Sự an toàn của nhân viên trên Workplace

Để mang lại hiệu quả, việc tiếp cận vấn đề an toàn của nhân viên phải diễn ra trước và cả sau khi xảy ra khủng hoảng. Vấn đề này cần được suy xét cặn kẽ để nhân viên biết rằng công ty có chiến lược an toàn cho họ và biết họ nên làm gì trong trường hợp khẩn cấp. Việc đưa Workplace vào chiến lược an toàn của nhân viên sẽ góp phần đảm bảo rằng họ có thể sử dụng công cụ quen thuộc để nhận trợ giúp nếu cần.

Nhận thức về bảo mật

Tạo ra không gian an toàn cho nhân viên đặt câu hỏi về bảo mật, đồng thời xây dựng kênh liên lạc rõ ràng nhằm phổ biến thông tin cho nhân viên về kế hoạch ứng phó khẩn cấp của tổ chức.

Tạo nhóm "H&Đ về bảo mật trên toàn cầu"

• Sử dụng Nhóm mở này làm nơi cung cấp thông tin cho nhân viên trong trường hợp khẩn cấp và nhận ý kiến đóng góp của họ về các vấn đề bảo mật công nghệ và an toàn vật lý. Khuyến khích mọi người đăng trong nhóm này nếu họ có câu hỏi hoặc lo ngại về điều gì đó xảy ra tại nơi làm việc (từ hoạt động đáng ngờ đến thiên tai).
• Thống nhất một định dạng để phân biệt bài viết khẩn cấp với bài viết cung cấp thông tin. Bạn có thể đánh dấu bài viết khẩn cấp là quan trọng để tăng khả năng hiển thị trên toàn tổ chức.
• Đảm bảo lập một đội ngũ quản trị viên nhóm để đưa ra các câu hỏi đến từ nhân viên. Nếu bạn có nguồn nhân lực trên toàn cầu hoặc có nhân viên làm việc 24 giờ/ngày, điều đặc biệt quan trọng là phải đặt ra quy định về thời gian phản hồi.
• Nếu xảy ra tình huống khẩn cấp, hãy đăng bài trong nhóm này và đánh dấu bài viết là quan trọng để tăng khả năng hiển thị. Nếu bạn sử dụng tính năng Kiểm tra an toàn (xem thêm về tính năng này bên dưới), hãy đảm bảo bạn liên kết với nhóm này để nhân viên luôn được cập nhật về tình huống khẩn cấp.
• Đồng thời, đảm bảo cung cấp phương thức bí mật để mọi người nêu mối quan ngại. Bạn chỉ nên sử dụng nhóm này cho thông tin công khai.
• Bí quyết hay: Hãy ghim bài viết chứa thông tin quan trọng về sự an toàn của nhân viên mà họ có thể truy cập dễ dàng từ nhóm này. Trong bài viết này, hãy liên kết đến bất kỳ tài liệu và trang web quan trọng nào bên ngoài Workplace.

Thực hiện hành động với tính năng Kiểm tra an toàn

Với tính năng Kiểm tra an toàn trên Workplace, bạn có thể nhanh chóng liên hệ với nhân viên để xác nhận ai đã an toàn và ai cần giúp đỡ trong trường hợp khẩn cấp, bất kể họ là ai và họ đang ở đâu. Mặc dù chúng tôi hy vọng bạn không bao giờ phải dùng đến tính năng Kiểm tra an toàn, nhưng khả năng phản ứng nhanh và kỹ lưỡng khi xảy ra khủng hoảng là điều vô cùng quan trọng. Sau đây là những cách tốt nhất để sử dụng tính năng Kiểm tra an toàn.

Chiến lược liên lạc với nhân viên

• Tổng Giám đốc sẽ công bố về việc Kiểm tra an toàn cho tất cả nhân viên thông qua mọi kênh liên lạc, bao gồm Workplace, email và các sự kiện toàn công ty sắp tới. Khiến nhân viên hiểu rằng sự an toàn của họ là mối quan tâm hàng đầu của tổ chức.
• Bí quyết hay: Hãy nêu rõ rằng tính năng Kiểm tra an toàn chỉ dành cho các trường hợp thực sự khẩn cấp hoặc các buổi diễn tập đã công bố để nhân viên LUÔN xem trọng vấn đề này. Không sử dụng cho các mục đích khác, làm giảm tầm quan trọng của Kiểm tra an toàn.
• Tạo một email hợp nhất thư thông báo về Kiểm tra an toàn cho tất cả người dùng Workplace chưa xác nhận. Để có khả năng kiểm tra sự an toàn của tất cả các thành viên cộng đồng tại nơi làm việc có sử dụng tính năng Kiểm tra an toàn, nhân viên cần xác nhận tài khoản Workplace của họ nếu chưa làm vậy. Bạn có thể tìm thấy hướng dẫn hợp nhất thư và mẫu email về Kiểm tra an toàn tại đây.
• Thông báo cho tất cả nhân viên rằng cuộc diễn tập sẵn sàng đối phó với tình huống khẩn cấp sẽ diễn ra vào <DATE> để khuyến khích 100% nhân viên tham gia.
• Thêm phần hướng dẫn tải Workplace và Chat trên Workplace xuống thiết bị di động (iOS hoặc Android) trong nội dung liên lạc. Khả năng kết nối với nhân viên (đặc biệt trong trường hợp khẩn cấp) là vô cùng quan trọng và nếu mọi người không sử dụng Workplace thì bạn không thể theo dõi sự an toàn của họ bằng tính năng Kiểm tra an toàn.

