10 chiến lược thúc đẩy tỷ lệ tiếp nhận Workplace

Các bí quyết và chiến thuật hữu ích để tăng số người trong tổ chức sử dụng nền tảng này.


Phần khó khăn nhất khi triển khai công cụ mới cho công ty là làm cách nào để mọi người sử dụng công cụ đó. Nguyên nhân là mọi người không dễ thay đổi thói quen làm việc, nhưng nếu thay đổi được thì lợi ích đạt được thường sẽ rất lớn. Với Workplace, tỷ lệ tiếp nhận cũng như mức độ tương tác cao đồng nghĩa với khả năng truy cập tốt hơn vào kiến thức và thông tin, phạm vi tiếp cận của thông tin truyền thông nội bộ mở rộng hơn, đồng thời thêm nhiều cơ hội để xây dựng mối quan hệ ở các đội ngũ và vị trí.
Nếu bạn thấy tỷ lệ tiếp nhận Workplace trong tổ chức của mình còn thấp, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn. Hướng dẫn này tóm tắt 10 chiến lược chính mà bạn có thể sử dụng để tăng số người hoạt động và tương tác trên Workplace.
1. Thêm Workplace vào quy trình đào tạo nhập môn
1. Thêm Workplace vào quy trình đào tạo nhập môn
Đưa Workplace vào quy trình đào tạo nhập môn hiện có của tổ chức bằng cách:
  • Chia sẻ hướng dẫn kích hoạt trang cá nhân với nhân viên mới ngay trong ngày đầu tiên. Để xem phần hướng dẫn kích hoạt trang cá nhân thông qua mã truy cập, hãy nhấp vào đây.
  • Tương tác với người mới trong nhóm đào tạo nhập môn dành cho nhân viên mới trên Workplace.
  • Lưu trữ tài liệu đào tạo nhập môn trong Thư viện kiến thức.
Bạn muốn tìm hiểu thêm về cách sử dụng Workplace trong quy trình đào tạo nhập môn? Hãy xem hướng dẫn này.
2. Thu hút cấp quản lý tham gia
2. Thu hút cấp quản lý tham gia
Cấp quản lý có tầm ảnh hưởng rất lớn. Khi họ chuyển công việc hàng ngày vào Workplace, cấp dưới trực tiếp của họ cũng thường có xu hướng làm theo. Hãy giải thích cho cấp quản lý về giá trị mà Workplace có thể mang lại cho đội ngũ của họ. Sau đây là một vài ý chính bạn có thể chia sẻ:
  • Workplace đơn giản, quen thuộc và dễ sử dụng. Vì thế, mọi người trong đội ngũ đều có thể tham gia trò chuyện, cộng tác và cập nhật thông tin.
  • Thông qua Workplace, đội ngũ có thể tăng sự hiện diện của mình trong tổ chức. Nhờ các nhóm mở để thông báo cho đội ngũ như "Thông tin về hoạt động marketing", bạn có thể chia sẻ những khoảnh khắc chiến thắng và đáng tự hào với nhiều người hơn bao giờ hết.
  • Workplace hỗ trợ cả hoạt động giao tiếp đồng bộ và không đồng bộ. Với cuộc gọi video và chat, bạn có thể nhận câu trả lời nhanh chóng và cộng tác theo thời gian thực (đồng bộ). Bài viết là lựa chọn phù hợp nhất trong hoạt động giao tiếp không cần phản hồi tức thì, đồng thời cần dễ tìm lại sau nhiều ngày, nhiều tuần và nhiều tháng (không đồng bộ).
Một cách hiệu quả để tăng số người thuộc cấp quản lý sử dụng Workplace là tạo nhóm kín hoặc nhóm bí mật mang tên "Cấp quản lý tại [Tên công ty]". Hãy sử dụng nhóm này để chia sẻ những cách quản lý tốt nhất, cũng như khuyến khích thành viên đăng bài viết chia sẻ hiểu biết và kiến thức của họ với nhau.
Để hỗ trợ cấp quản lý bắt đầu sử dụng Workplace, bạn có thể chia sẻ các nguồn lực sau:
  • Hướng dẫn dành cho cấp quản lý: Hướng dẫn bắt đầu nhanh dành cho người quản lý mới sử dụng Workplace.
  • Quản lý đội ngũ với Workplace from Meta: Lộ trình học tập trực tuyến, mang tính tương tác giới thiệu cách vận hành đội ngũ hoặc phòng ban thông qua Workplace, từ mối quan hệ riêng với cấp dưới trực tiếp cho đến cách quản lý mối quan hệ với các bên liên quan bên ngoài.
  • Hỗ trợ đội ngũ làm việc kết hợp: Bộ công cụ có thể tải xuống cung cấp kiến thức từ đội ngũ nghiên cứu của chúng tôi và những cách tốt nhất để tạo ra đội ngũ làm việc kết hợp - đội ngũ gồm cả nhân viên làm việc tại chỗ và từ xa - có hiệu suất cao.
