Kỹ thuật quản lý thời gian
Khi cách thức và nơi làm việc tiếp tục thay đổi, yếu tố cần thiết là phải hỗ trợ để nhân viên tuyến đầu và nhân viên làm việc từ xa luôn kết nối cũng như làm việc hiệu quả. Những kỹ thuật quản lý thời gian này có thể hữu ích.
Quản lý thời gian tại nơi làm việc có thể là một thách thức. Có lẽ đó là lý do mọi người và tổ chức không phải lúc nào cũng làm tốt chuyện này.1 Tuy nhiên, trong thế giới làm việc từ bất kỳ nơi đâu do đại dịch toàn cầu tạo nên, việc quản lý thời gian đúng cách là một yếu tố cần thiết đối với năng suất.
Đây là một quy tắc chung. Quy tắc này áp dụng cho những người dần quay lại hình thức làm việc kết hợp tại văn phòng và những nhân viên đó vẫn làm việc từ xa hoặc làm việc tại nhà. Ngoài ra, quy tắc trên còn đặc biệt áp dụng cho những nhân viên tuyến đầu - tại các cửa hàng bán lẻ, nhà máy và nhà kho.
Mọi người và các đội ngũ cần tìm cách giúp sắp xếp ngày của họ một cách hiệu quả - ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào họ làm việc.
Đây là lúc cần đến kỹ năng quản lý thời gian tốt.
Gỡ rối công việc nhờ Workplace
Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng hình thức làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.
Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian có ý nghĩa chính xác như cách gọi. Nếu từng lên lịch cuộc hẹn với đồng nghiệp thì tức là bạn đã quản lý được thời gian của mình. Nếu từng quyết định một công việc không đáng phải hoàn tất thì bạn cũng đã quản lý được thời gian. Nhưng tại sao việc này lại quan trọng đến thế?
Lý do quản lý thời gian lại quan trọng
Một ngày được sắp xếp hợp lý có thể góp phần làm giảm mức độ căng thẳng và thúc đẩy năng suất.2 Khi mọi người lên kế hoạch và thực hiện công việc một cách cẩn thận, họ sẽ cảm thấy tự tin hơn khi làm việc. Bàn giao dự án đúng giờ cũng sẽ hỗ trợ xây dựng niềm tin và sự tôn trọng từ đồng nghiệp.
Quản lý thời gian tốt còn có thể cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, điều này rất có giá trị đối với nhân viên và tổ chức. Nhân viên có sự cân bằng tốt giữa công việc và cuộc sống có khả năng sẽ ở lại công ty nhiều hơn 10%.
Quản lý thời gian và nhân viên tuyến đầu
Nghiên cứu mới trong báo cáo Deskless Not Voiceless 2020 của Workplace cho thấy cách các tổ chức đang thiếu quan tâm những người quản lý nhân viên tuyến đầu có vai trò thiết yếu, đồng thời khám phá tác động của tình trạng này đối với năng suất và mức độ gắn bó của nhân viên.
Một xu hướng đáng lo ngại là những người quản lý nhân viên tuyến đầu đang mất đến 9,3 tuần làm việc mỗi năm vì hoạt động giao tiếp kém. Và như nghiên cứu McKinsey chỉ ra, người quản lý nhân viên tuyến đầu cũng có thể dành đến 60% thời gian cho các công việc hành chính và chỉ 10% thời gian để quản lý.
Việc kết hợp này sẽ tạo ra sự thiếu gắn kết mà có thể tác động nghiêm trọng đến năng suất và khả năng quản lý thời gian của nhân viên tuyến đầu. Yếu tố này cản trở họ dành thời gian điều hành đội ngũ, giải quyết vấn đề và chăm sóc khách hàng.
Tìm hiểu thêm. Tải xuống báo cáo Deskless Not Voiceless 2020 để xem toàn bộ chi tiết trong báo cáo nghiên cứu chuyên sâu của chúng tôi với hơn 9.000 người ở 8 quốc gia trên toàn thế giới.
