9 cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm của tổ chức

Làm việc nhóm hiệu quả là một thử thách ngay cả trước khi xảy ra đại dịch toàn cầu. Lệnh phong tỏa còn khiến điều này trở nên khó khăn hơn. Giờ đây, khi một số người trở lại làm việc, các tổ chức cần làm mới sự tập trung vào việc hỗ trợ hoạt động làm việc nhóm. Sau đây là cách thực hiện.

CộNG TáC NHóM | THờI GIAN đọC: 6 PHúT
team work skills - Workplace from Meta

Trước thời kỳ phong tỏa, đội ngũ của bạn đã hợp tác với nhau hiệu quả như thế nào? Khi họ phải làm việc từ xa thì sao? Tìm câu trả lời đúng cho những câu hỏi này không hề dễ dàng. Ngay cả việc định nghĩa hoạt động làm việc nhóm cũng phức tạp.

Kỹ năng làm việc nhóm tốt không chỉ đơn giản là có thể hòa hợp với người khác. Đó còn là khả năng mọi người làm việc hiệu quả với người khác - yếu tố quan trọng trong mọi ngành, từ dịch vụ tài chính đến bán lẻ. Trong thực tế, theo nhận định của Đại học Edith Cowan của Úc, các doanh nghiệp cho rằng kỹ năng làm việc nhóm là một trong những yếu tố quan trọng nhất đối với sinh viên tốt nghiệp1.

Khi mọi người ở một số nơi trên thế giới trở lại làm việc, cũng như khi các tổ chức cố gắng đạt được sự cân bằng giữa hình thức làm việc từ xa và làm việc tại chỗ, làm cách nào để bạn đảm bảo hoạt động làm việc nhóm sẽ hiệu quả hơn trước đây?

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng hình thức làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Kỹ năng làm việc nhóm là gì và tại sao lại quan trọng?

Kỹ năng làm việc nhóm là gì và tại sao lại quan trọng?

Kỹ năng làm việc nhóm là yếu tố cốt yếu đối với thành công của đội ngũ. Và việc tạo điều kiện để mọi người thành công trong quá trình cộng tác là phần tối quan trọng của Trải nghiệm nhân viên ở quy mô rộng hơn. Là người lãnh đạo, bạn chịu trách nhiệm tập hợp các đội ngũ lại với nhau và đảm bảo họ thành công. Vậy thì, làm cách nào để thực hiện điều đó?

Trước tiên, điều quan trọng là bạn phải thừa nhận rằng không phải ai sinh ra cũng đã sở hữu kỹ năng làm việc nhóm. Mọi người có thể học hỏi kỹ năng này, mặc dù không phải dễ dàng học được trong một khóa đào tạo1. Mercedes Benz nhận thấy khả năng làm việc nhóm là một trong các kỹ năng duy nhất không cải thiện được từ chương trình đào tạo bên ngoài.

Tuy vậy, mọi người có thể trau dồi kỹ năng của họ trong công việc. Do đó, bạn không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của việc thể hiện kỹ năng làm việc nhóm tốt. Đây là sự tiếp sức cho nhà quản lý, vì khi kiểm soát được vấn đề này, bạn có thể ảnh hưởng và trở thành hình mẫu mà đội ngũ của mình cần.

Thứ hai, kỹ năng làm việc nhóm không phát triển một cách cô lập mà bạn cần có một môi trường đội ngũ phù hợp. Trở lại những năm 1970, nhà tâm lý học xã hội và tổ chức Richard Hackman đã xác định 3 "điều kiện cho phép" để các đội ngũ phát triển mạnh mẽ và các điều kiện này vẫn đứng vững cho đến ngày nay:

  • Định hướng thuyết phục
  • Cơ cấu chặt chẽ
  • Bối cảnh hỗ trợ
Kỹ năng làm việc nhóm trong bối cảnh COVID-19

Kỹ năng làm việc nhóm trong bối cảnh COVID-19

Nhưng đó là trước thời kỳ phong tỏa. Sự chuyển dịch sang mô hình làm việc từ xa đã ảnh hưởng gì đến khả năng cộng tác của mọi người? Điều đó có ý nghĩa gì đối với các doanh nghiệp?

