Gói bắt đầu nhanh của Workplace

Nhanh chóng triển khai Workplace cho các đội ngũ làm việc từ xa của bạn, tìm hiểu cách sử dụng Workplace để kết nối những đội ngũ này cũng như tăng cường hoạt động truyền thông trong công ty.


Thời gian 18 phút |Ngày đăng 24/03/2020

Gói bắt đầu nhanh của WorkplaceGói bắt đầu nhanh của Workplace

Hướng dẫn triển khai nhanh

Hướng dẫn triển khai nhanh này dựa trên hàng nghìn trường hợp triển khai thành công Workplace. Hãy dùng hướng dẫn này để nhanh chóng lên kế hoạch và triển khai Workplace. Nhờ đó, toàn thể tổ chức của bạn - từ người làm tại nhà cho đến nhân viên tuyến đầu - đều có thể gắn kết với nhau từ xa.

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách:

  1. Thiết lập kỹ thuật cho Workplace
  2. Tuyển chọn và đào tạo những người tiên phong
  3. Xây dựng cấu trúc nhóm
  4. Khuyến khích cán bộ điều hành và người quản lý nhân viên tương tác
  5. Thông báo về việc triển khai Workplace

Tìm hiểu về vai trò quản trị Workplace và những tính năng cũng như chức năng mà bạn có thể sử dụng để quản lý Workplace trong buổi đào tạo trực tiếp về Kiến thức cơ bản dành cho quản trị viên Workplace của chúng tôi. Trong buổi đào tạo mang tính tương tác này, bạn sẽ được trực tiếp thực hành và nhận sự hỗ trợ từ các chuyên gia để thiết lập và quản lý Workplace

Bước 1: Thiết lập kỹ thuật cho Workplace

Bạn có thể sẽ cần sự trợ giúp từ đội ngũ CNTT của công ty để thiết lập và sẵn sàng triển khai Workplace. Yêu cầu họ làm theo các bước sau đây để cấu hình Workplace cho tổ chức của bạn:

Bí quyết của chuyên gia: Trước khi triển khai, hãy tích hợp Workplace với các công cụ làm việc khác mà tổ chức bạn sử dụng. Bạn nên bắt đầu từ các tiện ích tích hợp chia sẻ nội dung và file. Nhờ có những tiện ích này, mọi người có thể dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên file trong Workplace. Xem các tiện ích tích hợp hiện có trong Thư mục tiện ích tích hợp.

Bước 2: Người tiên phong dùng Workplace

Chọn một nhóm nhân viên nhỏ, đa dạng trong tổ chức rồi kêu gọi họ hỗ trợ xây dựng nhóm, phổ biến cho những người khác trong tổ chức về cách dùng Workplace và thúc đẩy việc sử dụng công cụ này.

Chọn người tiên phong:

Bạn nên chọn những người tiên phong có sức ảnh hưởng và sẵn sàng làm người dùng thử đầu tiên. Cán bộ quản lý nhân viên rất thích hợp làm người tiên phong vì họ có thể tác động đến hành vi làm việc trong đội ngũ của mình.

Chuẩn bị cho người tiên phong:

  • Dùng mẫu email trong Kế hoạch truyền thông về việc triển khai nhanh (bước 4) để cho người tiên phong biết về vai trò của họ trong quá trình triển khai
  • Chuyển họ đến Gói khởi động dành cho người tiên phong để tìm hiểu về cách sử dụng Worplace
  • Mời người tiên phong tham gia Workplace để cấp cho họ quyền truy cập sớm
  • Tạo nhóm bí mật trên Workplace có tên là “Người tiên phong dùng Workplace” rồi thêm họ vào nhóm đó. Bạn có thể dùng nhóm này để giao tiếp với những người tiên phong trước, trong và sau khi triển khai.