Quản lý thời gian và làm việc kết hợp
Sau đại dịch virus corona, chế độ làm việc kết hợp đã trở thành tiêu chuẩn, giải phóng quỹ thời gian cho mọi người để đạt được sự cân bằng tốt hơn giữa cuộc sống tại nhà và nơi làm việc, giảm việc đi lại mất thời gian vào đầu ngày và cuối ngày. Trong một nghiên cứu tại Vương quốc Anh, 61% nhân viên cho biết sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống trở nên tốt hơn nhờ làm việc tại nhà.
Tuy nhiên, làm việc từ xa và kết hợp cũng cần chú ý những mặt trái. Khi mọi người làm việc tại nhà, ranh giới giữa nhà và nơi làm việc có thể trở nên mờ nhạt, dẫn đến tình trạng căng thẳng và kiệt sức.
Tiến sĩ Petros Chamakiotis - phó giáo sư quản lý tại Trường Kinh doanh ESCP, Madrid - cho biết: "Nghiên cứu cho chúng tôi biết rằng làm việc từ xa dường như tạo ra nhiều sự phức tạp và trách nhiệm cao hơn cho mỗi nhân viên."
Việc cho nhân viên nhiều sự tự do hơn để sắp xếp thời gian của riêng họ có thể rất quan trọng trong việc ứng phó với thách thức này. Sự linh hoạt về thời gian là điều mà nhân viên đánh giá cao nhất khi làm việc từ xa. Vì vậy, hãy cho các đội ngũ nhiều sự tự do nhất có thể và sử dụng kết hợp các công cụ, cũng như hoạt động trao đổi thường xuyên để đảm bảo mọi người không bỏ ra nhiều giờ hơn mức cần thiết và sử dụng thời gian hiệu quả nhất.
Làm cách nào để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình?
Trước khi có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của mình hoặc của đội ngũ, bạn phải nhận ra khi có vấn đề.
Sẽ có rất nhiều dấu hiệu. Một trong những dấu hiệu rõ ràng nhất là trễ hạn. Nếu mọi người liên tục giao dự án muộn hơn so với thời hạn hoặc không ngừng yêu cầu gia hạn, có lẽ đã đến lúc phải hành động.
Tiêu chuẩn công việc giảm là một dấu hiệu chắc chắn khác cho thấy thời gian là vấn đề. Nếu các thành viên trong đội ngũ của bạn thường xuyên tham gia họp trễ và tỏ ra bối rối, họ cũng có thể cảm thấy áp lực về thời gian.
Khi thời gian quý giá, tâm trạng của chúng ta cũng bị ảnh hưởng. Nếu một đồng nghiệp tỏ ra thiếu kiên nhẫn hoặc nóng nảy hơn trong các cuộc trò chuyện, họ có thể đang gặp khó khăn để hoàn tất công việc của mình. Cảm thấy căng thẳng hơn bình thường hoặc nhận thấy đồng nghiệp của bạn có vẻ mệt mỏi hay lo lắng hơn khi họ xử lý nhiều trách nhiệm cùng lúc là những dấu hiệu khác.
Nêu vấn đề về quản lý thời gian
Các vấn đề về quản lý thời gian không giống nhau. Vì vậy, hoạt động giao tiếp tốt trong doanh nghiệp là chìa khóa để giải quyết một vấn đề. Nếu một thành viên trong đội ngũ gặp phải các vấn đề về quản lý thời gian, hãy cố gắng tìm hiểu xem:
- Họ quá tải với công việc mà họ thực sự không thể sắp xếp cho phù hợp với lịch trình của mình
- Vấn đề chính là cách họ làm việc
- Sự kết hợp của cả hai yếu tố trên
Nếu họ có quá nhiều việc phải làm, quan trọng là phải phân bổ lại một số công việc của họ hoặc tạo cho họ sự tự tin để ủy thác cho các thành viên khác trong đội ngũ. Nếu cách thức làm việc gây khó khăn cho họ, vậy thì có thể cần cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và bạn có thể đưa ra một kế hoạch để hướng dẫn họ.
Hãy cùng kết nối
Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.
Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.
