Cách tốt nhất để
làm việc tại nhà

Văn hóa làm việc của chúng ta đang thay đổi trên quy mô toàn cầu. Tuy nhiên, làm việc tại nhà không có nghĩa là bị tách biệt.


Đối tượng Cán bộ Quản lý Nhân viên |Thời gian 4 phút |Ngày đăng 23/03/2020

Bozoma Saint JohnBozoma Saint John

Quay lại trung tâm nguồn lực

Văn hóa làm việc của chúng ta đang thay đổi trên quy mô toàn cầu. Tuy nhiên, làm việc tại nhà không có nghĩa là bị tách biệt.

Bí quyết ở đây là lập kế hoạch mới cho công việc hàng ngày để giao tiếp và cộng tác. Điều này không chỉ cần cấu trúc, khả năng dự đoán mà còn cả sự kiên nhẫn và tính linh hoạt. Nếu có cách thức đúng đắn, chúng ta có thể làm việc hiệu quả, đồng thời gắn kết các thành viên trong đội ngũ.

Hãy làm theo 7 cách làm tốt nhất sau đây để chuyển hoạt động làm việc "từ xa" thành môi trường "gắn kết".

Có công đoạn chuẩn bị hợp lý

Hãy chắc chắn rằng bạn có đầy đủ công cụ cần thiết để giao tiếp và cộng tác hiệu quả.

  • Phần cứng (máy tính, micrô, camera) và phần mềm cần thiết
  • Internet tốc độ cao
  • Nơi làm việc yên tĩnh và bảo mật
  • Dễ dàng truy cập nhóm cộng tác hoặc bộ nhớ dùng chung của đội ngũ
  • Tạo cuộc trò chuyện riêng với quản lý của bạn
  • Lưu lại và chia sẻ giờ làm việc mong muốn với đội ngũ và đối tác của bạn
  • Lưu lại mục tiêu, giao phẩm và tiến độ

Thảo luận các ưu tiên công việc với người quản lý và đội ngũ của bạn

Bàn về lựa chọn hình thức giao tiếp (email, chat, gọi video), tần suất họp riêng, quy trình ra quyết định và cách thức/thời điểm báo cáo lên cấp cao hơn. Nếu bạn là người quản lý, đừng quên thường xuyên liên lạc với đội ngũ của mình. Mọi người có thể thấy bị cô lập khi làm việc tại nhà. Ngay cả vài câu chào hỏi ngắn cũng có ý nghĩa rất lớn.

Thảo luận các ưu tiên công việc với quản lý của bạn

Thường xuyên giao tiếp và chia sẻ ngữ cảnh

Khi đội ngũ phân tán ở khắp nơi, bạn sẽ khó biết được người nào đã nắm được thông tin và nội dung cập nhật mới về dự án. Do đó, bạn cần củng cố ngữ cảnh trong các tài liệu, cuộc họp riêng và họp đội ngũ. Trong các cuộc họp và tài liệu, luôn bắt đầu bằng cách nói về ngữ cảnh bao quát nhất để đảm bảo mọi người nắm được mục tiêu, giao phẩm và tình hình trước khi đi vào chi tiết. Nếu có băn khoăn, hãy thảo luận chi tiết để mọi người đều hiểu rõ.

Quản lý hiệu quả cuộc họp

Khi một số hoặc toàn bộ thành viên trong đội ngũ làm việc tại nhà, các cuộc họp có cấu trúc hợp lý và hoạt động tiếp sau đó sẽ góp phần quan trọng để mọi người luôn kết nối và đảm bảo năng suất.

