Kiểm tra an toàn

Với Kiểm tra an toàn, bạn có thể kiểm tra tình trạng của cộng đồng Workplace khi xảy ra sự kiện khẩn cấp. Tìm hiểu thêm về Kiểm tra an toàn trong Trung tâm tài nguyên dành cho khách hàng.

Tạo thông báo Kiểm tra an toàn
Chỉ người dùng Workplace Nâng cao mới sử dụng được công cụ Kiểm tra an toàn. Chỉ quản trị viên hệ thống mới có thể bật Kiểm tra an toàn.
Để bật Kiểm tra an toàn, bạn cần phải là Người phụ trách an toàn. Quản trị viên hệ thống sẽ chỉ định Người phụ trách an toàn.
Cách bật Kiểm tra an toàn từ máy tính nếu bạn là quản trị viên hệ thống:
  1. Truy cập Bảng điều khiển quản trị ở trên cùng bên trái Workplace.
  2. Nhấp vào Kiểm tra an toàn.
  3. Nhấp vào Thêm người phụ trách an toàn và thêm bản thân là Người phụ trách an toàn để tạo tính năng Kiểm tra an toàn.
  4. Nhấp vào Xong.
Lưu ý: Bạn cũng có thể thêm bất kỳ ai sẽ hỗ trợ Kiểm tra an toàn làm Người phụ trách an toàn.
Thông tin này có hữu ích không?
Công cụ Kiểm tra an toàn chỉ dành cho người dùng Workplace Cao cấp
Chỉ Người điều hành trạng thái an toàn mới có thể tạo thông báo Kiểm tra an toàn cho công ty trên Workplace.
Quản trị viên hệ thống sẽ chỉ định Người điều hành trạng thái an toàn. Để thêm Người điều hành trạng thái an toàn, quản trị viên hệ thống phải truy cập vào Bảng điều khiển quản trị> Kiểm tra an toàn.
Quản trị viên hệ thống không tự động được cấp quyền truy cập vào công cụ Kiểm tra an toàn. Họ phải chỉ định chính mình làm Người điều hành trạng thái an toàn.
Thông tin này có hữu ích không?
Chỉ người dùng Workplace Nâng cao mới sử dụng được công cụ Kiểm tra an toàn. Trách nhiệm tạo, gửi và quản lý thông báo Kiểm tra an toàn cho nhân viên của mình là dành riêng cho tổ chức. Workplace và Facebook không phụ trách cũng như không thực hiện bất kỳ biện pháp nào dựa trên phản hồi của nhân viên đối với thông báo Kiểm tra an toàn trên Workplace.
Bạn có thể truy cập thông báo Kiểm tra an toàn trong Bảng điều khiển quản trị.
Để bắt đầu thông báo Kiểm tra an toàn:
  1. Nhấp vào Đi tới Kiểm tra an toàn rồi chọn Tạo sự kiện khẩn cấp.
  2. Điền vào loại sự kiện khẩn cấp.
  3. Điền vào các trường Tiêu đề, Vị trí Người hỗ trợ. Nếu muốn thêm thông tin khác vào sự kiện khẩn cấp, hãy điền vào phần Thông tin về sự kiện. Bạn có thể thêm tối đa 200 ký tự.
  4. Chọn Xem trước Kiểm tra an toàn để xem mỗi loại thông báo Kiểm tra an toàn hiển thị như thế nào.
  5. Nhấp vào Xong để tạo sự kiện khẩn cấp.
  6. Nhấp vào + Thêm người và chọn phương thức thêm người.
  7. Giờ đây bạn sẽ thấy danh sách những người mà mình đã thêm. Sau khi thêm nhân viên bằng một phương thức cụ thể nào đó, bạn có thể nhấp lại vào Thêm người để nhập thêm người.
  8. Chọn người trong danh sách bạn muốn liên hệ bằng cách nhấp vào ô đánh dấu bên cạnh tên mỗi người hoặc chọn tất cả.
  9. Nhấp vào Gửi thông báo Kiểm tra an toàn và chọn các kênh thông báo bạn muốn sử dụng để liên hệ với mọi người.
  10. Xác nhận bạn muốn gửi thông báo bằng cách nhấp vào Gửi thông báo Kiểm tra an toàn. Thông báo sẽ được gửi. Bạn có thể gửi lại thông báo bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào Gửi thông báo Kiểm tra an toàn.