3. Gửi lời nhắc hàng tuần đến tài khoản chưa xác nhận
3. Gửi lời nhắc hàng tuần đến tài khoản chưa xác nhận
Gửi lời nhắc đến những người được mời nhưng chưa kích hoạt tài khoản. Dưới đây là cách gửi lời nhắc trên Workplace:
  • Chuyển đến trang Mọi người trong Bảng điều khiển quản trị.
  • Nhấp vào menu ở trên cùng bên phải màn hình.
  • Chọn Gửi thông báo xác nhận.
  • Chọn gửi thông báo đến tất cả những nhân viên có tài khoản chưa xác nhận hoặc gửi lời nhắc xác nhận đến tài khoản cụ thể bằng mẫu CSV.
  • Cá nhân hóa lời mời, tập trung vào lợi ích độc đáo mà Workplace có thể mang đến cho nhân viên và toàn bộ tổ chức.
  • Nhấp vào Gửi.
Bạn cũng có thể gửi lời nhắc từ cấp lãnh đạo bằng cách hợp nhất thư. Lời nhắc xác nhận tài khoản do cấp lãnh đạo của tổ chức gửi thường có khả năng thu hút mọi người chú ý nhiều hơn so với lời mời tham gia Workplace thông thường. Những lời nhắc này cũng gửi tín hiệu đến mọi người rằng hoạt động trao đổi và tương tác trong Workplace là ưu tiên của tổ chức.
4. Sử dụng Plugin để chia sẻ nội dung trên Workplace đến các công cụ khác
4. Sử dụng Plugin để chia sẻ nội dung trên Workplace đến các công cụ khác
Với Plugin, quản trị viên có thể chia sẻ bài viết trên Workplace hoặc bảng feed của nhóm theo cách an toàn đến các nền tảng khác như SharePoint, trang web nội bộ và mạng nội bộ. Bạn có thể dùng Plugin để cải thiện khả năng khám phá thông tin mới quan trọng của công ty, cũng như mở rộng phạm vi tiếp cận cho nội dung của mình.
Plugin trên Workplace tôn trọng quyền riêng tư của nội dung gốc bằng cách chỉ hiển thị nội dung này cho người dùng đã đăng nhập Workplace trong cùng trình duyệt. Biện pháp này khuyến khích mọi người đăng nhập Workplace để xem nội dung quan trọng được chia sẻ trên những kênh khác của công ty. Tìm hiểu thêm về Plugin trong Nguồn lực kỹ thuật.
Workplace post embedded in SharePoint5. Tập trung thông tin và nguồn lực của công ty vào Thư viện kiến thức
5. Tập trung thông tin và nguồn lực của công ty vào Thư viện kiến thức
Biến Workplace thành trung tâm lưu trữ các nguồn lực chính của công ty như:
  • Phúc lợi, chi phí, chính sách về việc đi lại và nghỉ phép có lương
  • Tài liệu đào tạo nhập môn và sổ tay nhân viên
  • Sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của công ty
  • Thông tin & nguồn lực về sự đa dạng và hòa nhập, sức khỏe thể chất và tinh thần
  • Nguồn lực của đội ngũ và phòng ban
Khi lưu trữ các nguồn lực này ở cùng một nơi, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian cho mọi người, hạn chế lan truyền thông tin sai lệch, mà còn hỗ trợ nhiều người khác khám phá thông báo, nội dung truyền thông và hoạt động xây dựng cộng đồng quan trọng của công ty đang diễn ra trên Workplace. Tìm hiểu thêm về Thư viện kiến thức trong Trung tâm nguồn lực về Thư viện kiến thức.
Knowledge Library benefits category6. Tổ chức cuộc thi xác nhận mang tính thân thiện
6. Tổ chức cuộc thi xác nhận mang tính thân thiện
Tổ chức cuộc thi xác nhận ở cấp đội ngũ, bộ phận hoặc khu vực để khích lệ mọi người kích hoạt trang cá nhân. Bạn có thể trao giải cho bên có tỷ lệ xác nhận cao nhất. Phần thưởng có thể là bữa trưa phục vụ sẵn hoặc thẻ quà tặng.
  1. Đi đến phần Thông tin chi tiết trong Bảng điều khiển quản trị rồi chuyển đến tab Mọi người.
  2. Cuộn xuống đến bảng Mọi người trên Workplace và lọc kết quả theo vị trí, phòng ban hoặc vai trò.
  3. Chọn loại cuộc thi xác nhận mà bạn muốn tổ chức và phần thưởng dành cho người thắng cuộc.
  4. Chia sẻ quy tắc, thời hạn và phần thưởng của cuộc thi với cấp quản lý. Đừng quên nêu rõ tỷ lệ xác nhận hiện tại của từng vị trí, đội ngũ hoặc phòng ban, kèm theo phần thưởng hấp dẫn khi đạt tỷ lệ xác nhận trên 80%.