  • Lên lịch cuộc họp vào thời điểm phù hợp với càng nhiều người càng tốt. Đối với đội ngũ làm việc từ xa, đôi khi, bạn khó có thể tránh được việc tổ chức họp vào lúc quá sớm hoặc quá muộn. Trong trường hợp đó, hãy đảm bảo rằng không ai cảm thấy quá bất tiện.
  • Đảm bảo cuộc họp có mục tiêu và nội dung chính rõ ràng, đồng thời gửi trước tài liệu cần đọc để chuẩn bị cho cuộc họp đó. Thêm tất cả những thông tin này vào một vị trí dễ truy cập là thư mời họp.
  • Nếu bạn điều hành cuộc họp hoàn toàn từ xa, hãy chỉ định người kiểm duyệt và thiết lập quy tắc cơ bản để đảm bảo mọi người đều có thể phát biểu ý kiến.
  • Dùng cuộc gọi video để họp, bao gồm cả họp riêng. Thông qua video, bạn có thể thiết lập sự hiện diện và kết nối. Sử dụng công nghệ họp qua video phù hợp với đội ngũ của bạn (ví dụ như Workplace, Zoom, BlueJeans, Portal, Messenger Video, Facetime, v.v.)
  • Bạn nên cân nhắc việc sử dụng tai nghe khi họp để đảm bảo nghe rõ tiếng và chặn những âm thanh gây mất tập trung khác.
  • Khi không phát biểu trong lúc họp từ xa, bạn hãy nhớ tắt tiếng để mọi người có thể nghe được lời của người đang nói.
  • Luôn hiện diện. Tập trung vào cuộc họp và gửi đi những tín hiệu phi ngôn ngữ cho thấy bạn đang chú ý theo dõi. Những cử chỉ nhỏ như gật đầu là đủ để người khác tin rằng bạn đang tham gia cuộc trò chuyện.
  • Lưu ý đến những nhân viên làm việc tại nhà khi nhiều người trong cuộc họp đang ở các vị trí khác nhau, chẳng hạn như trong văn phòng hoặc trên thực địa.
  • Chia sẻ ghi chú chi tiết sau cuộc họp. Tạo bài viết/tài liệu cộng tác cho mọi cuộc họp, đồng thời chỉ định một thành viên trong đội ngũ phụ trách việc theo dõi và chia sẻ ghi chú, ý kiến đóng góp, mẫu, quyết định, v.v.
Thảo luận các ưu tiên công việc với quản lý của bạn

Sử dụng điện thoại vào thời điểm thích hợp

Một cuộc gọi ngắn (trong giờ làm việc) thường là cách nhanh nhất để giải quyết vấn đề giữa hai người hoặc nhóm nhỏ. Đặt ra quy tắc sử dụng điện thoại trong đội ngũ để nhanh chóng giải quyết vấn đề hoặc nếu kết nối gặp sự cố.

Thận trọng trước những vấn đề khó nói

Bạn cần hiểu rằng có một số chủ đề sẽ khó bàn luận hơn khi mọi người làm việc từ xa (ví dụ như đóng góp ý kiến mang tính xây dựng). Nếu bạn cần thảo luận về nội dung nhạy cảm, hãy bắt đầu bằng cách hỏi về cảm nghĩ của người nói chuyện với bạn, rồi tiếp tục kiểm tra điều này sau khi kết thúc cuộc trò chuyện. Lên kế hoạch trò chuyện qua cuộc gọi video thay vì gọi thoại.

Tự chăm sóc tốt cho bản thân

  • Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày phù hợp với bạn và đội ngũ. Xây dựng kế hoạch công việc hàng ngày để bạn có thể hoàn thành mọi việc một cách hiệu quả. Đối với một số người, điều này nghĩa là dựng lại cấu trúc của môi trường văn phòng ngay trong nhà họ. Với người khác, đó lại là việc lập kế hoạch mới cho công việc hàng ngày.
  • Thiết lập ranh giới hợp lý. Khi thực hiện dự án từ xa, bạn có thể thấy mình lúc nào cũng không ngơi tay. Hãy ưu tiên những lúc nghỉ ngơi trong ngày và chú ý đến những dấu hiệu cho thấy bản thân và người khác có thể đã quá sức. Đây là điều đặc biệt quan trọng trong thời điểm khủng hoảng, khi các thành viên khác trong gia đình có thể không đến trường hoặc cũng làm việc tại nhà.
  • Giữ kết nối. Kết nối với các cộng đồng xã hội (trên Workplace và Facebook). Ngoài ra, bạn có thể tham gia các cuộc tán gẫu hay thậm chí là "đi uống cà phê" ảo để luôn gắn kết với đồng nghiệp và bạn bè, nếu điều này là hợp lý.

Đảm bảo cuộc họp có mục tiêu và nội dung chính rõ ràng, đồng thời thông báo trước về các tài liệu cần đọc để chuẩn bị cho cuộc họp đó.

 

 

Việc gắn kết cả công ty chưa bao giờ lại trở nên quan trọng đến vậy. Nếu có công cụ và kế hoạch hợp lý, bạn sẽ không cảm thấy bị tách biệt khi làm tại nhà. Hãy truy cập Trung tâm nguồn lực làm việc tại nhà của chúng tôi để biết thêm thông tin và nguồn lực về việc gắn kết từ xa.

Quay lại trung tâm nguồn lực

-----