Xây dựng Thư viện kiến thức hoàn hảo
(cho bạn)

Tìm hiểu cách xây dựng Thư viện kiến thức phù hợp cho tổ chức của bạn và khám phá bí quyết lập kế hoạch cho các hạng mục.

Nếu bạn chưa biết, hãy dành ít phút đọc hướng dẫn về 5 cách tuyệt vời để sử dụng Thư viện kiến thức.

Nếu cần nâng cao kiến thức cơ bản về Thư viện kiến thức, bạn nên đọc hướng dẫn Kiến thức nền tảng về Thư viện kiến thức hoặc khám phá Hỗ trợ mọi người thành thạo mọi thứ trong Học viện Workplace.


Sau khi có ý tưởng về những gì bạn muốn Thư viện kiến thức thực hiện, đó là lúc bắt đầu tạo kế hoạch và xây dựng nội dung.

Hướng dẫn này sẽ trình bày chi tiết cách sắp xếp Thư viện kiến thức, đồng thời cung cấp các bí quyết để bạn chọn và tinh chỉnh các hạng mục dựa trên những gì mình muốn hoàn thành.

Cấu trúc của Thư viện kiến thức

Cấu trúc của Thư viện kiến thức

Nếu đã biết cách sắp xếp Thư viện kiến thức và biết các quyền của Thư viện này hoạt động như thế nào, bạn có thể chuyển đến phần tiếp theo: Xây dựng Thư viện kiến thức.

Thư viện kiến thức bao gồm nhiều lớp xếp chồng lên nhau. Nếu bạn biết cách hoạt động của từng lớp này, việc lập kế hoạch cho Thư viện kiến thức sẽ dễ dàng.

Lớp trên cùng: Trang chủ Thư viện kiến thức

Lớp trên cùng: Trang chủ Thư viện kiến thức

Ví dụ về trang chủ Thư viện kiến thức bao gồm các thông tin & nguồn lực ưu tiên, chẳng hạn như "Thông tin mới về virus corona", "Nguyên tắc làm việc từ xa", v.v.

Trang chủ là nơi đầu tiên người dùng nhìn thấy khi họ truy cập Thư viện kiến thức. Hãy xem trang chủ là lớp trên cùng. Đây cũng là nơi mà quản trị viên có thể đặt ảnh bìa, nêu bật nguồn lực ưu tiên và thêm liên kết nhanh đến nguồn lực.

Bên trái Trang chủ là danh sách các hạng mục - mỗi hạng mục đại diện cho trung tâm nguồn lực hoặc nguồn lực khác nhau. Các hạng mục này chính là yếu tố cốt lõi của Thư viện kiến thức.

Bí quyết: biểu tượng và trang chủ Thư viện kiến thức không hiển thị hoàn toàn với người dùng cho đến khi họ được cấp quyền truy cập vào ít nhất một hạng mục đã đăng.

Lớp chính: Hạng mục

Lớp chính: Hạng mục

Hình ảnh thanh bên điều hướng của Thư viện kiến thức

Hạng mục có thể đóng vai trò như một nguồn lực riêng hoặc là trang đích cho một trung tâm nguồn lực lớn hơn.

Theo mặc định, hạng mục sẽ ẩn với người dùng cho đến khi họ được cấp quyền truy cập hạng mục đó. Điều này nghĩa là mỗi người dùng nhận một phiên bản Thư viện kiến thức riêng, được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của họ.

Bí quyết: Bạn không thể kết hợp các hạng mục vào lúc khác.

Nguồn lực: Hạng mục phụ

Nguồn lực: Hạng mục phụ

Danh sách hạng mục phụ bên dưới hạng mục "Inclusion@ Chai Labs"

Khi muốn thêm một nguồn lực vào hạng mục, bạn sẽ tạo một hạng mục phụ để đưa nguồn lực đó vào.

Bạn có thể tạo bao nhiêu hạng mục phụ tùy thích, nhưng các hạng mục phụ này không được có quá hai lớp. Vì vậy, Nguồn lực về LGBTQ có các hạng mục phụ riêng nhưng Lịch sử về Lễ hội tự hào thì không có hạng mục phụ.

Bạn có thể sắp xếp lại các hạng mục phụ vào lúc khác và thậm chí di chuyển trong hạng mục phụ khác, miễn là kết quả không phá vỡ quy tắc hai lớp.

Bí quyết: Bạn không thể chuyển các hạng mục phụ vào hạng mục khác.

Lý do chúng tôi lập kế hoạch cho hạng mục trước

Lý do chúng tôi lập kế hoạch cho hạng mục trước



Quy trình thiết kế Thư viện kiến thức luôn bắt đầu với việc lập kế hoạch cho các hạng mục. Lý do là quyền chỉnh sửa và xem của người dùng chỉ có thể được chỉ định ở cấp độ hạng mục, chứ không phải cấp độ hạng mục phụ. Và việc cấp cho ai đó quyền truy cập vào một hạng mục luôn đồng nghĩa với việc cấp cho họ quyền truy cập vào tất cả hạng mục phụ của hạng mục đó.

