Triển khai



Hướng dẫn dành cho quản trị viên về cách lập kế hoạch và triển khai Workplace trên toàn Tổ chức.

Hướng dẫn triển khai Workplace dành cho tổ chức phi lợi nhuận

Workplace tự hào quyên góp công cụ làm việc cho các tổ chức phi lợi nhuận đã đăng ký và nhân viên trong các tổ chức giáo dục. Với những công cụ này, các đội ngũ có thể kết nối, cộng tác và xây dựng cộng đồng có ý nghĩa trên toàn thế giới. Hiện nay, có hàng nghìn tổ chức phi lợi nhuận sử dụng Workplace. Dựa trên ý kiến đóng góp của họ, chúng tôi đã biên soạn hướng dẫn này để hỗ trợ bạn triển khai Workplace. Hướng dẫn này dành cho tổ chức có đến 250 nhân viên và thời gian triển khai sẽ không vượt quá 4 tuần. Nếu tổ chức của bạn có nhiều nhân viên hơn, bạn nên làm theo các bài viết hướng dẫn triển khai ở đây để đảm bảo triển khai thành công.

Tải xuống danh sách kiểm tra hoạt động triển khai để đảm bảo bạn luôn nắm được các yêu cầu triển khai:

Triển khai Workplace cho tổ chức phi lợi nhuận của bạn bằng 4 bước đơn giản

Các điều kiện tiên quyết để bắt đầu: Bạn có được sự tham gia của đội ngũ lãnh đạo. Bạn hiểu rằng triển khai Workplace sẽ mang lại nhiều thay đổi hơn một dự án kỹ thuật. Bạn đã xác định 2 điều hiện tại bạn chưa thể làm nhưng Workplace sẽ làm được.

1. Đăng ký và kết nối Workplace

1. Đăng ký và kết nối Workplace

2. Xây dựng Workplace

2. Xây dựng Workplace

  • Tìm sự ủng hộ và xác định đội ngũ triển khai dự án Workplace: bổ sung lãnh đạo đến từ mỗi đội ngũ trong tổ chức và thêm họ làm Quản trị viên trên Workplace.
  • Truy cập "Bảng điều khiển quản trị" ở thanh điều hướng bên trái > Đi đến phần "Mọi người" trong Bảng điều khiển quản trị > Nhấp vào nút "Mời" bên cạnh tên của từng thành viên trong đội ngũ dự án Workplace để mời họ.
  • Tạo nhóm dự án đầu tiên cho đội ngũ này và lấy tên là "Triển khai Workplace". Đây là nơi để bạn và từng thành viên trong đội ngũ cập nhật tiến độ triển khai Workplace.
  • Để tạo một nhóm mới, hãy đi đến "Trang chủ" trên thanh điều hướng bên trái > chọn "Tạo nhóm" trong menu thả xuống > chọn "Đội ngũ & Dự án" > đặt tên cho dự án là "Triển khai Workplace" > thêm thành viên trong đội ngũ dự án Workplace vào nhóm. Lưu ý: Theo mặc định, đây là nhóm "kín". Nội dung trong nhóm chỉ hiển thị với thành viên.
  • Đi đến thống nhất và tạo tập hợp các nhóm chính trên Workplace. Cân nhắc xem nên để nhóm ở chế độ mở, kín hay bí mật. Dưới đây là một số nguồn để bạn lấy cảm hứng bắt đầu:
  • Nhóm đóng góp ý kiến từ trên xuống - từ dưới lên
    Chuyển hoạt động liên lạc qua email của toàn công ty vào nhóm thông báo. Tạo nhóm xã hội cho tất cả các câu hỏi không liên quan trực tiếp đến công việc. Bạn cũng có thể tạo nhóm thông báo và nhóm xã hội ở từng vị trí văn phòng.

    Ví dụ: "Thông tin cho toàn bộ nhân viên", "Thông báo tại London", "Cộng đồng tại Vương quốc Anh", "Wiki công ty"

  • Nhóm liên lạc trong đội ngũ
    Tạo nhóm cho từng đội ngũ trong tổ chức và chỉ định người quản lý làm quản trị viên nhóm. Khi đó, các đội ngũ có thể giao tiếp thường xuyên, quản lý dự án và luôn cập nhật thông tin mới giữa các cuộc họp.

    Ví dụ: "Đội ngũ gây quỹ", "Đội ngũ nhân sự", "Đội ngũ điều hành"

  • Nhóm cộng tác liên phòng ban
    Cộng tác giữa các khu vực, ngôn ngữ và đội ngũ bằng các nhóm thảo luận mở để thu thập ý tưởng và chia sẻ ý kiến đóng góp của mọi người trong tổ chức của bạn.

    Ví dụ: "Dự án gây quỹ cho lễ hội", "Cơ hội tình nguyện", "Bộ phận trợ giúp CNTT", "XFN marketing". Ngoài ra, hãy cân nhắc tạo một nhóm ý kiến đóng góp cho mỗi đội ngũ để mọi người biết chính xác cách liên hệ với họ, chẳng hạn như "Ý kiến đóng góp về marketing", "Ý kiến đóng góp về CNTT", "Bí quyết & thủ thuật sử dụng Workplace". Yêu cầu người quản lý của đội ngũ tương ứng ghim bài viết chứa tất cả thông tin quan trọng và liên kết đến tài liệu ở đầu nhóm.

  • Nhóm đối tác và tình nguyện viên

    Sử dụng Nhóm đa công ty (MCG) để cộng tác với những tình nguyện viên và đối tác không thuộc tổ chức của bạn nhưng thường xuyên làm việc với bạn. Tạo nhóm thuộc loại "Đa công ty" và mời các tình nguyện viên/đối tác bằng email công việc của họ. Họ chưa cần có tài khoản Workplace. Bạn có thể áp dụng cùng một cách chia sẻ trong các nhóm này nhưng thành viên bên ngoài sẽ không có quyền truy cập vào nhóm nội bộ.

    Ví dụ: "Thông tin dành cho tình nguyện viên", "Tình nguyện viên tại Nhật", "Hợp tác với EasyJet/Unicef"

3. Chuẩn bị sẵn sàng cho tổ chức

3. Chuẩn bị sẵn sàng cho tổ chức

  • Thiết lập tài khoản cho tất cả nhân viên trên Workplace. Đảm bảo cung cấp thêm nhiều thông tin về họ nhất có thể, đặc biệt là email của người quản lý vì thông tin này sẽ dùng cho các chức năng chẳng hạn như sơ đồ tổ chức trên Workplace. Sau khi thiết lập xong tất cả nhân viên, bạn có thể thêm họ vào các nhóm tương ứng.
  • Truy cập "Bảng điều khiển quản trị" > đi đến phần "Mọi người" > chọn "Thêm người" ở góc trên cùng bên phải > chọn phương thức tải lên, ví dụ: file CSV > chọn "Mời khi tôi sẵn sàng"
  • Chọn ngày triển khai và tạo dựng sự hào hứng. Đặt ngày triển khai. Chúng tôi nhận thấy thứ Ba đến thứ Năm là những ngày phù hợp nhất để khiển khai. Bắt đầu thông báo về việc này với tổ chức của bạn để tạo dựng sự hào hứng. Triển khai Workplace sẽ là sự khởi đầu của một cách làm việc khác. Vì vậy, hãy tận dụng thời gian này để lập kế hoạch cho các sự kiện thú vị và video hoặc tin nhắn trực tiếp của Tổng Giám đốc để đánh dấu mốc này.
  • Lập kế hoạch xem bạn sẽ chuyển những việc nào sang Workplace vào ngày triển khai. Bạn nên chuyển tất cả thông tin liên lạc trong danh sách email sang nhóm trên Workplace. Đảm bảo kế hoạch truyền thông của bạn có hoạt động khuyến khích nhân viên xác nhận tài khoản Workplace vào ngày triển khai để họ không bỏ lỡ thông tin quan trọng chỉ được chia sẻ trên Workplace.
4. Triển khai Workplace

4. Triển khai Workplace

  • Triển khai chính thức Workplace cho toàn bộ tổ chức của bạn!
  • Truy cập "Bảng điều khiển quản trị" > chọn "Mọi người" trong thanh điều hướng > nhấp vào "mời tất cả" rồi điều chỉnh tin nhắn bạn gửi sao cho phù hợp với từng người
  • Chúc mừng quá trình triển khai! Mọi người sẽ rất hào hứng tham gia Workplace và chúc mừng quá trình triển khai là một cách vô cùng hợp lý để tạo ra sự hào hứng đó.