Nói ngắn gọn, "bây giờ sẽ là gì?"

Khi một số nơi trên thế giới bắt đầu hoạt động trở lại một cách thận trọng sau thời gian phong tỏa, đó là câu hỏi thường trực của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Nhưng ngay cả trong bối cảnh tồn tại nhiều bất ổn như vậy, có một thứ không bao giờ thay đổi. COVID-19 đã buộc hầu hết mọi tổ chức phải củng cố nhân viên của mình hơn nữa.

Việc này đã có tác động. Theo một nghiên cứu gần đây, 90% các công ty cho rằng nền văn hóa của họ được cải thiện khi làm việc từ xa. Khi mô hình làm việc từ xa trở thành quay lại văn phòng, mọi người hy vọng mức độ cam kết này về Trải nghiệm của nhân viên (EX) sẽ tiếp tục được duy trì.

Và có một phương thức mà các tổ chức có thể tạo ảnh hưởng tích cực đến EX ở quy mô rộng hơn - đó là đảm bảo hỗ trợ cho nhân viên làm việc cùng nhau theo những cách mang tính cộng tác cao. Nhưng với tình trạng bất ổn vẫn còn đó về đại dịch toàn cầu, các tổ chức cần giải quyết thách thức này cho nhân viên làm việc toàn thời gian tại công ty, toàn thời gian tại nhà hoặc theo mô hình kết hợp của hai hình thức này.

Bí quyết cải thiện kỹ năng làm việc nhóm

Bí quyết cải thiện kỹ năng làm việc nhóm

Có một số bí quyết cải thiện kỹ năng làm việc nhóm quan trọng trước khi các công ty chuyển dịch sang hình thức làm việc từ xa. Những bí quyết này vẫn rất quan trọng khi một số nơi trên thế giới bắt đầu quay trở lại làm việc tại văn phòng.

1. Đặt ra nhiệm vụ và mục đích của đội ngũ

Oxford University Press định nghĩa hoạt động làm việc nhóm là "khả năng cùng cộng tác làm việc để theo đuổi một mục tiêu chung". Đối với một đội ngũ cùng làm việc, mỗi người cần hiểu rõ và ủng hộ nhiệm vụ chung, rồi đặt nhiệm vụ đó lên trên mục tiêu cá nhân của riêng mình. Carlos Valdes-Dapena - từ thương hiệu toàn cầu Mars - đề xuất để các đội ngũ làm quen với việc này bằng cách yêu cầu họ xem xét: "Tại sao việc cộng tác với nhau như một nhóm có giá trị hơn tổng nỗ lực cá nhân của các bạn?"

Trách nhiệm của cấp lãnh đạo là đề ra định hướng rõ ràng và có sức thuyết phục cho hoạt động này. Nếu không có hoạt động này, đội ngũ sẽ có ít cơ hội thành công hơn. Việc đặt mục tiêu cho cá nhân có còn quan trọng không? Tất nhiên rồi. Nhưng để tối đa hóa thành công của hoạt động làm việc nhóm, mỗi người cần tận tâm với mục tiêu chung. Hãy nghĩ về những ban nhạc rock thành công nhất trong lịch sử: tất cả đều bắt đầu tan rã khi cái tôi của ai đó trở nên lớn hơn mục đích chung.

2. Làm rõ các vai trò

Các thành viên trong đội ngũ nên nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình, đồng thời cần hiểu và cảm thấy tự tin về những điểm mạnh cụ thể mà mình mang lại cho đội ngũ.

