Đảm bảo mọi người yêu thích cuộc họp trực tuyến của bạn
Dưới đây là một số cách tạo cuộc họp trực tuyến khiến mọi người xung quanh ngưỡng mộ.
CHIếN DịCH DàNH CHO NGườI QUảN Lý NHâN VIêN | THờI GIAN đọC: 5 PHúT
Các cuộc họp trực tuyến vốn được biết đến là nhàm chán, khó tham gia, dễ khiến mọi người lơ là và thiếu tính cá nhân hơn so với cuộc họp trực tiếp.
Nhưng vấn đề thực sự nằm ở cách tổ chức cuộc họp trực tuyến. Nếu bạn đang đọc hướng dẫn này thì nghĩa là cuộc họp trực tuyến là phần quan trọng trong cuộc sống của bạn. Nhưng đừng lo lắng, chúng tôi có thể hỗ trợ bạn. Dưới đây là một số cách tạo cuộc họp trực tuyến khiến mọi người xung quanh ngưỡng mộ.
Xem cuộc họp là cuộc họp, chứ không phải bài thuyết giảng
Xem cuộc họp là cuộc họp, chứ không phải bài thuyết giảng
Trong cuộc họp, chúng ta rất dễ có thói quen nói cho mọi người nghe thay vì nói chuyện với họ. Nhiều người trong chúng ta thậm chí không nhận ra mình đang làm điều đó. Đây là một cuộc họp - nơi mọi người nói chuyện với nhau chứ không phải ngồi im lặng.
Tránh thuyết giảng
Đừng ra lệnh. Hãy thu thập ý kiến từ mọi người.
- Tận dụng tính năng mọi người có thể tự thêm lựa chọn thăm dò ý kiến trong bài viết thăm dò ý kiến trên Workplace. Hai ngày trước cuộc họp nhóm, hãy đăng chương trình họp vào bài viết có cuộc thăm dò ý kiến, yêu cầu nhóm thêm các mục trong chương trình họp của riêng họ và khuyến khích thành viên bình chọn cho mục mà họ muốn thảo luận. Bằng cách để mọi người đóng góp ý kiến về chương trình họp, bạn có thể tăng tính hữu ích của cuộc họp lên rất nhiều và trao cho đội ngũ của mình cơ hội đóng góp về nội dung cuộc họp.
Nhóm càng nhỏ, mọi người nói càng nhiều
Khi số người tham gia cuộc họp càng tăng, số người sẵn sàng lên tiếng sẽ càng ít đi. Vì vậy, nếu bạn phải lựa chọn giữa 1 cuộc họp đông người hơn với rất nhiều chủ đề hoặc 2 cuộc họp về các chủ đề cụ thể với ít người tham dự hơn, hãy thử lựa chọn thứ hai. Cách này mang lại cơ hội lên tiếng cho nhiều người hơn.
Chat là công cụ tốt nhất mà bạn hiện không sử dụng
- Nếu bạn muốn mọi người lên tiếng trong cuộc họp lớn, hãy yêu cầu họ sử dụng tính năng chat thay vì bật tiếng. Hãy huấn luyện diễn giả theo dõi đoạn chat đó và trả lời câu hỏi cũng như nhận xét trong đó, đồng thời đảm bảo rằng họ cũng hỏi người tham dự một số câu hỏi để những người này trả lời trong đoạn chat. Trong đoạn chat, mọi người không phải lần lượt nói và bạn không chỉ ưu tiên những người nói nhiều hơn. Chúng tôi khuyên dùng Workchat để tiếp tục cuộc trò chuyện sau khi cuộc họp kết thúc.
Không phớt lờ những người ít nói
- Nếu bạn nhận thấy ai đó đã im lặng được một lúc, hãy trực tiếp đề nghị họ chia sẻ ý kiến. Cách làm này có thể mang lại cho mọi người sự tự tin để lên tiếng và cho họ biết rằng họ nên làm như vậy. Điều này đặc biệt đúng với những người mới gia nhập đội ngũ. Những người mới thường cần rất nhiều sự khuyến khích để lên tiếng và đặt câu hỏi trước khi làm như vậy trước cả nhóm.
Có thể họ không ngại mà đang thấy không thoải mái
Có thể họ không ngại mà đang thấy không thoải mái
Nếu mọi người không lên tiếng, đừng cho rằng họ không có ý kiến gì. Nguyên nhân thường là họ cảm thấy không thoải mái khi nói ra ý kiến đó. Vấn đề không nằm ở họ mà là ở bạn. Hãy sử dụng các bí quyết bên dưới và đột nhiên bạn sẽ thấy có thêm nhiều người đóng góp ý kiến.
Đảm bảo mọi người thấy thoải mái
Chủ động sử dụng tên, đại từ và cách phát âm
- Nếu bạn không chắc ai đó muốn được gọi bằng tên, cách phát âm hoặc đại từ gì, hãy xem trang cá nhân Workplace của họ, gửi cho họ tin nhắn riêng trước cuộc họp (nếu có thể) hoặc hỏi họ khi bắt đầu cuộc họp. Chú ý gọi to tên của họ và gọi họ bằng đại từ họ thích từ đầu cuộc họp. Cách làm này góp phần tránh cho người đó và mọi người xung quanh khỏi những khoảnh khắc không thoải mái.