Bước 3: Tạo nhóm

Trước khi mời tổ chức tham gia Workplace, hãy tạo một tập hợp gồm các nhóm chính và phân công thành viên vào các nhóm đó. Bạn cần cân nhắc 2 điều khi tạo nhóm:

  • Quyền riêng tư: Cách mọi người tham gia nhóm và ai có thể xem bài viết
  • Quyền đăng: Ai có thể đăng trong nhóm

Quyền riêng tư

  • Mở: Bất kỳ ai cũng có thể gia nhập, nhìn thấy thành viên và bài viết
  • Kín: Bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu tham gia, nhưng chỉ thành viên mới xem được bài viết.
  • Bí mật: Mọi người phải được mời nếu muốn tham gia và xem bài viết. Nhóm bí mật không hiển thị trong kết quả tìm kiếm. Chỉ có thành viên và quản trị viên mới nhìn thấy nhóm đó.

Quyền đăng

  • Bất kỳ ai cũng có thể đăng
  • Bài viết cần được quản trị viên phê duyệt
  • Chỉ quản trị viên mới có thể đăng

Bạn nên sử dụng Nhóm nhân viên để chỉ định thành viên cho các nhóm dựa trên những tiêu chuẩn như phòng ban, chức danh, vị trí, v.v. Tìm hiểu cách tạo Nhóm nhân viên trong Trung tâm trợ giúp Workplace.

Bạn có thể tạo cấu trúc cho nhóm chính dựa theo 2 loại hình giao tiếp:

1. Giao tiếp trong công ty

Thông qua các nhóm thông báo và thảo luận của toàn công ty, bạn có thể tinh giản hoạt động truyền thông và xây dựng sự gắn kết bền chặt hơn giữa trụ sở chính và nhân viên tuyến đầu.

  • Tạo nhóm mở có tên “Thông báo của [Tên công ty]”.
  • Tạo nhóm thông báo mở theo khu vực, chẳng hạn như “Thông báo tại [Vị trí]”
    • Thêm quản trị viên khác để quản lý nhóm khi bạn vắng mặt
    • Đặt quyền đăng thành chỉ quản trị viên
    • Dùng Nhóm nhân viên (đồng bộ với trang cá nhân Workplace) để chỉ định thành viên vào các nhóm dựa trên vị trí
    • Dùng nhóm này để chia sẻ tin tức và thông tin mới trong khu vực
  • Tạo nhóm mở cho toàn công ty và khu vực để mọi người thảo luận, chẳng hạn như “Nhóm thảo luận của [Tên công ty]” và “Nhóm thảo luận của [Địa điểm văn phòng]”
    • Thêm quản trị viên khác để quản lý nhóm khi bạn vắng mặt
    • Đặt quyền đăng thành bất kỳ ai cũng có thể đăng hoặc bài viết cần được quản trị viên phê duyệt
    • Đặt nhóm thảo luận của toàn công ty thành nhóm mặc định. Dùng Nhóm nhân viên (đồng bộ với trang cá nhân Workplace) để chỉ định thành viên vào các nhóm khu vực dựa trên vị trí
    • Khuyến khích nhân viên chia sẻ câu hỏi và bắt đầu các cuộc thảo luận liên quan đến công việc trong nhóm này.
  • Bí quyết của chuyên gia: Tạo các nhóm tài nguyên xã hội và nhóm chung sở thích có tính mở để thúc đẩy sự gắn kết bền chặt hơn trong toàn tổ chức. Một số ví dụ bao gồm: “Cộng đồng người da đen tại [Tên công ty]”, “Cộng đồng LGBTQ tại [Tên công ty]”, “Hội nuôi chó [Tên công ty]” và “Hội những người đam mê du lịch tại [Tên công ty]”.
    • Đặt quyền đăng thành bất kỳ ai.

2. Cộng tác trong đội ngũ

Đây là cách mọi người hoàn thành công việc hàng ngày. Họ có thể sử dụng nhóm của đội ngũ và phòng ban để chia sẻ thông tin mới về công việc họ thực hiện, cộng tác trên file, giao tiếp bằng tin nhắn văn bản, cuộc gọi thoại, cuộc gọi video, v.v.