Bí quyết: Bạn không thể cấp quyền truy cập cho ai đó vào (hoặc loại trừ họ khỏi) các hạng mục phụ cụ thể.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian trong tương lai khi dành thời gian lên kế hoạch cho các hạng mục trước.

Cách xây dựng Thư viện kiến thức

Cách xây dựng Thư viện kiến thức

Ghi chú nhanh: nếu bạn chưa đọc 5 cách thú vị để sử dụng Thư viện kiến thức thì bạn nên đọc ngay. Bạn chỉ mất vài phút đọc tài liệu này để thực hiện quá trình lập kế hoạch được dễ dàng.

Giờ đây, bạn đã hiểu được các phần chính của Thư viện kiến thức, đã đến lúc bắt đầu lập kế hoạch (và xây dựng) các hạng mục.

Các bí quyết chung về cách chọn hạng mục

Các bí quyết chung về cách chọn hạng mục

Nếu bạn có đôi chút không chắc chắn về nội dung của hạng mục, hãy xem các bí quyết dưới đây:

Bí quyết 1: Đa phần các hạng mục luôn đại diện cho một chủ đề quan trọng hoặc một đối tượng

Để bắt đầu, hãy liệt kê tất cả chủ đề bạn muốn đề cập trong Thư viện kiến thức và từng đối tượng bạn muốn hỗ trợ bằng trung tâm nguồn lực cụ thể. Kiểm tra xem có bất kỳ chủ đề hoặc đối tượng nào trong số này là hạng mục phụ liên quan hay không. Từ đó, bạn có các hạng mục bắt đầu. Ngoài ra, hãy chú ý đến các cách sử dụng Thư viện kiến thức phổ biến sau đây - thông tin này cho bạn biết một số bí quyết về cách chọn hạng mục trong những trường hợp cụ thể.

Bí quyết 2: Kiểm tra hạng mục bằng một quy tắc đơn giản

Tất cả nguồn lực trong một hạng mục phải phù hợp với cùng một đối tượng và có thể chia sẻ với các biên tập viên mà không gây ra bất kỳ mâu thuẫn nào.

Bạn không nên duy trì nguồn lực đào tạo nhân viên bán hàng và đào tạo nhân viên tổng đài trong cùng một hạng mục. Lý do là mỗi nguồn lực này phù hợp với các đối tượng hoàn toàn khác nhau. Ngoài ra, sẽ không có đội ngũ nào hài lòng khi một đội ngũ khác có thể chỉnh sửa (hoặc xóa) nguồn lực đào tạo của họ.

Bí quyết 3: Bạn có thể xem toàn bộ Thư viện kiến thức với vai trò quản trị viên. Người dùng thì không thể.

Việc tạo Thư viện kiến thức thật sự đắc lực đồng nghĩa với việc có nhiều hạng mục và quản trị viên Thư viện kiến thức có thể xem tất cả hạng mục này. Mặt khác, người dùng chỉ xem được nội dung mà họ có quyền truy cập. Nếu mọi thứ bắt đầu có vẻ hơi lộn xộn theo chế độ xem của bạn, hãy thu thập ý kiến đóng góp của người dùng hoặc yêu cầu họ gửi cho bạn ảnh chụp màn hình trang chủ Thư viện kiến thức của họ trước khi bạn bắt đầu xóa hạng mục. Chế độ xem của họ có thể sẽ rất khác so với chế độ xem của bạn.

Bí quyết về các cách sử dụng Thư viện kiến thức phổ biến nhất

Bí quyết về các cách sử dụng Thư viện kiến thức phổ biến nhất

Hy vọng rằng bạn đã đọc hướng dẫn về 5 điều thú vị mà Thư viện kiến thức có thể làm tại thời điểm này, cũng như đã xác định được những điều tuyệt vời mà bạn muốn Thư viện kiến thức thực hiện trong tổ chức của mình.

Sau đây, bạn sẽ tìm thấy các bí quyết và thủ thuật chọn hạng mục và xây dựng Thư viện kiến thức xoay quanh từng cách trong số 5 cách sử dụng trong hướng dẫn nêu trên. Đừng ngần ngại đọc qua từng cách sử dụng đó để biết các bí quyết hoặc chuyển đến những cách dùng mà bạn thật sự có ý định đưa vào Thư viện Kiến thức của riêng mình.

Nguồn lực chính thức dành cho công ty/tổ chức

Nguồn lực chính thức dành cho công ty/tổ chức

Danh sách hạng mục, bao gồm "Chào mừng bạn đến với gia đình, Những người mới - Thiết lập CNTT, Giá trị công ty, Chính sách nhân sự, Các lợi ích và hơn thế nữa.

Vì mọi người đều sẽ nhìn thấy các nguồn lực này, danh sách hạng mục của bạn sẽ chỉ là những loại nguồn lực khác nhau mà bạn muốn cung cấp.