  5. Giữ liên lạc với những người đứng đầu để theo dõi mức độ thành công.
  6. Chúc mừng từng đội ngũ và chia sẻ thành công của họ.
Các tổ chức cũng thường dùng những khoản quyên góp từ thiện để khích lệ mọi người kích hoạt trang cá nhân. Ví dụ: Cứ mỗi trang cá nhân được kích hoạt, tổ chức sẽ quyên góp $1 cho mục đích xã hội quan trọng.
7. Đưa quy trình làm việc thông thường vào Workplace
7. Đưa quy trình làm việc thông thường vào Workplace
Tạo nhóm cho những quy trình làm việc lặp lại có thể diễn ra trong Workplace. Sau đây là một vài ý tưởng:
  • Nhóm H&Đ về nhân sự hoặc nhóm Trợ giúp về CNTT: Tạo điều kiện để nhân viên nhanh chóng tìm ra lời câu trả lời cho câu hỏi của mình.
  • Nhóm cơ sở vật chất: Báo cáo vấn đề về trang thiết bị và cơ sở vật chất một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  • Nhóm làm thay ca: Tạo điều kiện cho nhân viên tuyến đầu tìm người làm thay ca hoặc chọn ca mình làm được. Tìm hiểu thêm về tính năng Làm thay ca trong Trung tâm trợ giúp.
Bạn có thể sử dụng bot để tự động hóa những quy trình và nhiệm vụ lặp lại ngay trên Workplace. Ví dụ: Bot Workpalce của Azuronaut hỗ trợ mọi người tạo và nhận thông tin mới về phiếu yêu cầu hỗ trợ CNTT của họ từ cả Nhóm Workplace lẫn Chat trên Workplace.
Tiện ích tích hợp chia sẻ nội dung cũng là cách hiệu quả khác để tăng số người tương tác với nhau trên Workplace. Thông qua tiện ích này, đội ngũ có thể lấy file từ những công cụ như SharePoint, Google Drive, Dropbox, Box, v.v., cũng như chia sẻ file đó trên Workplace với những thành viên nhóm có quyền truy cập. Bạn có thể khám phá tất cả các tiện ích tích hợp có sẵn trong danh mục tiện ích tích hợp.
integrations8. Tổ chức buổi H&Đ trực tiếp với cấp lãnh đạo công ty
8. Tổ chức buổi H&Đ trực tiếp với cấp lãnh đạo công ty
Những buổi H&Đ mang đến cho nhân viên cơ hội có một không hai để đặt câu hỏi và tương tác trực tiếp với đội ngũ lãnh đạo. Do đó, đây là chiến lược rất phổ biến để thu hút nhân viên và đưa họ đến với Workplace.
Với Video trực tiếp, tất cả những gì bạn cần là một chiếc điện thoại hoặc máy tính để phát trực tiếp đến mọi người trong toàn công ty. Bạn có thể tổ chức buổi H&Đ nhanh với Tổng Giám đốc hoặc tập hợp cả một hội đồng, bao gồm cả khách mời bên ngoài. Dưới đây là một số ví dụ truyền cảm hứng từ 5 khách hàng của Workplace đã sử dụng Video trực tiếp để thúc đẩy mức độ tương tác của nhân viên.
Bạn có thể tìm thấy mọi thông tin cần biết về cách tổ chức sự kiện nội bộ bằng Video trực tiếp trên Workplace tại Trung tâm nguồn lực về Video trực tiếp.
Live video with multiple hosts9. Thêm lời nhắc bằng hình ảnh vào không gian làm việc
9. Thêm lời nhắc bằng hình ảnh vào không gian làm việc
Chọn từ nhiều áp phích, tài liệu tổng quan một trang và sản phẩm truyền thông in ấn khác để quảng bá Workplace đến toàn thể nhân viên. Xem tất cả tài liệu quảng bá có sẵn tại đây.
10. Thử áp dụng những thủ thuật CNTT này
10. Thử áp dụng những thủ thuật CNTT này
Đội ngũ CNTT có thể hỗ trợ bạn tăng số người sử dụng bằng cách thực hiện thay đổi trên thiết bị do công ty quản lý. Sau đây là một vài ý tưởng:
  • Đặt Workplace làm màn hình chính mặc định trên trình duyệt web.
  • Thay đổi hình nền máy tính của người dùng và thêm màn hình chờ có nội dung quảng bá Workplace vào tất cả các máy tính.
  • Thêm Workplace vào Công cụ khởi động Office 365.
  • Dùng file MSI của chúng tôi để cài đặt ứng dụng Chat trên Workplace vào tất cả các máy do công ty quản lý. Tìm hiểu thêm trong Nguồn lực kỹ thuật.
Quá trình thúc đẩy mức độ tiếp nhận Workplace cần có thời gian. Đồng thời, ngoài những chiến lược nêu tại đây, còn có nhiều chiến lược khác có thể phù hợp với tổ chức của bạn. Hãy xem các nguồn lực có sẵn trong Trung tâm nguồn lực dành cho khách hàng cũng như Học viện Workplace, từ đó khám phá những cách mới để bạn và người dùng của mình sử dụng Workplace hiệu quả nhất. Sau đây là một số nguồn lực bạn có thể tham khảo: