Hướng dẫn sử dụng Workplace trong Thư viện kiến thức
Chia sẻ kiến thức về Workplace với mọi người ngay từ Thư viện kiến thức.
Tính năng này hiện đang bảo trì và khách hàng của Workplace sẽ sớm sử dụng được.
Chúng tôi vui mừng được công bố cách mới để chia sẻ nội dung đào tạo về Workplace với tổ chức của bạn. Nếu có quyền truy cập Thư viện kiến thức, quản trị viên hiện có thể nhìn thấy phần mới trong Thư viện kiến thức có tên là hướng dẫn sử dụng Workplace. Hướng dẫn này bao gồm nhiều hạng mục phụ như sau:
- Nhóm Workplace: Cách tạo và lý do nên tạo nhóm, cũng như cách sử dụng nhóm hiệu quả.
- Chat: đoạn chat so với bài viết, nhóm chat, cuộc gọi thoại, cuộc gọi video và hơn thế nữa.
- Quản lý thông báo: Cách bỏ qua thông báo không cần thiết mà vẫn cập nhật được mọi thông tin quan trọng.
- Loại bài viết: Bạn nên đăng về chủ đề gì và cách chọn đúng loại bài viết cho thông điệp của bạn.
- Video trực tiếp: Bạn có thể dùng video trực tiếp cho mục đích gì và cách phát trực tiếp.
- Bí quyết và thủ thuật: Các tính năng ít người biết đến hơn của Workplace, chẳng hạn như lời nhắc trả lời tin nhắn, lời nhắc về bài viết, cuộc trò chuyện đã ghim, Không làm phiền và hơn thế nữa.
Chúng tôi hiểu rằng một số tổ chức sử dụng Workplace theo cách khác biệt nên đã tạo ra hướng dẫn hoàn toàn chỉnh sửa được. Quản trị viên có thể thay đổi hoặc gỡ văn bản và thậm chí xóa hẳn một số hạng mục phụ.
Cách thức hoạt động
Chỉ quản trị viên mới nhìn thấy hướng dẫn sử dụng Workplace. Quản trị viên có thể lưu hướng dẫn dưới dạng bản nháp, chỉnh sửa và đăng cho những người, nhóm cụ thể hoặc toàn bộ tổ chức.
Cách chỉnh sửa hướng dẫn sử dụng:
- Đi đến Thư viện kiến thức
- Chọn Hướng dẫn sử dụng Workplace
- Nhấp vào Lưu làm bản nháp.
- Rồi nhấp vào Chỉnh sửa
Hạng mục này sẽ chuyển thành bản nháp trong Thư viện kiến thức của chính bạn. Lúc này, bạn có thể tùy chỉnh bản nháp đó để tạo hướng dẫn riêng bằng cách thêm hoặc gỡ văn bản, hình ảnh, liên kết và hơn thế nữa.
Xóa hạng mục phụ
Một số hạng mục phụ có thể không phù hợp với tổ chức của bạn. Cách xóa hạng mục phụ rất đơn giản.
Cách xóa hạng mục phụ:
- Nhấp vào hạng mục phụ bạn muốn xóa.
- Nhấp vào
Đăng hướng dẫn sử dụng Workplace
Khi đã sẵn sàng chia sẻ hướng dẫn sử dụng Workplace với tổ chức, bạn có thể làm theo các bước sau đây.
Cách đăng hạng mục
- Trên trang hạng mục, nhấp vào Chỉnh sửa
- Bên dưới phần Có thể xem, hãy thêm người có quyền xem trang hạng mục và hạng mục phụ bằng tên riêng, trường thông tin trên trang cá nhân hoặc tư cách thành viên nhóm. Bạn cũng có thể thêm toàn bộ tổ chức.
Dịch hướng dẫn sử dụng Workplace
Hướng dẫn này có bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Pháp và tiếng Nhật. Nếu không thấy ngôn ngữ của mình, bạn có thể dịch tự động hướng dẫn.
Cách dịch tự động hướng dẫn
- Đi đến hạng mục và nhấp vào Chỉnh sửa
- Nhấp vào
- Tìm kiếm ngôn ngữ của bạn và chọn trong menu thả xuống
- Workplace sẽ tự động dịch trang này. Nhấp vào Tiếp tục
- Xem lại bản dịch và chỉnh sửa (nếu cần)
Bạn sẽ cần làm theo những bước này cho từng hạng mục phụ.
Lý do tính năng này quan trọng
Workplace rất dễ dùng nhưng không phải ai cũng biết tận dụng hết tiềm năng của nền tảng này. Nhờ chia sẻ hướng dẫn sử dụng Workplace với mọi người trong tổ chức, bạn có thể trợ giúp những người mới tham gia học cách dùng Workplace nhanh hơn. Với hướng dẫn này, người dùng hiện tại cũng có thể khai thác thêm giá trị từ Workplace.
Ngoài bước đăng hướng dẫn sử dụng, hoạt động lan tỏa hướng dẫn này đến nhân viên cũng không kém phần quan trọng. Sau đây là một số cách giới thiệu hướng dẫn đến mọi người:
- Gửi thông báo bằng cách bật lựa chọn này khi mời mọi người xem hạng mục
- Chia sẻ hạng mục đến nhóm
- Thêm hạng mục vào bộ sưu tập, bao gồm hướng dẫn về các công cụ làm việc khác và ghim bộ sưu tập đó lên đầu nhóm
- Thêm hướng dẫn sử dụng vào hạng mục ưu tiên trên Trang chủ Thư viện kiến thức
Để biết thêm bí quyết về cách phổ biến nội dung trong Thư viện kiến thức, hãy truy cập Học viện Work.
Nguồn lực hữu ích khác
Để tìm hiểu thêm thông tin về Thư viện kiến thức, hãy xem một số nguồn lực sau đây
- Thông tin cơ bản cho quản trị viên Thư viện kiến thức: Bản demo tương tác để biết cách tạo nội dung và quản lý Thư viện kiến thức. Nếu mới dùng Thư viện kiến thức, bạn nên tham gia khóa học này.
- Thông tin cơ bản cho biên tập viên hạng mục: Chia sẻ nội dung này với mọi người trong đội ngũ - những người mà đang đóng góp nội dung cho Thư viện kiến thức. Họ sẽ học được cách quản lý hạng mục phụ, tạo nội dung thu hút, đăng cho đúng đối tượng và hơn thế nữa.
- Xây dựng đội ngũ Thư viện kiến thức: Tìm hiểu cách bạn có thể phát triển Thư viện kiến thức bằng cách xây dựng đội ngũ gồm những người đóng góp có quyền truy cập giới hạn.
- Các chức năng của API Thư viện kiến thức: Tìm hiểu cách API Thư viện kiến thức hỗ trợ bạn đồng bộ và chuyển nguồn lực giữa các công cụ.
- Khai thác tối đa Thư viện kiến thức: Tìm hiểu cách chia sẻ nội dung trong Thư viện kiến thức trên Workplace và giữa các công cụ để mọi người dễ dàng tìm thấy thông tin đang cần.