  11. Trạng thái phản hồi sẽ được cập nhật theo thời gian thực dựa trên phản hồi gần đây nhất của người nhận thông báo. Việc có thực hiện hành động theo dõi hay không là tùy theo quyết định của tổ chức bạn.
Lưu ý: Thông báo Kiểm tra an toàn sẽ được dịch sang ngôn ngữ của người dùng tài khoản Workplace.
Thông tin này có hữu ích không?
Chỉ người dùng Workplace Nâng cao mới sử dụng được công cụ Kiểm tra an toàn
Người phụ trách an toàn có thể thêm người vào sự kiện khẩn cấp theo các cách sau đây:
  • Thêm từng người một vào sự kiện theo cách thủ công
  • Nhập bằng Nhóm Workplace để thêm tất cả các thành viên nhóm
  • Nhập bằng Vị trí trang cá nhân công việc trong Trang cá nhân của mọi người
  • Nhập bằng CSV (chỉ cần email của nhân viên)
Thông tin này có hữu ích không?
Công cụ Kiểm tra an toàn chỉ dành cho người dùng Workplace Cao cấp
Khi thiết lập sự kiện khẩn cấp, trường vị trí chỉ dành cho mục đích thông tin. Trường này không xác định ai sẽ được thêm vào sự kiện khẩn cấp. Nếu bạn muốn thêm nhân viên vào sự kiện khẩn cấp theo vị trí, hãy sử dụng tùy chọn Nhập theo vị trí khi thêm người vào sự kiện khẩn cấp.
Thông tin này có hữu ích không?
Chỉnh sửa thông báo Kiểm tra an toàn
Chỉ người dùng Workplace Nâng cao mới dùng được công cụ Kiểm tra an toàn.
Để chỉnh sửa chi tiết về sự kiện khẩn cấp trong phần Kiểm tra an toàn sau khi tạo, hãy nhấp vào Chỉnh sửa ở phần tiêu đề của sự kiện khẩn cấp. Tại đây, bạn có thể thay đổi chi tiết về Tiêu đề, Vị trí, Người hỗ trợ hoặc Thông tin sự kiện của sự kiện khẩn cấp.
Thông tin này có hữu ích không?
Chỉ người dùng Workplace Nâng cao mới sử dụng được công cụ Kiểm tra an toàn
Bạn có thể tùy chỉnh tin nhắn Kiểm tra an toàn. Tin nhắn Kiểm tra an toàn mặc định có nội dung như sau:
Đây là tin nhắn Kiểm tra an toàn của đội ngũ <Tên công ty>. Chúng tôi nghĩ là bạn có thể bị ảnh hưởng bởi: <Tên khủng hoảng>. Hãy cho chúng tôi biết bạn vẫn an toàn hay cần đội ngũ <Tên công ty> hỗ trợ.
Tuy nhiên, bạn có thể chọn thêm thông tin khác khi thiết lập thông báo Kiểm tra an toàn. Nếu bạn thêm thông tin khác, mọi người có thể chọn xem những thông tin đó. Phần thông tin bổ sung có thể dài tối đa 200 ký tự và xem được trên mọi loại thông báo.
Thông tin này có hữu ích không?
Chỉ người dùng Workplace Nâng cao mới sử dụng được công cụ Kiểm tra an toàn.
Bạn chỉ có thể xóa mọi người khỏi sự kiện khẩn cấp nếu chưa gửi thông báo.
Để xóa ai đó khỏi sự kiện khẩn cấp: nhấp vào bên cạnh tên người đó rồi nhấp vào Xóa người.
Thông tin này có hữu ích không?
Công cụ Kiểm tra an toàn chỉ dành cho người dùng Workplace Cao cấp
Bạn có thể cập nhật hoặc thay đổi thủ công trạng thái của ai đó trong công cụ Kiểm tra an toàn bằng cách chọn hàng của họ trên trang sự kiện khẩn cấp rồi chọn trạng thái của họ từ menu thả xuống để thay đổi. Bạn cũng có thể thêm bình luận cho từng người bằng cách nhấp vào biểu tượng bình luận.

