Bí quyết từ chuyên gia về chính sách làm việc từ xa

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang nhận thấy hình thức làm việc từ xa có thể thành công trên diện rộng. Sau đây là những điều bạn cần biết về cách tạo và triển khai một chính sách làm việc từ xa hiệu quả.

LàM VIệC Từ XA | THờI GIAN đọC: 6 PHúT
remote working policy - Workplace from Meta

Hàng triệu người trên toàn cầu đang làm việc tại nhà trong đại dịch COVID-19. Và mọi người đều đồng ý rằng hình thức làm việc từ xa sẽ còn tiếp tục rất lâu sau khi cuộc khủng hoảng này qua đi.

Điều này hoàn toàn hợp lý. Mọi người muốn tận hưởng tính linh hoạt khi làm việc từ xa, đồng thời hình thức này cũng góp phần tăng năng suất. Một nghiên cứu cho thấy những nhân viên làm việc từ xa tại Hoa Kỳ làm việc nhiều hơn 1,4 ngày/tháng so với các đồng nghiệp làm việc tại văn phòng. Sau cùng, điều này cũng có lợi cho kết quả làm việc.

Vậy làm cách nào để phát triển dựa trên thành công này và khai thác tối đa lợi ích của tính linh hoạt? Một chính sách làm việc từ xa với những thông tin phù hợp sẽ đóng vai trò chủ chốt.

Gỡ rối công việc nhờ Workplace

Từ khâu thông báo cho mọi người về kế hoạch quay trở lại văn phòng đến quá trình áp dụng mô hình làm việc kết hợp, Workplace làm cho công việc trở nên đơn giản hơn.

Tại sao cần có chính sách làm việc tại nhà?

Tại sao cần có chính sách làm việc tại nhà?

Mọi người trong đội ngũ của bạn đều nắm được các quy tắc rồi đúng không? Vậy thì bạn không cần đặt ra chính sách chính thức nếu quyết định để mọi người làm việc từ nhà hoặc nơi nào đó không phải văn phòng.

Không phải vậy. Hình thức làm việc từ xa rất khác với khi mọi người cùng làm việc tại một nơi. Nếu bạn không xác định rõ ràng nhiệm vụ, địa điểm và thời gian làm việc của từng người, sự rối loạn và cảm giác không công bằng có thể nảy sinh. Kết quả là mọi người mất kết nối với nhau. Nhưng có những công ty đang chấp nhận rủi ro này - hơn một nửa các doanh nghiệp (57%) đang vận hành mà không có chính sách làm việc từ xa.

Jason Hicklin - quản lý toàn cầu của bộ phận tiếp thị nội dung tại NGA Human Resources - chia sẻ: "Chính sách làm việc từ xa hiện là yếu tố không thể thiếu. Tôi cho rằng chúng ta chú ý đến chính sách này vì những gì đã và đang diễn ra với COVID-19, đặc biệt là khi thực tế cho thấy nhiều công việc có thể được hoàn thành từ xa.

Nếu bạn có chính sách quy định rằng mọi người có thể làm việc tại nhà nếu công việc của họ phù hợp thì mọi thứ đã rõ ràng. Nếu bạn không có chính sách đó thì sự bất đồng sẽ nảy sinh vì mọi người phải tuân thủ những quy tắc khác nhau."

Mấu chốt ở đây không phải là việc đặt ra quy định. Paul Burrin - Phó Chủ tịch của Sage People - nói rằng: "Chính sách làm việc từ xa hiệu quả không nhất thiết phải đặt ra quy tắc và kỳ vọng của doanh nghiệp đối với nhân viên. Thay vào đó, chính sách này nên trao cho lực lượng lao động quyền tự chủ và tạo điều kiện để họ làm việc theo cách phù hợp nhất với mình. Chính điều này sẽ thúc đẩy năng suất làm việc và thành công của công ty."

Vậy chính sách làm việc từ xa có dạng như thế nào?

Những yếu tố thiết yếu của chính sách làm việc tại nhà hiệu quả

Những yếu tố thiết yếu của chính sách làm việc tại nhà hiệu quả

Không phải mọi chính sách đều giống nhau nhưng sau đây là một số khía cạnh chung mà bạn nên chú ý:

  • Đối tượng, địa điểm và thời gian làm việc từ xa
  • Thiết bị
  • Giờ làm việc
  • Hoạt động giao tiếp
  • An ninh mạng
  • Cách đặt mục tiêu
  • Sức khỏe toàn diện

Hãy cùng tìm hiểu từng khía cạnh.

Đối tượng, địa điểm và thời gian làm việc từ xa

Đối tượng, địa điểm và thời gian làm việc từ xa

Sự bùng phát của virus corona đã thay đổi hoàn toàn suy nghĩ về những công việc có thể làm từ xa. Vậy nên chính sách làm việc từ xa cũng cần thay đổi. Vậy nên chính sách làm việc từ xa cũng cần thay đổi.

Paul cho biết: "Trước đây, chính sách làm việc từ xa đặt ra thời gian và cách thức để nhân viên có thể làm việc ở những nơi không phải văn phòng. Giờ đây, chúng ta có thể kỳ vọng điều ngược lại: chính sách mới sẽ xác định thời gian và cách thức để nhân viên có thể làm việc tại văn phòng."

Ngay từ trước khi đại dịch COVID-19 xảy ra, nhiều tổ chức đã áp dụng hình thức làm việc linh hoạt, qua di động và từ xa ở mức độ nhất định. Theo báo cáo nghiên cứu The changing face of HR (Sự thay đổi của ngành nhân sự) của Sage People, 95% các Nhà lãnh đạo con người đã cho phép nhân viên làm việc linh hoạt hoặc có kế hoạch áp dụng hình thức này trong vòng 2 năm tới.

"Điều nghịch lý là một loại virus lại trở thành chất xúc tác không ngờ tới để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi kỹ thuật số trên toàn cầu, khiến cho hình thức làm việc từ xa trở thành trạng thái bình thường mới của nhiều người."

Nhưng không có nghĩa là mọi người sẽ luôn làm việc từ xa. Nếu để cho mọi nhân viên làm việc hoàn toàn từ xa, tổ chức chưa hẳn đã có lợi. Điểm cân bằng lý tưởng cho hình thức làm việc từ xa là mọi người làm việc bên ngoài văn phòng trong 60%-80% thời gian. Khi đó, mức độ gắn bó của nhân viên tăng nhiều nhất. Vì vậy, bạn nên cân nhắc điều này khi xây dựng chính sách.

Ngoài ra, hãy suy nghĩ về địa điểm làm việc của mọi người. Nhân viên chỉ nên làm việc từ xa tại nhà hay có thể đến không gian làm việc chung hoặc làm việc ở quán cà phê? Hãy quy định rõ điều này trong chính sách của bạn.

Remote working policies will prove increasingly important in the hybrid workplace

Chính sách làm việc từ xa sẽ ngày càng chứng minh được tầm quan trọng tại nơi làm việc kết hợp

Thiết bị làm việc

Thiết bị làm việc

Paul cho rằng: "Tổ chức nên trang bị cho nhân viên công nghệ cần thiết để thực hiện công việc dễ dàng hơn, dù lực lượng lao động của họ có làm việc từ xa hay không." Anh cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của công nghệ đám mây trong quá trình quản lý lực lượng lao động từ xa mới.

Thiết bị không nên là yếu tố không rõ ràng. Chính sách cần nêu rõ người cung cấp, người thiết lập và người chịu trách nhiệm về thiết bị. Chính sách cũng nên bao gồm các quy tắc liên quan đến thiết bị, chẳng hạn như mọi người có thể sử dụng laptop của công ty ngoài giờ làm việc không? Nếu có, họ có thể cài đặt phần mềm trên máy tính của công ty không hay phải sử dụng phần mềm đó trên thiết bị cá nhân? Và một điều rất quan trọng là họ nên làm gì khi gặp sự cố?

Giờ làm việc

Giờ làm việc

Hình thức làm việc từ xa được ngầm hiểu là có thời gian làm việc linh hoạt. Đây là một lý do khiến hình thức này hấp dẫn đến vậy. Nhưng nếu tổ chức không thể quản lý sự linh hoạt thì năng suất sẽ bị ảnh hưởng khi mà nhân viên làm thêm giờ quá nhiều hoặc không xuất hiện khi cần.

Jason cho biết: "Tôi nghĩ rằng điều nguy hiểm là ranh giới giữa công việc và đời sống có thể trở nên quá mờ nhạt đến mức không còn chút tách biệt nào. Vậy là mọi người sẽ trả lời email lúc 10 giờ đêm và vào cuối tuần. Cách làm việc này không hề tốt cho sức khỏe tâm thần."