6 bí quyết cải thiện kỹ năng quản lý thời gian
1. Ưu tiên và lên lịch
Không phải tất cả các công việc đều được tạo ra như nhau. Tuy nhiên, khi sắp xếp các ngày của mình, nhiều người trong chúng ta sẽ gặp những công việc lặt vặt phải thực hiện cùng với các dự án lớn hơn. Bước đầu tiên của bạn là phải luôn ưu tiên danh sách việc cần làm. Hệ thống hai cấp bậc sẽ hoạt động hiệu quả. Sau khi bạn quyết định công việc quan trọng nhất, hãy xây dựng lịch trình xoay quanh những công việc đó. Xây dựng thời hạn trong công cụ lập kế hoạch gia tăng năng suất.
2. Học cách từ chối
Tất cả chúng ta đều cần đặt ra ranh giới để duy trì sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống. Và mặc dù rất muốn nói lời đồng ý với tất cả đồng nghiệp của bạn, nhất là khi bạn mới đi làm, nhưng điều đó lại không thực tế. Nếu đã ưu tiên và phân bổ thời gian hợp lý cho các công việc, bạn sẽ cảm thấy tự tin khi nói với người khác rằng mình không có thời gian. Hãy nhớ rằng bạn thường không đơn độc - việc nhờ đồng nghiệp giúp đỡ trong văn phòng hoặc qua cuộc gọi video có thể góp phần giảm tải khối lượng công việc.
3. Hãy bắt đầu sớm
Bằng cách bắt đầu ngày mới sớm và trước thời hạn, bạn có thể lên kế hoạch cho thời gian của mình một cách cẩn thận mà không phải căng thẳng vì các công việc khác. Sử dụng khoảng thời gian yên tĩnh để chuẩn bị cho ngày mới hoặc có thể bắt đầu công việc của bạn. Các rắc rối không lường trước có thể phát sinh bất cứ lúc nào và việc bắt đầu sớm sẽ giúp bạn có cơ hội tốt nhất để sắp xếp các vấn đề kịp thời hạn.
4. Hãy thực tế
Mọi người có thể tự đưa mình vào tình trạng căng thẳng không cần thiết để đáp ứng thời hạn. Những người lập kế hoạch giỏi nhất biết rằng các vấn đề có thể xuất hiện bất cứ lúc nào và mọi thứ có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Để tập trung vào một công việc, bạn cần phải nghỉ giải lao đều đặn và tạm gác trách nhiệm của mình. Sử dụng thời gian giải lao để nói chuyện với đồng nghiệp trong văn phòng hoặc chat video để giảm tải bất kỳ vấn đề nào và quay lại công việc với đầu óc tỉnh táo.
5. Cắt giảm những hoạt động tốn thời gian
Một số việc sẽ gây lãng phí thời gian một cách tự nhiên nên hãy cố gắng tránh. Ví dụ như các cuộc họp được tổ chức kém là một trong những nguyên nhân tệ nhất gây lãng phí thời gian. Một nghiên cứu từ dịch vụ lên lịch trực tuyến Doodle cho thấy chi phí tổ chức các buổi họp của những doanh nghiệp ở Hoa Kỳ cao hơn 339 tỷ đô la/năm. Nếu bạn sắp tổ chức một cuộc họp, hãy đảm bảo có sẵn nội dung chính để đề cập mọi vấn đề bạn cần thảo luận, sau đó dừng lại.
6. Thử nghiệm với nhiều chiến lược
Không có cách nào hoàn hảo để quản lý thời gian của mọi người. Những gì phù hợp với người này có thể không phù hợp với người khác. May thay, có rất nhiều lý thuyết mà bạn có thể điều chỉnh sao cho phù hợp với bạn và đội ngũ của mình. Bạn có thể thích một phương pháp để lập kế hoạch cho tuần và một phương pháp khác để quyết định dành bao nhiêu thời gian cho từng công việc. Một số phương pháp phù hợp với cá nhân nhưng lại không hiệu quả lắm khi tổ chức nhóm. Hãy thử thử nghiệm nhiều ý tưởng để tìm ra ý tưởng phù hợp nhất.