Thông tin này có hữu ích không?
Công cụ Kiểm tra an toàn chỉ dành cho người dùng Workplace Cao cấp
Khi bạn được thêm làm Người điều hành trạng thái an toàn, chúng tôi sẽ cấp cho bạn quyền truy cập vào tất cả các tính năng của công cụ Kiểm tra an toàn, kể cả những sự kiện khẩn cấp do bất kỳ Người điều hành trạng thái an toàn nào khác đã tạo ra.
Bạn có thể tìm công cụ Kiểm tra an toàn ở cột bên trái của Workplace.
Thông tin này có hữu ích không?
Công cụ Kiểm tra an toàn chỉ dành cho người dùng Workplace Cao cấp
Khi bạn thêm một người vào phần Người hỗ trợ trong sự kiện khẩn cấp, thì tên người đó sẽ hiển thị trên trang ứng phó khẩn cấp. Bạn cần phải thêm nhân viên là Người hỗ trợ dưới dạng Người điều hành trạng thái an toàn trong công cụ Kiểm tra an toàn để họ có thể xem và quản lý sự kiện khẩn cấp. Quản trị viên hệ thống phải truy cập vào Bảng điều khiển quản trị rồi nhấp vào Kiểm tra an toàn để thêm Người điều hành trạng thái an toàn.
Nếu Người điều hành trạng thái an toàn có hành động với sự kiện khẩn cấp, thì họ sẽ tự động được thêm làm người hỗ trợ sự kiện khẩn cấp.
Thông tin này có hữu ích không?
Công cụ Kiểm tra an toàn chỉ dành cho người dùng Workplace Cao cấp
Để kết thúc sự kiện khẩn cấp Kiểm tra an toàn, hãy nhấp vào Kết thúc sự kiện khẩn cấp từ trang sự kiện khẩn cấp. Bạn có thể mở lại sự kiện khẩn cấp bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào sự kiện khẩn cấp bất kỳ rồi nhấp vào Mở lại sự kiện khẩn cấp.
Lưu ý: Ngay cả khi sự kiện Kiểm tra an toàn đã kết thúc, nhân viên vẫn có thể phản hồi thông báo bất kỳ lúc nào. Bạn không thể gửi thông báo mới trừ khi mở lại sự kiện khẩn cấp.
Thông tin này có hữu ích không?
Thông báo
Chỉ người dùng Workplace Nâng cao mới sử dụng được công cụ Kiểm tra an toàn
Có. Công cụ Kiểm tra an toàn được dùng cho các tình huống ứng phó khẩn cấp. Vì vậy, hệ thống sẽ phân phối những loại thông báo này bất kể người dùng Workplace cài đặt chế độ Không làm phiền hoặc thông báo qua email của họ là gì.
Thông tin này có hữu ích không?
Công cụ Kiểm tra an toàn chỉ dành cho người dùng Workplace Cao cấp
Bạn có thể liên hệ với mọi người bằng những cách sau đây:
    1. Thông báo Workplace (sẽ hiển thị ở đầu Bảng tin trên web và thiết bị di động cũng như thông qua báo cáo)
    2. Bot Work Chat (bot này sẽ gửi lời nhắc chat đến người dùng)
    3. Email (cách này sẽ gửi email đến người dùng qua phần email trong trang cá nhân)
Bạn có thể chọn gửi thông báo Kiểm tra an toàn qua một hoặc nhiều kênh thông báo. Khi nhấp vào Gửi thông báo Kiểm tra an toàn, bạn có thể chọn mỗi lần một kênh thông báo. Để gửi thông báo qua nhiều kênh, hãy lặp lại quy trình này.
Người dùng chỉ cần phản hồi một loại thông báo để được đánh dấu là an toàn hoặc cần trợ giúp.
Thông tin này có hữu ích không?
Công cụ Kiểm tra an toàn chỉ dành cho người dùng Workplace Cao cấp
Để gửi một thông báo Kiểm tra an toàn khác đến người chưa phản hồi, bạn hãy lọc trạng thái của sự kiện khẩn cấp thành Chưa phản hồi, sau đó làm theo các bước để gửi thông báo Kiểm tra an toàn. Bạn có thể gửi bao nhiêu thông báo tùy thích cho người nào đó.