Quy mô và cơ cấu của đội ngũ cũng quan trọng nên bạn cần quyết định các yếu tố này dựa trên thực tế. Kết quả sẽ không tốt nếu bạn chỉ dựa vào một vài đặc điểm tính cách quan trọng và một chút may mắn. Nếu đội ngũ quá nhỏ, bạn không thể có sự kết hợp đúng đắn các kỹ năng, cách tư duy và hành vi. Nếu đội ngũ quá đông, mọi người có thể lười biếng và dễ có xu hướng tư duy tập thể. Tất nhiên, bạn cần một yếu tố linh hoạt sau khi thành lập đội ngũ để có thể nhanh chóng phản ứng nếu cơ cấu của đội ngũ không hoạt động, nhưng sẽ hữu ích nếu bạn đặt ra một vài ranh giới. Ví dụ: bạn có thể quyết định nghiêm ngặt về số lượng thành viên, để khi người mới gia nhập thì thành viên khác phải rời đi để đội ngũ không bị cồng kềnh.

Sự đa dạng cũng rất quan trọng, nên bạn hãy cố gắng tạo một đội ngũ có sự kết hợp về độ tuổi, nền tảng kinh tế xã hội, dân tộc và giới tính. Theo American Psychological Association, các đội ngũ đa dạng có thể mang đến sự đổi mới và sáng tạo lớn hơn, đồng thời tạo ra lợi thế cạnh tranh. Tuy nhiên, bạn cần phải có thời gian, vì theo họ, “một đội ngũ đa dạng có thể mất nhiều thời gian hơn để vận hành trơn tru so với đội ngũ bao gồm nhiều người sở hữu nền tảng và tư duy tương tự”.

3. Giao tiếp hiệu quả

Nhờ sự bùng nổ gần đây của mô hình làm việc từ xa, hoạt động giao tiếp - một dạng kỹ năng làm việc nhóm - chưa bao giờ quan trọng đến như vậy. Và phía trước còn nhiều thách thức lẫn cơ hội hơn nữa khi một số người bắt đầu quay lại nơi làm việc và một số tiếp tục làm việc tại nhà.

Việc bị chia cách về mặt địa lý có thể ảnh hưởng đến hoạt động giao tiếp khi chúng ta nhận được ít dấu hiệu không lời hơn. Harvard Business Review xác nhận điều này trong bài viết của họ về bí mật tạo nên sự cộng tác tuyệt vời trong đội ngũ: “Trong các đội ngũ gặp nhau trực tiếp, người tham gia có thể dựa vào các dấu hiệu không lời và ngữ cảnh để hiểu biết sâu sắc về những gì đang diễn ra." Richard Hackman mô tả đây là "thông tin chưa hoàn chỉnh" và nêu bật tình trạng này là một trong những vấn đề chính ngăn cản đội ngũ hoạt động thành công.

Các đội ngũ nổi tiếng từ ban nhạc đến đội thể thao đều ghi nhận lợi ích của hoạt động giao tiếp tốt đối với việc xây dựng ý thức về mối quan hệ thân thiết. Đội tuyển bóng đá nữ của Anh năm 2018 nổi tiếng với việc thành lập các nhóm Whatsapp trong đội ngũ để giữ cho hoạt động giao tiếp trôi chảy và tự nhiên. Và không phải nội dung của hoạt động giao tiếp mới quan trọng. Như Mike Schoultz - chủ tịch của Digital Spark Marketing - cho biết: “Cách thức giao tiếp - cách thành viên trong đội ngũ giao tiếp thoải mái và thường xuyên - quyết định hiệu quả của đội ngũ đó."

4. Quản lý xung đột

Tất cả các đội ngũ đều đôi khi trải qua xung đột. Chìa khóa thành công là cách quản lý và giải quyết các xung đột đó. Một lần nữa, bạn có thể làm gương tại đây bằng cách giải quyết nhanh chóng và đầy cảm thông khi các xung đột nảy sinh. Bạn cần ghi nhớ và sử dụng các mục tiêu chung của đội ngũ để tái tập trung và trở lại bình thường sau xung đột.