Chiến lược quản lý thời gian tốt nhất là gì?
Dưới đây là một số phương pháp để tận dụng thời gian của bạn tốt hơn:
Kỹ thuật Pomodoro
Kỹ thuật Pomodoro cực kỳ đơn giản. Quyết định công việc, đặt hẹn giờ trong 25 phút và bắt đầu làm việc. Khi bộ hẹn giờ kêu, hãy đánh dấu tiến độ của bạn và nghỉ ngơi trong 3-5 phút. Lặp lại các bước này cho đến khi bạn tạo được bốn "dấu trang" trong công việc của mình. Khi đã đến bước này, bạn có thể gác lại công việc trong vòng 15 đến 30 phút.
Nếu bạn hoàn tất công việc trước khi bộ hẹn giờ kêu, hãy sử dụng thời gian còn lại để xem xét công việc và thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào. Bạn có thể thấy rằng mình làm việc tốt hơn trong những khoảng thời gian dài hơn. Nếu vậy, hãy đặt khoảng thời gian phù hợp với bạn hơn và dành cho mình những khoảng nghỉ dài hơn một chút.
Những người ứng phó tốt với áp lực rất phù hợp với những thời hạn ngắn cộng thêm cảm giác cấp bách khi đảm nhận công việc. Các khoảng thời gian giữa công việc được gọi là pomodoros, theo từ tiếng Ý có nghĩa là cà chua. Phương pháp này được Francesco Cirillo phát triển vào những năm 1980. Ông đã sử dụng bộ hẹn giờ trong bếp có hình quả cà chua khi còn là sinh viên.
Phương pháp ALPEN
Thay vì hỗ trợ bạn giải quyết công việc, phương pháp ALPEN sẽ giúp bạn lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Theo người sáng lập phương pháp: "Phương pháp này tập trung người dùng vào việc lập kế hoạch hàng ngày một cách thiết thực và thiết lập nhất quán các ưu tiên. Và phương pháp chỉ yêu cầu khoảng 5 phút lập kế hoạch mỗi ngày."
Dựa trên từ viết tắt ALPEN, phương pháp này chia việc lập kế hoạch thành 5 hoạt động:
A - Activities and tasks (Hoạt động và công việc)
Viết ra tất cả những việc bạn phải làm, bất kể lớn hay nhỏ.
L - Length of time (Khoảng thời gian)
Ước tính thời gian hoàn thành mỗi công việc.
P - Planning for buffering (Lập kế hoạch đệm)
Đệm thêm thời gian. Cố gắng dành ra 20% thời gian để ứng phó với mọi rắc rối và 20% thời gian nghỉ giải lao, cũng như bất kỳ tương tác xã hội nào với đồng nghiệp.
E - Establishing priorities (Thiết lập mức độ ưu tiên)
Bây giờ bạn đã dành ra 40% thời gian của mình nên hãy sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc. Có thể để lại bất cứ việc gì cho ngày khác hoặc giao cho người khác không?
N - Note-taking (Ghi chú)
Nhìn lại mọi chuyện đã diễn ra như thế nào. Bạn có thể cải thiện ở điểm nào đó không? Hoặc xác định lý do một công việc diễn ra thuận lợi? Trong khi ghi chép về một ngày, bạn hãy bắt đầu kế hoạch ALPEN cho ngày tiếp theo.
Làm việc trong giới hạn thời gian theo phương pháp ALPEN có thể góp phần thúc đẩy mọi người thực hiện công việc. Thêm thời gian đệm cũng làm cho khối lượng công việc dễ quản lý hơn và bớt căng thẳng hơn. Dù có nhiều mặt tích cực, phương pháp này cũng có những hạn chế. Phương pháp này phù hợp với việc tự quản lý hơn là áp dụng cho một đội ngũ. Những người làm việc từ xa ít có khả năng sẽ bắt kịp đồng nghiệp một cách đột ngột và đôi khi 40% thời gian đệm thêm lại quá dài.
