5 bí quyết để tổ chức
sự kiện ảo

Họp qua video, cuộc trò chuyện riêng và nhóm online đều là những cách hữu hiệu để các đội ngũ làm việc từ xa luôn kết nối với nhau. Tuy nhiên, làm cách nào để thay thế một sự kiện gặp gỡ trực tiếp?


Đối tượng Cán bộ Quản lý Nhân viên |Thời gian 4 phút |Ngày đăng 24/03/2020

5 bí quyết tổ chức sự kiện ảo5 bí quyết tổ chức sự kiện ảo

Quay lại trung tâm nguồn lực

Họp qua video, cuộc trò chuyện riêng và nhóm online đều là những cách hữu hiệu để các đội ngũ làm việc từ xa luôn kết nối với nhau. Tuy nhiên, làm cách nào để thay thế một sự kiện gặp gỡ trực tiếp?

Mặc dù khác với sự kiện ngoài đời thực song các sự kiện ảo vẫn cho mọi người cảm giác gắn kết với nhau, bất kể khoảng cách. Hãy dùng các tính năng cuộc gọi thoại và cuộc gọi video để họp với những người ở các múi giờ và vị trí khác nhau.

Sự kiện ảo có thể là cách lý tưởng để mọi người luôn kết nối với nhau hoặc tìm hiểu về công cụ, sản phẩm và quy trình mới mà không cần rời khỏi nhà. Bạn hãy tham khảo 5 bí quyết dưới đây để tự mình tổ chức sự kiện ảo.

Lên kế hoạch cụ thể từ trước

Lên kế hoạch từ trước về chủ đề, mục tiêu và kết quả dự kiến đạt được của sự kiện ảo. Bạn cần nghĩ về một chủ đề cụ thể và mục tiêu tổ chức sự kiện. Đây là điều rất quan trọng đối với tất cả những ai tổ chức và tham gia sự kiện đó. Một trong những điểm thu hút chính của sự kiện ảo là khả năng lĩnh hội nhiều nội dung hơn là chỉ đọc chủ đề trong một bài viết hoặc hướng dẫn. Hãy thiết kế một sự kiện mà qua đó, người tham gia nắm được nhiều thông tin chi tiết hơn về chủ đề hoặc sản phẩm mà bạn giới thiệu. Nếu bạn muốn thu hút sự chú ý và tăng số người đăng ký tham gia, hãy tổ chức một sự kiện cụ thể, có mục đích, có ý nghĩa.

Chọn định dạng phù hợp

Tùy vào chủ đề, bạn có thể tổ chức sự kiện ảo theo nhiều cách sao cho phù hợp với nhu cầu của đối tượng tham gia. Từ tổ chức webinar cho đến trình diễn bản demo hay H&Đ trực tiếp, bạn hãy chọn định dạng để người tham gia có cơ hội học hỏi và tương tác một cách có ý nghĩa. Bạn cũng cần lưu ý đến quy mô của đối tượng tham gia. Sau đây là một số định dạng bạn nên cân nhắc sử dụng:

  • Phát trực tiếp - Định dạng đậm chất cộng đồng này có thể là công cụ đắc lực để thu hút đối tượng tham gia thuộc mọi quy mô, nhất là trong trường hợp bạn dự định tổ chức buổi H&Đ trực tiếp. Định dạng này sẽ thu hút những người xem ở xa không muốn bỏ lỡ cơ hội đặt câu hỏi
  • Sự kiện mô phỏng trực tiếp (simulive) - Đây là một webinar quay sẵn có yếu tố tương tác trực tiếp. Theo cách này, bạn có thể quay sẵn một video hoặc bài thuyết trình mà vẫn có thể tương tác với người xem vào ngày phát trực tiếp sự kiện. Xây dựng một thư viện gồm các video quay sẵn, được lựa chọn dựa trên nhu cầu cũng là cách hiệu quả để tương tác với người xem vì họ có thể chọn thời điểm thích hợp để xem, phù hợp với người có thời gian biểu bận rộn
  • Bài thuyết trình có hoạt ảnh - Nếu bạn muốn cắt giảm chi phí sản xuất một cách sáng tạo, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm tạo bài thuyết trình có hoạt ảnh (bao gồm Prezi, Biteable và PlayPlay) để thêm hiệu ứng động cho nội dung. Đây có thể là một cách vui nhộn để bạn tương tác và phổ biến thông tin cho người xem mà vẫn kiểm soát được ngân sách
Thảo luận các ưu tiên công việc với quản lý của bạn

