Hướng dẫn triển khai nhanh

Hướng dẫn này trình bày các bước quan trọng để bạn triển khai Workplace thành công cho 500 người trở xuống.


Bạn có mặt ở đây vì đã quyết định thay đổi bằng cách sử dụng Workplace cho tổ chức của mình kết nối, giao tiếp và cộng tác. Điều đó thật sự rất tuyệt vời và chúng tôi cực kỳ nóng lòng muốn thấy bạn bắt đầu.
Thay đổi cách làm việc của tổ chức thực sự là một dự án lớn, nhưng chúng tôi sẵn lòng trợ giúp. Hướng dẫn triển khai nhanh này dựa trên hàng nghìn trường hợp triển khai Workplace thành công. Hãy sử dụng hướng dẫn để lập kế hoạch và nhanh chóng triển khai Workplace.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách:
  • Thực hiện các bước cần thiết trước khi bắt đầu
  • Thiết lập kỹ thuật cho Workplace
  • Tuyển chọn và đào tạo những người tiên phong
  • Xây dựng cấu trúc nhóm
  • Khuyến khích đội ngũ điều hành và quản lý cùng tham gia
  • Thông báo về việc triển khai Workplace
Tìm hiểu thêm về vai trò quản trị viên Workplace, các tính năng và chức năng mà bạn có thể sử dụng để quản lý Workplace trong buổi đào tạo trực tiếp về Kiến thức cơ bản dành cho quản trị viên Workplace của chúng tôi. Trong buổi đào tạo này, bạn sẽ được tham gia trực tiếp, tương tác cũng như nhận sự hỗ trợ từ chuyên gia về cách thiết lập và quản lý Workplace
Trước khi bắt đầu
Trước khi bắt đầu
Thuyết phục đội ngũ điều hành ủng hộ và tham gia
Thống nhất với đội ngũ điều hành về lý do nên sử dụng Workplace để tổ chức dễ đạt được mục tiêu hơn. Căn cứ vào các mục tiêu, hãy khuyến khích họ làm mẫu cho hành vi mà bạn muốn thấy trên Workplace. Ví dụ: nếu muốn nghe ý kiến đóng góp từ nhân viên tuyến đầu và nhân viên tiếp xúc với khách hàng, nhà lãnh đạo nên tương tác với họ ngay trên Workplace thông qua cuộc thăm dò ý kiến và buổi H&Đ trực tiếp.
Để biết thêm hướng dẫn về cách xác định những yếu tố thúc đẩy kinh doanh và giá trị mà Workplace sẽ mang lại cho tổ chức bạn, hãy xem Hội thảo đánh giá về giá trị.
Tạo đội ngũ dự án Workplace
Bạn cần xây dựng một đội ngũ phụ trách dự án Workplace để hỗ trợ lập kế hoạch và bắt đầu triển khai. Một đội ngũ dự án Workplace thường bao gồm:
  1. Đội ngũ điều hành ủng hộ dự án: thúc đẩy sự chấp nhận và định hướng từ cấp cao nhất của tổ chức.
  2. Quản lý dự án: quản lý dự án và điều phối các nguồn lực trong quá trình triển khai.
  3. Trưởng đội ngũ CNTT/Nhân sự: nhập tất cả nhân viên và tích hợp với hệ thống cung cấp danh tính/dịch vụ SSO nếu có.
  4. Trưởng đội ngũ truyền thông nội bộ: lập kế hoạch và triển khai chiến lược truyền thông nội bộ.
  5. Người tiên phong dùng Workplace: xác định nội dung trên Workplace dành cho việc triển khai và trở thành người tin dùng nền tảng này. Chúng tôi sẽ trình bày kỹ hơn về Người tiên phong dùng Workplace sau.
1. Thiết lập kỹ thuật cho Workplace
1. Thiết lập kỹ thuật cho Workplace
Bạn có thể sẽ cần sự trợ giúp từ đội ngũ CNTT của công ty để thiết lập và sẵn sàng triển khai Workplace. Hãy đề nghị họ làm theo các bước sau đây để cấu hình Workplace cho tổ chức của bạn:
  1. Nếu người dùng của bạn sử dụng một hoặc nhiều miền của doanh nghiệp để truy cập Workplace (ví dụ như @company.com), hãy đảm bảo các miền này được đánh dấu là đã xác minh trong Bảng điều khiển quản trị trên Workplace.
