Làm việc từ xa: cách để mô hình này mang lại hiệu quả cho bạn

Đại dịch là trải nghiệm mô hình làm việc từ xa đầu tiên đối với nhiều nhân viên nhưng xu hướng này hiện vẫn đang diễn ra. Khoảng 27% lực lượng lao động tại Hoa Kỳ làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian vào năm 2022 và con số này hiện đã tăng lên gần 50% theo nghiên cứu.

Nhiều công ty đã khuyến khích nhân viên trở lại văn phòng làm việc, trong khi một số công ty tăng cường mô hình làm việc từ xa. Dù bằng cách nào, cả công ty và nhân viên đều cần nắm rõ những lợi ích và hạn chế của mô hình làm việc từ xa, cũng như cách làm việc từ xa hiệu quả.

Phương pháp làm việc từ xa là gì?

Làm việc từ xa là hình thức làm việc tại bất kỳ đâu ngoài nơi làm việc, dù là ở nhà, quán cà phê, không gian làm việc chung, thư viện, công viên, bãi biển hoặc thậm chí ở quốc gia khác.

Cách làm việc từ xa

Cách làm việc từ xa phụ thuộc vào sở thích và công việc của bạn. Đối với nhân sự tuyến đầu như nhân viên bán hàng, làm việc từ xa có nghĩa là làm việc di động. Họ đăng nhập khi ở bên ngoài công ty, bất kể là trong tàu hỏa, quán cà phê hay phòng khách sạn.

Một số người làm việc từ xa hoàn toàn – tính đến năm 2023, 12,7% nhân viên toàn thời gian làm việc ở nhà.

Xu hướng làm việc từ xa lên ngôi, kéo theo làn sóng các doanh nghiệp vận hành hoàn toàn trực tuyến. Những công ty này không có mặt bằng và đồng nghiệp sử dụng công nghệ để liên lạc với nhau. Khoảng 16% các công ty tại Hoa Kỳ vận hành toàn toàn trực tuyến.

Nhưng nhân viên làm việc từ xa không nhất thiết phải hoàn toàn từ bỏ văn phòng. Mô hình phổ biến hơn là nhân viên đến văn phòng để họp hành hay gặp mặt hoặc đi làm tại công ty vài ngày trong tuần/tháng. Mô hình nào phù hợp sẽ tùy thuộc vào từng cá nhân, cũng như chính sách làm việc từ xa và làm việc kết hợp của công ty.

Làm việc từ xa cũng gắn liền với làm việc một mình, nhưng một lần nữa, tình hình trong thực tế không nhất thiết là như vậy. Bạn có thể chia sẻ văn phòng làm việc tại nhà với nửa kia hoặc bạn cùng phòng. Hoặc bạn có thể làm việc với những người khác trong không gian làm việc chung. Cách làm việc từ xa phụ thuộc rất nhiều vào cá nhân cũng như tổ chức họ đang làm việc - và luôn thay đổi.

Lợi ích của mô hình làm việc từ xa

Theo công ty tư vấn doanh nghiệp Gallup, "Làm việc từ xa không chỉ cải thiện kết quả làm việc và quá trình xây dựng thương hiệu cá nhân, mà còn là chính sách mà các nhân viên tài năng nhất đều mong muốn".

Họ nói đúng. Sau đây là một số lợi ích của mô hình làm việc từ xa đối với nhân viên và công ty.

Lợi ích của mô hình làm việc từ xa (đối với nhân viên)

Cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống

Khi không phải mất thời gian trong ngày để di chuyển đến văn phòng, nhân viên làm việc từ xa có thêm hàng giờ dành cho gia đình, bạn bè, sở thích hoặc đơn giản chỉ để xem TV. Bạn có thêm thời gian rảnh rỗi.

Nhiều quyền kiểm soát hơn

Làm việc từ xa mang đến nhiều lựa chọn hơn không chỉ về nơi làm việc mà còn cả về cách làm việc. Bạn không còn phải nghe những câu chuyện tán gẫu xung quanh, lạnh cóng với máy điều hòa bật nhiệt độ như ở Bắc cực hoặc uống cà phê nhạt nhẽo từ máy pha cà phê tại văn phòng. Bạn hoàn toàn làm chủ môi trường làm việc của mình.