Tư duy vượt xa khuôn khổ truyền thống

Điều tuyệt vời nhất của sự kiện ảo là bạn có thể bỏ qua các "quy tắc". Hãy cố gắng tư duy sáng tạo. Trong khi các sự kiện gặp gỡ trực tiếp thường phải gói gọn trong 1 - 2 ngày, bạn có thể tổ chức sự kiện ảo trong khoảng thời gian dài. Nhờ vậy, mọi người có thể tiếp nhận thông tin và bạn có cơ hội xây dựng cộng đồng. Bạn cũng cần xem xét những cách tương tác để thu hút mọi người, chẳng hạn như đặt câu hỏi để dẫn dắt người xem trong các phiên hỏi đáp nhằm đảm bảo họ luôn tích cực tham gia.

Đối với những sự kiện có người chủ trì hoặc diễn giả chính, hãy đảm bảo là họ có kinh nghiệm làm việc này và thấy tự tin khi nói trước camera. Diễn giả sẽ đề ra tinh thần chung và quyết định sự thành bại của sự kiện. Một cái tên nổi tiếng sẽ thu hút mọi người tham gia, nhưng một người thuyết trình tài ba sẽ khiến họ phải chăm chú theo dõi. Nếu bạn phải chọn lựa, hãy chọn người thuyết trình tài ba. Bạn cũng đừng ngại đồng tâm hiệp lực nhé. Hãy để một người thuyết trình giàu kinh nghiệm phụ trách khâu mở đầu, tiếp đến là diễn giả chính phát biểu một lúc rồi dành phần tổng kết cho người thuyết trình. Ngoài ra, bạn có thể để một người có lối thuyết trình hấp dẫn chủ trì sự kiện theo phong cách H&Đ để mọi người hào hứng hơn.

Tổ chức sự kiện ngắn gọn, hấp dẫn

Cho dù sự kiện của bạn thu hút được 10 hay 500 người xem đi nữa, chắc chắn họ cũng sẽ dần mất tập trung nếu cứ nghe cùng một người thuyết trình hoặc liên tục đọc/nghe nội dung sau khoảng 10 phút. Nếu bạn tổ chức sự kiện dài, hãy cân nhắc việc chia nhỏ nội dung bằng các câu đố, cuộc thăm dò ý kiến và các hoạt động tương tác khác để giữ chân người xem trong suốt thời gian diễn ra sự kiện. Bảo đảm dành đủ thời gian để giải đáp mọi câu hỏi của người tham dự và quan trọng nhất là đừng chỉ nói cho họ nghe mà hãy tương tác với họ. Hãy hỏi những câu hướng người xem đến thông tin họ muốn biết.

Sẵn sàng trợ giúp

Dù bạn có chuẩn bị kỹ thế nào, sự cố vẫn có thể (và thường) xảy ra. Hãy lên kế hoạch hỗ trợ trong trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật, thời gian trễ hoặc người thuyết trình không xuất hiện. Khi có kế hoạch dự phòng, bạn có thể bảo đảm thành công cho bất kỳ sự kiện từ xa nào.

May mắn là mọi người đều đã quen dùng nhiều công nghệ để tổ chức sự kiện ảo. Nhưng điều đó không có nghĩa là ai cũng đều thành thạo như nhau. Sau đây là một số bí quyết để đảm bảo người tham gia luôn nhận được sự trợ giúp cần thiết trước và trong khi sự kiện diễn ra.

  • Bố trí một đội ngũ trợ giúp hoặc dịch vụ khách hàng chuyên túc trực trên ứng dụng chat hoặc điện thoại trước và trong khi sự kiện diễn ra
  • Trước khi tiến hành sự kiện, bạn nên thông báo chi tiết cho người tham gia về thời gian bắt đầu, nơi họ có thể truy cập để tham dự sự kiện, thông tin đăng nhập hoặc mật khẩu nếu cần, người liên hệ để được hỗ trợ kỹ thuật và thời điểm họ có thể truy cập các bản ghi hình sau sự kiện
  • Hiển thị các liên kết điều hướng đến thông tin quan trọng ở vị trí dễ nhìn trên trang sự kiện và giao diện

Đảm bảo cuộc họp có mục tiêu và nội dung chính rõ ràng, đồng thời thông báo trước về các tài liệu cần đọc để chuẩn bị cho cuộc họp đó.

Việc các công ty tạo sự gắn kết đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Hãy truy cập Trung tâm nguồn lực làm việc từ xa của chúng tôi để biết thêm thông tin và nguồn lực về việc gắn kết từ xa.

Quay lại trung tâm nguồn lực

-----