Cách Workplace tạo điều kiện cho nhân viên giao tiếp trung thực và hỗ trợ họ trong bối cảnh làm việc từ xa

Chia sẻ thông tin hiệu quả hơn

GIAO TIếP TRONG DOANH NGHIệP | THờI GIAN đọC: 10 PHúT

Nhiều quốc gia hiện áp dụng ít nhất một hình thức phong tỏa nên các doanh nghiệp đang rơi vào những tình cảnh xa lạ. Các công ty lớn và nhỏ đều phải thay đổi nhanh chóng để cố gắng tiếp tục hoạt động, đồng thời đảm bảo an toàn cho nhân viên của mình. Thế nhưng nhiều tổ chức đang gặp phải không ít thách thức.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Để hỗ trợ khách hàng của mình vượt qua thời kỳ chưa từng có tiền lệ này, chúng tôi đã và đang lắng nghe ý kiến đóng góp đến từ nhiều lĩnh vực và khu vực. Chúng tôi nhận thấy các tổ chức cần được hỗ trợ ngay trong 2 lĩnh vực chính:

  • Truyền đạt thông tin quan trọng với toàn bộ doanh nghiệp theo thời gian thực và đảm bảo mọi người giờ đây đều dễ dàng tiếp cận nội dung này - cả ở dạng động và tĩnh
  • Đảm bảo nhân viên trong toàn tổ chức cảm thấy được hỗ trợ và lắng nghe trong quá trình họ đối phó với tác động của virus trong công việc và đời sống cá nhân

Do đó, chúng tôi sẽ công bố một số tính năng mới trợ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hơn tác động của đại dịch. Những tính năng này phản ánh ý kiến đóng góp chúng tôi đã nhận được và đều hướng tới mục tiêu tạo điều kiện cho hình thức làm việc từ xa, cũng như hỗ trợ những nhân viên thiết yếu không thể làm việc từ xa, cả ở hiện tại và trong tương lai.

Chúng tôi sẽ tiếp tục tập trung vào các lĩnh vực này trong những tháng tới, đồng thời đầu tư mạnh vào việc thúc đẩy đội ngũ cộng tác hiệu quả hơn và trải nghiệm gọi video mạnh mẽ hơn. Chúng tôi sẽ chia sẻ thêm về chiến lược của mình trong những tuần sắp tới.

Chia sẻ thông tin hiệu quả hơn

Một trong số những (hay chính là) thách thức lớn nhất đối với tổ chức trong thế giới làm việc từ xa là khả năng chia sẻ thông tin chính xác, theo thời gian thực với nhân viên một cách hiệu quả.

Công ty có trách nhiệm quan trọng là luôn cập nhật thông tin để đảm bảo nhân viên được hỗ trợ, an toàn và nắm được quy trình cần tuân theo. Đồng thời, lãnh đạo công ty muốn chắc chắn rằng thông tin mới hữu ích cho nhân viên, cũng như mọi người cảm thấy được lắng nghe và hỗ trợ.

Thư viện kiến thức: Nơi lưu trữ nội dung tĩnh trên Workplace

Thư viện kiến thức: Nơi lưu trữ nội dung tĩnh trên Workplace

Knowledge Library in Workplace

Trung bình, một nhân viên dành hơn 9 giờ/tuần để tìm kiếm thông tin quan trọng của công ty, chẳng hạn như hướng dẫn về an toàn và sức khỏe hoặc thông tin về phúc lợi. Chúng tôi muốn xây dựng giải pháp khắc phục khó khăn này, từ đó đảm bảo mọi người dễ dàng truy cập được thông tin chính thức và nội dung tĩnh của công ty ngay khi họ cần nhất. Sau cùng thì mọi người không nên cảm thấy mệt mỏi hay khó khăn khi tìm kiếm chính sách nhân sự mới nhất.

Do đó, chúng tôi ra mắt Thư viện kiến thức - nơi lưu trữ mới dành cho các thông tin và nguồn lực của công ty trên Workplace. Với Thư viện kiến thức, tổ chức có thể tạo, lưu trữ và chia sẻ nội dung tĩnh (như lời khuyên cho hình thức làm việc tại nhà hoặc chính sách về chi phí và nhân sự) tại cùng một nơi. Nhờ đó, nhân viên sẽ khám phá và dễ dàng truy cập được thông tin cần thiết tại nhà hoặc khi đang di chuyển.