Cải thiện sức khỏe toàn diện

Cuộc sống sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn không phải đối mặt với vấn đề di chuyển, chính trị văn phòng và sự thiếu tính linh hoạt. Trên thực tế, 86% chuyên gia cho rằng công việc từ xa sẽ làm giảm áp lực và 77% người lao động cho biết họ cảm thấy hạnh phúc hơn với lựa chọn làm việc từ xa hậu COVID-19.

Nhiều lựa chọn công việc hơn

Mô hình làm việc từ xa có thể mở ra vô vàn cơ hội việc làm vì bạn không cần phải sống gần văn phòng. Bạn thậm chí có thể tìm được cơ hội việc làm ở nước ngoài hoặc nhận laptop và thiết lập ở nước khác nếu chính sách công ty cho phép.

Linh hoạt hơn

Nói một cách chính xác, dù khác với làm việc linh hoạt, nhưng mô hình làm việc từ xa thường mang đến nhiều lựa chọn hơn về thời điểm tiến hành công việc. Vì vậy, mọi thứ sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn muốn nghỉ giải lao để xem vở kịch của con tại trường hoặc mang xe đi sửa.

Lợi ích của mô hình làm việc từ xa (đối với công ty)

Những gì tốt cho nhân viên thường cũng sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà nhân viên đó làm việc. Sau đây là 8 cách mà tổ chức của bạn có thể hưởng lợi từ mô hình làm việc từ xa.

Nâng cao năng suất

Làm việc từ xa có thể tăng năng suất nhân viên ở nhiều vai trò khác nhau do ít bị phân tâm hơn. Theo một nghiên cứu của Đại học Stanford, những nhân viên làm việc từ xa có năng suất cao hơn 9% so với những nhân viên làm việc tại văn phòng.

Thu hút nhân tài

Ngày nay, nhân viên mong muốn một hình làm việc từ xa như là một lựa chọn linh hoạt dành cho họ. 98% nhân viên muốn làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian và xem đây như là một ưu điểm khi tìm kiếm việc làm.

Biến mô hình làm việc từ xa thành lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp đồng nghĩa bạn không chỉ thu hút và giữ chân nhân tài mà còn mở rộng nguồn ứng viên đa dạng và tiềm năng hơn. Nếu tuyển dụng nhân viên làm việc từ xa, không cần thường xuyên - hoặc hoàn toàn không cần - đến công ty mỗi ngày, bạn có thể tuyển dụng nhân viên gần như ở bất kỳ đâu. Nhân viên có thể làm việc ở khắp mọi nơi hoặc thậm chí là từ nước ngoài. Địa lý không còn là rào cản ngăn trở các công ty khai thác nhân tài và xây dựng một lực lượng lao động thực sự đa dạng.

Cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn

Làm việc từ xa gắn kết chặt chẽ với làm việc linh hoạt. Ngay cả khi không có nhiều lựa chọn hơn về số giờ làm, việc không cần di chuyển đến chỗ làm cũng cho mọi người thêm thời gian. Tính linh hoạt này đặc biệt hấp dẫn đối với Thế hệ Z và Thế hệ 8x - đầu 10x.

Một khảo sát của Deloitte đã chỉ ra rằng thế hệ 8x - đầu 10x và Thế hệ Z đang thay đổi thứ tự ưu tiên về công việc, tập trung mạnh mẽ hơn vào việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp muốn thu hút họ cần đặt yếu tố này lên hàng đầu.

Bảo vệ môi trường

Giao thông vận tải là nguồn phát thải carbon lớn nhất ở Hoa Kỳ. Việc đi lại vì lý do công việc, dù là di chuyển đến chỗ làm hay bay đến hội nghị, đều góp phần vào lượng khí thải đó.

Do mô hình làm việc từ xa cắt giảm hoạt động di chuyển và khuyến khích hội họp qua video, đây có thể là cách hiệu quả để giảm lượng khí thải carbon của doanh nghiệp. Ví dụ: nhờ chính sách của Cục Sáng chế và Bảo vệ thương hiệu Hoa Kỳ cho phép người thẩm định bằng sáng chế làm việc ở nơi bất kỳ, ước tính khoảng 44.000 tấn khí thải đã được cắt giảm.

Tăng cường sự tương tác giữa các nhân viên

Những người làm việc từ xa có mức độ gắn kết cao hơn những nhân viên khác. Họ cũng hạnh phúc hơn: nhân viên làm việc từ xa toàn thời gian nói rằng họ hài lòng với công việc của mình, nhiều hơn 22% so với những người chưa từng làm việc từ xa. Không có gì ngạc nhiên khi mô hình làm việc này làm gia tăng lòng trung thành của họ. Những người làm việc từ xa cho biết họ có khả năng gắn bó với công việc hiện tại trong 5 năm tới – cao hơn 13% so với nhân viên làm việc tại văn phòng. Với chi phí tuyển dụng ngày càng tăng, đây là một lựa chọn mà các doanh nghiệp không thể bỏ qua.

Giảm chi phí bất động sản

Văn phòng là khoản chi phí rất lớn đối với công ty. Khi các đội ngũ làm việc từ xa chiếm tỷ lệ cao hơn, chi phí này có thể giảm đáng kể. Ví dụ: việc cho phép người thẩm định bằng sáng chế của Cục Sáng chế Hoa Kỳ làm việc ở nơi bất kỳ đã cắt giảm được $38,2 triệu chi phí văn phòng.

Mặt trái của mô hình làm việc từ xa là gì?

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên cũng như công ty và mọi người rất muốn làm việc từ xa, nhưng mô hình này vẫn có một số hạn chế. Khi hiểu đúng bản chất của những thách thức này, doanh nghiệp có thể thực hiện một số biện pháp để vượt qua.

Giao tiếp

Việc kết nối có thể khó khăn khi bạn không ở cùng phòng với đồng nghiệp và cũng không thể gặp mặt trực tiếp. Sự ngăn cách địa lý cũng khiến nhân viên làm việc từ xa có thể nhanh chóng cảm thấy như bị gạt ra ngoài những diễn biến trong tổ chức của họ.

Công cụ giao tiếp có mặt để phá bỏ những rào cản này. Mọi người có thể lựa chọn phương thức liên lạc bằng tính năng như gọi video và tổ chức hội nghị một cách hiệu quả, nhắn tin tức thì và nhóm chat, dù không phải tất cả đều chính thống và được sắp xếp trước. Tích hợp công nghệ VR giúp trải nghiệm giao tiếp trở nên chân thực như thể mọi người đang ngồi ngay cạnh nhau.

Cô đơn và biệt lập

Thiếu tương tác trực tiếp với đồng nghiệp có thể khiến mọi người cảm thấy bị cô lập, từ đó ảnh hưởng đến mức độ gắn kết và năng suất.

Để gặt hái thành công, làm việc từ xa không nên mang đến cảm giác thiếu kết nối với tổ chức và đồng nghiệp. Việc check in hàng ngày, các cuộc họp trực tuyến và tin nhắn tức thì có thể góp phần thay thế cuộc trò chuyện giao lưu nơi công sở. Hãy tận dụng công cụ cộng tác để tạo không gian xã hội nơi nhân viên có thể cùng nhau tụ họp.

Mất tập trung và ranh giới bị xóa nhòa

Nhiều người làm việc tại nhà vì muốn có nhiều thời gian hơn cho sở thích hoặc gia đình. Tuy nhiên, khi thiếu đi ranh giới cụ thể giữa nơi làm việc và nhà ở, mọi người có thể xao nhãng, chẳng hạn như do con cái làm gián đoạn hoặc do lo liệu việc nhà trong giờ làm.

Tất nhiên, bạn cũng có thể bị phân tâm khi làm việc tại văn phòng. Một nghiên cứu cho thấy sự xáo trộn tại nhà tác động đến năng suất với xác suất 15%-27%, trong khi các yếu tố gây xao nhãng ở văn phòng ảnh hưởng đến năng suất với xác suất 20%-35%. Dù không thể hoàn toàn loại trừ những lúc gián đoạn và xáo trộn, bạn nên thiết lập không gian văn phòng tại nhà đúng cách thì sẽ tốt hơn.

Nhận thêm lời khuyên về cách cân bằng giữa công việc và cuộc sống riêng tư khi làm việc tại nhà.

Biết khi nào nên dừng

Đối với nhân viên làm việc từ xa, thật khó để xác định lúc nào nên tắt máy và ngừng làm việc, thế nên họ có cảm giác công việc không bao giờ kết thúc. Trong thời kỳ đại dịch, nhân viên ở Anh làm việc tại nhà nhiều giờ hơn so với thời gian hậu đại dịch.

Chế độ làm việc "luôn bật" có thể tổn hại đến sức khỏe tâm thần và năng suất. Vì thế, người quản lý cần phải rạch ròi về số giờ làm việc của nhân viên, còn nhân viên cũng cần nghiêm chỉnh tuân thủ số giờ đó.

Thiếu cơ hội giao lưu

Ngay cả những người ủng hộ nhiệt tình nhất cũng đồng ý rằng mô hình làm việc từ xa có thể khiến mọi người bỏ lỡ phần thú vị của quá trình làm việc. Vì vậy, bạn hãy nắm lấy cơ hội giao lưu gặp mặt trực tiếp ngay khi có thể. Và khi không có những cơ hội này, một chút trí tưởng tượng và công cụ giao tiếp tốt có thể bù đắp. Giờ cà phê giải lao, đồ uống, câu đố, chat, cũng như việc chia sẻ chuyện đùa và ảnh chế trong không gian ảo đều có thể là một phần của mô hình làm việc từ xa.

7 bí quyết làm việc từ xa hiệu quả

Làm việc từ xa lần đầu là một sự thích ứng đáng kể. Người làm việc từ xa có kinh nghiệm hiểu tầm quan trọng của nơi làm việc phù hợp - và tư duy đúng đắn. Sau đây là 7 bí quyết giúp bạn làm việc từ xa hiệu quả.

1. Tìm không gian phù hợp

Dù là một phòng trong nhà, không gian làm việc chung hay quán cà phê yêu thích, môi trường cũng rất quan trọng khi làm việc từ xa. Hãy đảm bảo không gian này có nhiệt độ và mức ồn mà bạn thấy dễ chịu, đủ rộng rãi để đặt thiết bị và là nơi bạn ít có khả năng bị làm phiền. Hãy tìm những khu vực có ánh sáng tự nhiên để bạn cảm thấy tràn đầy sinh lực.

Khám phá một số bí quyết hàng đầu về cách thiết lập văn phòng làm việc tại nhà.

2. Thiết lập thời gian biểu

Làm việc từ xa thường đồng nghĩa với tính linh hoạt cao hơn. Vì thế, bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn về thời điểm thực hiện nhiệm vụ. Dù đây có thể là một lợi thế đáng kể nhưng bạn sẽ thấy khi không có thời hạn nghiêm ngặt, công việc sẽ "lấn sân" sang các khía cạnh khác trong cuộc sống, gây ra căng thẳng cho bạn. Thế nên, bạn cần lập thời khóa biểu cho bản thân và bám sát lịch trình nhất có thể.

3. Ăn mặc chỉnh tề

Đúng là như vậy đấy. Mặc dù ý tưởng làm việc trong bộ đồ ngủ có thể rất cám dỗ, nhưng bạn sẽ không cảm thấy chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, bạn sẽ trông không bảnh bao chút nào trong cuộc gọi video. Quần áo ảnh hưởng đến tâm trạng và cảm xúc của chúng ta, thế nên bạn hãy mặc thứ gì đó để cảm thấy có động lực, chuyên nghiệp và tự tin. Khi mặc quần áo đi làm, bạn cũng sẽ tách bạch giữa công việc và cuộc sống ở nhà, để có thể ngừng lại khi ngày làm việc kết thúc.

4. Lên kế hoạch nghỉ giải lao

Khi không có lời nhắc nghỉ ăn trưa và nghỉ giải lao, nhân viên làm việc từ xa có thể để cả ngày trôi qua trước màn hình máy tính. Hãy nghỉ ngơi để lấy lại năng lượng, đặc biệt là nếu bạn có thể ra ngoài. Vì thế, hãy lên lịch cho chính mình và đừng quên mỗi ngày đều đi bộ ít nhất một vòng quanh khu nhà. Nếu không thể ra ngoài, hãy thực hiện một số hoạt động trong nhà.

