9 bí quyết gắn kết đội ngũ cho các nhóm làm việc từ xa

Trong thời kỳ đại dịch toàn cầu, hàng triệu người đã khám phá ra một điều khá bất ngờ. Chúng ta thực sự nhớ thành viên trong đội ngũ của mình. Chúng ta nhận ra thực tế là cộng đồng của mình tại nơi làm việc đóng vai trò có ý nghĩa trong cuộc sống của chúng ta.

Khi làm việc từ xa, chúng ta cần nỗ lực rất nhiều để nuôi dưỡng cộng đồng hay những tình bạn này. Tuy nhiên, về lâu dài, nỗ lực này vô cùng quý giá. Khi các công ty lên kế hoạch cho hình thức làm việc kết hợp trong dài hạn, hình thức làm việc từ xa sẽ trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Vì sao hoạt động gắn kết đội ngũ lại quan trọng đến vậy?

Năng suất, sự tận tâm, sự gắn bó của nhân viên đều cải thiện khi mọi người hợp tác hiệu quả. Khi ở xa nhau, chúng ta không chỉ khó đạt được những yếu tố trên hơn mà còn dễ cảm thấy cô đơn và cô lập hơn. Điều này có thể khiến công ty mất đi một số nhân tài tốt nhất của mình.

Vậy nên hoạt động xây dựng đội ngũ trực quyến và gắn kết đội ngũ vô cùng quan trọng. Nhưng nhiều công ty lại chưa thực hiện hoạt động này. Trên thực thế, ước tính có khoảng 65% nhân viên làm việc từ xa chưa từng tham gia buổi gắn kết đội ngũ nào. Nếu đội ngũ của mình đang rơi vào tình huống này, bạn cần khắc phục ngay.

Giải pháp không chỉ đơn thuần là khuyến khích mọi người chia sẻ ý tưởng và làm việc cùng nhau. Tất nhiên, những hoạt động này rất quan trọng, nhưng không phải là tất cả. Chúng ta còn cần cả tình bạn và niềm vui. Nghĩa là bạn nên vun đắp ý thức cộng đồng giữa những người đang làm việc ở các địa điểm khác nhau để họ hỗ trợ lẫn nhau từ bất kỳ đâu.

Nếu thực hiện đúng cách, đội ngũ của bạn không chỉ đoàn kết mà còn đạt hiệu quả cao. Theo một loạt nghiên cứu của Đại học Stanford, các tổ chức đối xử với nhân viên như thể họ đang cùng thực hiện một nhiệm vụ khó khăn sẽ trở nên kiên trì hơn 64% so với tổ chức có các nhân viên thực hiện nhiệm vụ tương tự một cách tách biệt. Những người tham gia nghiên cứu thậm chí còn không ở cùng không gian thực. Sau đây là một số bí quyết mà bất kỳ tổ chức nào cũng có thể làm theo để bắt đầu hoạt động gắn kết đội ngũ từ xa.

Bí quyết gắn kết đội ngũ từ xa

1. Lên lịch cho các buổi cập nhật tình hình định kỳ

Con người là động vật có tính xã hội. Do đó, những quan hệ kết nối thông thường mà chúng ta xây dựng khi trò chuyện trong lúc xếp hàng lấy đồ ăn trưa, đi đến bàn của ai đó hoặc đề nghị giúp đỡ ở tủ đồ đều rất quan trọng với mỗi người. Khi chúng ta mắc kẹt một mình, những quan hệ kết nối này không thể xảy ra nếu chúng ta không lên kế hoạch.

Vậy nên đừng giao phó tinh thần đội ngũ cho vận may. Bạn cần lên lịch trình cho những buổi họp mặt đội ngũ định kỳ và đội ngũ làm việc từ xa sẽ cần tổ chức hoạt động này thường xuyên hơn. Hãy xếp ít nhất 2 cuộc họp đầy đủ đội ngũ vào lịch của mỗi tuần và đảm bảo mọi người hiểu rằng họ cần tham dự cuộc họp.

Sẽ rất tuyệt vời nếu bạn có một buổi họp mặt qua mạng định kỳ sau ngày làm việc cuối cùng trong tuần. Như vậy, hoạt động gắn kết đội ngũ từ xa có thể diễn ra khi kết thúc công việc và mọi người cảm thấy thư giãn hơn - giống như khi tất cả cùng đi chơi khi cùng làm việc tại một nơi. Hoạt động này không nên bắt buộc - mọi người có thể có kế hoạch khác cho thứ Sáu. Nhưng nếu hoạt động này vui vẻ, tất cả thành viên sẽ muốn tham gia.