Vì nằm trên nền tảng mà nhân viên đang sử dụng để giao tiếp với nhau và hoàn thành công việc nên Thư viện kiến thức sẽ tập hợp thông tin động và tĩnh vào cùng một nơi dễ dàng cập nhật.

Thư viện kiến thức đang đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ XPO Logistics quản lý hoạt động hậu cần ứng phó khẩn cấp cho Thành phố New York bằng cách đảm bảo nhân viên có quyền truy cập thông tin chính thức ngay trên nền tảng họ đang sử dụng.

Virgin Atlantic cũng bắt đầu thử nghiệm Thư viện kiến thức từ vài tuần trước. Steve Clarke - Quản lý Cấp cao về Kênh liên lạc tại Virgin Atlantic - nói về tính năng này như sau:

"Chúng tôi có thể triển khai Thư viện kiến thức trong vòng chưa đầy một ngày nhằm đảm bảo nhân viên luôn được cập nhật về COVID-19. Chúng tôi sử dụng tính năng này để cung cấp chi tiết về quy định của chính quyền, cũng như các chính sách và câu hỏi thường gặp cụ thể liên quan đến Virgin Atlantic.

Chúng tôi cũng mang đến cho nhân viên các nguồn lực hỗ trợ. Nhờ Thư viện kiến thức, chúng tôi tập trung được thông tin chính thức ở cùng một nơi, còn Nhóm là không gian để mọi người chia sẻ tin tức theo thời gian thực và góp phần nâng cao tinh thần của nhân viên.''

Phác thảo hộ

Phác thảo hộ

Draft For in Workplace

Một vấn đề khác mà nhiều tổ chức chia sẻ với chúng tôi là họ gặp khó khăn khi điều chỉnh quy trình giao tiếp nội bộ cho phù hợp với lực lượng lao động làm việc từ xa và khối lượng thông tin mới nhiều hơn.

Doanh nghiệp đang nhận thấy rằng nhiều cơ chế từng có hiệu quả khi đồng nghiệp và nhà lãnh đạo ở trong cùng tòa nhà giờ đây lại không phù hợp vì mọi người không còn làm việc cùng địa điểm. Để tinh giản quy trình này, chúng tôi đã ra mắt tính năng Phác thảo hộ nhằm tạo điều kiện cho cá nhân tạo bản nháp bài viết thay cho đội ngũ điều hành. Sau đó, cấp lãnh đạo sẽ xem xét, phê duyệt và đăng bài viết đó. Chúng tôi tin rằng tính năng này góp phần tinh giản hoạt động chia sẻ thông tin chính xác, đồng thời kết nối các tiếng nói trong toàn bộ tổ chức.

Chiến dịch

Chiến dịch

Campaigns screenshot

Theo dõi mức độ tiếp cận và lượt tương tác của đối tượng qua chiến dịch

Tính năng cuối cùng chúng tôi sẽ ra mắt trong chiến lược nâng cao hiệu quả giao tiếp nội bộ chính là Chiến dịch.

Chiến dịch tạo điều kiện cho tổ chức theo dõi mức độ tiếp cận và lượt tương tác của đối tượng trên một nhóm bài viết. Tính năng này bao gồm số liệu về cảm nghĩ để bạn xác định nội dung nào hữu ích nhất với mọi người, từ đó bạn có thể tạo nhiều loại nội dung đó hơn.

Ví dụ: Với Chiến dịch, bạn có thể đăng nhiều bài viết về COVID-19 hoặc hoạt động "làm việc tại nhà", sau đó xem xét tác động của các bài viết này đến tinh thần của nhân viên nhằm đảm bảo bạn đang cung cấp thông tin phù hợp nhất. Chiến dịch sẽ ra mắt vào tháng 5.

Hỗ trợ chất lượng cuộc sống của nhân viên

Hỗ trợ chất lượng cuộc sống của nhân viên

Ưu tiên thứ 2 của chúng tôi là trợ giúp các công ty có lực lượng lao động phân tán lắng nghe nhân viên, trao cơ hội đóng góp ý kiến và tập trung vào chất lượng cuộc sống một cách dễ dàng hơn.

Mọi người đều chịu ảnh hưởng từ đại dịch theo cách nào đó. Chúng tôi mong muốn Workplace có thể mang đến không gian cho cả lãnh đạo và đồng nghiệp lắng nghe và hỗ trợ lẫn nhau. Những tổ chức thực hiện hiệu quả hoạt động này ngay hôm nay sẽ tác động lâu dài và tích cực đến lực lượng lao động của mình.