5. Ghi nhận và khen thưởng tinh thần làm việc nhóm

Việc các đội ngũ nhận biết khi nào họ làm việc tốt là rất quan trọng. Bạn có thể ghi nhận thành tích hoạt động hiệu quả bằng phần thưởng vật chất (như tiền thưởng) và tinh thần (như lời khen ngợi) từ các lãnh đạo cấp cao. Nếu bạn nói rõ phần thưởng là dành cho toàn bộ đội ngũ, ý thức gắn kết của cả nhóm sẽ càng mạnh mẽ.

6. Khuyến khích sự cởi mở và lòng tin

Cho dù đó là trò chơi nhắm mắt dựng lều hay nhìn chằm chằm vào mắt nhau, nhiều hoạt động truyền thống nhằm xây dựng đội ngũ đều tập trung vào sự tin tưởng. Họ có lý do chính đáng để đưa ra các hoạt động đó, vì sự tin tưởng là yếu tố quan trọng tạo nên thành công của đội ngũ. Nếu không có sự tin tưởng, các đội ngũ sẽ không thể giao tiếp và cùng nhau giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Lòng tin sẽ bắt đầu được bồi đắp khi bạn khuyến khích mọi người nói chuyện thoải mái mà không sợ bị phản ứng gay gắt hoặc tức giận. Bạn cũng sẽ thấy những góc nhìn sâu sắc và sự sáng tạo bắt đầu tuôn trào khi mọi người bớt e sợ việc nói lên quan điểm của mình.

Và nếu bạn đang cân nhắc chi tiêu cho hoạt động gắn kết đội ngũ trong một ngày, hãy nhớ rằng Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ nhận thấy tốt hơn bạn nên tập trung vào việc cải thiện mối quan hệ giữa các cá nhân, làm rõ vai trò và cải thiện khả năng giải quyết vấn đề.

7. Đưa ra ý kiến đóng góp mang tính xây dựng

Đưa ra ý kiến đóng góp hiệu quả cũng là một kỹ năng. Nhưng không nhiều người trong chúng ta dễ dàng có được kỹ năng này. Tin tốt là bạn sẽ dễ dàng có kỹ năng này hơn nếu luyện tập. Các đội ngũ sẽ tăng trưởng và phát triển nhanh hơn nhiều khi nhận được ý kiến đóng góp mang tính xây dựng, chứ không phải khi bị bỏ mặc để tự hỏi mình đang làm việc như thế nào hoặc khi bị chỉ trích.

8. Chịu trách nhiệm

Bạn muốn thành viên đội ngũ nhận trách nhiệm cho vai trò của họ trong các dự án nhóm? Hãy chỉ họ cách thực hiện. Hãy làm rõ vai trò của bạn bao gồm và không bao gồm những gì, đồng thời chuẩn bị nhận trách nhiệm trước sai lầm cũng như thành công. Lưu ý rằng nếu mọi người thấy bạn đổ lỗi cho người khác, họ cũng sẽ làm như vậy.

9. Đảm bảo mọi người đều có trách nhiệm giải trình

Trách nhiệm giải trình liên quan trở lại đến việc xác định rõ ràng các vai trò và biết phần đóng góp của bạn trong thành công hay thất bại của đội ngũ.

Lãnh đạo nhóm có thể làm gương về trách nhiệm giải trình bằng cách chấp nhận khi mọi thứ diễn ra không tốt như dự kiến và chúc mừng khi đội ngũ thành công. Với trách nhiệm giải trình, thành viên đội ngũ sẽ cảm thấy họ có thể chấp nhận rủi ro và dám làm dám chịu. Hãy cho họ thấy bạn trân trọng sự khác biệt trong các quan điểm và ủng hộ những người thách thức hiện trạng.