  2. Quyết định phương thức tạo người dùng trên Workplace: thủ công, hàng loạt bằng cách tải file CSV lên hoặc bằng cách kết nối với Thư mục đám mây.
  3. Tạo người dùng trên Workplace nhưng đừng vội gửi lời mời. Bạn nên xây dựng nhóm và chuẩn bị cho tổ chức trước khi mời nhân viên tham gia. Tìm hiểu thêm về vòng đời tài khoản trong phần Nguồn lực kỹ thuật của Workplace.
  4. Theo mặc định, Workplace sẽ yêu cầu người dùng tạo mật khẩu cho tài khoản của họ khi truy cập lần đầu. Quản trị viên trên Workplace phiên bản Nâng cao có thể tăng thêm lớp bảo mật khi bật tính năng đăng nhập một lần (SSO).
  5. Khi đã sẵn sàng triển khai, bạn có thể mời người dùng truy cập Workplace. Người dùng có địa chỉ email sẽ nhận được thư mời tùy chỉnh được nhằm khuyến khích họ xác nhận tài khoản. Đối với những ai không có email, bạn có thể cần cung cấp mã truy cập một lần để họ sử dụng khi đăng nhập Workplace lần đầu.
Bí quyết của chuyên gia: Trước khi triển khai, hãy tích hợp Workplace với các công cụ làm việc khác mà tổ chức bạn sử dụng. Bạn nên bắt đầu từ các tiện ích tích hợp chia sẻ nội dung và file. Với những tiện ích này, mọi người có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác về file trong Workplace. Xem các tiện ích tích hợp hiện có trong Danh mục tiện ích tích hợp.
2. Người tiên phong dùng Workplace
2. Người tiên phong dùng Workplace
Chọn một nhóm nhân viên nhỏ, đa dạng trong tổ chức rồi kêu gọi họ hỗ trợ xây dựng nhóm, phổ biến cho những người khác trong tổ chức về cách dùng Workplace và thúc đẩy việc sử dụng công cụ này.
Chọn người tiên phong:
Cứ mỗi 100 nhân viên trong công ty thì tuyển chọn khoảng 5 người tiên phong. Bạn nên chọn những người tiên phong có sức ảnh hưởng và sẵn sàng làm người dùng thử đầu tiên. Các cấp quản lý rất thích hợp làm người tiên phong vì họ có thể tác động đến hành vi làm việc trong đội ngũ của mình.
Tổ chức nào có nhân viên tuyến đầu thì những người quản lý tuyến đầu nên tham gia với tư cách là người tiên phong đầu tiên trong quá trình triển khai. Họ là yếu tố then chốt trong việc thúc đẩy nhân viên cấp dưới và khuyến khích mọi người tham gia. Họ cũng đóng vai trò quan trọng đối với việc hỗ trợ những người cần trợ giúp để truy cập tài khoản của mình hoặc tìm hiểu cách sử dụng Workplace.
Chuẩn bị cho người tiên phong:
  • Sử dụng mẫu email trong Kế hoạch truyền thông về việc triển khai nhanh (bước 4) để thông báo cho người tiên phong biết về vai trò của họ trong quá trình triển khai
  • Chuyển họ đến Khóa học cơ bản dành cho người dùng Workplace để tìm hiểu về cách sử dụng Workplace
  • Cấp quyền thử nghiệm sớm cho người tiên phong bằng cách mời họ tham gia Workplace
  • Tạo nhóm bí mật trên Workplace có tên là "Người tiên phong dùng Workplace" và thêm họ vào nhóm đó. Bạn có thể dùng nhóm này để giao tiếp với những người tiên phong trước, trong và sau khi triển khai.
3. Tạo nhóm
3. Tạo nhóm
Trước khi mời tổ chức tham gia Workplace, hãy tạo một tập hợp gồm các nhóm chính và chỉ định thành viên vào các nhóm đó. Bạn cần cân nhắc 2 điều khi tạo nhóm:
  • Quyền riêng tư: Cách mọi người tham gia nhóm và ai có thể xem bài viết
  • Quyền đăng: Ai có thể đăng trong nhóm này
Quyền riêng tư
  • Mở: Bất kỳ ai cũng có thể tham gia, nhìn thấy thành viên và xem bài viết
  • Kín: Bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu tham gia nhưng chỉ thành viên mới xem được bài viết.