Nhưng quyền tự chủ lại quý giá. Paul chia sẻ: "Mô hình ngày làm việc sáng 9 chiều 5 quen thuộc đã trở thành quá khứ. Khi tạo điều kiện để nhân viên làm việc vào khung giờ phù hợp nhất với họ, tổ chức có thể tăng mức độ gắn bó, năng suất và hiệu quả làm việc. Giờ đây, điều này quan trọng hơn bao giờ hết khi mà nhiều nhân viên cũng đang phải cân bằng trách nhiệm chăm sóc con cái và vị trí công việc toàn thời gian của mình."

Với hướng dẫn rõ ràng về giờ làm việc và hệ thống theo dõi thời gian, bạn sẽ thấy được liệu nhân viên có đang làm việc quá nhiều hoặc quá ít thời gian mà không phải hạn chế tính linh hoạt.

Hoạt động giao tiếp

Hoạt động giao tiếp

Paul nói rằng: "Hoạt động giao tiếp 2 chiều, thường xuyên, có mục tiêu, hiệu quả và phù hợp với cá nhân là yếu tố thiết yếu để tổ chức đảm bảo nhân viên luôn nắm được thông tin. Như vậy, họ sẽ biết điều gì đang diễn ra, có thể đặt câu hỏi hoặc đóng góp ý kiến theo thời gian thực." Nhưng hoạt động giao tiếp là một trong những thử thách khó khăn nhất đối với nhà quản lý và nhân viên khi làm việc từ xa.

Tình trạng giao tiếp không đủ có thể làm giảm hiệu quả và cuối cùng là gây ra trạng thái cô lập - một vấn đề thường gặp nhất của nhân viên làm việc từ xa. Do đó, đừng cho là mọi người đương nhiên sẽ giao tiếp với nhau. Hãy đặt ra hướng dẫn về thời gian và cách thức tổ chức các cuộc họp. Bạn cũng nên đảm bảo hoạt động giao tiếp diễn ra theo 2 chiều, chứ không chỉ từ trên truyền đạt xuống dưới. Nghĩa là bạn cần biết được những điều đang xảy ra với đội ngũ của mình, chứ không chỉ chuyển thông tin cho họ. Paul đề xuất rằng bạn nên thực hiện khảo sát thăm dò ý kiến để đánh giá cảm nhận của đội ngũ và nhận được thông tin chi tiết toàn diện hơn.

An ninh mạng

An ninh mạng

Nhân viên làm việc từ xa gặp các rủi ro an ninh mạng khác với những người làm việc tại văn phòng. Ví dụ: Họ có thể bị nhìn lén hoặc dùng mạng không bảo mật ở không gian công cộng hay tại nơi ở chung. Jason chỉ ra rằng: "Ngay cả khi bạn đang ở trong chính nhà mình, ai đó trong nhà vẫn có thể nhìn thấy thông tin cá nhân. Tình huống này cũng có khả năng là sự cố bảo mật."

Chính sách của bạn cần khiến mọi người ý thức được các nguy cơ, cung cấp hướng dẫn để phòng tránh và chỉ dẫn về những điều cần làm khi xảy ra sự cố bảo mật. Những bước đơn giản - như hướng dẫn mọi người cách khóa màn hình laptop khi không sử dụng - cũng có thể mang lại hiệu quả lâu dài.

Cách đặt mục tiêu

Cách đặt mục tiêu

Bạn luôn cần biết mình muốn đạt được điều gì. Nhưng khi thành viên trong đội ngũ không trực tiếp có mặt và nhà quản lý không ở đó để nhắc nhở và khích lệ thì việc đặt mục tiêu càng quan trọng hơn. Do đó, bạn cần đảm bảo tất cả thành viên trong đội ngũ đều nắm rõ mục tiêu.

Paul đề xuất: "Điều cốt yếu là bạn cần đặt mục tiêu SMART (cụ thể, có thể đo lường, khả thi, thực tế và kịp thời), thường xuyên kiểm tra tiến độ (cá nhân và công việc), cũng như thảo luận cách để giải quyết khó khăn, đồng thời luôn hỗ trợ nhân viên."

