Workplace dành cho hoạt động tuyển dụng
Bài viết thứ 2 trong loạt bài "Workplace cho bộ phận Nhân sự" sẽ trình bày một số bước đơn giản, hữu ích và thiết thực để tìm cũng như tuyển dụng tài năng mới.
Mới đây, chúng tôi đã phát triển Workplace cho bộ phận Nhân sự - khuôn khổ mới để các chuyên viên Nhân sự thúc đẩy tác động trong suốt quá trình làm việc của nhân viên. Đó là bởi chúng tôi hiểu rằng bộ phận Nhân sự chính là tuyến đầu trong hành trình thay đổi văn hóa ở nơi làm việc. Nhưng còn lý do khác là chúng tôi tin rằng Workplace có thể cải thiện trải nghiệm của nhân viên.
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
Một nhân viên bình thường lãng phí tới 40 phút làm việc mỗi ngày do công nghệ trì trệ. Nghĩa là hơn 170 giờ mỗi năm. Bao nhiêu giờ trong số đó bị lãng phí cho những việc như tìm sơ yếu lý lịch của ứng viên? Lên lịch phỏng vấn? Kiểm tra phiếu lương? Điền khảo sát?
Quy trình tuyển dụng nhanh hơn và hiệu quả hơn
Sẽ ra sao nếu bạn có thể làm cho những quy trình này nhanh hơn, dễ dàng hơn và thú vị hơn? Workplace là nền tảng đem lại tác động đó qua các công cụ đơn giản và quen thuộc. Quá trình này bắt đầu từ đúng điểm mà bạn mong muốn, đó là khởi đầu trong quá trình làm việc của nhân viên - khâu tuyển dụng.
Tuyển dụng là trách nhiệm của mọi người. Tại Facebook, mỗi người đều muốn phụ trách việc khai thác mạng lưới của mình và tìm kiếm nhân tài mới. Trên thực tế, từng kỹ sư được đánh giá dựa trên mức độ đóng góp cho kênh tuyển dụng theo những lần đánh giá hiệu quả 2 năm 1 lần. Chúng tôi xem trọng hoạt động này đến vậy đó.
Với Workplace, chúng tôi có thể tiến hành nhanh hơn, minh bạch hơn, chia sẻ các cách làm tốt nhất và giảm thời gian chờ đợi giữa bước phỏng vấn và bước đưa ra lời mời làm việc. Khi doanh nghiệp phát triển nhanh chóng, tốc độ chính là yếu tố quyết định. Trong blog này, chúng tôi sẽ chia sẻ một số bước đơn giản, thiết thực và hữu ích để bạn cũng làm được như vậy.
Chúng tôi sẽ phân tích thành 6 lĩnh vực của toàn bộ quá trình tuyển dụng.
Workplace dành cho hoạt động tuyển dụng
Sử dụng nhóm để lên kế hoạch nhân sự
Đáng tiếc là bạn không thể cứ thế đi vào trung tâm việc làm gần nhất và chọn ngẫu nhiên ai đó. Việc lên kế hoạch cho lực lượng lao động chính là cơ sở để tuyển dụng hiệu quả. Nhưng điều đó chẳng dễ dàng gì. Để lên kế hoạch như vậy, bộ phận Nhân sự và Tuyển dụng phải phối hợp với bộ phận Tài chính, Pháp chế, có thể là cả bộ phận Cơ sở vật chất. Sự phối hợp ấy tạo nên một không gian ồn ào (chứ chưa nói là đông đúc).
Nhưng Workplace lại khiến mọi chuyện trở nên thật dễ dàng. Bạn chỉ cần tạo nhóm kín, đặt một cái tên bắt tai như "Lên chiến lược nhân sự", thêm những người liên quan và bắt tay vào việc. Không cần lo lắng về lịch, lời mời hay múi giờ chồng lấn với nhau. Đăng bài mô tả công việc hoặc tài liệu hoạch định ngân sách. Để lại ý kiến đóng góp trong bình luận lồng ghép để không mất dấu cuộc trò chuyện. Xem lại và phê duyệt số lượng nhân sự. Tất cả cùng một nơi.
Nhóm cung cấp bối cảnh, xây dựng tính minh bạch, hỗ trợ chia sẻ, tinh giản quy trình và đẩy nhanh quá trình ra quyết định. Giờ thì bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo là tìm người phù hợp.
Tuyển dụng trong nhóm Workplace
Tìm nguồn nhân lực qua sự kiện và video trực tiếp
Nếu không tìm ra nguồn nhân lực tài năng thì bạn cũng chẳng tuyển được họ. Do đó, điều quan trọng là phải nỗ lực hết sức để thu hút càng nhiều nhân tài ưu tú vào hệ thống càng tốt.