Chuẩn bị cho trường hợp khẩn cấp

• Sử dụng một Nhóm để điều phối những người sẽ chịu trách nhiệm về vấn đề an toàn của nhân viên trong cuộc khủng hoảng. Đây thường là đội ngũ những người làm việc trong bộ phận an ninh và nhân sự. Bạn cần thêm từng người làm Người phụ trách an toàn để họ có thể sử dụng tính năng Kiểm tra an toàn.
• Phân công rõ ràng những ai luôn chịu trách nhiệm nhắn tin và triển khai Kiểm tra an toàn, có cân nhắc đến:
  • Các đội ngũ sẽ tham gia
  • Phạm vi bao quát theo vùng
  • Phạm vi bao quát theo lịch trình
  • Phạm vi bao quát trong các dịp lễ
• Đặt ra tiêu chuẩn về cách phản ứng trong một cuộc khủng hoảng nhất định. Theo loại khủng hoảng, hãy xác định:
  • Chúng ta có định đóng cửa các cơ sở của mình không?
  • Chúng ta sẽ bố trí nhân viên ở mức độ nào tại những nơi bị đe dọa?
  • Chúng ta có thể cung cấp dịch vụ gì cho nhân viên của mình?
  • Chúng ta có thể cần gửi đi những thông báo nào cho nhân viên bị ảnh hưởng vào mỗi giai đoạn của tình huống khẩn cấp đó?
• Cuộc diễn tập

• Bạn có thể sử dụng chức năng diễn tập của tính năng Kiểm tra an toàn để nhân viên làm quen, đồng thời đưa vào quy trình diễn tập cho tình huống khẩn cấp.
• Điều quan trọng là bạn phải tiến hành diễn tập thường xuyên bằng tính năng Kiểm tra an toàn để nhân viên làm quen với tính năng này. KHÔNG sử dụng tính năng Kiểm tra an toàn cho những lý do không liên quan đến sự an toàn của nhân viên. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả của công cụ khi xảy ra khủng hoảng thực sự.

Thường xuyên kiểm tra việc tiếp cận vấn đề an toàn của nhân viên

Sau khi xảy ra tình huống khẩn cấp, điều quan trọng là phải tiến hành phân tích và xem xét kỹ lưỡng để cải thiện năng lực phản ứng trong tương lai. Bạn có thể tham khảo lại sự kiện khủng hoảng của Kiểm tra an toàn bất cứ lúc nào trong bảng điều khiển Kiểm tra an toàn. Bạn cũng có thể xuất kết quả để phân tích dữ liệu phản hồi của người dùng dễ dàng hơn.

Những điều cần xem xét:

• Đội ngũ An toàn đã phối hợp tốt đến mức nào trong việc gửi đi yêu cầu Kiểm tra an toàn và giám sát phản hồi?
• Tin nhắn đã được gửi cho bao nhiêu nhân viên có sử dụng tính năng Kiểm tra an toàn? Bao nhiêu người không được gửi tin nhắn này?
  • Liên hệ với những người không phản hồi yêu cầu Kiểm tra an toàn để tìm hiểu lý do. Đưa phản hồi của họ vào phương pháp tiếp cận vấn đề an toàn của nhân viên, phòng trường hợp bạn cần gửi yêu cầu Kiểm tra an toàn trong tương lai.
• Đào tạo tất cả nhân viên mới về khái niệm và cách sử dụng tính năng Kiểm tra an toàn
  • Đưa nội dung này vào chương trình đào tạo nhân viên hàng năm
• Một yếu tố vô cùng quan trọng của Kiểm tra an toàn là đưa tất cả nhân viên vào Workplace. Khi đào tạo nhập môn cho nhân viên, hãy đưa Workplace vào làm yêu cầu bắt buộc nhằm cải thiện khả năng kiểm tra sự an toàn của mỗi nhân viên khi xảy ra khủng hoảng.

Tài liệu tham khảo:

Bài viết trong Trung tâm trợ giúp hướng dẫn Quản trị viên hệ thống bật tính năng Kiểm tra an toàn