Cảnh báo an toàn

Cảnh báo an toàn

Với quan điểm này, chúng tôi đã mở rộng tính năng Kiểm tra an toàn trên Workplace bằng cách ra mắt Cảnh báo an toàn. Tính năng này tạo điều kiện cho tổ chức gửi thông báo độc lập nhằm cập nhật thông tin hoặc bối cảnh về sự cố mà không yêu cầu nhân viên phản hồi. Tổ chức có thể sử dụng Cảnh báo an toàn cho bất kỳ thông tin mới quan trọng nào liên quan đến sự an toàn, chứ không chỉ trong các cuộc diễn tập hay khủng hoảng.

Những người dùng thử bản beta của chúng tôi đã và đang sử dụng Cảnh báo để cập nhật thông tin cho nhân viên về hướng dẫn luôn thay đổi trong thời kỳ đại dịch COVID-19.

Safety Check

Kiểm tra an toàn trên Workplace

Bài viết H&Đ

Bài viết H&Đ

Chúng tôi cũng đã tạo loại bài viết mới - Bài viết H&Đ. Định dạng này được thiết kế nhằm hỗ trợ tổ chức nắm được những gì quan trọng với nhân viên, cũng như tạo điều kiện để mọi người đóng góp ý kiến nhanh chóng.

Mọi người có thể thêm và tăng bậc câu hỏi, nhờ đó những mối quan tâm hàng đầu trong toàn bộ tổ chức sẽ nhận được sự chú ý đúng mức.

QA Posts

Hiểu rõ những gì quan trọng với nhân viên bằng Bài viết H&Đ

Cảm xúc Thương thương và Khung cho ảnh đại diện

Cảm xúc Thương thương và Khung cho ảnh đại diện

Cuối cùng, chúng tôi giới thiệu Khung cho ảnh đại diện và Cảm xúc Thương thương mới để hỗ trợ những người bị đại dịch chia cắt cảm thấy gần gũi với đồng nghiệp hơn.

Cảm xúc Thương thương mới trên Facebook - biểu tượng cảm xúc đang ôm trái tim - sẽ có trên Workplace để đồng nghiệp thể hiện sự quan tâm và ủng hộ khi phản hồi bài viết, tin nhắn, ảnh hoặc video. Khung cho ảnh đại diện là bộ khung theo chủ đề làm việc tại nhà mới có thể phủ lên ảnh đại diện hiện tại của bạn nhằm kết nối những người đang ở xa nhau.

Hãy thể hiện sự ủng hộ của bạn bằng khung "Gắn kết từ xa" hoặc dùng khung "Phụ huynh làm việc tại nhà" để báo hiệu sự cân bằng mà bạn cần đạt được. Mỗi khung có mục đích tạo ra sự thấu hiểu sâu sắc hơn giữa đồng nghiệp.

Care reactions

Khách hàng của chúng tôi có thể sử dụng Bài viết H&Đ từ hôm nay, còn Cảm xúc Thương thương và Khung cho ảnh đại diện sẽ ra mắt vào tháng 5. Cảnh báo an toàn sẽ được cung cấp trong tháng 6.

Đây là nhóm tính năng chúng tôi phát triển nhằm hỗ trợ các cộng đồng trên Workplace về những ưu tiên khẩn cấp của chúng ta ở thời điểm hiện tại.

Chúng tôi sẽ sớm gửi đến bạn những thông báo khác vì chúng tôi vẫn tiếp tục phát triển các tính năng mới nhằm góp phần tạo ra cuộc sống công việc dễ dàng hơn cho mọi người trong khi chúng ta đang làm quen với tình trạng bình thường mới này.

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Cách xây dựng sự cộng tác hiệu quả trong đội ngũ tại nơi làm việc

Khám phá các bí quyết quan trọng để cải thiện hoạt động cộng tác nhóm tại nơi làm việc, bao gồm những lợi ích khi cộng tác và cách nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Phục hồi năng suất thời đại dịch

Khám phá quan điểm của chúng tôi về năng suất, cách đo lường và duy trì năng suất khi mọi người dần trở lại nơi làm việc sau đại dịch.

Giao tiếp trong doanh nghiệp | Thời gian đọc: 10 phút

Làm việc từ xa: Lợi ích và thách thức

Đọc số liệu thống kê và xu hướng làm việc từ xa. Sau đây là một số bí quyết để bạn làm việc từ xa hiệu quả, đồng thời nắm rõ ưu và nhược điểm của hình thức làm việc này.