Nhưng bạn cũng nên áp dụng nguyên tắc chia để trị. Hãy bắt đầu bằng cách tạo nhóm tuyển dụng cụ thể dựa trên kỹ năng (ví dụ: iOS, SQL, Java) hoặc phòng ban (Kỹ thuật, Marketing, Kinh doanh) để có đúng người đóng góp cho đúng lĩnh vực. Ghim bài viết chia sẻ cách tốt nhất để tìm nguồn nhân lực (chẳng hạn như cách tìm kiếm sử dụng boolean trên LinkedIn) hoặc nguyên tắc tương tác (bao gồm mọi vấn đề pháp lý mà nhân viên nên biết).
Sau khi hoàn thành các bước cơ bản, bạn có thể bắt đầu biến tấu. Tại Facebook, chúng tôi thường xuyên tiến hành "cuộc đua tìm nguồn nhân lực". Trong đó, thành viên đội ngũ cùng nhau khai thác danh sách người liên hệ của mình (dù danh sách đó có thưa thớt đến đâu) nhằm tìm ra người có tiềm năng. Hoạt động này có thể khó khăn hơn nhiều đối với đội ngũ có thành viên ở nhiều nơi khác nhau hoặc công ty có nhân viên làm việc từ xa. Video là cách tuyệt vời để thúc đẩy mọi người. Người dẫn dắt cuộc đua đó có thể phát trực tiếp để các thành viên còn lại theo dõi, chia sẻ bình luận và ý kiến đóng góp trong suốt quá trình.
Sự kiện trực tiếp thậm chí còn có tác động mạnh hơn. Bạn có thể phát trực tiếp trên Workplace bằng tính năng Sự kiện để mời các nhà tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng cũng như những nhân viên khác có thời gian và chuyên môn phù hợp.
Thông qua nhóm, Video trực tiếp và Sự kiện, bạn tạo điều kiện để chia sẻ, khuyến khích mọi người cùng trở thành nhà tuyển dụng và phổ biến kiến thức trong toàn tổ chức.
Tuyển dụng sâu hơn trong nhóm Workplace
Tạo cộng đồng gồm những người quản lý tuyển dụng
Chuyên viên tuyển dụng có thể phụ trách chi tiết về mặt chuyên môn, nhưng bạn cần một cộng đồng có tổ chức và giàu động lực gồm những người quản lý tuyển dụng để có được nhân tài hàng đầu. Rút cuộc thì họ vẫn là những người có tầm ảnh hưởng lớn nhất trong doanh nghiệp. Do đó, hãy đảm bảo là họ tham gia đầy đủ vào cả quá trình và nhớ học hỏi từ ý kiến đóng góp của họ.
Hãy bắt đầu bằng cách tạo nhóm cho những người quản lý tuyển dụng để liên hệ với nhà tuyển dụng và người tìm nguồn nhân lực. Đối với nhu cầu hàng ngày, bạn có thể tạo nhóm Chat trên Workplace để nhanh chóng chia sẻ thông tin và câu trả lời. Bạn cũng nên tạo nhóm phỏng vấn theo kỹ năng hoặc phòng ban (tương ứng với nhóm tìm nguồn nhân lực đã tạo - hoặc thậm chí là sử dụng luôn những nhóm đó). Trong các nhóm này, người quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn có thể chia sẻ ý kiến đóng góp và lời khuyên, bên cạnh câu hỏi và câu trả lời.
Tuy nhiên, vì đã chia nhỏ ra nên hãy đảm bảo là bạn có Nhóm phản hồi tuyển dụng tổng hợp. Tại đó, mọi người có cơ hội đưa ra suy nghĩ và lời khuyên về tất cả các khía cạnh của quá trình tuyển dụng. Trí tuệ tập thể là công cụ vô cùng mạnh mẽ nhưng lại dễ bị bỏ qua.
Nhóm phản hồi tuyển dụng
Bảng điều khiển thông minh hơn nhờ tiện ích tích hợp
Một trong những phần kém hấp dẫn nhất của công việc này là theo dõi tiến độ của kênh tuyển dụng - nhưng đây cũng là một trong những phần quan trọng nhất. Hãy giảm bớt các bước thủ công bằng cách sử dụng tiện ích tích hợp để tự động hóa một số nhiệm vụ khó khăn.
Công cụ như Smartsheet và Jira có thể sắp xếp dữ liệu kênh, chẳng hạn như số lượng vị trí trống theo phòng ban, vị trí đã tuyển được và giai đoạn của ứng viên. Thiết lập thông báo trong Chat trên Workplace để nhận thông báo bạn cần (như khi giai đoạn phỏng vấn ứng viên thay đổi). Cuối cùng, hãy xem xét và phê duyệt các bước quan trọng của quá trình ngay từ Chat trên Workplace.
