Hướng dẫn làm việc từ xa
dành cho cấp quản lý

Văn hóa làm việc của chúng ta đang thay đổi trên quy mô toàn cầu. Hoạt động làm việc từ xa không chỉ cần cấu trúc, khả năng dự đoán mà còn cả sự kiên nhẫn và tính linh hoạt.


Đối tượng Cán bộ Quản lý Nhân viên |Thời gian 4 phút |Ngày đăng 24/03/2020

Hướng dẫn làm việc từ xa dành cho cấp quản lýHướng dẫn làm việc từ xa dành cho cấp quản lý

Quay lại trung tâm nguồn lực

Văn hóa làm việc của chúng ta đang thay đổi trên quy mô toàn cầu. Hoạt động làm việc từ xa không chỉ cần cấu trúc, khả năng dự đoán mà còn cả sự kiên nhẫn và tính linh hoạt. Điều này khiến các cấp quản lý gặp phải những khó khăn đặc biệt khi bỗng nhiên phải lãnh đạo mọi người trong hoàn cảnh khác thường. Điều đó khiến họ phải nhanh chóng điều chỉnh thói quen và cách ứng xử để đảm bảo các đội ngũ cảm thấy được kết nối và hỗ trợ.

Thông qua các bí quyết, thông tin và nguồn lực trong hướng dẫn này, bạn có thể chăm chút cho doanh nghiệp và nhân viên, bất kể họ làm việc ở đâu.

Hãy làm theo 7 cách làm tốt nhất sau đây để chuyển hoạt động làm việc "từ xa" thành môi trường "gắn kết".

Thiết lập cơ sở vật chất cho đội ngũ

Đảm bảo đội ngũ của bạn có công cụ và quy tắc phù hợp để giao tiếp và cộng tác một cách hiệu quả.

  • Thiết lập nhóm Workplace cho đội ngũ
  • Đảm bảo đội ngũ của bạn có bộ nhớ dùng chung
  • Tạo cuộc trò chuyện riêng với từng cấp dưới trực tiếp của bạn
  • Xác định đội ngũ sẽ sử dụng công nghệ gọi video nào để họp riêng và họp toàn đội ngũ
  • Tạo danh sách liên hệ qua điện thoại di động
  • Đặt ra cho đội ngũ kỳ vọng về thời gian phản hồi hợp lý qua email, tin nhắn tức thì, v.v.
  • Lưu lại mục tiêu, giao phẩm và tiến độ của đội ngũ
  • Thiết lập quy trình để lưu lại ghi chú của cuộc họp, quyết định và giao phẩm

Đảm bảo mọi người trong đội ngũ có công cụ và phần cứng cần thiết để làm việc

  • Internet đáng tin cậy
  • Mạng riêng ảo (VPN) để truy cập từ xa
  • Công cụ gọi video
  • Công cụ nhắn tin tức thì như Trò chuyện trên Workplace
  • Tai nghe, tai nghe gắn micrô, v.v.

Thảo luận về ưu tiên công việc với từng cấp dưới trực tiếp

Bàn về lựa chọn hình thức giao tiếp (email, chat, gọi video), đặt ra tần suất họp riêng định kỳ và đảm bảo mọi người đều biết cách thức/thời điểm báo cáo lên cấp cao hơn. Đừng quên thường xuyên liên lạc với đội ngũ của bạn. Mọi người có thể thấy bị cô lập khi làm việc tại nhà. Ngay cả vài câu chào hỏi ngắn cũng có ý nghĩa rất lớn.

Thường xuyên giao tiếp và kiểm tra ngữ cảnh

Khi đội ngũ phân tán ở khắp nơi, bạn sẽ khó biết được người nào đã nắm được thông tin và nội dung cập nhật mới về dự án. Bạn cần củng cố ngữ cảnh trong các tài liệu, cuộc họp riêng và họp đội ngũ.

  • Thường xuyên chia sẻ thông tin mới về công ty và tổ chức để mọi người luôn kết nối
  • Trong các cuộc họp và tài liệu, luôn bắt đầu bằng cách nói về ngữ cảnh để đảm bảo mọi người nắm được mục tiêu, giao phẩm và tình hình trước khi đi vào chi tiết

Quản lý hiệu quả cuộc họp

Khi một số hoặc toàn bộ thành viên trong đội ngũ làm việc tại nhà, các cuộc họp có cấu trúc hợp lý và hoạt động tiếp sau đó sẽ góp phần quan trọng để mọi người luôn kết nối và đảm bảo năng suất.