  • Tạo nhóm kín cho các đội ngũ và phòng ban trong tổ chức của bạn và chỉ định người quản lý đội ngũ/phòng ban đó làm quản trị viên.
  • Đặt quyền đăng thành bất kỳ ai.
  • Khuyến khích người tiên phong tạo nhóm kín cho mỗi dự án của họ cũng như nhóm bí mật để giao tiếp với quản lý hoặc cấp dưới trực tiếp

Bạn không chắc nhóm nào phù hợp với mình ư? Hãy tham gia buổi đào tạo trực tiếp về Cách làm việc trên Workplace của chúng tôi để tìm hiểu về các trường hợp sử dụng Workplace cũng như cách áp dụng những trường hợp đó vào công ty của bạn. Trong buổi đào tạo mang tính tương tác này, bạn sẽ được giải đáp mọi thắc mắc, trực tiếp thực hành và nhận sự hỗ trợ từ các chuyên gia.

Bước 4: Khuyến khích cán bộ điều hành và người quản lý nhân viên tương tác

Cán bộ điều hành có thể sử dụng Workplace để chia sẻ thông tin mới, cập nhật thông tin cho nhân viên và giao tiếp trong toàn tổ chức. Hãy đảm bảo họ biết cách sử dụng Workplace và hiểu rõ lợi ích mà công cụ này mang đến cho họ và công ty.

Sau đây là một số thông tin và nguồn lực mà bạn có thể chia sẻ với cán bộ điều hành:

Khuyến khích cán bộ quản lý nhân viên tham gia vào việc triển khai Workplace từ sớm. Những người đó càng biết nhiều về Workplace thì đội ngũ của họ càng có thêm lợi ích khi sử dụng công cụ này. Sau đây là một số thông tin và nguồn lực mà bạn có thể chia sẻ với họ:

  • Workplace cho đội ngũ: Gói này trình bày tổng quan về cách sử dụng Workplace để quản lý đội ngũ, dự án và mối quan hệ với cán bộ quản lý/cấp dưới trực tiếp
  • Hướng dẫn dành cho Cán bộ Quản lý Nhân viên: Hướng dẫn nhanh để hỗ trợ cán bộ quản lý nhân viên bắt đầu sử dụng Workplace
  • Quản lý dự án trong Workplace: Tìm hiểu cách sử dụng nhóm đội ngũ và nhóm dự án để quản lý công việc trên Workplace
  • Tổ chức cuộc họp trên Workplace: Tìm thêm bí quyết về cách sử dụng Workplace để tổ chức cuộc họp với các đội ngũ làm việc từ xa, phân tán khắp nơi

Bước 5: Truyền thông về việc triển khai

Tiến hành hoạt động truyền thông tập trung vào giá trị mà Workplace mang đến cho công việc thường nhật của nhân viên, từ đó khiến họ mong chờ ngày triển khai. Sử dụng mẫu kế hoạch truyền thông này để giới thiệu về Workplace và khuyến khích mọi người nhanh chóng tham gia.

Bước 6: Gửi lời mời

Sau khi thiết lập nhóm và thông báo về việc triển khai cho đội ngũ, đã đến lúc để bạn gửi lời mời rồi đấy. Sử dụng cách thức truyền thông trình bày trong Kế hoạch truyền thông về việc triển khai nhanh để chia sẻ thông tin kích hoạt trang cá nhân, đồng thời tiếp tục khuyến khích nhân viên tham gia và tương tác trên Workplace sau ngày triển khai.

Đảm bảo nhân viên nắm rõ được nhiều nguồn tài nguyên trợ giúp và học tập dành cho họ. Chia sẻ liên kết đến nội dung về cách bắt đầu sử dụng Workplace để hỗ trợ nhân viên nhanh chóng nắm bắt công cụ này:

Quay lại trung tâm nguồn lực

-----