Bí quyết: Hãy thử kết hợp các hạng mục với những chủ đề tương tự mà không gặp phải trường hợp cùng chỉnh sửa gây rắc rối.

Ví dụ: bạn có thể kết hợp Lợi íchChính sách nhân sự nếu những người chịu trách nhiệm cho từng hạng mục tập hợp vào cùng một đội ngũ.

Hướng dẫn về công cụ & quy trình

Hướng dẫn về công cụ & quy trình

Hạng mục có tên là Nguồn lực CNTT với các hạng mục phụ, chẳng hạn như Cách thiết lập email, Cách thiết lập số điện thoại, Cách thiết lập máy tính, Workplace 101, Bí quyết quản lý lịch của bạn, Lựa chọn thiết bị cho đội ngũ điều hành, v.v.

Các hạng mục sẽ dựa trên các đội ngũ hoặc phòng ban khác nhau có nguồn lực trên toàn tổ chức để chia sẻ (ví dụ: Hướng dẫn pháp lý hoặc nguồn lực CNTT)

Bí quyết 1: Chạy kiểm tra nhanh để đảm bảo các nguồn lực trong từng hạng mục thật sự chia sẻ cùng một đối tượng. Ví dụ: Hạng mục phụ Lựa chọn thiết bị dành cho đội ngũ điều hành trong hình bên trái lẽ ra không được hiển thị với những ai nằm ngoài đội ngũ điều hành.

Bí quyết 2: Kiểm tra xem các hạng mục phụ có thể kết hợp với nhau hay không. Ví dụ: các hướng dẫn thiết lập thiết bị mới trong hình bên trên có thể được xếp lại thành hạng mục phụ của riêng các hướng dẫn đó dành cho nhân viên mới.

Trung tâm nguồn lực theo chủ đề & đa năng

Trung tâm nguồn lực theo chủ đề & đa năng

Hạng mục có tên là "Trung tâm nguồn lực về COVID-19" với các hạng mục phụ được liệt kê bên dưới.

Cách chọn hạng mục ở đây rất đơn giản. Bất kể bạn xây dựng trung tâm xoay quanh nội dung gì (chủ đề hoặc đối tượng) thì cũng sẽ là hạng mục.

Bí quyết: Nếu muốn đảm bảo mọi người dễ dàng tìm thấy từng nguồn lực trong trung tâm, bạn luôn có thể liên kết với các nguồn lực này trong những phần khác của Thư viện Kiến thức.

Trung tâm nguồn lực dành cho đội ngũ & phòng ban

Trung tâm nguồn lực dành cho đội ngũ & phòng ban

Hạng mục có tên là "Trung tâm dành cho đội ngũ bán hàng" với các hạng mục phụ được liệt kê bên dưới

Chẳng có gì bất ngờ khi các hạng mục cơ sở tại đây sẽ là tên của đội ngũ và phòng ban.

Hãy nhớ rằng điểm mấu chốt ở đây không phải là xây dựng hạng mục cho họ, mà là tạo không gian và sau đó hỗ trợ họ xây dựng hạng mục cho chính mình.

Bí quyết: Một số đội ngũ có thể có nguồn lực hoặc quy trình chung với đội ngũ khác. Hãy hỏi từng đội ngũ về vấn đề này và cân nhắc tạo hạng mục khác mà các đội ngũ này có thể chia sẻ.

Trung tâm nguồn lực dành cho cộng đồng do nhân viên dẫn dắt & nhóm xã hội

Trung tâm nguồn lực dành cho cộng đồng do nhân viên dẫn dắt & nhóm xã hội

Hạng mục có tên là "Parents@" với các hạng mục phụ được liệt kê bên dưới

Bạn nên đặt tên cho các hạng mục ở đây theo nhóm bạn đã tạo và người chỉnh sửa hạng mục phải là quản trị viên nhóm.

Bí quyết: Phải đảm bảo chỉ các thành viên trong nhóm mới có quyền xem.

Hãy cân nhắc thêm tuyên bố miễn trừ trách nhiệm ngắn gọn trên trang chủ hạng mục, nêu rõ đây là nội dung do người dùng tạo, không phải nội dung chính thức của tổ chức.

Ví dụ: Liên kết nguồn lực chính thức của Chai Labs nên được đổi tên thành Liên kết nguồn lực của Chai Labs.

Điều gì tiếp theo

Hãy dành thời gian để hoàn tất việc xây dựng kế hoạch nội dung. Khi bạn đã sẵn sàng tạo đội ngũ trong Thư viện kiến thức, đừng quên đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách Xây dựng đội ngũ siêu đẳng trong Thư viện kiến thức.

Ngoài ra, nếu bạn đang tìm kiếm sự trợ giúp từ các quản trị viên Workplace khác, hãy tham gia nhóm đa công ty Chief Workplace Officer của chúng tôi.