Wessex Archaeology là công ty dẫn đầu thị trường tại Vương quốc Anh trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ khảo cổ và di sản, đồng thời là tổ chức giáo dục phi lợi nhuận mang mục tiêu cải thiện cuộc sống của mọi người thông qua di sản.

Trên toàn Vương quốc Anh, công ty này có hơn 300 nhân viên với kỹ năng chuyên môn cao - từ nhà khảo cổ học và nhà lưu trữ đến chuyên gia bảo tồn và chuyên gia di sản kiến trúc. Do đó, công việc ở Wessex Archaeology rất đa dạng. Một ngày làm việc điển hình trong công ty này có thể bao gồm viết báo cáo nghiên cứu hoặc đào những mảnh gốm cổ đại từ thời kỳ Đồ đá giữa.

Kho tàng di tích ở văn phòng chính của Wessex Archaeology tại Salisbury không phải là thứ duy nhất mắc kẹt trong quá khứ và tình trạng này kéo dài mãi đến gần đây. Công cụ giao tiếp chính trong công ty này bao gồm email, cuộc họp nhóm và bản tin hàng tháng cho toàn công ty. Giles giải thích: "Chúng tôi có cách giao tiếp khá gò bó và lạc hậu.

Hậu quả là các phòng ban khó cộng tác với nhau và mọi người không nắm được đầy đủ thông tin trong doanh nghiệp. Với vị trí địa lý phân tán, 6 văn phòng của Wessex Archaeology hoạt động hoàn toàn tách biệt nhau. Hơn nữa, khoảng 1/3 lực lượng lao động luôn làm việc ngoài thực địa. Do đó, thông tin về kết quả phát hiện khảo cổ đặc biệt sẽ nằm lại trong các phòng ban riêng biệt.

Chuẩn bị hành trang để thành công cùng Generation Digital

Bấy giờ, Wessex Archaeology đang tìm kiếm nền tảng giao tiếp hiện đại, di động để gắn kết các nhân viên và dự án lại với nhau. Giles được tin tưởng giao phó nhiệm vụ này. Sau khi nghe Graham Mackay bàn về tương lai của công việc, Thành viên hợp danh của công ty tư vấn quản lý thay đổi công nghệ Generation Digital nhận thấy Workplace rõ ràng là giải pháp phù hợp.

Wessex Archaeology ra mắt Workplace vào tháng 10/2018. Graham và đội ngũ tại Generation Digital cải thiện và đẩy nhanh mọi khía cạnh của quá trình ra mắt, từ trình bày lần đầu trước toàn công ty, thuyết phục ban điều hành cho đến phác thảo chiến lược truyền thông về Workplace. Họ cũng thành lập đội ngũ dự án, tổ chức đào tạo sớm cho những người tiên phong, thiết lập nhóm và quy trình làm việc để mọi người có thể áp dụng ngay.

Sau 8 tuần sử dụng Workplace, nhân viên Wessex Archaeology cộng tác chặt chẽ và hiệu quả hơn nhờ sử dụng Workplace theo 5 cách sau.

1. Ủng hộ phúc lợi về sức khỏe và giảm số ngày nghỉ ốm

Một trong những dự án đầu tiên Giles khởi xướng trên Workplace là cung cấp vắc xin phòng cúm để khuyến khích nhân viên phòng ngừa bệnh cúm. Dự án này đến từ gợi ý của một nhân viên trong nhóm "Ideas Hub" (Kho ý tưởng) trên Workplace. Giles chia sẻ bài viết trong nhóm "Company News" (Tin tức công ty) để khơi gợi mọi người thảo luận về phúc lợi. Anh cũng xác nhận mức độ quan tâm qua Cuộc thăm dò ý kiến trên Workplace. Cuộc thăm dò ý kiến nhận về phản hồi nhiệt tình và trong vòng 2 tuần, phiếu tiêm được phát cho toàn công ty.

Dù vẫn còn quá sớm để đánh giá toàn bộ tác động của sáng kiến này, Wessex Archaeology hy vọng thu được kết quả là số ngày nghỉ ốm của nhân viên sẽ giảm xuống và mọi người sẽ biết nhiều hơn đến những phúc lợi như thế này của công ty. Giles nhận định: "Trước khi có Workplace, nhân viên không nắm rõ hoạt động kinh doanh của công ty. Điều này cho thấy rõ ràng rằng các phương tiện giao tiếp truyền thống của chúng tôi không được mọi người đón nhận."

2. Cải thiện khả năng nhận dạng hiện vật tìm được trong các cuộc khai quật

Với Workplace, mọi người được tiếp cận kiến thức từ mọi mảng của doanh nghiệp. Giles chia sẻ: "Đội ngũ Khai quật chia sẻ trên Workplace một số hình ảnh tuyệt vời về những di vật họ đào được.

Vài tuần trước, chúng tôi tìm thấy một hiện vật bí ẩn bằng đồng trong cuộc khai quật ở Bath Abbey nhưng không ai ở thực địa có thể nhận diện được. Một thành viên đã chụp ảnh hiện vật đó bằng điện thoại và tải lên nhóm "Workplace Finds" (Đội ngũ Khai quật trên Workplace) của toàn công ty trên Workplace.

Trong vòng 21 phút, một chuyên gia ở bộ phận khác đã trả lời dù đang làm việc cách đó 40 dặm. Chuyên gia này nhận dạng chính xác hiện vật đó là hộp niêm phong thời La Mã - một khám phá cực kỳ hiếm thấy. Nếu không có Workplace, chúng tôi có thể phải mất nhiều ngày hay thậm chí nhiều tuần để nhận dạng được hiện vật như vậy. Trong trường hợp đó, đội ngũ khai quật sẽ lãng phí mất thời gian phản hồi quý giá.

3. Kết nối mọi người và cung cấp thông tin giá trị về bối cảnh

Đội ngũ chuyên gia của Wessex Archaeology thường xuyên thực hiện các dự án có ý nghĩa lịch sự lớn lao, như Stonehenge, Sheffield Castle và Bath Abbey. Với những dự án như thế này và nhiều dự án khác, mỗi thời điểm và mỗi giai đoạn sẽ có nhiều phòng ban tham gia. Workplace đem lại tính minh bạch chưa từng có để mọi người nắm được thông tin và bối cảnh quan trọng về dự án mà mình tham gia.

Ví dụ: trong Bảng tin, đội ngũ lưu trữ có thể thấy bài viết về khám phá mới từ đội ngũ khai quật mà sau này sẽ đến tay họ. Giles chia sẻ: "Cái hay của Workplace là nền tảng này có giao diện hấp dẫn, tạo nên nét hoàn toàn khác biệt với công cụ giao tiếp truyền thông như email."

Workplace đem đội ngũ thực địa - cùng những khám phá thú vị của họ tại di chỉ khảo cổ - đến gần hơn với các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Giles giải thích: "Một số thành viên thực sự rất thích Workplace và tương tác vô cùng tích cực. Điểm thú vị là họ thấy bực khi không phải tất cả các đồng nghiệp đều tương tác và thấy được lợi ích khi kết nối." Nhiều người rất muốn biết đồng nghiệp của mình ở bên kia đất nước đang làm những gì."

Ngoài ra, Chat trên Workplace tạo thuận lợi để mọi người kết nối tức thì với đồng nghiệp tại bất kỳ văn phòng nào và truy cập thông tin nhanh hơn nhiều. Giles và các lãnh đạo cấp cao khác sử dụng Chat trên Workplace để check in với đội ngũ của mình cũng như quản lý những quyết định phê duyệt và câu hỏi không cần họp.

4. Lan truyền ý tưởng mới và thúc đẩy đổi mới

Workplace là nền tảng để ý tưởng và sáng kiến đổi mới thăng hoa trong toàn tổ chức. Trong dự án khai quật mới đây nằm gần Swindon tại Vương quốc Anh, một kỹ thuật viên hiện trường đã chia sẻ trên Workplace ý tưởng sử dụng công nghệ Huỳnh quang tia X.

Ý tưởng của anh là sử dụng thiết bị Huỳnh quang tia X di động để phân tích thành phần hóa học của tầng sinh sống trong nhà ở, nhằm hé lộ thêm thông tin về cách người xưa có thể đã sử dụng so với thông tin có được từ các phương pháp khai quật truyền thống.

Chris Brayne - Tổng Giám đốc của Wessex Archaeology - đóng góp vào cuộc thảo luận bằng liên kết đến bài viết học thuật. Một nhân viên khác có kinh nghiệm làm nghiên cứu về công nghệ tia X cũng tham gia đóng góp ý kiến.

Họ đã xác định được phòng ban có chuyên môn liên quan trong công ty và bộ phận sẽ chủ trì triển khai kỹ thuật này cho các dự án tương lai, đồng thời tuyên truyền rộng rãi hơn về tiềm năng của phương pháp này trong toàn tổ chức.

Khả năng công khai chia sẻ ý tưởng như thế này có tác động tích cực đến doanh nghiệp. Giles giải thích: "Nhờ đó, một số bộ phận trong doanh nghiệp thể hiện được nền tảng chuyên môn và giá trị của mình với các đồng nghiệp trong lĩnh vực khác. Do vậy, đó là tác động khá quan trọng về mặt văn hóa. Workplace đang kết nối những bộ phận rời rạc của doanh nghiệp để giờ đây dần kết hợp thành tập thể thống nhất."

5. Cộng tác liên phòng ban hiệu quả hơn

Vì các đội ngũ có thể chia sẻ thông tin mượt mà với nhau, nên mọi người cũng cộng tác nhiều hơn để đem lại kết quả kinh doanh tốt hơn. Mới đây, văn phòng khu vực tại Scotland khởi động dự án thực địa đầu tiên tại Cursus - một di tích lớn gồm các con hào nằm song song nhau có từ thời kỳ Đồ đá mới. Cuối Tuần 1, một thành viên đăng lên Workplace ảnh về một số mẫu đá từ đặc điểm khảo cổ liên quan.

Nhờ từng nghiên cứu hiện vật tương tự cho luận án của mình nhiều năm trước, Giles đã đóng góp kiến ​​thức chuyên môn của mình cho đội ngũ này. Anh chụp một trang trong luận án của mình và chia sẻ lên bài viết cùng một số gợi ý hữu ích để đẩy nhanh tiến độ dự án.

"Tôi gợi ý một số bước mà họ có thể thực hiện tiếp theo dựa trên kết quả kiểm tra vật liệu theo phương pháp phân tích hao mòn do sử dụng hoặc phân tích dấu vết còn sót lại. Tôi đóng góp trên phương diện khảo cổ dù hiện nay đó không phải là vai trò của tôi. Nhưng tinh thần chính là chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm đúc kết có thể đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.

Workplace đã đem cộng đồng chuyên gia của Wessex Archaeology đến gần nhau hơn, đồng thời nâng cao tiêu chuẩn về sáng tạo đổi mới và cách làm tốt nhất về chuyên môn khảo cổ học.

Vậy điều gì đang chờ đợi phía trước trong hành trình Workplace của Wessex Archaeology? Giles chia sẻ rằng họ đang mong chờ sử dụng Video trực tiếp nhiều hơn và thử nghiệm công cụ Kiểm tra an toàn để bảo vệ tốt hơn cho đội ngũ thực địa trong lúc tác nghiệp.