Bạn cũng nên lên lịch cho các hoạt động gắn kết đội ngũ đã định khác, chẳng hạn như các trò chơi hoặc trò giải đố đơn giản. Hoạt động này cũng không nên mang tính bắt buộc nhưng mọi người sẽ tham gia nếu thấy thú vị.

2. Tổ chức nhiều hoạt động "tìm hiểu lẫn nhau"

Để làm việc nhóm hiệu quả, mọi người cần tin tưởng nhau. Nhưng không dễ để xây dựng niềm tin khi bạn không thể cùng đi chơi sau giờ làm, ăn trưa cùng nhau hay làm bất kỳ việc gì khác để chia sẻ sự gần gũi nhằm gắn kết đội ngũ với nhau.

May mắn là chúng ta có một phương thức đã thử và kiểm tra để tìm hiểu về bất kỳ ai, ở bất cứ đâu, trong bất kỳ hoàn cảnh nào. Cà phê. (Hoặc - nếu cần - trà).

Hãy tổ chức một giờ nghỉ để uống cà phê qua cuộc gọi hội thảo hoặc hội nghị video mỗi tuần một lần. Như vậy, mọi người có thể làm quen với nhau mà không cảm thấy áp lực. Bạn nên bắt đầu cuộc trò chuyện bằng những câu hỏi mở đầu thú vị như "Bạn có sưu tập thứ gì không?" hay "Bạn thích ăn gì?". Những dịp này không phải là cuộc thẩm vấn mà nên là cơ hội để duy trì cuộc trò chuyện.

3. Xây dựng cầu nối giữa đội ngũ làm việc từ xa và tại văn phòng

Đội ngũ làm việc từ xa và đội ngũ tại văn phòng có thể dễ dàng rơi vào kết cuộc làm việc tách biệt, dù không ai cố tình tạo ra tình huống này. Và điều đó không có lợi cho văn hóa. Vậy nên, bạn cần khiến cho những người làm việc từ xa cảm thấy là một phần của tổ chức. Dễ dàng nhất thì bạn phải luôn đảm bảo mọi người được mời tham gia bất kỳ hoạt động nào đang diễn ra.

Một cách tuyệt vời để gắn kết đội ngũ từ xa và tại văn phòng, cũng như xem mọi người ăn gì trong bữa trưa, là tổ chức các buổi ăn trưa và học hỏi định kỳ. Một thành viên trong nhóm - có thể đang làm việc từ xa hoặc tại văn phòng - chọn chủ đề liên quan đến công việc mà họ cảm thấy mình có nhiều kiến thức. Sau đó, họ tạo bài thuyết trình đơn giản để chia sẻ với cả nhóm qua cuộc gọi video. Sau đó, hãy tổ chức phần hỏi và trả lời để duy trì cuộc trò chuyện, cũng như trợ giúp mọi người hiểu rõ hơn về lĩnh vực mà người khác quan tâm.

4. Gặp gỡ qua video nhiều nhất có thể

Các chuyên gia giao tiếp đều biết rằng nội dung bạn nói (hoặc viết) không quá quan trọng, yếu tố quyết định là cách bạn thể hiện nội dung đó. Ngôn ngữ cơ thể là điều quan trọng. Do đó, thành viên trong đội ngũ cần nhìn và nghe thấy nhau. Không chỉ các chuyên gia tâm lý nghĩ vậy mà những giám đốc điều hành cũng đồng ý rằng cuộc gọi video có thể cải thiện mức độ hiểu biết và sự hiệu quả của đội ngũ, cũng như củng cố mối quan hệ. Và 97% đồng ý rằng công cụ này có thể tăng cảm giác kết nối của nhân viên làm việc từ xa.

Cuộc gọi video còn cho chúng ta thấy một phần cuộc sống bên ngoài công việc của mọi người. Chúng ta đều thích nhìn thấy phòng bếp hoặc nơi làm việc tại nhà của đồng nghiệp mình. Và có ai lại không thích xem xét bài thuyết trình vô cùng quan trọng đó khi có mặt một chú chó của ai đó trong nhóm chứ? Hãy tận hưởng niềm vui mà hình thức làm việc từ xa mang lại. Xét cho cùng thì đây là một tính năng, chứ không phải lỗi của hoạt động làm việc từ xa. Bạn có thể dùng ứng dụng gọi video của mình để nhìn thấy nhiều người tham gia cùng lúc, cũng như gọi video và chat bất cứ khi nào có thể.

Khai thác triệt để cuộc họp của bạn: đọc hướng dẫn tổ chức cuộc họp qua mạng dành cho đội ngũ của chúng tôi.

5. Tách biệt các kênh

Theo ước tính, đến năm 2022, mọi người sẽ gửi và nhận hơn 347 tỷ email mỗi ngày. Đó là số lượng email khổng lồ nên không ngạc nhiên khi nhiều người xem email là việc vặt. Trung bình, nhân viên dành hơn 3 tiếng/ngày để kiểm tra hộp thư của mình.

Vậy nên hãy tự hỏi bản thân điều này: Bạn có cần góp thêm vào gánh nặng này không? Hãy suy nghĩ thật kỹ về loại tin nhắn bạn gửi đi, bạn cần gửi đi bao nhiêu và nên gửi qua đâu.

Tin nhắn có thể gửi qua chat? Chat video? Nhóm? Và (nếu bạn thực sự cần) email? Như vậy, đội ngũ của bạn có thể họp mặt khi họ muốn để thảo luận các nội dung quan trọng mà không bị thông báo email làm phiền hay phải ngồi sàng lọc những nội dung không phù hợp. Hãy chọn các ứng dụng có thể tích hợp với công cụ giao tiếp chính của bạn để tránh cho mọi người phải đăng nhập nhiều lần.

6. Trò chuyện, trò chuyện nhiều hơn

Nói chuyện rất có ích. Khoa học đã chứng minh điều này. Thí nghiệm của Đại học Michigan cho thấy những người trò chuyện 10 phút trước khi làm bài kiểm tra tăng được kết quả tương đương với những người tham gia hoạt động "trí óc" trong cùng khoảng thời gian đó.

Vậy nên, nếu đội ngũ của bạn làm việc từ xa, bạn cần đảm bảo mọi người có cuộc trò chuyện thông thường đó.

Trước tiên, hãy thiết lập kênh trò chuyện riêng. Ban đầu, mọi người có thể sẽ hơi ngại sử dụng kênh này. Nếu vậy, bạn hãy mở đầu bằng cách khuyến khích đội ngũ trao đổi các câu đùa, ảnh chế, video và những cuộc trò chuyện mang tính động viên về công việc. Nhờ đó, cuộc trò chuyện sẽ sớm bắt đầu tự phát triển, như khi xảy ra lại văn phòng chung.

7. Cùng nhau chúc mừng

Khi xây dựng đội ngũ trực tuyến, mọi người cũng cần thúc đẩy sự tự tin của nhau. Hãy thông báo về thành tích của mọi người bằng cách đăng lời chúc mừng trong kênh chat và đừng chỉ dùng ảnh gif cùng biểu tượng cảm xúc. Nếu công ty bạn có cơ chế khen thưởng, hãy đảm bảo nhân viên làm việc từ xa cũng được hưởng cơ chế này. Còn nếu chưa có, hãy đặt ra chương trình tặng phiếu giảm giá và quà tặng khi mọi người đạt thành tựu.

8. Tận dụng tối đa sự đa dạng

Sự đa dạng rất có ích cho đội ngũ và giúp bạn xây dựng văn hóa đội ngũ vững chắc hơn. Để khai thác tối đa sự đa dạng, hãy nghiên cứu và tìm hiểu về mỗi thành viên trong đội ngũ, bối cảnh văn hóa của họ, cũng như cách họ tiếp cận nhiệm vụ, vấn đề và hoạt động.

Ngoài ra, hãy luôn cập nhật lịch ngày lễ và ngày kỷ niệm toàn cầu. Các bạn có thể cùng nhau tạo ra một số hoạt động thú vị liên quan đến những dịp này.

9. Tổ chức trò chơi gắn kết đội ngũ từ xa

Sau đây là một số ý tưởng đã thử và kiểm tra để xây dựng hoạt động gắn kết đội ngũ từ xa.

Tìm hiểu về bạn

Danh sách phát cá nhân

Để mọi người chọn bài hát họ thích hồi 16 tuổi, điệu nhạc nhảy, bản nhạc trữ tình, bản nhạc làm việc mà họ yêu thích rồi thêm tất cả vào danh sách phát của đội ngũ.

Câu đố

Câu đố về biểu tượng cảm xúc

Đội ngũ của bạn có chuyên gia về biểu tượng cảm xúc? Hãy nhờ họ tạo danh sách tên của mọi người, tên phim hoặc có từ/cụm từ thường gặp rồi tổ chức cuộc để xem bao nhiêu người có thể giải mã các từ này. (Cảnh báo: Trò chơi này nói dễ hơn chơi đấy).

Sử dụng hình ảnh

Đồ vật kỳ lạ nhất

Mỗi thành viên trong nhóm tham gia đoạn chat video cuối tuần cùng một đồ vật lạ lùng nhất mà họ tìm thấy trong nhà rồi kể câu chuyện về đồ vật đó.

Tìm hiểu thêm về hình thức làm việc từ xa và lý do tổ chức của bạn nên áp dụng hình thức này.

Có thể bạn cũng quan tâm