Các điều kiện tiên quyết để bắt đầu: Bạn có được sự tham gia của đội ngũ lãnh đạo. Bạn hiểu rằng triển khai Workplace sẽ mang lại nhiều thay đổi hơn một dự án kỹ thuật. Bạn đã xác định 2 điều hiện tại bạn chưa thể làm nhưng Workplace sẽ làm được.

• Tôi có đủ điều kiện sử dụng miễn phí Workplace không? Tổ chức của tôi sẽ được miễn phí cho bao nhiêu người dùng?
• Tất cả các tổ chức phi lợi nhuận đã đăng ký với TechSoup và không thuộc diện cơ quan hoặc tổ chức chính phủ đều đủ điều kiện sử dụng miễn phí Workplace. Một số loại tổ chức không được sử dụng miễn phí, ví dụ: cơ quan chính trị hoặc cơ quan vận động hành lang, công đoàn, cơ quan chính phủ và một số loại cơ sở giáo dục nhất định. Không có giới hạn về số người dùng.
• Tôi có thể thêm người từ miền email khác không?
• Có. Nếu tổ chức của bạn dùng nhiều miền email thì bạn có thể thêm các miền này vào Workplace.
• Hãy sử dụng nhóm đa công ty để cộng tác với những người ở tổ chức khác. Khi đó, tình nguyện viên và đối tác có thể giao tiếp với bạn mà không cần có quyền truy cập vào nhóm nội bộ.
• Tôi nên tạo bao nhiêu nhóm?
• Tạo một tập hợp cơ sở bao gồm các nhóm làm việc chính và số nhóm xã hội tối thiểu. Đối với tổ chức có khoảng 50 người, 15 nhóm là con số phù hợp để bắt đầu.
• Làm cách nào để mời tình nguyện viên tham gia?
• Hãy tạo nhóm đa công ty (MCG) và mời tình nguyện viên qua email. Thêm bài viết đã ghim vào đầu nhóm cùng với thông tin quan trọng về việc tham gia và liên kết tới các nhóm đa công ty Tình nguyện viên khác mà họ nên tham gia. Khuyến khích họ đặt câu hỏi trong nhóm này.
• Cách khác là thêm trực tiếp tình nguyện viên vào cộng đồng Workplace của mình. Khi đó, họ sẽ có quyền truy cập vào tất cả nội dung của nhân viên trong nhóm mở. Để thực hiện điều này, hãy làm theo chính các bước "thêm người" mà bạn thường thực hiện với nhân viên.
• Làm cách nào để duy trì mức tương tác cao trên Workplace?
• Hãy nhớ những gì bạn muốn thực hiện khi khởi động dự án này. Nhớ lại điều này để đảm bảo giá trị mà Workplace mang lại cho tổ chức luôn ở mức cao.
• Chuyển tất cả danh sách email và nội dung giao tiếp nội bộ ra ngoài email là bước khởi đầu tuyệt vời. Hãy tận dụng các định dạng đa phương tiện, chẳng hạn như ảnh, video, video 360 và nội dung phát trực tiếp. Chia sẻ thông tin liên lạc độc quyền cho riêng Workplace để khuyến khích nhân viên xác nhận tài khoản Workplace và thường xuyên đăng nhập Workplace. Quản lý dự án bằng nhóm dự án trong Workplace cũng là một cách để đưa riêng công việc bạn từng làm trong những công cụ khác và email vào Workplace. Hãy cân nhắc về mọi email mà bạn viết và nhận được để biết nội dung có thể liên quan đến những người khác không. Nếu có, hãy đăng trên Workplace.
• Nhiều tổ chức bắt đầu bằng nội dung giao tiếp từ trên xuống của đội ngũ điều hành. Các cấp quản lý cũng có thể giúp thúc đẩy mức độ tương tác trên Workplace bằng cách cam kết sử dụng Workplace cho tất cả các nội dung giao tiếp trong đội ngũ. Nội dung này có thể bao gồm thông tin cập nhật chung trong đội ngũ, ghi chú về cuộc họp đội ngũ và thông tin "ưu tiên nhất" trong tuần để chia sẻ những việc mọi người định làm vào tuần đó.
• Kết nối Workplace với các công cụ bạn sử dụng hàng ngày để đơn giản hóa các quy trình và giảm nhu cầu làm việc trên nhiều công cụ. Tiện ích tích hợp của Workplace sẽ đơn giản hóa luồng công việc để bạn làm việc hiệu quả hơn. Tìm hiểu thêm về Thư mục tiện ích tích hợp của chúng tôi.
• Tổ chức phi lợi nhuận sẽ luôn được dùng Workplace miễn phí chứ?
• Chúng tôi không có ý định tính phí đối với các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng Workplace. Tháng 6/2018, chúng tôi ra mắt Workplace for Good, qua đó củng cố cam kết cung cấp miễn phí Workplace cho các tổ chức phi lợi nhuận và nhân viên trong ngành giáo dục.
• Làm cách nào để được trợ giúp thêm về cách triển khai Workplace?
• Trung tâm nguồn lực dành cho khách hàng (chính là nơi bạn đang truy cập!) có rất nhiều nguồn lực thuận tiện để hỗ trợ bạn chuẩn bị cho việc triển khai của mình cũng như các chiến lược để duy trì mức tương tác cao.
• Các đối tác của Workplace cũng luôn sẵn sàng trợ giúp bạn. Tìm đối tác trong khu vực của bạn tại đây.
• Bạn có cộng đồng nào để tôi kết nối với các tổ chức phi lợi nhuận khác trên Workplace không?
• Có! Bạn có thể tham gia Nhóm đa công ty trên Workplace for Good cùng với hơn 2.500 người nhiệt huyết với các tổ chức phi lợi nhuận và đang làm việc trong những tổ chức này.
• Workplace bảo mật ở mức độ nào?
• Chúng tôi rất coi trọng vấn đề Bảo mật và bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây.