Cách hỗ trợ nhân viên nhận ra lợi ích khi tự động hóa công việc

Với sự phát triển nhanh chóng của AI, máy móc hiện có thể phụ trách nhiều nhiệm vụ công việc - từ so khớp hóa đơn và đơn đặt hàng cho đến soạn thảo bản nháp đầu tiên cho báo cáo hàng năm. Nhưng những tiến bộ này không phải lúc nào cũng được nhân viên chào đón.

Cụm từ "tự động hóa công việc" rõ ràng có thể gợi lên hình ảnh robot chiếm mất công việc và gây ra tâm lý e ngại ở nhân viên. Theo khảo sát của Demos, 35% người Anh cảm thấy họ có thể mất việc làm vì trí tuệ nhân tạo.

Nhưng giải pháp tự động hóa công việc cũng có thể là công cụ tuyệt vời cho các doanh nghiệp. Công cụ này sẽ giải phóng nhân viên khỏi các công việc vất vả, cũng như thúc đẩy hoạt động cộng tác nhóm, hiệu quả, hiệu suất và sức sáng tạo.

Thách thức của công ty là phải truyền đạt lợi ích của giải pháp tự động hóa công việc và thể hiện cho mọi người thấy cách công nghệ này có thể cải thiện tương lai của công việc. Dưới đây là một số ý tưởng về cách giới thiệu công nghệ mới mà không ảnh hưởng tiêu cực đến lực lượng lao động.

Hiểu biết là yếu tố mấu chốt

Để bắt đầu, bạn cần đảm bảo nhân viên của mình hiểu chính xác ý nghĩa của giải pháp tự động hóa công việc và lý do công nghệ này mang lại lợi ích cho cả nhân viên lẫn toàn thể công ty.

Giải pháp tự động hóa công việc thường liên quan đến hoạt động dùng công nghệ để tự động hóa các quy trình thủ công lặp lại. Không những tinh giản quy trình làm việc, theo dõi từng phần của quy trình và nâng cao năng suất tổng thể, giải pháp tự động hóa còn tạo điều kiện để mọi người tập trung vào các nhiệm vụ cần đến kiến thức hơn, từ đó sử dụng kỹ năng theo cách có chiến lược hơn.

Ví dụ: Khi tự động hóa câu trả lời cho một số câu hỏi trong dịch vụ khách hàng, công ty không chỉ tiết kiệm được tiền, mà còn tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các trường hợp khó giải quyết hơn. Nhờ đó, họ có thể áp dụng kiến thức để đạt hiệu quả cao hơn và cảm thấy hài lòng hơn trong công việc.

Tiết kiệm sức lao động

Giải pháp tự động hóa công việc có thể đặc biệt hiệu quả trong các lĩnh vực như sản xuất khi công nhân phải thực hiện những nhiệm vụ nặng nhọc. Máy móc có thể hỗ trợ nhân viên, làm giảm tình trạng mệt mỏi về thể chất bằng cách thực hiện các nhiệm vụ thường ngày, trong khi nhân viên làm những công việc đòi hỏi kỹ năng cao hơn.

Như vậy không có nghĩa là giải pháp tự động hóa không phát huy hiệu quả ở vai trò ít nặng nhọc hơn. Tất cả các loại quy trình - từ đào tạo nhân viên mới cho đến yêu cầu chi tiêu của công ty - đều có thể do máy móc phụ trách, từ đó nhân viên có cơ hội sử dụng thời gian hiệu quả hơn. Doanh nghiệp cần nhấn mạnh rằng dù họ sử dụng máy móc nhưng nhân viên sẽ không trở nên dư thừa, mà sẽ cần thiết cho những nhiệm vụ mang đến nhiều thách thức và cảm giác thỏa mãn hơn.

Hoạt động đào tạo đúng cách là yếu tố cần thiết

Cơ hội cộng tác

Thay vì nghĩ rằng công ty lắp đặt máy móc để lấy đi công việc của họ, nhân viên có thể xem quy trình tự động hóa là công cụ để làm việc cùng nhằm đảm bảo nhiệm vụ hàng ngày diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng hơn. Hãy cho nhân viên biết rằng tương lai của công việc không phải là nơi "những con robot đó" thay thế họ, mà là nơi robot hỗ trợ và làm việc cùng con người.

Không chỉ tích hợp được với phần mềm tự động hóa ở nơi làm việc, các công cụ cộng tác như Workplace của Facebook có thể duy trì hoạt động giao tiếp cởi mở và hòa nhập trong quá trình thay đổi. Hãy dùng công cụ này để hỗ trợ hoạt động đào tạo, giải thích và chia sẻ ý tưởng trong tổ chức của bạn.

Bạn cũng có thể quan tâm

• Cách xây dựng sự cộng tác nhóm
• 9 cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của tổ chức
• Làm việc từ xa là gì và lý do tổ chức của bạn nên áp dụng