Những phần bổ sung cho bản tóm tắt kỹ năng làm việc nhóm

Những phần bổ sung cho bản tóm tắt kỹ năng làm việc nhóm

Vậy, một số ví dụ khác về kỹ năng làm việc nhóm là gì? Chúng tôi đề xuất một số kỹ năng phụ khi làm việc nhóm bao gồm lắng nghe tích cực và đồng cảm.

Bạn có thể cho rằng mình là người lắng nghe tốt, nhưng đó có phải là lắng nghe tích cực không? Lắng nghe tích cực có nghĩa là bạn thể hiện cả bằng lời nói và không lời rằng bạn đang lắng nghe. Điều này có thể bao gồm việc diễn giải lại những gì bạn đã nghe, đề nghị làm rõ và xây dựng dựa trên quan điểm của thành viên đội ngũ. Lắng nghe tích cực làm cho người khác cảm thấy được đánh giá cao và tôn trọng, đồng thời xây dựng sự kết nối để từ đó dẫn đến mối quan hệ cộng tác tốt. Kỹ năng lắng nghe tốt khi làm việc nhóm có tầm quan trọng to lớn.

Bí quyết hàng đầu: Nếu bạn muốn luyện tập, hãy thử lắng nghe nhiều gấp đôi so với nói và tạm dừng sau khi ai đó nói để xem họ có muốn thêm điều gì khác hay không.

Sự cảm thông là một kỹ năng quan trọng khác đối với hoạt động làm việc nhóm, đặc biệt hiện nay nhiều người trong chúng ta đang làm việc từ xa và các đội ngũ ngày càng đa dạng hơn và/hoặc tách biệt về địa lý. Không có sự cảm thông, tư tưởng bè phái có thể bắt đầu hình thành trong các đội ngũ lớn hơn, từ đó có thể ngăn cản hoạt động giao tiếp và ảnh hưởng đến sự cộng tác.

Việc tìm kiếm tiếng nói chung có thể góp phần hình thành tư duy chung trong đội ngũ - vấn đề này rất quan trọng để tránh suy nghĩ "chúng ta và họ". Như vậy không có nghĩa là bạn luôn mong đợi mọi người hòa thuận với nhau, mà là bạn hiểu rõ và trân trọng xuất phát điểm của thành viên đội ngũ.

Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ là khả năng nào đó bạn viết trong bản sơ yếu lý lịch. Các kỹ năng này rất quan trọng đối với thành công của đội ngũ và cũng phát huy tác dụng ở các lĩnh vực khác trong cuộc sống. Tuy nhiên, bạn cần học hỏi và phát triển các kỹ năng này. Hãy làm gương về hành vi bạn muốn thấy và bạn lẫn đội ngũ của mình sẽ cùng học hỏi.

Hãy cùng kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Liên quan

Sự cộng tác nhóm: Cách trở thành nhân tố quyết định trong đội ngũ

Tìm hiểu thêm
Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Liên quan

Sự cộng tác nhóm: Cách trở thành nhân tố quyết định trong đội ngũ

Tìm hiểu thêm

Bài viết gần đây

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 10 phút

Cách xây dựng sự cộng tác nhóm.

Thông qua sự cộng tác, nhân viên có thể làm việc khoa học, sáng tạo và hiệu quả hơn. Sau đây là cách để đội ngũ cộng tác hiệu quả.

Cộng tác | Thời gian đọc: 3 phút

Cộng tác đa ngành

Khám phá các bí quyết quan trọng để cải thiện hoạt động cộng tác đa ngành, bao gồm những lợi ích khi có nhiều quan điểm khác nhau và cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm tại nơi làm việc.

Cộng tác nhóm | Thời gian đọc: 8 phút

Cách cộng tác hiệu quả giữa các đội ngũ

Tìm hiểu cách khuyến khích sự cộng tác giữa các đội ngũ, đồng thời nắm rõ cách làm tốt nhất cũng như những khó khăn để tận dụng hiệu quả hơn sự cộng tác giữa các đội ngũ