Hướng dẫn tổ chức
cuộc họp ảo cho đội ngũ

Các cuộc họp mặt chưa bao giờ lại quan trọng đến vậy. Tuy nhiên, để có thể làm việc tại nhà một cách hiệu quả mà vẫn kết nối được với đồng nghiệp, chúng ta cần điều chỉnh thói quen và cách ứng xử của mình.


Đối tượng Cán bộ Quản lý Nhân viên |Thời gian 3 phút |Ngày đăng 24/03/2020

Quay lại trung tâm nguồn lực

Các cuộc họp mặt chưa bao giờ lại quan trọng đến vậy. Tuy nhiên, để có thể làm việc tại nhà một cách hiệu quả mà vẫn kết nối được với đồng nghiệp, chúng ta cần điều chỉnh thói quen và cách ứng xử của mình. Một trong những điều quan trọng nhất là học được cách điều hành cuộc họp ảo thành công.

Tính năng gọi video là công cụ đắc lực để các đội ngũ duy trì sự kết nối, chia sẻ thông tin và đảm bảo dự án đạt đúng tiến độ, bất kể họ ở đâu. Hãy làm theo các bí quyết sau đây để bảo đảm cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

Thiết lập đầy đủ

Hãy chắc chắn rằng bạn có đầy đủ công cụ cần thiết để giao tiếp và cộng tác hiệu quả.

  • Bảo đảm đội ngũ của bạn cũng có công cụ cần thiết để thực hiện cuộc gọi video. Khi ai đó không đáp ứng được yêu cầu cơ bản, cuộc họp sẽ khó có sự tham dự của đầy đủ nhân viên và còn có nguy cơ xảy ra tình trạng cô lập
  • Hãy tạo một không gian chung là nhóm Workplace mà mọi thành viên đội ngũ đều có quyền truy cập. Đây là nơi họ có thể lưu lại các nội dung chính, ghi chú và tài liệu để xem lại và tham khảo bất kỳ lúc nào
  • Thiết lập và tuân thủ theo lịch họp định kỳ. Lên lịch cuộc họp đội ngũ vào thời điểm phù hợp với múi giờ của tất cả những người tham gia cuộc họp. Nếu không thể làm điều này, hãy xem xét việc cân bằng giữa các múi giờ hoặc ít nhất là dùng bài viết đã lên lịch để phổ biến thông tin cho nhân viên tại các khu vực khác nhau ở thời điểm thích hợp hơn
  • Tránh việc hủy hoặc đổi giờ họp của đội ngũ. Đây là những điểm kết nối rất quan trọng, nhất là với những người làm việc từ xa. Nếu phải đổi giờ họp, bạn hãy hỏi ý kiến của mọi người xem có hợp lý không, đặc biệt là cuộc họp ngoài giờ làm việc bình thường của người nào đó

Chuẩn bị sẵn sàng

  • Quản lý thường là người đưa ra quyết định cuối cùng về chủ đề của nội dung chính. Tuy nhiên, đối với những đội ngũ làm việc từ xa hoặc phân tán, họ có thể không nắm rõ ưu tiên hàng đầu của tất cả thành viên trong đội ngũ. Sử dụng cuộc thăm dò ý kiến trong nhóm để đề nghị thành viên đội ngũ đề xuất nội dung chính
  • Đăng nội dung chính trong nhóm. Qua đó, mọi người sẽ có thời gian đóng góp ý kiến hoặc đề xuất thêm về chủ đề trong phần bình luận. Đính kèm vào thư mời trên lịch các đường dẫn liên kết đến thông tin mới/ngữ cảnh của dự án mà mọi người cần xem xét trước hoặc trong khi họp
  • Chuẩn bị trước với người thuyết trình, nếu cần. Đảm bảo những người thuyết trình hoặc dẫn dắt cuộc thảo luận đều đã chuẩn bị và nắm rõ mục tiêu của họ (bao gồm cả giới hạn thời gian). Tạo cuộc trò chuyện trên Workplace để kết nối trực tiếp với họ
  • Nói rõ với đội ngũ rằng họ nên xem lại nội dung chính của cuộc họp cùng với mọi tài liệu hỗ trợ trước khi họp và lên kế hoạch tham dự qua video. Việc mọi người nhìn thấy nhau là điều rất quan trọng để các thành viên trong đội ngũ duy trì sự kết nối

Tạo điều kiện cho mọi người dễ tiếp cận cuộc họp

  • Chỉ định người bấm giờ và người ghi chú. Nhớ để cho các thành viên luân phiên đảm nhiệm những vai trò này để bảo đảm sự công bằng
  • Bảo đảm mọi người đều có mặt. Việc xuất hiện trước camera và nhìn thẳng vào màn hình là rất quan trọng, nhất là với người tham gia ở xa
  • Thu thập ý kiến đóng góp của mọi người. Khi làm việc tại nhà, một số người có thể chỉ xem cuộc họp chứ không tham gia. Trong lúc thảo luận, hãy dành thời gian thu thập ý kiến của toàn thể đội ngũ chứ không chỉ của những người tham gia tích cực phát biểu hoặc theo dõi sát sao nhất. Hãy chú ý đến những dấu hiệu phi ngôn ngữ và xử lý vấn đề nếu cần
  • Khi họp từ xa, việc trò chuyện riêng hoặc im lặng sẽ ảnh hưởng xấu đến hoạt động cộng tác. Hãy giữ cho đội ngũ luôn tập trung và tương tác, đồng thời cân nhắc tạo nhóm Trò chuyện riêng trên Workplace để mọi người đăng bình luận và tiếp tục thảo luận sau đó
  • Ghi lại hành động và người làm chủ công việc. Trong mỗi cuộc họp, hãy dành ra vài phút cuối để tổng kết. Việc tăng cường trách nhiệm giải trình và tính làm chủ có ý nghĩa rất quan trọng với các đội ngũ ở xa

Thực hiện hành động

  • Đăng ghi chú của bạn vào Nhóm Workplace
  • Nếu ghi chú của bạn là một tài liệu, hệ thống sẽ tự động lưu tài liệu đó vào tab File. Đặt tên cho tài liệu đó theo ngày diễn ra cuộc họp để tạo biên bản cuộc họp theo thứ tự thời gian và để mọi người cùng nắm được
  • Gắn thẻ người cụ thể trong phần bình luận kèm những việc cần làm sau cuộc họp và các bước tiếp theo

Đảm bảo cuộc họp có mục tiêu và nội dung chính rõ ràng, đồng thời thông báo trước về các tài liệu cần đọc để chuẩn bị cho cuộc họp đó.

Nếu có công cụ phù hợp, mọi người trong tổ chức đều có thể nhận được thông tin họ cần cũng như cảm thấy gần gũi và gắn kết với nhau, bất kể họ làm việc ở đâu. Hãy truy cập Trung tâm nguồn lực làm việc từ xa của chúng tôi để biết thêm thông tin và nguồn lực về việc gắn kết từ xa.

Quay lại trung tâm nguồn lực

-----