Ảnh mọi người đang chúc mừng quá trình triển khai Workplace

  • Bắt đầu giao tiếp và cộng tác với các nhân viên của bạn trên Workplace
  • Đăng bài viết đầu tiên cho toàn tổ chức trong nhóm thông tin của bạn và khơi dậy sự hào hứng cho Workplace bằng cách đề nghị các lãnh đạo phát trực tiếp để chia sẻ thông tin mới và chúc mừng những mốc chính.
  • Sắp xếp một thành viên trong đội ngũ lãnh đạo phát trực tiếp trên Workplace vào tuần triển khai để tạo ra sự hứng khởi và khuyến khích từng thành viên trong đội ngũ của bạn xác nhận tài khoản Workplace. Bắt đầu quảng cáo sự kiện này trong thông báo trước khi triển khai để mọi người đều tham dự.
  • Trước khi gửi email nội bộ, hãy tự hỏi xem cách làm này có phù hợp với những người khác không. Nếu có, hãy đăng lên Workplace.

Để biết thêm thông tin về cách triển khai Workplace thành công, hãy tham gia Nhóm đa công ty trên Workplace Triển khai Workplace cho tổ chức của bạn. Tại đây, bạn sẽ tìm hiểu thêm về các cách làm tốt nhất chuyên sâu để áp dụng cho việc triển khai Workplace.


Câu hỏi thường gặp dành cho tổ chức phi lợi nhuận

Câu hỏi thường gặp về Workplace dành cho tổ chức phi lợi nhuận

  • Tôi có đủ điều kiện sử dụng miễn phí Workplace Nâng cao không? Và sẽ được miễn phí cho bao nhiêu người dùng?
  • Tất cả các tổ chức phi lợi nhuận nào đã đăng ký với TechSoup và không thuộc diện cơ quan hoặc tổ chức chính phủ thì đều đủ điều kiện sử dụng miễn phí Workplace Nâng cao. Một số loại tổ chức không được sử dụng miễn phí, ví dụ: cơ quan chính trị hoặc cơ quan vận động hành lang, công đoàn, cơ quan chính phủ và một số loại cơ sở giáo dục nhất định. Không có giới hạn về số người dùng.
  • Tôi có thể thêm người từ miền email khác không?
  • Được. Nếu tổ chức của bạn dùng nhiều miền email thì bạn có thể thêm các miền này vào Workplace.
  • Hãy sử dụng nhóm đa công ty để cộng tác với những người ở tổ chức khác. Khi đó, tình nguyện viên và đối tác có thể giao tiếp với bạn mà không cần có quyền truy cập vào nhóm nội bộ.
  • Tôi nên tạo bao nhiêu nhóm?
  • Tạo một tập hợp cơ sở bao gồm các nhóm làm việc chính và số nhóm xã hội tối thiểu. Đối với tổ chức có khoảng 50 người, 15 nhóm là con số phù hợp để bắt đầu.
  • Làm cách nào để mời tình nguyện viên tham gia?
  • Hãy tạo nhóm đa công ty (MCG) và mời tình nguyện viên qua email. Thêm bài viết đã ghim vào đầu nhóm cùng với thông tin quan trọng về việc tham gia và liên kết tới các nhóm đa công ty Tình nguyện viên khác mà họ nên tham gia. Khuyến khích họ đặt câu hỏi trong nhóm này.
  • Cách khác là thêm trực tiếp tình nguyện viên vào cộng đồng Workplace của mình. Khi đó, họ sẽ có quyền truy cập vào tất cả nội dung của nhân viên trong nhóm mở. Để thực hiện điều này, hãy làm theo chính các bước "thêm người" mà bạn thường thực hiện với nhân viên.
  • Làm cách nào để duy trì mức tương tác cao trên Workplace?
  • Hãy nhớ những gì bạn muốn thực hiện khi khởi động dự án này. Nhớ lại điều này để đảm bảo giá trị mà Workplace mang lại cho tổ chức luôn ở mức cao.
  • Chuyển tất cả danh sách email và nội dung giao tiếp nội bộ ra ngoài email là bước khởi đầu tuyệt vời. Hãy tận dụng các định dạng đa phương tiện, chẳng hạn như ảnh, video, video 360 và nội dung phát trực tiếp. Chia sẻ thông tin liên lạc độc quyền cho riêng Workplace để khuyến khích nhân viên xác nhận tài khoản Workplace và thường xuyên đăng nhập Workplace. Quản lý dự án bằng nhóm dự án trong Workplace cũng là một cách để đưa riêng công việc bạn từng làm trong những công cụ khác và email vào Workplace. Hãy cân nhắc về mọi email mà bạn viết và nhận được để biết nội dung có thể liên quan đến những người khác không. Nếu có, hãy đăng trên Workplace.
  • Nhiều tổ chức bắt đầu bằng nội dung giao tiếp từ trên xuống của đội ngũ điều hành. Các cấp quản lý cũng có thể giúp thúc đẩy mức độ tương tác trên Workplace bằng cách cam kết sử dụng Workplace cho tất cả các nội dung giao tiếp trong đội ngũ. Nội dung này có thể bao gồm thông tin cập nhật chung trong đội ngũ, ghi chú về cuộc họp đội ngũ và thông tin "ưu tiên nhất" trong tuần để chia sẻ những việc mọi người định làm vào tuần đó.
  • Kết nối Workplace với các công cụ bạn sử dụng hàng ngày để đơn giản hóa các quy trình và giảm nhu cầu làm việc trên nhiều công cụ. Tiện ích tích hợp của Workplace sẽ đơn giản hóa luồng công việc để bạn làm việc hiệu quả hơn. Tìm hiểu thêm về Thư mục tiện ích tích hợp của chúng tôi.
  • Tổ chức phi lợi nhuận sẽ luôn được dùng Workplace miễn phí chứ?
  • Chúng tôi không có ý định tính phí đối với các tổ chức phi lợi nhuận sử dụng Workplace. Tháng 06/2018, chúng tôi ra mắt Workplace for Good, đồng thời củng cố cam kết cung cấp miễn phí Workplace Nâng cao cho các tổ chức phi lợi nhuận và nhân viên trong ngành giáo dục.
  • Làm cách nào để được trợ giúp thêm về việc triển khai Workplace?
  • Trung tâm nguồn lực dành cho khách hàng (chính là nơi bạn đang truy cập!) có rất nhiều nguồn lực thuận tiện để hỗ trợ bạn chuẩn bị cho việc triển khai của mình cũng như các chiến lược để duy trì mức tương tác cao.
  • Các đối tác của Workplace cũng luôn sẵn sàng trợ giúp bạn. Tìm đối tác trong khu vực của bạn tại đây.
  • Bạn có cộng đồng nào để tôi kết nối với các tổ chức phi lợi nhuận khác trên Workplace không?
  • Có! Bạn có thể tham gia Nhóm đa công ty trên Workplace for Good cùng với hơn 2.500 người nhiệt huyết với các tổ chức phi lợi nhuận và đang làm việc trong những tổ chức này.
  • Workplace bảo mật ở mức độ nào?
  • Chúng tôi rất coi trọng vấn đề Bảo mật và bạn có thể tìm hiểu thêm tại đây.
Hướng dẫn triển khai Workplace dành cho tổ chức phi lợi nhuận
ĐÀO TẠO THEO YÊU CẦU

Cách triển khai Workplace

Tìm hiểu cách triển khai Workplace với sự hướng dẫn và hỗ trợ trực tiếp từ các chuyên gia của Workplace.

ĐÀO TẠO THEO YÊU CẦU

Cách làm việc trên Workplace

Tìm hiểu cách thiết lập cấu trúc nhóm để hỗ trợ nhu cầu của tổ chức và hoàn thành công việc.

ĐÀO TẠO THEO YÊU CẦU

Kiến thức cơ bản dành cho quản trị viên Workplace

Tìm hiểu cách thiết lập và quản lý cộng đồng Workplace bằng Bảng điều khiển quản trị trên Workplace.