Thông tin này có hữu ích không?
Thông tin khác về Kiểm tra an toàn
Công cụ Kiểm tra an toàn trên Workplace chỉ dành cho người dùng Workplace Nâng cao
Công cụ Kiểm tra an toàn cho Workplace hoàn toàn tách biệt với công cụ Kiểm tra an toàn cho Facebook.
Với công cụ Kiểm tra an toàn cho Workplace, đội ngũ Người phụ trách an toàn được chỉ định sẽ có thể tạo, gửi và quản lý thông báo Kiểm tra an toàn cho nhân viên trong tổ chức khi xác định có tình huống khẩn cấp. Chỉ Người phụ trách an toàn mới có thể xem và quản lý nội dung phản hồi thông báo Kiểm tra an toàn trên Workplace.
Công cụ Kiểm tra an toàn cho Facebook do cộng đồng Facebook kích hoạt và lời phản hồi thông báo Kiểm tra an toàn sẽ được chia sẻ với bạn bè trên Facebook.
Thông tin này có hữu ích không?
Công cụ Kiểm tra an toàn dùng được cho người dùng Workplace Nâng cao. Bài viết này chỉ áp dụng cho quản trị viên.
Mọi người có thể phản hồi thông báo Kiểm tra an toàn bằng một trong hai nội dung phản hồi: Tôi an toàn hoặc Tôi cần trợ giúp. Nội dung phản hồi sẽ cập nhật trong cột Trạng thái của trang sự kiện khẩn cấp theo thời gian thực. Bạn sẽ có thể lọc trang này dựa trên kiểu nội dung phản hồi.
Mỗi thành viên trong đội ngũ phụ trách vấn đề an toàn của sự kiện khẩn cấp có liên quan sẽ nhận được email tự động, thông báo về người đã đánh dấu là cần trợ giúp để không trường hợp nào bị bỏ lỡ. Quản trị viên hệ thống cũng có thể cấu hình email tùy chỉnh cho những email này qua Bảng điều khiển quản trị > trang cài đặt Kiểm tra an toàn.
Nếu người nào đó tự đánh dấu mình là cần trợ giúp, bạn có thể nhấp vào biểu tượng trò chuyện bên cạnh tên của họ để chat trực tiếp hoặc liên hệ qua bất kỳ phương thức giao tiếp nào khác do bạn chọn.
Thông tin này có hữu ích không?
Công cụ Kiểm tra an toàn chỉ dành cho người dùng Workplace Cao cấp
Khi tạo sự kiện, bạn sẽ có lựa chọn tạo sự kiện khẩn cấp diễn tập hoặc thực tế. Bạn nên tạo sự kiện diễn tập để thử nghiệm và dành sự kiện khẩn cấp thực tế cho những tình huống khẩn cấp thực tế. Điều này để đảm bảo rằng các thành viên trong cộng đồng của bạn có thể phản hồi phù hợp nếu họ nhận được thông báo về tình huống khẩn cấp thực tế. Thông báo gửi đến nhân viên sẽ cho biết rõ sự kiện đó là diễn tập hay thực tế.
Thông tin này có hữu ích không?
Khắc phục sự cố
Công cụ Kiểm tra an toàn chỉ dành cho người dùng Workplace Cao cấp
Sau khi nhập nhân viên vào công cụ Kiểm tra an toàn, bạn sẽ nhìn thấy trang kết quả hiển thị số nhân viên đã nhập thành công, chưa nhập thành công và trùng lặp. Trên màn hình lỗi, bạn có thể tải xuống danh sách nhân viên chưa nhập thành công để thử nhập lại. Các sự cố thường gặp nhất khi nhập nhân viên bao gồm: cung cấp email hoặc ID nhân viên không hợp lệ nên không tương ứng với người dùng trong cộng đồng của bạn. Nếu có vẻ như các ID hoặc email đó chính xác, đồng thời bạn không thể nhập nhân viên sau nhiều lần thử, thì vui lòng liên hệ với Bộ phận hỗ trợ Workplace.
Thông tin này có hữu ích không?