Bạn có thể đi bộ lên xuống cầu thang, tập thể dục qua video huấn luyện hoặc chỉ cần vài động tác vươn vai để tiếp thêm sinh lực và giải tỏa căng thẳng.

5. Giao tiếp, giao tiếp, giao tiếp

Làm việc từ xa cần giao tiếp nhiều hơn - chứ không phải ít hơn. Hãy dùng tính năng nhắn tin tức thì và nhóm chat để luôn cập nhật thông tin với đồng nghiệp và dự án, gọi video trong các cuộc họp và trên hết là check in với quản lý và đồng nghiệp.

Hãy cố gắng tham gia chat ngay cả khi bạn là người nhút nhát. Sẽ có nhiều người cảm thấy như bạn, nhưng khi tham gia cuộc trò chuyện giao lưu phiên bản từ xa, bạn có thể xua tan cảm giác cô đơn và cô lập.

6. Điều chỉnh phong cách giao tiếp

Khi không nói chuyện trực tiếp ngoài đời, bạn có thể không còn thấy ngôn ngữ cơ thể và tín hiệu âm thanh. Do đó, giao tiếp cần phải rõ ràng hơn khi làm việc từ xa. Hãy kiểm tra để đảm bảo tin nhắn thật rõ ràng và súc tích sao cho đồng nghiệp hiểu được ý bạn.

7. Đề nghị hỗ trợ

Nhân viên làm việc một mình có thể sẽ thấy như họ đang "chiến đấu" với công việc, ngay cả khi cần giúp đỡ. Hãy lên tiếng khi cần hỗ trợ - và đó là điều đúng đắn cần làm. Đối với người quản lý, việc check in thường xuyên, đi kèm với lời chủ động đề nghị hỗ trợ, là rất quan trọng.

Làm việc từ xa có phải là xu thế tương lai?

Hàng triệu người nay đã nếm trải mùi vị của cuộc sống không cần đi đến nơi làm việc mỗi ngày, cũng như bay hàng ngàn kilômet chỉ để tham dự một buổi họp gặp mặt trực tiếp. Khả năng là mọi thứ sẽ không quay lại trạng thái "bình thường".

Trong và sau đại dịch, nhiều công ty đã khẳng định cam kết của mình với mô hình làm việc từ xa, điển hình như Dropbox và Quora đã tiên phong lựa chọn xu hướng này.

Sam Walters - Giám đốc bộ phận Dịch vụ Chuyên nghiệp tại công ty tư vấn tuyển dụng chuyên nghiệp toàn cầu Robert Walters - cho biết: “Tôi nghĩ đây là chất xúc tác quan trọng để chuyển hướng sang làm việc từ xa nhiều hơn và quản lý các mối quan hệ từ xa.

Cân bằng công việc - cuộc sống cùng với phương thức làm việc linh hoạt là khái niệm nổi bật khi ngày càng nhiều người thuộc thế hệ 8x - đầu 10x tham gia vào lực lượng lao động. Với việc bắt buộc triển khai rộng rãi mô hình làm việc từ xa, giờ đây chúng ta có thể kỳ vọng rằng những chính sách khuyến khích sự linh hoạt và cân bằng hơn là ưu tiên của hầu hết mọi người trong lực lượng lao động.”

Dự báo đến năm 2024, lực lượng lao động di động sẽ lên tới 93,5 triệu người. Điều này cho thấy rõ ràng rằng nhân viên không cần phải làm việc tại văn phòng. Họ có thể làm việc ở bất cứ đâu, miễn là được trang bị công nghệ di động phù hợp.

Rõ ràng là mô hình làm việc từ xa – bất kể bạn làm việc ở đâu – sẽ tiếp tục tồn tại, dù là dưới hình thức làm việc từ xa hoàn toàn hay làm việc kết hợp. Đó là mong muốn của nhiều người và công nghệ hoàn toàn đáp ứng tốt nhu cầu này.

Có thể bạn cũng thích:

• Lý do niềm tin là yếu tố hàng đầu làm nên thành công cho đội ngũ làm việc từ xa
• Hướng dẫn làm việc từ xa dành cho cấp quản lý
• Cách cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi làm việc tại nhà