Cộng tác nhóm là gì? Các nguyên tắc cơ bản để cộng tác nhóm hiệu quả

"Bạn có phải là người làm việc nhóm tốt không?"

Đây là câu hỏi xuất hiện trong mọi quảng cáo và cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Không có gì đáng ngạc nhiên vì cả các tổ chức và nhân viên đều ngày càng nhận ra giá trị của hoạt động cộng tác nhóm ở nơi làm việc.

Trên thực tế, hình thức làm việc nhóm giữa nhiều phòng ban thậm chí đang thay thế cách làm việc truyền thống từ trên xuống. Cụ thể, trong số những lãnh đạo doanh nghiệp và trưởng phòng nhân sự trả lời khảo sát Xu hướng Nguồn Nhân lực Toàn cầu năm 2017 của Deloitte, 32% cho biết rằng họ hiện đang thiết kế tổ chức của mình theo hướng ưu tiên hoạt động nhóm hơn. Chỉ 14% vẫn cho rằng cách làm việc theo cấp bậc như trước đây mới đem lại hiệu quả cao cho tổ chức của họ.

Nhưng chính xác thì yếu tố nào lại khiến hoạt động cộng tác nhóm trở nên quan trọng đến vậy?

Cuộc sống không cộng tác

Hiệu quả cải thiện, khả năng chia sẻ kiến thức và cơ hội học hỏi nhiều hơn - đây chỉ là một vài trong số những lý do bạn nên cộng tác nhóm tại nơi làm việc.

Có lẽ để thấy được giá trị của hoạt động cộng tác, bạn có thể hình dung nơi làm việc sẽ ra sao nếu không cộng tác.

Mọi người sẽ làm việc riêng lẻ, không có ai hỗ trợ và không tương tác với tổ chức. Cả quy trình và kết quả đều ít thống nhất. Hiệu quả và năng suất sẽ sụt giảm vì nhiệm vụ lẫn quy trình phải lặp lại một cách không cần thiết. Có lẽ yếu tố còn quan trọng hơn thế chính là lượng lớn kiến thức và bài học kinh nghiệm sẽ thất lạc.

Làm cách nào để thúc đẩy cộng tác trong nhóm?

Hoạt động cộng tác nhóm hiệu quả có thể giải quyết tất cả những vấn đề trên, từ tạo điều kiện chia sẻ kiến thức, bài học và nguồn lực, thúc đẩy năng suất và hiệu quả, cho đến hỗ trợ tổ chức tận dụng tài năng của mọi nhân viên.

Nhưng nếu tổ chức chỉ có cơ cấu ưu tiên làm việc nhóm, mọi người không nhất thiết sẽ cộng tác hiệu quả. Để các nhóm thực sự cộng tác, tổ chức cần đem lại môi trường và công cụ để họ gặt hái thành công.

Sau đây là các nguyên tắc cơ bản để cộng tác nhóm thành công:

Ranh giới

Theo J. Richard Hackman - nhà tâm lý học kiêm chuyên gia về mối quan hệ trong nhóm, bạn phải xác định rõ ràng ai là thành viên, đồng thời tư cách thành viên đó phải duy trì tương đối ổn định qua thời gian thì mới tạo nên nhóm đích thực. Nhóm sẽ không hoạt động hiệu quả nếu mọi người cứ liên tục gia nhập rồi rời đi.

Ý thức rõ ràng về sứ mệnh và mục đích

Tất cả các thành viên đều cần nắm được và nhất trí về mục tiêu mà nhóm phải đạt được, cũng như ưu tiên những mục tiêu đó thay vì ngập đầu trong quy trình.

Nguồn lực và sự hỗ trợ phù hợp

Để làm việc nhóm hiệu quả hơn, mọi người cần có cơ sở hạ tầng phù hợp. Những công cụ cộng tác như Chat trên Workplace cung cấp tính năng nhóm chat và chia sẻ file không giới hạn, qua đó đem lại cho nhóm phương tiện cần thiết để chia sẻ thông tin, ý tưởng một cách hiệu quả. Ngoài ra, các thành viên có thể kết nối bất cứ khi nào cần, như khi đang di chuyển hay làm việc từ xa.

Tư cách thành viên phù hợp

Các nhóm thành công có tính chất đa dạng về tư cách thành viên và kỹ năng. Vì vậy, tổ chức cần đảm bảo cân bằng hợp lý giữa 2 yếu tố.

Vai trò rõ ràng

Để đảm bảo nhóm làm việc hiệu quả và năng suất, mọi người cần nắm được việc mình phải làm. Nghĩa là đảm bảo ngay từ đầu rằng mỗi người đều nắm rõ trách nhiệm của mình.