Lý do hoạt động giao tiếp qua video rất quan trọng với doanh nghiệp bạn

Chúng tôi khám phá phần cứng và phần mềm bạn cần để khai thác tối đa cuộc gọi video và 5 lý do vì sao bạn nên làm vậy.

GIAO TIếP TRONG DOANH NGHIệP | THờI GIAN đọC: 6 PHúT
video communication - Workplace from Meta

Video là một trong những công cụ giao tiếp trong doanh nghiệp hữu dụng nhất hiện nay. Các tổ chức yêu thích công cụ này vì các đặc tính thúc đẩy năng suất - theo nghiên cứu của Forbes Insights, 7 trên 10 đội ngũ điều hành cho rằng các cuộc họp qua video khiến cho nhân viên làm việc có năng suất hơn.1

Và nhân viên yêu thích cách công cụ này mang họ đến gần nhau hơn. 78% đáp viên trong cùng cuộc khảo sát cho biết việc họp qua video cải thiện cảm giác kết nối giữa những nhân viên làm việc từ xa.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng hình thức làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Ngay cả nếu như hoạt động giao tiếp qua video chưa thuyết phục các công ty trước đây, nay hoạt động này đã chứng minh được giá trị của mình trong quá trình chuyển đổi đáng kể sang hình thức làm việc từ xa trong thời kỳ đại dịch, với lưu lượng truy cập cuộc họp qua video hàng ngày ước tính tăng 535% trong năm 2020. Khả năng thấy và nghe các đồng nghiệp và khách hàng dù cách xa hàng kilômet đã giúp tăng cường văn hóa công ty trong khoảng thời gian bất ổn và thay đổi.

Nhiều thay đổi do COVID-19 mang lại có thể vẫn tồn tại. Thật khó tưởng tượng mọi người sẽ từ bỏ sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống do mô hình làm việc kết hợp mang lại hoặc người lao động sẽ đi tàu hoả hoặc máy bay để tham gia một cuộc họp kéo dài một giờ trong tương lai gần. Vì vậy không có gì ngạc nhiên khi các công ty đã tăng chi tiêu cho các cuộc họp qua video, thúc đẩy thị trường ước tính khoảng 13,80 tỷ vào năm 2023.

Hoạt động giao tiếp qua video là gì?

Hoạt động giao tiếp qua video là gì?

Hoạt động giao tiếp qua video bao gồm mọi thứ từ các cuộc họp đến truyền thông nội bộ được thiết kế để gắn kết nhân viên. Một trong những yếu tố khiến hoạt động này trở nên thu hút đối với các tổ chức là khả năng làm được rất nhiều thứ. Bạn có thể sử dụng video cho mọi thứ, từ:

  • Cuộc gọi riêng
  • Phỏng vấn xin việc
  • Cuộc họp nhóm
  • Hỗ trợ khách hàng
  • Webinar
  • Buổi đào tạo
  • Hội thảo
  • Bài thuyết trình của công ty
  • Quảng cáo tuyển dụng
  • Sự kiện phát trực tiếp

Cuộc họp qua video không phải mới lạ. Ý tưởng tổ chức các cuộc họp nơi người tham gia ở các vị trí khác nhau có thể thấy, nghe và trò chuyện với nhau đã xuất hiện lâu hơn bạn nghĩ. Đã có những thử nghiệm CCTV vào những năm 1960 và sự ra đời của một chiếc điện thoại hình ảnh cơ bản (không thành công) vào những năm 1970.

Mãi cho đến những năm 90, hoạt động giao tiếp qua video công ty mới trở thành xu hướng chủ đạo. Ngay cả khi đó, các cuộc họp video đòi hỏi thiết bị đắt tiền, khiến hoạt động này chỉ dành riêng cho các tổ chức lớn. Nhờ những tiến bộ gần đây, mọi thứ đã tiến một bước dài với bất kỳ ai có điện thoại thông minh đều có thể giao tiếp qua video.

Cuộc họp qua âm thanh là gì?

Cuộc họp qua âm thanh là gì?

Cuộc họp qua âm thanh không phải chỉ là thực hiện cuộc gọi thoại, vì những người tham gia sẽ gọi vào hệ thống trung tâm chứ không phải số điện thoại riêng lẻ. Cũng như video, đây là cách để từ hai người trở lên tham gia vào cuộc họp ở bất kỳ vị trí nào. Và hình thức này cũng cung cấp các tính năng tương tự với cuộc họp qua video, chẳng hạn như ghi âm.