Sử dụng nhóm để quản lý các buổi phỏng vấn
Đến đây, bạn sắp thành chuyên gia về Nhóm rồi. Nhưng vẫn còn nhiều cách dùng hay nữa. Bạn nên tạo nhóm cho từng vai trò để nhà tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn đều có quyền truy cập vào thông tin họ cần ở cùng một nơi.
Hãy xem đây là "trung tâm điều khiển" cho từng quy trình tuyển dụng đơn lẻ. Đăng hồ sơ ứng viên, bản mô tả công việc và câu hỏi phỏng vấn để định hướng người phỏng vấn. Tạo tính minh bạch và mang đến cho ban lãnh đạo cơ hội đưa ra hướng dẫn về những gì cần ưu tiên khi tuyển dụng.
Tại Facebook, chúng tôi sử dụng bot Chat trên Workplace để tự động lên lịch phỏng vấn, chào mừng ứng viên và gửi lời nhắc. Bạn nên cân nhắc sử dụng tiện ích tích hợp tùy chỉnh tương tự. Chúng tôi có rất nhiều đối tác của Workplace có thể cung cấp những giải pháp này cho bạn.
Sử dụng bot để quản lý các buổi phỏng vấn
Quản lý ứng viên thông qua nhóm đa công ty
Đến đây, tất cả những nhóm bạn đã tạo là dành cho người trong cùng công ty. Nhưng với Workplace, bạn còn có thể mời người bên ngoài vào cùng không gian chung. Chúng tôi gọi không gian này là nhóm đa công ty. Đây là cách tuyệt vời để quản lý hoạt động giao tiếp với ứng viên.
Để mời một người vào nhóm, bạn chỉ cần có email cá nhân của họ. Sau khi họ vào nhóm, bạn có thể lên lịch phỏng vấn, cung cấp nguồn lực hữu ích, chia sẻ video và ghi lại tất cả hoạt động tương tác của ứng viên ở cùng một nơi.
Sử dụng nhóm đa công ty để quản lý hoạt động tuyển dụng
Gửi lời mời làm việc thông qua nhóm kín
Gửi lời mời làm việc là phần cốt yếu trong quy trình tuyển dụng. Bạn cũng cần thực hiện bước này một cách kín đáo.
Nhóm kín là lựa chọn phù hợp cho những cuộc trò chuyện như vậy. Bạn có thể thêm bất kỳ ai trong công ty mình vào nhóm kín nhưng chỉ thành viên nhóm mới nhìn thấy bài viết. Sử dụng nhóm kín nhằm tập hợp Đội ngũ phụ trách lương thưởng và phúc lợi lại với nhau trong một môi trường an toàn và riêng tư để chia sẻ nguyên tắc cũng như cách làm tốt nhất. Thêm Đối tác Chiến lược Nhân sự phù hợp để chia sẻ thông tin quan trọng mới nhất liên quan đến Lương thưởng & Phúc lợi.
Cuối cùng, tạo nhóm "Bí mật" liên phòng ban - đặt tên là Mời làm việc@. Sau đó mời bộ phận Nhân sự, nhà tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng, lãnh đạo doanh nghiệp và trưởng đội ngũ phụ trách tính đa dạng (nếu có). Lúc này, bạn sẽ có cách an toàn để chia sẻ thông tin mật trong một nhóm nhỏ, qua đó đưa ra quyết định sáng suốt và tạo lợi thế cạnh tranh khi đẩy nhanh quá trình chốt lời mời làm việc.
Tóm lại, Workplace có thể:
- Tìm nguồn nhân lực tài năng hàng đầu thông qua các nhà tuyển dụng và lời giới thiệu của nhân viên
- Giảm đáng kể thời gian dành cho chu trình tuyển dụng bằng cách kết nối mọi người
- Cải thiện chất lượng tuyển dụng bằng cách tạo điều kiện để nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng đưa ra ý kiến cuối cùng
- Đo lường, giám sát và chia sẻ số liệu phân tích về quá trình tuyển dụng
Giới thiệu về tác giả: Sameer Chowdhri là trưởng mảng toàn cầu của Workplace cho bộ phận Nhân sự. Với 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Nhân sự, anh có lời khuyên dành cho các chuyên gia Nhân sự kỹ thuật số đang sử dụng Workplace để chuyển đổi văn hóa và chuẩn bị cho tương lai của công việc - đó là nên đem lại tính nhân văn cho trải nghiệm của nhân viên.
Đọc tiếp
Tham giacộng đồng Nhân sự toàn cầu của chúng tôi.
Hãy luôn kết nối
Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.
Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.