  • Lên lịch cuộc họp vào thời điểm phù hợp với càng nhiều người càng tốt. Đối với đội ngũ làm việc từ xa, đôi khi, bạn khó có thể tránh được việc tổ chức họp vào lúc quá sớm hoặc quá muộn. Trong trường hợp đó, hãy đảm bảo không ai cảm thấy quá bất tiện
  • Điều chỉnh lịch họp, nếu cần. Một số đội ngũ chỉ cần họp hàng tuần, trong khi việc họp thường xuyên hơn có thể mang đến lợi ích cho những đội ngũ khác. Các cuộc họp ngắn hàng ngày với thời lượng không quá 30 phút có thể rất hữu ích
  • Đảm bảo cuộc họp có mục tiêu và nội dung chính rõ ràng. Thêm nội dung chính của cuộc họp vào thư mời trên lịch và đăng nội dung đó trong nhóm Workplace hoặc bộ nhớ dùng chung của đội ngũ. Bạn cũng cần nói rõ về mục tiêu mình muốn hoàn thành đối với từng mục trong nội dung chính. Bạn nhớ gửi đi/dẫn liên kết tới các tài liệu cần đọc để chuẩn bị cho cuộc họp từ trước
  • Đối với các cuộc họp thực hiện hoàn toàn từ xa, hãy chỉ định người kiểm duyệt và thiết lập quy tắc cơ bản để đảm bảo mọi người đều có thể phát biểu ý kiến
  • Khuyến khích mọi người dùng cuộc gọi video để họp, bao gồm cả họp riêng. Thông qua video, bạn có thể thiết lập sự hiện diện và kết nối. Sử dụng bất kỳ công nghệ họp qua video nào phù hợp với đội ngũ của bạn (ví dụ như Workplace, Zoom, BlueJeans, Portal, Messenger Video, FaceTime, v.v.)
  • Chia sẻ ghi chú chi tiết sau cuộc họp. Tạo bài viết/tài liệu cộng tác cho mọi cuộc họp, đồng thời chỉ định một thành viên trong đội ngũ phụ trách việc theo dõi và chia sẻ ghi chú, ý kiến đóng góp, quyết định và mục hành động

Lưu ý đến địa điểm làm việc

Hoạt động làm việc từ xa có thể gặp rất nhiều khó khăn khi đội ngũ bao gồm những người làm tại nhà và nhân viên làm chung địa điểm, tức là trong văn phòng hoặc ngoài thực địa. Bạn cần đặc biệt lưu tâm đến quy tắc cộng tác trong các đội ngũ kết hợp và đảm bảo những người làm từ xa đều được tham gia thảo luận, nhất là nếu có một nhóm "chính" hoạt động trong cùng một địa điểm.

Sử dụng điện thoại vào thời điểm thích hợp

Một cuộc gọi ngắn (trong giờ làm việc) thường là cách nhanh nhất để giải quyết vấn đề giữa hai người hoặc nhóm nhỏ. Đặt ra quy tắc sử dụng điện thoại trong đội ngũ để nhanh chóng giải quyết vấn đề hoặc nếu kết nối gặp sự cố.

Thận trọng trước những vấn đề khó nói

Bạn cần hiểu rằng có một số chủ đề sẽ khó bàn luận hơn khi mọi người làm việc từ xa (ví dụ như đóng góp ý kiến mang tính xây dựng). Nếu bạn cần thảo luận về nội dung nhạy cảm, hãy bắt đầu bằng cách hỏi về cảm nghĩ của người nói chuyện với bạn, rồi tiếp tục kiểm tra điều này sau khi kết thúc cuộc trò chuyện. Lên kế hoạch trò chuyện qua cuộc gọi video thay vì gọi thoại.

Giúp mọi người xác định kế hoạch công việc hàng ngày và tự chăm sóc bản thân

  • Hỗ trợ đội ngũ của bạn xác định kế hoạch công việc hàng ngày phù hợp với họ, bao gồm cả việc lưu ý đến những yếu tố có nhiều khả năng làm họ mất tập trung khi ở nhà. Đối với một số người, điều này nghĩa là dựng lại cấu trúc của môi trường văn phòng ngay trong nhà họ. Với người khác, đó lại là việc thiết lập kế hoạch mới cho công việc hàng ngày.
  • Khuyến khích mọi người giữ kết nối với các cộng đồng xã hội của họ trên Workplace, tham gia các cuộc tán gẫu hay thậm chí là "đi uống cà phê" ảo để duy trì các mối quan hệ xã hội (nếu điều này là hợp lý)
  • Khi kiểm tra tình hình của đội ngũ, hãy đảm bảo bạn không chỉ hỏi về tiến độ công việc mà còn xem xét những dấu hiệu của sự chán nản hoặc quá sức. Hiện tượng này hay xuất phát từ cảm giác không ngơi nghỉ khi làm việc từ xa. Nhắc nhở các thành viên trong đội ngũ đặt ra ranh giới và ưu tiên thời gian chăm sóc bản thân

Hỏi thăm những người làm cha mẹ

  • Trong thời điểm khủng hoảng, những nhân viên có gia đình và làm việc tại nhà có thể cần phương pháp linh hoạt hơn nếu con cái họ không đến trường. Thường xuyên hỏi thăm đội ngũ của bạn để nắm được nhu cầu và chất lượng cuộc sống nói chung của họ
  • Những người làm cha mẹ có thể cần thay đổi thời gian biểu để chăm lo cho gia đình. Bạn hãy nhớ hỗ trợ họ làm điều này bằng cách đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về kết quả (chứ không phải số giờ làm việc), đồng thời phải thận trọng khi tổ chức các cuộc họp vào phút chót hay đổi lịch họp đội ngũ. Những nhân viên có con sẽ khó có thể phản ứng nhanh chóng với những thay đổi đột ngột về thời gian biểu như trong hoàn cảnh bình thường

Việc gắn kết cả công ty chưa bao giờ lại trở nên quan trọng đến vậy. Hãy truy cập Trung tâm nguồn lực làm việc tại nhà của chúng tôi để biết thêm thông tin và nguồn lực về việc gắn kết từ xa.

Quay lại trung tâm nguồn lực

-----