Hướng dẫn dành cho quản trị viên hệ thống: Thiết lập và bảo mật
Tìm hiểu cách thiết lập Workplace để bảo mật và gặt hái thành công lâu dài
Hướng dẫn này cung cấp thông tin tổng quan nhanh về các bước cần thiết để bạn thiết lập Workplace. Để xem toàn bộ hướng dẫn theo từng bước, hãy truy cập Hướng dẫn thiết lập Workplace. Nếu bạn mới trở thành quản trị viên của Workplace đã thiết lập sẵn, hãy chuyển sang trang tiếp theo bằng cách sử dụng mục lục.
Xác minh miền của công ty bạnXác minh miền email công ty
Khi bạn xác minh miền Workplace, tài khoản Workplace sẽ trở thành tài khoản "chính thức" cho toàn bộ tổ chức, đồng thời bạn tránh được trường hợp người khác có cùng miền email này tạo một Workplace tách biệt khác. Khi xác minh miền, bạn còn có thể:
- Bật tính năng đăng nhập một lần
- Chỉnh sửa thông tin nhận dạng cá nhân
- Gửi thông báo cho người dùng trước khi trang cá nhân của họ được kích hoạt
Nếu không xác minh miền, bạn cũng có thể đưa miền đó vào danh sách cho phép. Khi đưa miền vào danh sách cho phép, người khác có cùng miền email này có thể tạo tài khoản Workplace khác. Nếu đưa miền vào danh sách cho phép, bạn vẫn có thể xác minh miền đó bất cứ lúc nào.
Tìm hiểu cách xác minh hoặc đưa vào danh sách cho phép trong phần Nguồn lực kỹ thuật của Workplace.
Bật quyền truy cập vào Workplace cho người dùngBật quyền truy cập vào Workplace cho người dùng
- Đưa các miền mà dịch vụ Workplace sử dụng vào danh sách cho phép. Chúng tôi xây dựng Workplace dựa trên chính công nghệ mà mình sử dụng cho Facebook. Như vậy, mọi hạn chế về miền nhằm ngăn chặn quyền truy cập mạng vào Facebook (và facebook.com) sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến Workplace.
- Làm việc với quản trị viên email để thêm miền fbworkmail.com vào danh sách người gửi an toàn trong phần mềm quản lý email của tổ chức. Người dùng mới sẽ xác nhận tài khoản Workplace thông qua liên kết lời mời trong email họ nhận được. Nếu trong tổ chức của bạn có nhân viên không dùng email, bạn có thể làm theo hướng dẫn này để mời họ.
Cấp phép cho người dùng
Quản trị viên có thể thêm hoặc xóa người dùng khỏi Workplace bằng các phương pháp sau:
- Thủ công: thêm từng người dùng mới.
- Hàng loạt: thêm hàng loạt người dùng bằng bảng tính.
- Tự động: kết nối Workplace với Hệ thống cung cấp danh tính đám mây hoặc kết nối trực tiếp từ Active Directory.
Thông qua tính năng cấp phép, quản trị viên hệ thống có thể tạo trang cá nhân cho người dùng trước khi mời họ tham gia Workplace. Khi đó, quản trị viên Workplace và đội ngũ triển khai dự án có thể xây dựng cộng đồng bằng cách tạo nhóm và thêm thành viên vào đó. Sau khi mọi thứ đã sẵn sàng, quản trị viên có thể mời mọi người kích hoạt trang cá nhân của họ. Thông qua việc xây dựng cộng đồng, quản trị viên có thể đảm bảo thiết lập cho mọi người các nhóm và nội dung phù hợp để họ khám phá khi đăng nhập Workplace lần đầu tiên.
Mời mọi người tham gia WorkplaceMời mọi người tham gia Workplace
Sau khi cấp quyền sử dụng trang cá nhân Workplace cho một thành viên cộng đồng, bạn cần phải mời họ kích hoạt trang cá nhân đó. Sau khi nhận được lời mời và kích hoạt trang cá nhân, họ có thể bắt đầu sử dụng Workplace. Chỉ đến khi được mời sử dụng Workplace thì các thành viên mới biết rằng mình có trang cá nhân được cấp phép. Khi trang cá nhân ở trạng thái chưa được mời:
- Thành viên không thể kích hoạt trang cá nhân của họ và mọi nỗ lực kích hoạt đều không thành công
- Thành viên sẽ không nhận được bất kỳ email hoặc thông báo nào khác từ Workplace
Bạn sẽ mời các thành viên tham gia Workplace khi đã sẵn sàng cho họ biết họ cần kích hoạt trang cá nhân. Sau khi được mời, các thành viên sẽ nhận được email mời họ kích hoạt trang cá nhân của mình thông qua một URL được tạo riêng. Đối với tài khoản đã bật tính năng đăng nhập một lần (SSO), các thành viên cũng có thể xác nhận bằng cách đăng nhập Workplace thông qua dịch vụ SSO đã cấu hình.
Các nhân viên không có địa chỉ email công ty có thể được mời tham gia Workplace bằng mã truy cập. Tìm hiểu thêm về cách quản lý tài khoản không có email tại đây.
Truy cập phần Nguồn lực kỹ thuật để biết thêm thông tin về vòng đời tài khoản.
Đặt phương thức xác thựcĐặt phương thức xác thực
Phương thức xác thực của bạn quyết định cách người dùng đăng nhập vào Workplace. Bạn có thể chọn trong các lựa chọn sau:
- Yêu cầu người dùng đặt mật khẩu an toàn và duy nhất.
- Yêu cầu người dùng xác thực bằng tính năng Đăng nhập một lần (SSO)*.
*Lưu ý rằng chỉ miền đã xác minh mới có thể bật tính năng Đăng nhập một lần.
Kết nối tiện ích tích hợpKết nối tiện ích tích hợp
Một trong những chức năng chính của quản trị viên hệ thống là thiết lập và quản lý các tiện ích tích hợp với những hệ thống khác. Chúng tôi biết có thể tổ chức của bạn đã có sẵn những công cụ cho bạn sử dụng để hoàn thành công việc mỗi ngày. Việc tích hợp các công cụ này với Workplace sẽ rất đơn giản. Lướt xem Danh mục tiện ích tích hợp để tìm các công cụ bạn muốn kết nối. Sau khi bạn tải một công cụ xuống, tất cả thành viên của tổ chức đều có thể sử dụng công cụ đó.
Xem video dưới đây để tìm hiểu thêm về các tiện ích tích hợp có sẵn.