Cuộc họp qua âm thanh có thể không linh hoạt như hoạt động giao tiếp qua video nhưng bạn không nên bỏ qua. Sự mệt mỏi vì hoạt động giao tiếp qua video là có thật. Theo giáo sư Jeremy Bailenson của Đại học Stanford, việc tham dự quá nhiều cuộc gọi video có thể khiến mọi người cảm thấy căng thẳng và kiệt quệ về tinh thần. Đâu là cách giải quyết khi bạn đã mệt mỏi khi nhìn thấy chính mình trên màn hình nhưng vẫn phải tham gia cuộc họp? Cuộc họp qua âm thanh có thể hữu ích trong trường hợp này.

Và đừng quên quy tắc 7-38-55 của chuyên gia giao tiếp Albert Mehrabian. Từ ngữ chỉ truyền đạt 7% ý nghĩa; 38% là giọng nói và 55% là ngôn ngữ cơ thể. Mặc dù có thể không đầy đủ thông tin như khi họp mặt đối mặt, nhưng bạn có thể biết được rất nhiều điều từ giọng nói của một người.

Những công cụ nào tốt nhất cho hoạt động giao tiếp qua video?

Những công cụ nào tốt nhất cho hoạt động giao tiếp qua video?

Phần mềm giao tiếp qua video nên có tất cả các tính năng bạn cần cho sự cộng tác đầy đủ và giao tiếp của công ty: cuộc họp, tìm kiếm ý tưởng, hội thảo, buổi thuyết trình và hơn thế nữa. Sau đây là một số điều cần thiết:

  • Đoạn chat video. Biết khi nào cần phát biểu có thể là một phần khó trong phép lịch sự của cuộc họp qua video, vì bạn không nhận được các tín hiệu ngôn ngữ cơ thể cho bạn biết khi nào thì có thể ngắt lời. Ô chat có nghĩa là mọi người có thể đặt câu hỏi và đưa ra quan điểm trong khi người khác đang nói mà không làm gián đoạn. Các ô chat cũng rất hữu ích cho người thuyết trình - chẳng hạn như trong buổi đào tạo - cho phép bạn đánh giá mức độ hiểu biết của mọi người và ghi nhận những điểm lưu ý khi bạn tiếp tục
  • Chia sẻ màn hình. Việc xem bài thuyết trình và các tài liệu khác trong cuộc họp là cách tiết kiệm rất nhiều thời gian và là cơ hội cộng tác tuyệt vời. Phần mềm họp qua video của bạn cần phải cho phép mọi người (chứ không chỉ là người thuyết trình) chia sẻ màn hình của họ và tốt hơn nữa là chia sẻ nhiều màn hình cùng một lúc. Thậm chí còn tốt hơn nữa nếu bạn có thể tìm thấy phần mềm cho phép người tham gia chú thích vào tài liệu được chia sẻ
  • Chia sẻ file. Sử dụng phần mềm họp để chia sẻ file trong cuộc gọi là một cách để tiết kiệm nhiều thời gian. Đảm bảo rằng phần mềm của bạn hỗ trợ tải lên nhiều loại file khác nhau như PDF, PPT, MP4 và các loại file khác
  • Lưu trữ file. Phần mềm cho phép lưu trữ file có thể tiết kiệm không gian trên máy chủ hoặc bộ nhớ đám mây của bạn. Việc lưu trữ file của bạn trên máy chủ của cuộc họp cũng rất hữu ích vì bạn có thể dễ dàng truy cập khi muốn chia sẻ
  • Chuyển đổi thiết bị. Ví dụ như ai đó làm việc từ xa hoặc ở tuyến đầu có thể muốn bắt đầu cuộc họp qua video trên điện thoại, rồi chuyển sang máy tính. Phần mềm bạn chọn nên tạo điều kiện để họ thực hiện điều này mà không có vấn đề gì
  • Ghi âm/quay video. Với cuộc họp qua video, việc không tham dự cuộc họp không phải là vấn đề lớn. Miễn là phần mềm của bạn cho phép, bạn có thể ghi lại phiên họp và chia sẻ với bất kỳ ai cần xem. Bản ghi cũng hữu ích đối với tài liệu bạn muốn sử dụng nhiều lần, chẳng hạn như khi đào tạo những người mới bắt đầu
  • Ứng dụng điện thoại. Để có một nền văn hóa lành mạnh của công ty, điều cần thiết là phải đưa các nhân viên tuyến đầu và đội ngũ thường xuyên di chuyển tham gia vào cuộc trò chuyện. Vì vậy, bạn cần chọn phần mềm cho phép mọi người gọi vào cuộc họp cho dù họ ở bất cứ đâu
Cuộc họp qua video có cải thiện hoạt động giao tiếp không?

Cuộc họp qua video có cải thiện hoạt động giao tiếp không?

Tất cả các bằng chứng đều cho rằng có cải thiện. Sau đây là 5 cách mà cuộc họp qua video có thể cải thiện hoạt động giao tiếp ở tổ chức của bạn.

  1. Kết nối tốt hơn với nhân viên làm việc từ xa và nhân viên thường xuyên di chuyển

    Nghiên cứu cho thấy 87% nhân viên làm việc từ xa cảm thấy kết nối hơn với đội ngũ của họ nhờ sử dụng cuộc gọi video. Đó là một điều tốt, vì mô hình làm việc từ xa sẽ không sớm biến mất. Khi tăng cường sử dụng hoạt động giao tiếp qua video, các công ty có thể mang lại cho nhân viên của họ cảm giác làm việc tốt hơn vì mục tiêu chung, bất kể họ đang ở đâu.

  2. Nhân viên hạnh phúc hơn

    Với cuộc họp qua video, mọi người có thể cảm thấy hạnh phúc hơn trong công việc. Theo nghiên cứu của LifeSize, trong số những người sử dụng cuộc gọi video để cộng tác từ xa, 75% cho biết công nghệ này đã nâng cao sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ.2

    Gần 9/10 (89%) người lao động đồng ý rằng năng suất của họ cũng được hưởng lợi, vì họ tin rằng cuộc gọi video giúp giảm thời gian hoàn thành công việc. Không có gì ngạc nhiên khi bạn nghĩ rằng 82% người lao động ít có khả năng thực hiện đa nhiệm trong một cuộc gọi video hơn một cuộc gọi thoại.

  3. Mối quan hệ bền chặt hơn

    98% đáp viên trong khảo sát của LifeSize cho biết cuộc họp qua video giúp xây dựng mối quan hệ bên trong và bên ngoài công ty của họ. Cuộc gọi video có lợi ích rõ ràng hơn cuộc gọi thoại - 63% người dùng video cho biết họ cảm thấy nhớ gương mặt của các đồng nghiệp khi họ không thể tham gia cuộc họp.

    Theo tạp chí Harvard Business Review, tương tác giữa các thành viên trong nhóm thân thiết đã tăng 40% kể từ khi đại dịch xảy ra. Hiện tại, các nhóm làm việc kết hợp dựa vào sự hỗ trợ của các đồng nghiệp nhiều hơn bao giờ hết.

  4. Chất lượng giao tiếp tốt hơn

    Trong các cuộc gọi thoại, không có ngôn ngữ cơ thể và giọng nói có thể bị mất qua email. Ở đây, cuộc gọi video có lợi thế, điều này có thể giúp quan điểm của bạn dễ dàng được nắm bắt hơn. Các tính năng thông minh như chia sẻ màn hình, cửa sổ chat và nút giơ tay trong cuộc họp mang lại cho các đội ngũ làm việc kết hợp một nền tảng linh hoạt để thảo luận hiệu quả hơn về các ý tưởng.

  5. Sử dụng hiệu quả thời gian và tiền bạc

    Hãy quên việc lệch múi giờ và phòng khách sạn đắt tiền đi - một cuộc hẹn qua mạng giúp mọi người tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Với những công cụ phù hợp, đội ngũ làm việc kết hợp có thể tập trung chuẩn bị cho cuộc gọi thay vì đặt vé tàu hoặc tìm phòng họp trong một thành phố mới. Việc đi đến cuộc họp quan trọng tiếp theo của bạn đơn giản như bật laptop hoặc mở khóa điện thoại.

Có thể bạn quan tâm

Liên quan

Tải xuống hướng dẫn miễn phí để khám phá các chiến lược thời kỳ hậu COVID từ các lãnh đạo truyền thông đẳng cấp thế giới.

Tải xuống ngay

Hãy cùng kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Liên quan

Tải xuống hướng dẫn miễn phí để khám phá các chiến lược thời kỳ hậu COVID từ các lãnh đạo truyền thông đẳng cấp thế giới.

Tải xuống ngay

Bài viết gần đây

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Các chiến lược giao tiếp trong doanh nghiệp và lý do tổ chức cần các chiến lược này.

Các tổ chức phải suy nghĩ lại về chiến lược giao tiếp khi mọi người bắt đầu làm việc từ xa trong thời kỳ giãn cách xã hội. Giờ đây, khi một số người bắt đầu trở lại nơi làm việc, các doanh nghiệp cần phải suy nghĩ một lần nữa. Tìm hiểu cách bắt đầu.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 8 phút

Bí quyết để có chiến lược hiệu quả dành cho cuộc họp

Hướng dẫn khai thác tối đa các cuộc họp trong một thế giới sẵn sàng làm việc ở mọi nơi.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 7 phút

Hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp là gì và làm cách nào để thực hiện đúng?

Hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp xuất sắc có thể là chất kết dính để kết nối mọi nhân viên trong doanh nghiệp bạn. Thực hiện tốt chiến lược giao tiếp trong doanh nghiệp.