Tìm hiểu cách quản lý người dùng Workplace từ Bảng điều khiển quản trị.

Thêm người dùng

• Thủ công: Bằng cách thêm từng tài khoản một.
• Hàng loạt: Sử dụng bảng tính.
• Tự động: Bằng cách kết nối Workplace với Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây.

Đặt tùy chọn mời

• Chỉ người được mời mới có thể tham gia: nghĩa là những người khác chỉ có thể tham gia nếu được quản trị viên hoặc người dùng đang hoạt động mời.
• Bất cứ ai từ các miền email sau đây đều có thể tham gia: nghĩa là bất kỳ ai từ miền đã xác minh hoặc miền nằm trong danh sách cho phép đều có thể tham gia mà không cần được mời.

• Quản trị viên phải phê duyệt mọi yêu cầu tham gia cộng đồng Workplace này: Mọi lời mời do người không phải quản trị viên gửi phải được quản trị viên chấp thuận.
• Tự động phê duyệt yêu cầu tham gia từ các miền email này: Hãy chọn chế độ này nếu bạn muốn Workplace tự động chấp nhận bất kỳ người nào có địa chỉ email công ty thuộc bất kỳ miền nào đã xác minh hoặc nằm trong danh sách cho phép.
• Tự động phê duyệt tất cả yêu cầu tham gia: Tất cả người dùng mới đều có thể tham gia Workplace mà không cần quản trị viên phê duyệt.

Trường thông tin trên trang cá nhân

• Tổ chức cộng đồng thành các Nhóm nhân viên. Sau đó, quản trị viên hệ thống có thể chỉ định những Nhóm nhân viên này vào các nhóm để tự động thêm hoặc xóa thành viên.
• Cấp quyền để quản trị viên nhóm có thể đặt quy tắc chọn thành viên của nhóm mình mà không cần sự hỗ trợ từ quản trị viên hệ thống. Những quy tắc này sẽ tự động thêm và xóa thành viên dựa vào thông tin trên trang cá nhân. Tìm hiểu thêm về quy trình tự động thêm thành viên nhóm tại đây.
• Thiết lập Sơ đồ tổ chức nhằm tạo điều kiện cho mọi người có thể dễ dàng tìm đúng người để trò chuyện, còn nhân viên mới thì hình dung được cấu trúc tổ chức của bạn.
• Gửi khảo sát đến những người phù hợp bằng cách sử dụng Nhóm nhân viên.

• Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây: Nếu bạn thiết lập tiện ích tích hợp này, mọi thay đổi về thông tin trên trang cá nhân mà Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây quản lý sẽ được phản ánh trên Workplace.
• Chỉ quản trị viên: Chỉ quản trị viên có quyền truy cập mới có thể chỉnh sửa trường này trên trang cá nhân theo cách thủ công hoặc theo cách tải lên bảng tính.
• Chủ sở hữu trang cá nhân: Mỗi người có thể tự cập nhật trường thông tin này trên trang cá nhân của mình. Quản trị viên cũng có thể chỉnh sửa trường này trên trang cá nhân cho người khác.

• Kết nối Workplace với Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây. Phương thức này sẽ đưa tất cả thông tin trên trang cá nhân lưu trữ trong Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây vào Workplace một cách hiệu quả. Nếu những trường trên trang cá nhân mà bạn đã xác định không có thông tin trong Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây, bạn vẫn nên sử dụng bảng tính. Ngoài ra, bạn không thể ghi đè theo cách thủ công lên bất kỳ trường nào do Hệ thống cung cấp danh tính qua đám mây quản lý.
• Thực hiện thủ công bằng cách tải bảng tính lên: Đi đến trang Mọi người trong Bảng điều khiển quản trị và nhập file CSV theo mẫu đã cung cấp.
• Thực hiện thủ công bằng cách cập nhật thông tin của từng nhân viên một: Bạn có thể làm như vậy trên trang Mọi người trong Bảng điều khiển quản trị. Nhấp vào … ở bên phải tên từng nhân viên và chọn Chỉnh sửa chi tiết người dùng.

Vô hiệu hóa người dùng

Vai trò quản trị viên

• Nhà phân tích có thể chạy báo cáo để theo dõi tỷ lệ sử dụng và nội dung. Bất kỳ ai cũng có thể là nhà phân tích, nhưng bạn nên chỉ định vai trò này cho một thành viên của đội ngũ triển khai Workplace.
• Người kiểm duyệt tài khoản có thể xem/chỉnh sửa trang cá nhân, tạo và vô hiệu hóa người dùng. Vai trò này phù hợp với thành viên của Đội ngũ hỗ trợ.
• Người kiểm duyệt nội dung có thể xem tất cả các nhóm, xóa nhóm và kiểm duyệt nội dung. Người kiểm duyệt nội dung thường là thành viên của Đội ngũ nhân sự.
• Vai trò tùy chỉnh có thể được tạo theo nhu cầu của bạn.