Cộng tác và làm việc nhóm là 2 trong số những yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra trôi chảy và năng suất, nhất là trong thời đại làm việc theo hình thức kết hợp. Quá trình tổng hợp ý tưởng và kỹ năng giữa các đồng nghiệp sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc, nâng cao trách nhiệm giải trình, hỗ trợ mọi người học hỏi lẫn nhau, cũng như đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ toàn diện và thành công hơn.

Vậy làm cách nào để doanh nghiệp hỗ trợ hoạt động cộng tác số ở nơi làm việc? Họ có thể cung cấp những nguồn lực nào nhằm đạt được mục tiêu này? Câu trả lời phụ thuộc vào nơi nhân viên làm việc và loại nền tảng họ cần để giao tiếp. Nhờ vô vàn công cụ cộng tác số có sẵn, hoạt động cộng tác trực tuyến ở nơi làm việc trở nên dễ dàng và hiệu quả, quy trình làm việc diễn ra trôi chảy, cũng như văn hóa công ty được đẩy mạnh. Dưới đây là 3 công cụ cộng tác trực tuyến hàng đầu mà các doanh nghiệp không thể thiếu.

1. Nền tảng gọi video để họp với đồng đội làm việc từ xa và làm việc theo hình thức kết hợp

Một trong những ưu điểm của công nghệ tân tiến chính là việc chúng ta có thể giữ liên lạc với mọi người - dù họ ở bất cứ đâu trên thế giới - một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.

Khi giao tiếp qua video, nhân viên ở nơi làm việc thực có thể họp với những người làm việc từ xa, làm việc ở chi nhánh khác hoặc thậm chí là quốc gia khác. Nền tảng gọi video tạo điều kiện để mọi người đều tham gia được cuộc họp và không bỏ lỡ cuộc thảo luận nào.

Cuộc gọi video cũng nâng cao tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong đội ngũ. Trong bối cảnh hình thức làm việc kết hợp đang được ưa chuộng, các đồng nghiệp cần duy trì được cảm giác kết nối với nơi làm việc, ngay cả khi họ thường không có mặt trong cùng không gian thực tế.

2. Nền tảng trực tuyến để lưu trữ và chỉnh sửa file đã chia sẻ

Một cách để đảm bảo hoạt động cộng tác diễn ra suôn sẻ là tạo không gian cho thành viên trong đội ngũ lưu lại tất cả công việc của mình. Nhờ đó, các đồng đội khác có thể truy cập mọi tài liệu, hình ảnh, video và ý tưởng khi cần. Với hệ thống lưu trữ đám mây, mọi người cũng có thể cộng tác khi làm việc với tài liệu, từ đó khuyến khích đội ngũ hợp tác một cách chặt chẽ hơn và không cần tạo ra nhiều phiên bản tài liệu.

Mọi người tham gia vào dự án đều nắm được công việc nào đã hoàn tất và nhiệm vụ tiếp theo trong danh sách việc cần làm là gì. Tất cả thành viên đều tham gia cũng như hiểu rõ quy trình và tiến độ của dự án.

Như vậy, nếu một người trong dự án bị ốm, nghỉ phép hoặc không có mặt vì bất kỳ lý do nào thì mọi người vẫn có thể truy cập phần công việc của người đó. Từ đó, đội ngũ tiết kiệm được thời gian tìm kiếm tài liệu và không cần cuống cuồng gửi tin nhắn.

3. Ứng dụng chat

Không phải lúc nào hoạt động cộng tác ở nơi làm việc cũng nhắm đến mục tiêu hay nhiệm vụ cụ thể. Để nhân viên cảm nhận được văn hóa tổ chức vững vàng, các công cụ còn cần thúc đẩy những tương tác thân mật, nhất là trong bối cảnh có nhiều nhân viên làm việc từ xa và làm việc theo hình thức kết hợp như hiện nay. Với ứng dụng chat, mọi người có thể kết nối liên tục với nhau, từ đó tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện cá nhân, lời cảm ơn gửi đến cả đội ngũ, trò chơi theo nhóm, cũng như nhóm theo dự án.

Các tính năng thiết yếu khác của công cụ cộng tác trực tuyến

Các tổ chức sẽ muốn tận dụng tối đa công cụ cộng tác trực tuyến ngay khi bắt đầu sử dụng. Để đạt được mục tiêu đó, công cụ phải đáp ứng những yêu cầu sau:

Dễ sử dụng

Công cụ sẽ ngay lập tức góp phần cải thiện năng suất nếu nhân viên dễ dàng nắm được cách sử dụng. Hơn nữa, khi cảm thấy tự tin sử dụng công cụ, mọi người sẽ sẵn sàng khám phá toàn bộ tính năng của công cụ đó.

Dùng được trên di động

Công cụ cộng tác số có thể thu hút mọi người tham gia cuộc trò chuyện - kể cả nhân viên tuyến đầu và nhân viên không làm việc tại văn phòng. Đó là lý do các công cụ nên dùng được trên thiết bị di động. Như vậy, mọi người có thể kết nối, chat và chia sẻ ý tưởng - bất kể là họ đang ở đâu.

Các tính năng hữu ích khác gồm có: