm thành viên mới.
- Nếu bật tài khoản khách mời trong Bảng điều khiển quản trị, bạn sẽ không tạo được nhóm đa công ty mới. Bạn có thể chuyển lại cài đặt này bất cứ lúc nào.
- Không. Nếu bạn vô hiệu hóa tài khoản khách mời trong nhóm cụ thể, những khách mời đã tham gia có thể tiếp tục cộng tác với thành viên của nhóm đó và nhìn thấy nội dung của nhóm. Tuy nhiên, bạn không thể thêm khách mời mới vào nhóm đó.
- Nếu bạn muốn xóa khách mời khỏi nhóm, hãy nhấp vào Xem thêm (dưới tên nhóm) và chọn Thành viên trong menu thả xuống. Nhấp vào 3 dấu chấm (...) bên cạnh tên thành viên nhóm để xóa thành viên đó khỏi nhóm.
- Bạn không thể tạo nhóm mới có tài khoản khách mời hay thêm khách mời khác vào nhóm hiện có nữa, nhưng khách mời hiện tại sẽ không bị ảnh hưởng.
- Xóa khách mời: Quản trị viên trong nhóm có thể thêm hoặc gỡ tài khoản khách mời khỏi nhóm đó. Nhấp vào Xem thêm (dưới tên nhóm) và chọn Thành viên trong menu thả xuống. Bằng cách nhấp vào 3 dấu chấm (...) bên cạnh tên của thành viên nhóm, bạn có thể xóa họ khỏi nhóm. Khi bạn xóa khách mời, nội dung họ đã tạo khi còn ở trong (các) nhóm sẽ không bị gỡ.
- Vô hiệu hóa khách mời: Quản trị viên hệ thống, Người kiểm duyệt nội dung và Quản lý khách hàng có thể vô hiệu hóa khách mời qua Bảng điều khiển quản trị. Nhấp vào cài đặt Mọi người và chọn tab Khách mời. Nhấp vào 3 dấu chấm (...) ở ngoài cùng bên phải để vô hiệu hóa tài khoản khách mời đó. Sau khi bạn vô hiệu hóa, nội dung mà khách mời đã tạo sẽ giữ nguyên, nhưng khách mời không còn truy cập được nhóm Workplace của bạn. Ngoài ra, bạn không thể gửi lời mời mới cho người dùng đã bị vô hiệu hóa.