Cho mọi người biết quy tắc
- Hãy cho mọi người biết cách bạn muốn điều hành cuộc họp và chia sẻ mọi quy tắc bạn đặt ra liên quan đến họ, chẳng hạn như sử dụng tính năng giơ tay hoặc giao tiếp qua tính năng chat. Bạn cũng nên dành thời gian lên kế hoạch về cách mình sẽ giải quyết một số tình huống thường gặp như làm sao để mọi người không lấn át trong cuộc trò chuyện, khuyến khích người ít nói lên tiếng và xử lý những đề xuất mà bạn không đồng ý. Đừng cố gắng tìm cách giải quyết tại chỗ.
Yêu cầu mọi người giơ tay
- Mọi người sẽ nhanh chóng ngừng nói nếu bị ngắt lời hoặc nếu người khác đang lấn át trong cuộc trò chuyện. Hãy ngăn chặn trước khi tình trạng này bắt đầu bằng cách yêu cầu mọi người giơ tay (ảo) và chờ được gọi trước khi phát biểu. Mọi người đều có cơ hội phát biểu, không bị gián đoạn và bạn sẽ được nghe được ý kiến của nhiều người hơn.
Đảm bảo mọi người có thời gian xử lý thông tin
- Nếu bạn định hỏi ý kiến của đội ngũ về một tin tức quan trọng hoặc đưa ra quyết định quan trọng trong cuộc họp, hãy đảm bảo họ biết từ trước. Rất nhiều người sẽ không chia sẻ ý kiến hoặc ngay lập tức bác bỏ các đề xuất nếu chưa có thời gian suy nghĩ kỹ mọi việc. Đăng câu hỏi trong nhóm của đội ngũ vào 1 hoặc 2 ngày trước cuộc họp và yêu cầu mọi người suy nghĩ kỹ. Bạn sẽ thấy mọi người có nhiều điều để nói hơn khi có nhiều thời gian hơn để tiếp nhận tin tức.
Đảm bảo bạn có thời gian xử lý thông tin
- Nếu ai đó chia sẻ quan điểm mà bạn không đồng ý, hành động tệ nhất mà bạn có thể làm là ngay lập tức bác bỏ. Sau khi mọi người thấy bạn làm điều đó một vài lần, họ sẽ ngừng chia sẻ bất cứ ý kiến nào mà họ nghĩ rằng bạn có thể không đồng ý. Hãy tự luyện tập để đặt ra câu hỏi trung lập nhằm tạo cho họ cơ hội tiếp tục giải thích, từ đó gửi thông điệp rằng mọi người có thể không đồng ý với nhau. Nếu bạn vẫn có phản ứng mạnh với vấn đề đó, hãy nói rằng bạn cần thời gian để suy nghĩ kỹ và sẽ trả lời họ sau 1 hoặc 2 ngày. Bạn rất dễ hối hận vì đã trả lời ngay lập tức, nhưng sẽ không bao giờ hối hận khi cho mình thêm thời gian.
Tạo điều kiện để mọi người không cần lộ mặt
- Khi thấy thoải mái, mọi người đóng góp được nhiều hơn cho cuộc họp. Có nhiều lý do khiến ai đó cảm thấy không thoải mái khi bật camera trong cuộc họp. Cho mọi người biết rằng họ có thể tắt camera và không bao giờ yêu cầu họ giải thích. Khi buộc mọi người cảm thấy không thoải mái trong cuộc họp, bạn không tạo ra lợi ích cho bất cứ ai.
Hướng cuộc họp đến mọi người
Hướng cuộc họp đến mọi người
Chúng ta rất dễ có những hành động vô thức khiến mọi người cảm thấy bị loại trừ khỏi cuộc họp. Tin tốt là bạn cũng có thể dễ dàng tránh được tình trạng này. Bạn chỉ cần xem đó là ưu tiên hàng đầu.
Hướng cuộc họp đến mọi người
Lên lịch cùng mọi người, chứ không phải cho mọi người
- Trước khi bạn lên lịch cuộc họp với ai đó ở múi giờ khác, hãy hỏi họ về thời gian họ muốn họp. Nếu đội ngũ của bạn nằm ở các múi giờ khác nhau, hãy luân phiên thời gian họp để mọi người có ít nhất một số cuộc họp vào khung giờ hợp lý đối với họ.
- Đừng thêm cuộc họp bất ngờ vào lịch ngoài giờ làm việc thông thường của ai đó (và hãy hỏi nếu bạn không biết giờ làm việc của họ). Nếu bạn nhất thiết phải họp vào thời gian nói trên, hãy báo cho họ biết trước để họ có thời gian thay đổi lịch trình cá nhân.
Đừng quên những người không thể tham dự
- Ghi hình cuộc họp và chia sẻ dưới dạng bài viết trong nhóm của đội ngũ sau cuộc họp, gắn thẻ bất kỳ ai không thể tham dự. Trong cuộc họp, hãy giao cho ai đó nhiệm vụ ghi chú vào một bài viết, trong đó thông tin chung ở trên cùng và các mục công việc tiếp nối ở bên dưới. Gắn thẻ người chịu trách nhiệm cho từng mục và yêu cầu họ bình luận về bài viết khi hoàn thành để mọi người đều có thể nắm được tiến độ.
Đảm bảo khả năng tiếp cận cho mọi người
- Nếu bạn đang chủ trì một cuộc họp lớn hơn, hãy thử bật phụ đề trực tiếp cho người có vấn đề về thính giác và người không thể tăng âm lượng khi tham dự. Workplace Live đã có sẵn tính năng này. Workplace cũng có thể tạo phụ đề cho bất kỳ video nào bạn tải lên, rồi dịch phụ đề đó sang nhiều ngôn ngữ. #kìdiệu
Was this article helpful?
Thanks for your feedback
