Smartsheet là nền tảng triển khai công việc, tạo điều kiện cho các đội ngũ lên kế hoạch, ghi chép, theo dõi, tự động hóa và báo cáo công việc trên quy mô lớn. Hàng triệu nhân viên thông tin sử dụng Smartsheet để đẩy nhanh tốc độ triển khai hoạt động kinh doanh và cộng tác làm việc.

Nhưng trong một thế giới có vô số nền tảng và công cụ thúc đẩy năng suất, làm cách nào để mọi người làm việc theo cách phù hợp với bản thân và với tổ chức của mình?

Nâng cao năng suất theo lựa chọn

Dustin giải thích: "Chúng tôi biết một số người thích cộng tác trên những nền tảng nhất định. Dù là trên Workplace, qua email, Slack hay Hangouts Chat của Google, chúng tôi đều cần hỗ trợ lựa chọn của khách hàng đối với ứng dụng chat và công cụ cộng tác."

Quan điểm này hoàn toàn thống nhất với tầm nhìn chung của tiện ích tích hợp Smartsheet: các API và hệ thống mở có thể giao tiếp với nhau - tạo điều kiện cho mọi người cộng tác và giao tiếp bằng công cụ mình ưa thích.

Scott Tewel - Quản lý Sản phẩm Kỹ thuật tại Smartsheet - cũng đồng tình với nhận định này. Anh chia sẻ: "Tiện ích tích hợp Smartsheet và Workplace của Facebook là cơ hội tuyệt vời để đem lại thêm nhiều giá trị cho khách hàng. Chúng tôi thực hiện bằng cách mở rộng Smartsheet sang Workplace vì mọi người vốn cũng đang dùng nền tảng này để trao đổi về công việc."

Dustin nói tiếp: "Workplace là ứng dụng đem lại giao diện quen thuộc để nhân viên cộng tác và chia sẻ thông tin. Tương tự, với vai trò là nền tảng kết nối và hỗ trợ các đội ngũ làm việc trên quy mô lớn, những nhân viên Smartsheet chúng tôi cũng hướng tới mục tiêu cung cấp cho người dùng giao diện quen thuộc và dễ sử dụng để ngay cả người dùng không giỏi kỹ thuật vẫn hiểu được."

Kết hợp công việc với hoạt động giao tiếp để đạt thêm nhiều thành quả

Với Smartsheet dành cho Workplace, ngoài lựa chọn nhận thông báo và yêu cầu qua email hay thông báo đẩy trên di động, bạn hiện còn có thể nhận những thông tin này qua bot trong Chat trên Workplace.

Dustin cho biết: "Chúng tôi có tính năng phong phú hơn để người dùng có thể thực hiện hành động đối với bản ghi hoặc hàng dữ liệu. Nghĩa là không chỉ nhận thông báo về thay đổi trong công việc thông qua bảng tính hay lời nhắc ngày và mốc quan trọng. Chúng tôi còn cung cấp hành động tự động để hiển thị yêu cầu cập nhật và yêu cầu phê duyệt. Qua đó, mọi người có thể phản hồi yêu cầu phê duyệt và thông tin mới ngay trong Chat trên Workplace. Họ có thể thực hiện mọi hành động mà không cần rời khỏi Workplace.

Như vậy, quản lý dự án và quản lý quy trình không còn phải nhớ từng tùy chọn thông báo nữa. Họ có thể an tâm rằng thành viên đội ngũ sẽ nhận được tin nhắn và thông tin mới quan trọng về dự án một cách nhanh nhất có thể trên nền tảng mà họ ưa thích. Sau đó, thành viên có thể phản hồi bằng ứng dụng nhắn tin mình ưa thích và câu trả lời đó sẽ được ghi lại trong Smartsheet.

Đây là tiện ích tích hợp Smartsheet đầu tiên sử dụng Conversed.AI dựa trên công nghệ của Smartsheet.

Ví dụ thực tiễn

Dustin đưa ra tình huống thực tế. Một công ty sản xuất cần nhà cung cấp cập nhật các hàng dữ liệu trong bảng tính liên quan đến dịch vụ giao thực phẩm và đồ uống cho sự kiện.

Họ sẽ gửi yêu cầu cập nhật qua Smartsheet như bình thường. Nhưng nhà cung cấp sẽ nhận thông báo trên Workplace vì đó là cách cộng tác mà họ ưa thích. Nhà cung cấp có thể phản hồi trực tiếp từ cộng đồng Workplace của mình mà không cần chuyển hệ thống. Còn công ty sản xuất sẽ nhận được thông tin mới ngay trong Smartsheet.

Kết quả là mọi người vừa cộng tác được trên nhiều hệ thống mà không gặp trở ngại nào, vừa nâng cao năng suất làm việc.

Dustin nhận định: "Đây là cách tuyệt vời để người dùng ở nguyên trong công cụ mình đang sử dụng để làm việc mà không cần chuyển ứng dụng. Không những vậy, cách này còn cung cấp thông tin quan trọng mà mọi người cần để thực hiện ở phía mình giai đoạn tiếp theo trong dự án. Đây chính là câu chuyện về 'sự kết hợp hoàn hảo'."

Tóm lại, khi kết hợp nền tảng giao tiếp với nền tảng làm việc, bạn sẽ nắm được bối cảnh xung quanh công việc mình đang làm. Bạn có thể xem mọi thay đổi và thông tin mình cần theo thời gian thực để đẩy nhanh tiến trình làm việc.

Hơn cả thông báo

Tiện ích này không chỉ là thông báo. Mọi người còn có thể hành động - nhất là trên di động - khi nhận được thông báo cần họ phê duyệt qua Chat trên Workplace, dù đang ở bất cứ đâu. Dustin cho rằng tính năng này đặc biệt hữu ích.

"Khi không muốn dùng email hoặc thậm chí không có địa chỉ email vì là nhân viên tuyến đầu hay nhà thầu, tôi vẫn có thể tương tác với công cụ làm việc thiết yếu đang đẩy thông tin cho mình - công cụ mà tôi sử dụng để nắm tình hình trong tổ chức. Tôi còn có thể tương tác với các bên liên quan đó từ Workplace."

Đâu là bước tiếp theo cho tiện ích tích hợp?

Thứ nhất, có một số kế hoạch rất thú vị cho sản phẩm này.

Dustin chia sẻ: "Đây là phiên bản 1. Nhờ đưa vào sản phẩm phê duyệt và yêu cầu cập nhật, chúng tôi đã biến phiên bản này thành phiên bản 1 tiên tiến nhất mà mình từng ra mắt. Chúng tôi sẽ còn tiếp tục tìm kiếm cơ hội phát triển hơn nữa."

Tìm hiểu thêm trong webinar sắp tới của chúng tôi

Bạn có thể lắng nghe Dustin chia sẻ thêm tại webinar sắp tới của chúng tôi, diễn ra vào lúc 16h00 ngày 21/02, múi giờ GMT.

Dustin sẽ có mặt cùng Renee Manuel đến từ Workplace và đối tác của chúng tôi là Generation Digital để khám phá những lợi ích cũng như trường hợp sử dụng khi tích hợp Smartsheet và Workplace nhằm cộng tác làm việc hiệu quả hơn.

Hãy đăng ký tham gia tại đây.

Xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Dustin Avol và đội ngũ tại Smartsheet