Gói bắt đầu nhanh của Workplace

Nhanh chóng triển khai Workplace cho các đội ngũ làm việc từ xa của bạn, tìm hiểu cách sử dụng Workplace để kết nối những đội ngũ này cũng như tăng cường hoạt động truyền thông trong công ty.


Thời gian 18 phút |Ngày đăng 24/03/2020

Gói bắt đầu nhanh của WorkplaceGói bắt đầu nhanh của Workplace



Workplace cho đội ngũ

Nhờ có Workplace, các đội ngũ làm việc từ xa và phân tán khắp nơi không chỉ đảm bảo được năng suất mà còn dễ dàng kết nối với nhau. Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng Workplace để hỗ trợ các đội ngũ làm việc hiệu quả hơn, bất kể là họ ở đâu.

Bạn sẽ tìm hiểu cách:

  • Quản lý đội ngũ và dự án trong nhóm
  • Chia sẻ, tìm kiếm và cộng tác trên file
  • Giao tiếp bằng tính năng Chat qua tin nhắn văn bản, cuộc gọi thoại và cuộc gọi video
  • Dùng video trực tiếp để phát các cuộc họp của đội ngũ
  • Quản lý mối quan hệ với cán bộ quản lý/cấp dưới trực tiếp trong nhóm riêng

Quản lý đội ngũ và dự án trong nhóm

Tạo nhóm kín rồi mời các thành viên trong đội ngũ tham gia. Các nhóm dành cho đội ngũ và dự án thường là nhóm kín, nên chỉ những người liên quan mới có thể xem bài viết và đóng góp ý kiến. Nếu bạn đang làm việc với người bên ngoài tổ chức mình, hãy tạo một nhóm đa công ty.

Bạn có thể dùng nhóm này để giao tiếp với đội ngũ thông qua bài viết. Sử dụng bài viết để chia sẻ thông tin quan trọng mà bạn biết là đội ngũ của mình sẽ cần tham khảo sau này. Đây cũng là cách hữu hiệu để tập trung các cuộc thảo luận vào phần bình luận.

Ghim bài viết chứa thông tin và nguồn lực quan trọng với đội ngũ (chẳng hạn như thỏa thuận về cách làm việc tập thể, tiến độ dự án và tài liệu tổng quan) lên đầu trang của nhóm.

Bài viết đã ghim trong nhóm dự án

Chia sẻ và cộng tác trên file

Nhờ có Workplace, bạn có thể dễ dàng chia sẻ, tìm kiếm và cộng tác trên file. Thêm file vào bài viết để chia sẻ file đó trong nhóm. Đồng nghiệp của bạn sẽ có thể thêm trực tiếp chú thích vào file. Bạn có thể dễ dàng theo dõi mọi chú thích này dưới dạng bình luận về bài viết.

Tổ chức bạn sử dụng các công cụ khác để lưu trữ hoặc cộng tác trên file? Dùng các tiện ích tích hợp chia sẻ nội dung để chia sẻ file từ những công cụ mà tổ chức bạn dùng hàng ngày. Xem mọi tiện ích tích hợp hiện có trong Thư mục tiện ích tích hợp.

Bạn sẽ dễ dàng tìm lại được tất cả file đã chia sẻ trong nhóm tại tab File, vậy nên không có nội dung nào bị thất lạc.

File trong tab Đã chia sẻ

Đăng thông tin mới hàng tuần

Chia sẻ thông tin mới hàng tuần với đội ngũ của bạn bằng bài viết trong nhóm. Nhờ có thông tin mới hàng tuần, mọi người sẽ biết rõ hơn về công việc của nhau, cũng như luôn nắm được thông tin về tiến độ, những ưu tiên của nhân viên và mọi trở ngại họ phải đối mặt. Nếu bạn cần thông tin hoặc sự hỗ trợ của một thành viên trong đội ngũ, hãy dùng @ để nhắc đến họ trong bài viết hoặc bình luận. Thành viên đó sẽ nhận được thông báo về yêu cầu của bạn.

Giao tiếp bằng Trò chuyện

Dùng Trò chuyện trên Workplace để giao tiếp với đội ngũ của bạn. Ứng dụng/tính năng này là giải pháp lý tưởng khi bạn cần câu trả lời nhanh hoặc cho bất kỳ hoạt động giao tiếp nào khác khiến trang của nhóm bị lộn xộn. Nhớ dùng bài viết khi bạn muốn thảo luận có trật tự và khi muốn dễ dàng tìm lại nội dung về sau.

Chuyển đến tab Trò chuyện trong nhóm của đội ngũ để chia sẻ thông tin mới, file, hình ảnh hay thậm chí là ảnh gif và biểu tượng cảm xúc với đồng nghiệp.

Cuộc trò chuyện

Bạn cũng có thể dùng ứng dụng Trò chuyện trên Workplace để gọi thoại và gọi video. Cuộc gọi video là cách dễ dàng để bạn tổ chức các cuộc họp tại nhiều vị trí và duy trì kết nối với đội ngũ của mình, bất kể bạn ở đâu. Khi thực hiện cuộc gọi riêng, bạn có thể sử dụng tính năng chia sẻ màn hình để cộng tác với đồng nghiệp theo thời gian thực.

Cuộc gọi video theo nhóm

Ứng dụng Workplace:

Ứng dụng Trò chuyện trên Workplace:

Phát trực tiếp cuộc họp của đội ngũ bằng tính năng Live

Dùng tính năng Live để quay và phát trực tiếp các cuộc họp cũng như buổi thuyết trình cho đội ngũ hoặc toàn thể tổ chức của bạn. Hệ thống sẽ tự động đăng video trực tiếp lên nhóm, nhờ vậy bất cứ ai không thể tham dự cuộc họp đều có thể theo dõi sau đó.

Giao tiếp với cán bộ quản lý/cấp dưới trực tiếp trong các nhóm riêng

Tạo nhóm riêng, bí mật với cán bộ quản lý hoặc cấp dưới trực tiếp, nếu có. Bạn có thể dùng các nhóm này để chia sẻ thông tin mới và góp ý riêng. Đây cũng là cách hiệu quả để đào tạo nhân viên mới và thảo luận trong quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.

Chia sẻ về công việc của bạn trong các nhóm thông báo và đóng góp ý kiến của phòng ban

Tạo các nhóm thông báo và đóng góp ý kiến của phòng ban (chẳng hạn như "Thông báo của phòng Marketing" và "Đóng góp ý kiến về chiến dịch") để giúp mọi người hiểu rõ hơn về công việc mà đội ngũ của bạn thực hiện. Mời đồng nghiệp ở nhiều phòng ban khác nhau tham gia, đồng thời sử dụng nhóm để thường xuyên cập nhật thông tin mới về dự án cũng như thu thập ý kiến đóng góp quý báu của tất cả mọi người trong tổ chức.

Sau đây là những thông tin & nguồn lực hữu ích khác về việc sử dụng Workplace để quản lý khối lượng công việc và tăng năng suất:

Quay lại trung tâm nguồn lực

-----