  • Bí mật: Mọi người phải được mời nếu muốn tham gia và xem bài viết. Nhóm bí mật không hiển thị trong kết quả tìm kiếm. Chỉ có thành viên và quản trị viên mới nhìn thấy nhóm đó.
Quyền đăng
  • Bất kỳ ai cũng có thể đăng
  • Bài viết cần được quản trị viên phê duyệt
  • Chỉ quản trị viên mới có thể đăng
Bạn nên sử dụng Nhóm nhân viên để chỉ định thành viên cho các nhóm dựa trên những tiêu chí như phòng ban, chức danh, vị trí, v.v. Tìm hiểu cách tạo Nhóm nhân viên trong Trung tâm trợ giúp Workplace.
Bạn có thể tạo cấu trúc cho nhóm cốt lõi theo 3 loại hoạt động giao tiếp:
1. Giao tiếp trong công ty
Thông qua các nhóm thông báo và thảo luận toàn công ty, bạn có thể tinh giản hoạt động giao tiếp cũng như xây dựng sự kết nối bền chặt hơn giữa trụ sở chính và nhân viên tuyến đầu.
  • Tạo nhóm mở có tên là "Thông báo của [Tên công ty]".
    • Thêm quản trị viên khác để quản lý nhóm khi bạn vắng mặt
    • Đặt thành nhóm mặc định để hệ thống tự động thêm tất cả nhân viên vào nhóm này
    • Đặt quyền đăng là chỉ dành cho quản trị viên
    • Dùng nhóm này để chia sẻ thông tin và nội dung cập nhật quan trọng cho toàn công ty
  • Tạo nhóm thông báo mở theo khu vực, chẳng hạn như "Thông báo của [Vị trí]"
    • Thêm quản trị viên khác để quản lý nhóm khi bạn vắng mặt
    • Đặt quyền đăng là chỉ dành cho quản trị viên
    • Dùng Nhóm nhân viên (đồng bộ với trang cá nhân Workplace) để chỉ định thành viên vào các nhóm dựa trên vị trí
    • Dùng nhóm này để chia sẻ tin tức và thông tin mới trong khu vực
  • Tạo nhóm mở cho toàn công ty và khu vực để mọi người thảo luận, chẳng hạn như "Nhóm thảo luận của [Tên công ty]" và "Nhóm thảo luận của [Địa điểm văn phòng]"
    • Thêm quản trị viên khác để quản lý nhóm khi bạn vắng mặt
    • Đặt quyền đăng là bất kỳ ai cũng có thể đăng hoặc bài viết cần được quản trị viên phê duyệt
    • Đặt nhóm thảo luận của toàn công ty thành nhóm mặc định. Dùng Nhóm nhân viên (đồng bộ với trang cá nhân Workplace) để chỉ định thành viên vào các nhóm khu vực dựa trên vị trí
    • Khuyến khích nhân viên chia sẻ câu hỏi và bắt đầu các cuộc thảo luận liên quan đến công việc trong nhóm này.
  • Bí quyết của chuyên gia: Tạo nhóm xã hội mở để ghi nhận những đóng góp và hiệu quả làm việc của mọi người. Nhóm này sẽ là không gian để bất kỳ ai trong công ty cũng có thể biểu dương đồng nghiệp.
    • Đặt quyền đăng thành dành cho mọi người.
2. Quy trình làm việc phổ biến và lặp lại
Bạn hãy sử dụng các nhóm để tinh giản thủ tục và quy trình làm việc, chẳng hạn như:
  • Nhóm H&Đ về lĩnh vực Nhân sự hoặc nhóm Trợ giúp CNTT: Tạo điều kiện để mọi người tìm thấy lời giải đáp cho câu hỏi của mình.
  • Nhóm cơ sở vật chất: Báo cáo vấn đề về thiết bị và cơ sở vật chất một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  • Nhóm làm thay ca: Tạo điều kiện để nhân viên tuyến đầu đề nghị làm thay ca hoặc nhận ca có sẵn. Tìm hiểu thêm về tính năng Làm thay ca trong Trung tâm trợ giúp.