Bạn cũng đừng quên chúc mừng sự thành công. Paul bổ sung: "Bạn cần khích lệ nhân viên, ghi nhận thành tích của họ và chúc mừng thành công. Lúc này, chúng ta cần thể hiện tình người nhiều hơn, ngay cả khi khó giao tiếp gần gũi với nhau hơn xưa."

Sức khỏe toàn diện

Sức khỏe toàn diện

Tính linh hoạt đem lại sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cũng như tăng cường sức khỏe toàn diện. Nhưng hình thức làm việc từ xa cũng có thể dẫn đến cảm giác cô đơn, nhất là cho những người chưa quen với cảm giác này.

Jason nhận định: "Nhiều người thích làm việc tại nhà nhưng sau một thời gian, họ có thể thấy khá cô độc, nhất là nếu sống một mình. Chính sách cần đề cập đến sức khỏe tâm thần để đảm bảo nhân viên thường xuyên cập nhật tình hình với người quản lý và nhóm đồng nghiệp."

Trí tuệ cảm xúc và khả năng đồng cảm của người quản lý cũng có thể giúp ích. Paul chia sẻ: "Nhiều nhân viên cảm thấy kiệt sức vì phải gọi video và ngồi trước máy tính từ giờ này sang giờ khác, từ ngày này sang ngày khác. Một yếu tố hết sức quan trọng là bạn cần khuyến khích nhà quản lý có cách làm việc thoải mái, linh hoạt và đồng cảm hơn để giúp nhân viên quản lý căng thẳng và duy trì sức khỏe tinh thần."

Hình thức làm việc từ xa cũng có thể gây ra vấn đề thể chất. Một nghiên cứu về làm việc tại nhà cho thấy hơn một nửa số đáp viên gặp những cơn đau nhức mới trong thời kỳ phong tỏa do virus corona. Vì vậy, chính sách của bạn cần khuyên mọi người sắp xếp thời gian để nghỉ ngơi và tập thể dục.

Hình thức làm việc từ xa là khái niệm mới với nhiều người và sẽ còn thay đổi, phát triển giống như bất kỳ hình thức làm việc mới nào khác. Chính sách làm việc từ xa chỉ là một yếu tố để khai thác tối đa bối cảnh mới này.

Paul đánh giá: "Tất cả chúng ta đang phải thích ứng với cách sống và làm việc khác trước. Mỗi nhân viên một khác và họ sẽ thích ứng, học hỏi để tồn tại trong môi trường không ngừng thay đổi này. Sau cùng thì tổ chức nên nỗ lực mang đến trải nghiệm nhân viên tốt nhất có thể. Trải nghiệm tuyệt vời góp phần tăng động lực và mức độ gắn bó, cải thiện năng suất và giữ chân những nhân tài hàng đầu."

Hãy luôn kết nối

Nhận tin tức và thông tin chi tiết mới nhất từ tuyến đầu.

Bằng cách gửi mẫu này, bạn đồng ý nhận các tài liệu truyền thông điện tử liên quan đến marketing từ Facebook, bao gồm tin tức, sự kiện, thông tin mới và email quảng cáo. Bạn có thể từ chối và hủy đăng ký nhận các email này bất cứ lúc nào. Bạn cũng xác nhận rằng mình đã đọc và đồng ý với các điều khoản về Quyền riêng tư của Workplace.

Was this article helpful?
Thanks for your feedback

Bài viết gần đây

Working remotely: Benefits and Challenges

Làm việc từ xa | 7 phút đọc

Làm việc từ xa: Lợi ích và thách thức

Ngày càng nhiều người trong chúng ta đang và sẽ làm việc từ xa. Khám phá ưu và nhược điểm khi làm việc từ xa và cách khai thác tối đa mô hình này.

Supporting employees in the world of remote work. Workplace from Meta.

Làm việc từ xa | Thời gian đọc: 5 phút

Hỗ trợ nhân viên trong bối cảnh làm việc từ xa. Workplace from Meta.

Cách Workplace tạo điều kiện cho nhân viên giao tiếp với độ chính xác cao và hỗ trợ họ trong bối cảnh làm việc từ xa.

Guidance and Tips on Remote Working Policies

Làm việc từ xa | 7 phút đọc

Hướng dẫn và bí quyết về chính sách làm việc từ xa

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang nhận thấy hình thức làm việc từ xa có thể thành công trên diện rộng. Sau đây là những điều bạn cần biết về cách tạo và triển khai một chính sách làm việc từ xa hiệu quả.