Người tiên phong trên Workplace là những Giám đốc Workplace giàu kinh nghiệm và có tư duy tiến bộ nhất trên thế giới. Trong loạt bài viết mới này, chúng ta sẽ tìm hiểu lý do họ lựa chọn Workplace và tác động của nền tảng này đối với tổ chức của họ.

Trong bài viết này, chúng tôi gặp gỡ Olafur Hand - người dẫn dắt đội ngũ phụ trách hoạt động triển khai Workplace tại Eimskip.

Eimskip ra đời tại Iceland từ hơn 1 thế kỷ trước. Hiện nay, họ hoạt động tại hơn 20 quốc gia với trên 60 văn phòng cũng như lực lượng lao động toàn cầu gồm nhân viên làm việc trên tàu, ở văn phòng, bến cảng, trên đường và nhà ga.

Làm cách nào để tạo điều kiện cho tất cả những nhân viên làm việc từ xa này giao tiếp bất kể biên giới, múi giờ và đội ngũ?

Đây là những câu hỏi mà Olafur và đội ngũ của mình phải trả lời khi tìm kiếm các cách hiệu quả hơn để kết nối tổ chức.

Giao tiếp 2 chiều

Olafur cho biết: "Web nội bộ mà chúng tôi đang sử dụng để giao tiếp khi đó chỉ hoạt động theo một chiều. từ trên truyền đạt xuống dưới. Chúng tôi cần thứ gì đó từ dưới lên trên."

Chúng tôi nhanh chóng nhận ra Workplace là bước tiến tự nhiên cho mọi người tại Eimskip - những người vốn đang sử dụng nhiều công cụ mạng xã hội để hoàn thành công việc.

Olafur nói: "Chúng tôi đã sử dụng Facebook trong nhóm kín. Tôi nghe nói RBS đã triển khai Workplace. Do đó, tôi nói 'tại sao chúng ta không làm vậy?'. Tiếp theo, chúng tôi chỉ cần ra mắt Workplace."

Chúng tôi đã sử dụng Facebook trong nhóm kín. Tiếp theo, chúng tôi chỉ cần ra mắt Workplace

Chớp lấy thời cơ

Cách triển khai tự tin mà Olafur và đội ngũ của anh tiên phong thực hiện đã mang đến những kết quả tức thì.

"Tôi nghĩ cách tốt nhất là chớp lấy thời cơ và bắt tay vào thực hiện. Chỉ như vậy bạn mới có thể học hỏi!" Olafur chia sẻ như vậy. Cách làm này đã phát huy hiệu quả.

"Chúng tôi thấy mọi người trên khắp thế giới tham gia vào ngày ra mắt. Chúng tôi cùng làm những thứ trước đây chưa từng thực hiện. Chúng tôi tổ chức các bữa tiệc trên toàn cầu khi ra mắt nền tảng này."

Nghĩa là mọi người ở bất kỳ đâu - từ văn phòng cho tới bến cảng hay trên cầu - đều có thể tham gia cùng nhau và ra mắt nền tảng này.

Nghĩa là mọi người ở bất kỳ đâu - từ văn phòng cho tới bến cảng hay trên cầu - đều có thể tham gia nền tảng này

Olafur chia sẻ: "Tôi chưa từng chứng kiến cảnh tượng ấy trước đó. Người quản lý nhân sự đã đập tay chúc mừng với tôi và nói rằng đây chắc chắn là thứ chúng tôi phải sử dụng!"

Olafur nghĩ đó là lần đầu tiên anh nhận ra quyết định triển khai Workplace của đội ngũ mình có thể tạo điều kiện cho mọi người cùng nhau tham gia những cộng đồng vững mạnh mới. Thật là một thời khắc khai sáng. Anh nói thêm: "Kể từ đó, tôi đã có thêm nhiều thời khắc như vậy."

Lực lượng phản ứng đầu tiên

Ngoài ra, mọi người còn đang sử dụng Nhóm để giao tiếp theo các cách mà trước đó họ không thể. Trong một lĩnh vực có không ít nguy hiểm và rủi ro, thật dễ hiểu khi nhóm "First Responders" (Lực lượng phản ứng đầu tiên) trở thành phần không thể thiếu của cộng đồng Eimskip.

"Một trong những cách thú vị mà chúng tôi đang sử dụng Workplace là của lực lượng phản ứng đầu tiên. Nếu có vấn đề xảy ra trên tàu hoặc tài xế xe tải gặp tai nạn, mọi người sử dụng Nhóm Workplace để chia sẻ thông tin quan trọng này. Tất cả những người cần biết về sự việc đều nhận được thông tin đó ngay lập tức."

Tạo lập hình thức giao tiếp mới

Hàng hải là lĩnh vực lâu đời và có thể thay đổi rất chậm ("chuyển hướng chậm chạp như tàu thủy!"). Nhưng Olafur tin rằng quyết định triển khai Workplace tại Eimskip đang dẫn đến những thay đổi lớn trong cách tổ chức này giao tiếp.

Anh nói: "Mọi người nhận được thông tin còn nhanh hơn những gì tôi mong đợi ở một công ty lớn như công ty chúng tôi. Mọi người cũng làm việc theo cách có tính tương tác hơn. Họ có ý kiến về nhiều thứ và sẵn sàng thảo luận về ý kiến của mình hơn. Họ cũng dễ dàng đón nhận lời phê bình về ý kiến đó hơn."

Điều này thúc đẩy mọi người trò chuyện hiệu quả hơn và đối thoại cởi mở. Kèm theo đó là thông tin và ý kiến đóng góp mang tính xây dựng góp phần thúc đẩy dự án cũng như năng suất.

Điều thú vị nhất là gì? Hiệu quả này đang thể hiện trong toàn bộ doanh nghiệp. Từ cấp lãnh đạo đến nhân viên và trong các bộ phận.

Điều thú vị nhất là gì? Hiệu quả của Workplace đang thể hiện trong toàn bộ doanh nghiệp. Từ cấp lãnh đạo đến nhân viên và trong các bộ phận.

"Nhân viên tại bến cảng tham gia nhiều hơn vào những gì diễn ra ở các cấp bậc khác trong doanh nghiệp. Đội ngũ quản lý cấp cao nhất tham gia nhiều hơn vào các hoạt động diễn ra ở mọi cấp bậc trong doanh nghiệp."

Olafur khiêm tốn tóm tắt nỗ lực tiên phong ra mắt Workplace tại Eimskip là: "Điều này tạo điều kiện để mọi người đưa công ty chúng tôi phát triển theo cách hoàn toàn khác những gì tôi mong đợi vào 10 năm trước."

Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Olafur Hand và đội ngũ của anh tại Eimskip.

Tìm hiểu cách Steve Clarke - Người tiên phong trên Workplace - gặt hái thành công khi triển khai Workplace tại Virgin Alantic.