3. Cộng tác trong đội ngũ
Đây là cách mọi người hoàn thành công việc hàng ngày. Họ có thể sử dụng nhóm của đội ngũ và phòng ban để chia sẻ thông tin cập nhật về công việc mình thực hiện, cộng tác về file, giao tiếp qua tin nhắn văn bản, cuộc gọi thoại, chat video và hơn thế nữa.
  • Tạo nhóm kín cho các đội ngũ và phòng ban trong tổ chức của bạn và chỉ định người quản lý đội ngũ/phòng ban đó làm quản trị viên.
  • Đặt quyền đăng là dành cho bất kỳ ai.
  • Khuyến khích người tiên phong tạo nhóm kín cho mỗi dự án của họ cũng như nhóm bí mật để liên lạc với cấp quản lý hoặc nhân viên cấp dưới
Bí quyết của chuyên gia: Bạn hãy khuyến khích cấp quản lý và trưởng bộ phận tạo nhóm thông báo đến đội ngũ và bộ phận như "Thông báo marketing", "Ra mắt sản phẩm mới" và "Bán hàng thành công". Bạn có thể sử dụng các nhóm này để thông báo và cập nhật với mọi người về tất cả công việc được thực hiện trong tổ chức.
4. Khuyến khích đội ngũ điều hành và các cấp quản lý tham gia
4. Thu hút đội ngũ điều hành và các cấp quản lý tham gia
Đội ngũ điều hành có thể sử dụng Workplace để chia sẻ thông tin mới, thông báo cho nhân viên và giao tiếp trong toàn tổ chức. Hãy đảm bảo họ biết cách sử dụng Workplace và hiểu rõ lợi ích mà công cụ này mang đến cho họ và công ty.
Sau đây là một số thông tin & nguồn lực mà bạn có thể chia sẻ với đội ngũ điều hành:
Bạn hãy thu hút cấp quản lý tham gia vào việc triển khai Workplace từ sớm. Họ biết càng nhiều về Workplace thì đội ngũ của họ hưởng càng nhiều lợi ích khi sử dụng công cụ này. Sau đây là một số thông tin & nguồn lực mà bạn có thể chia sẻ với họ:
5. Truyền thông về hoạt động triển khai
5. Hoạt động truyền thông về việc triển khai
Làm cho nhân viên hứng thú với sự kiện triển khai bằng những hoạt động truyền thông tập trung vào giá trị mà Workplace sẽ mang đến cho công việc thường nhật của họ. Chiến lược truyền thông toàn diện là chìa khóa để thu hút nhiều thành viên trong tổ chức tham gia hơn. Để hỗ trợ bạn, chúng tôi đã tạo mẫu Kế hoạch truyền thông về việc triển khai với các thông điệp chính rất quan trọng đối với mỗi sự kiện triển khai Workplace. S
6. Gửi lời mời
Bước 6: Gửi lời mời
Sau khi thiết lập nhóm và thông báo về việc triển khai cho đội ngũ, đã đến lúc bạn gửi lời mời rồi đấy. Hãy sử dụng cách thức truyền thông nêu trong Kế hoạch truyền thông về việc triển khai nhanh để chia sẻ thông tin kích hoạt trang cá nhân, đồng thời tiếp tục khuyến khích nhân viên tham gia và tương tác trên Workplace sau ngày triển khai.
Đảm bảo nhân viên biết về các nguồn lực trợ giúp và hướng dẫn phong phú dành cho họ. Chia sẻ liên kết dẫn đến nội dung về cách bắt đầu sử dụng Workplace để hỗ trợ nhân viên nhanh chóng nắm bắt mọi thông tin mới nhất về công cụ này:
Thông tin & nguồn lực hữu ích khác
Thông tin & nguồn lực hữu ích khác
Sau khi triển khai Workplace, hãy nhớ tham khảo các nguồn lực đa dạng khác để đo lường mức độ thành công của việc triển khai, hiểu rõ Bảng điều khiển quản trị trên Workplace cũng như thúc đẩy việc sử dụng và tương tác sau khi triển khai.