Thuyết "Hũ dưa muối"
Hãy xem hũ dưa muối như phép ẩn dụ cho thời gian. Giờ đây, hãy hình dung các hòn đá là những công việc quan trọng, những viên sỏi nhỏ là những nhiệm vụ ít quan trọng hơn và cát là những hoạt động giải trí hoặc gây mất tập trung, đồng thời đừng quên xem nước là thời gian ngoài giờ làm việc. Hãy dành một chút thời gian để tự hỏi mình làm cách nào để bỏ được đá, sỏi và cát vào hũ nhiều nhất có thể?
Nếu bắt đầu với nước, sỏi và cát, bạn có thể sẽ gặp khó khi bỏ đá vào hũ. Khi đặt những thứ lớn nhất vào hũ trước rồi thêm sỏi, cát và nước, trong lọ sẽ chứa được nhiều hơn. Bạn có thể cần lắc hũ hoặc xáo trộn lịch trình để mọi thứ diễn ra thuận lợi. Nhưng điểm mấu chốt là nhờ sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc, bạn có thể hoàn thành nhiều công việc quan trọng nhất trong ngày.
Thuyết này cực kỳ phù hợp cho những người gặp khó khăn khi phân chia công việc và không giống như các phương pháp khác, thuyết này có thể áp dụng cho đội ngũ. Bạn có thể cần một cái hũ lớn hơn nhưng phép ẩn dụ này vẫn đúng. Bằng cách phân chia trách nhiệm của một đội ngũ thành đá và sỏi, bạn có thể yêu cầu nhân viên xếp hai "hòn đá" vào mỗi ngày và thường xuyên đạt được "những tuần 10 hòn đá".
Công cụ quản lý thời gian
Có một loạt các công cụ quản lý trực tuyến để hỗ trợ bạn sắp xếp thời gian. Với các tính năng của những công cụ này, bạn có thể giao việc cho đồng nghiệp và mang lại giá trị thực. Các công cụ này nêu bật việc quản lý thời gian đã tiến xa đến mức nào - từ danh sách việc cần làm đơn giản và những sổ lập kế hoạch viết tay.
Các công cụ đơn giản có thể hỗ trợ bạn viết danh sách công việc và thêm file phương tiện hoặc liên kết đến các nguồn khác trước khi bạn chia sẻ với đồng nghiệp. Thông qua những lựa chọn phần mềm có sẵn, nhiều người dùng có thể chỉnh sửa kế hoạch và cộng tác theo thời gian thực.
Các dịch vụ được thiết kế với mục tiêu minh bạch, cung cấp các trường để điền thời gian cần thiết cho một công việc và khoảng thời gian để mọi người trong doanh nghiệp đáp ứng được thời hạn. Các giải pháp phức tạp hơn thậm chí còn hỗ trợ bạn xây dựng tiến độ của các công việc và đặt ra các yếu tố phụ thuộc. Nói cách khác, các điểm kiểm tra trong một dự án mà thành viên trong đội ngũ cần phải hoàn tất trước khi những người khác có thể xúc tiến.
Việc truyền đạt kỳ vọng sẽ đặc biệt hữu ích cho các đội ngũ kết hợp. Các thành viên trong đội ngũ có thể dành ít thời gian hơn để viết email hoặc sắp xếp cuộc gọi với đồng nghiệp làm việc từ xa. Những công cụ này cũng có lợi cho cấp quản lý. Họ có thể kiểm tra mức cao nhất và thấp nhất bất kỳ trong khối lượng công việc của đội ngũ mình, miễn là họ sử dụng hệ thống này một cách triệt để và nhất quán. Nhiều nhà cung cấp phần mềm giúp phát hiện khung giờ trống trong lịch trình của đồng nghiệp một cách dễ dàng, đồng thời cho họ có thêm quyền tự chủ.
Nhờ thông tin về thời hạn và thời gian hoàn tất một công việc, mọi người có thể quyết định thời điểm bắt đầu thực hiện. Các trách nhiệm bổ sung sẽ giúp thành viên trong đội ngũ làm chủ công việc của họ và nỗ lực thực hiện công việc hiện tại.
Có thể bạn quan tâm:
